1С ЭДО - что это? И другие вопросы про электронный документооборот

1С:Электронный документооборот (ЭДО) — это сервис для обмена юридически значимыми документами (счетами-фактурами, актами, накладными, договорами, соглашениями и пр.) с контрагентами через Интернет. С каждым годом 1С:ЭДО становится все более популярным способом получения и отправки документации. Почему?

Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. И это лишь некоторые из преимуществ ЭДО.

Если вы всерьез задумались о переходе на электронный документооборот «1С» и хотите узнать больше о его возможностях, наша статья будет вам полезна.

Из нашей статьи вы узнаете:

• В каких программах «1С» реализован ЭДО?
• С чего начинается работа с ЭДО?
• Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения»?
• Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?
• Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?
• Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?
• Что делать после принятого приглашения в сервисе 1С:ЭДО?
• Как правильно распечатать электронный документ?
• Как отправлять универсальный передаточный документ?
• Что такое состояние ЭДО в «1С»?
• С какими операторами работает ЭДО?
• Группы в ЭДО
• Виды групп в ЭДО:
• Какие преимущества дает внедрение ЭДО?

В каких программах «1С» реализован ЭДО?

Фирма «1С» предлагает сразу два решения для перехода на электронный документооборот: «1С-ЭДО» и «1С-Такском». Сервисы реализованы в следующих программах:

• «1С:Бухгалтерия 8» ред. 2.0 и 3.0;
• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 1.0 и 2.0;
• «1С:Комплексная автоматизация 8» ред. 1.1 и 2.0;
• «1С:Управление производственным предприятием 8»;
• «1C:Управление нашей фирмой»;
• «1C:Управление холдингом»;
• «1С:Управление торговлей 8» ред. 10.3 и 11;
• «1C:ERP Управление предприятием 2.0»;
• «Клиент ЭДО» ред. 1.0;
• «Клиент ЭДО» ред. 2.0.

С чего начинается работа с ЭДО?

Электронный документооборот всегда начинается с приглашения к обмену электронными документами. Отправка/получение приглашения – это первый и неотъемлемый шаг. Давайте немного подробнее остановимся на самом процессе отправки.

Чтобы отправить приглашение, нужно:

• Перейти в раздел «Текущие дела ЭДО». Найти этот раздел можно в «Продажах» (если вы используете «1С:Бухгалтерию 8» ред. 3.0) или в «Электронных документах», в которые можно зайти из раздела «Сервис» (если вы работаете в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 2.0).
• Из раздела «Текущие дела ЭДО» перейти в раздел «Настройки ЭДО» и нажать «Создать».
• В открывшейся форме обязательными к заполнению являются только два поля: «Профиль настроек ЭДО» и «Контрагент».
• После заполнения обязательных полей нажимаем «Отправить приглашение».
• Если вы все сделали правильно, перед вами откроется окно «Форма приглашения». (рис.1)

Вы увидите уже заполненные поля «Получатель» и «Отправитель», также может быть заполнено поле «Идентификатор участника ЭДО». В этом окне требуется заполнить только одно поле – «Электронная почта». Это может быть электронный адрес любого контрактного лица контрагента. Именно на этот адрес будет отправлено приглашение к обмену электронными документами и оповещение о поступлении запроса на подключение ЭДО.

Даже если адрес электронной почты указан с ошибкой, контрагент все равно получит приглашение через программу «1С». В процессе передачи электронных документов и приглашений участвует не сама электронная почта, а идентификатор. При создании профиля ЭДО (настройки ЭДО) организации присваивается уникальный идентификатор. Его не нужно записывать или запоминать, но именно посредством этого идентификатора происходит обмен электронными документами. Условно его можно сравнить с номером телефона.

При работе с ЭДО следует различать оповещение и приглашение. Приглашение – это неотъемлемая часть электронного документооборота, без него невозможно отправить и получить документы. Оповещение имеет исключительно уведомительный характер и необходимо только для информирования об отправке. Электронная почта никак не влияет на электронный документооборот, так как используется исключительно для оповещения.

Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения» в сервисе 1С:ЭДО?

В «Текущих делах ЭДО» раздел «Приглашения» содержит три папки (рис.2)

В первой папке «Требуется пригласить» находятся приглашения, которые были сформированы, но еще не были отправлены. Обычно по причине того, что не указана электронная почта получателя. В папке «Ждем согласия» хранятся приглашения, которые были успешно отправлены, но еще не получены или не приняты контрагентом. В папку «Требуется согласие» попадают входящие приглашения от контрагентов, которые требуется принять или отклонить.

Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?

В случае использования нескольких профилей ЭДО («1С-ЭДО» и «1С-Такском») нельзя обменяться приглашениями с одним и тем же контрагентом по разным профилям. Если принято решение обмениваться с контрагентом электронными документами, нужно выбрать один профиль. В противном случае могут возникнуть ошибки: от невозможности принять приглашение до некорректной работы профиля.

Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?

В программах на базе «1С:Предприятие» в справочнике «Контрагенты» можно отследить, кто из контрагентов был подключен к сервису «1С-ЭДО». О наличии подключения сигнализирует соответствующий символ напротив контрагента (рис.3)

Важно понимать, что наличие этого символа говорит о том, что контрагент был подключен к сервису, но не гарантирует его использование в настоящее время!

Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?

Для обмена документами с контрагентом, использующим другого оператора ЭДО, приглашение отправлять не нужно. Если отправить приглашение контрагенту, у которого другой оператор, он попросту его не получит. Такой контрагент получит только оповещение об отправке и приглашение к использованию сервиса ЭДО через вашего оператора.

Для организации обмена с контрагентом, использующим другого оператора, нужно:

• Подать заявку на роуминг оператору, которого вы используете. Заявку может подать любая из сторон, плата за настройку не взимается.
• После рассмотрения заявки на указанную в ней почту приходит письмо от оператора с подтверждением или отказом от настройки роуминга.
• После настройки роуминга требуется открыть раздел «Текущие дела ЭДО» и нажать кнопку «Отправить и получить».
• После обмена контрагент автоматически появится в «Настройках ЭДО».

Используя сервисы «1С-ЭДО» и «1С-Такском», возможна настройка роуминга с контрагентами, подключенными к таким известным операторам, как: СКБ Контур и другие.

Приглашение принято. Что дальше?

Далее возникает вопрос — нужно ли соглашение об электронном документообороте? На данный момент нет необходимости в подобных соглашениях. Принятие приглашения автоматически означает согласие на обмен документами в электронном виде. Важно понимать, что обмен ЭДО не исключает хождения бумажных документов и не накладывает дополнительных обязательств.

Соглашение можно и нужно заключать, если необходимо соблюдение каких-либо специальных условий. Например, если документы должны быть отправлены не позднее 5 числа следующего календарного месяца.

Если принято решение о заключении соглашения об электронном документообороте, нужно понимать, что подписывать его можно как в электронном виде, так и на бумажном носителе, по договоренности сторон. В случае подписания соглашения в электронном формате печатать его не нужно. Подписанный оригинал хранится в «Архиве ЭДО».

Как правильно распечатать электронный документ?

Закон не требует печати электронных документов. Если вам все же требуется это сделать, следуйте простой инструкции.

Чтобы правильно распечатать электронный документ, нужно:

• Открыть документ в «Архиве ЭДО».
• Выбрать «Печать электронного документа». Обратите внимание, что при печати формируется копия документа, оригиналом будет считаться именно электронный документ.
• В режиме предварительного просмотра будет видно, что на самом документе нет подписи. Поле остается пустым, но к документу формируется дополнительная страница «Карточка электронного документа». В карточке присутствует информация о документе, к которому она прилагается, информация о подписантах и документообороте.
• В нижней части карточки есть место для рукописной подписи и печати. Они необходимы для заверения документа.

Следует обратить внимание, что если печатается произвольный документ, то к печати будет предложена только карточка. Сам документ можно распечатать, открыв файл документа. В карточке в графе «Требуемые подписи» будут указаны отправитель и получатель. В то же время, если печатать таким образом документ из поступлений, в этой графе по умолчанию будет указан отправитель. Если печатает документ получатель, то его рукописная подпись будет установлена ниже в пункте заверения копии.

Как отправлять универсальный передаточный документ?

Сегодня все больше компаний начинают использовать формат универсального передаточного документа (УПД):

• УПД со статусом 1 (счет-фактура + первичный передаточный документ);
• УПД со статусом 2 (первичный передаточный документ без счета-фактуры).

Отправка документов в формате УПД ничем не отличается от отправки любого другого документа. Но прежде чем отправлять УПД, нужно решить, всем ли контрагентам будут отправляться УПД?

Если УПД будут отправляться всем без исключения, то нужно:

• Зайти в «Профиль настроек ЭДО».
• Поставить две галочки: «Использовать УПД» и «Использовать УКД» (УКД – универсальный корректировочный документ).

Этот вариант подходит для организаций на общей системе налогообложения, которые всегда выписывают счета фактуры.

Если в вашей компании упрощенная система налогообложения, следует изменить вручную форматы электронного документа на УПД.

Если требуется отправлять всем контрагентам отдельно акты и счета фактуры (или просто акты), а одному из контрагентов УПД, то нужно поменять форматы электронного документа в настройках ЭДО с конкретным контрагентом.

Для этого нужно:

• Открыть «Настройки ЭДО».
• Выбрать нужного контрагента.
• Включить расширенный режим настроек ЭДО через кнопку «Еще».
• Откорректировать форматы так же, как в примере выше. Если контрагенту будут направляться УПД со статусом «1», ставим галочки «Использовать УПД» и «Использовать УКД». Если УПД со статусом «2», вручную меняем форматы напротив нужного документа учета. (рис.4)

Что такое состояние ЭДО в «1С»?

В любой программе «1С» вы можете узнать состояние по электронному документообороту или, иными словами, статус документа. Это можно несколькими способами:

• открыть список документов учета и найти столбец «Состояние ЭДО»;
• открыть нужный учетный документ;
• в архиве «1С-ЭДО» нужно перейти в соответствующую вкладку (Входящие/Исходящие) и выбрать столбец «Состояние ЭДО».

Для того, чтобы посмотреть регламент ЭДО в электронном документе, вам потребуется нажать на кнопку «Скрыть/показать панель регламента ЭДО».

Рассмотрим типовые состояния документов по ЭДО и их значения:

• «ЭДО завершен» – все необходимые действия по этому документу выполнены со стороны всех участников обмена (рис.1)
  
  
  Рис.1. Состояние документов «ЭДО завершен»
• «На подписи» – электронный документ сформирован, но не подписан электронной подписью и не отправлен оператору ЭДО (рис.2)
  
  
  Рис.2. Состояние документов «На подписи» в ЭДО
• «Ожидается передача оператору» – подобное состояние появляется, если пользователь включил функцию «Отложенная отправка электронных документов». Это можно сделать в разделе «Администрирование – Обмен электронными документами – Вкладка «Обмен с контрагентами»
• «Ожидает подтверждения отправки» – документ отправлен оператору ЭДО. Пользователь ожидает получение служебного документа «Подтверждение даты получения» от оператора ЭДО. Для получения этого документа требуется нажать «Отправить и получить» в разделе «Текущие дела ЭДО».
• «Ожидается подтверждение» – документ получен контрагентом. Об этом свидетельствует «Извещение о получении», подписанное контрагентом и загруженное в базу отправителя ЭДО. Ожидается ответная подпись документа.
• «Ожидается исправление» – такое состояние означает, что где-то была допущена ошибка и от отправителя ожидаются корректировочные документы.
• «Требуется уточнение» – контрагент получил документ, но не согласился с его содержимым и отклонил его. В ответ отправителю документа будет выслано «Уведомление об уточнении» с указанием причины отклонения документа.
• «Ожидается аннулирование» – отправитель ЭДО сформировал «Предложение об аннулировании» и отправил получателю. От контрагента ожидается согласие или отказ от аннулирования.
• «Аннулирован» – документооборот аннулирован как со стороны отправителя, так и со стороны получателя ЭДО.

С какими операторами работает ЭДО?

К ЭДО вы можете подключиться через следующих операторов:

• «Такском»
• «Линк-Сервис»
• «СКБ Контур»
• АО НИИАС
• Synerdocs
• «ТаксНет»
• АО НТЦ СТЭК

Группы в ЭДО

Для удобства пользователей при работе с документами в «1С-ЭДО» существует разделение на различные группы. Вид группы зависит от статуса события, например: формирование, обработка, контроль и др.

Виды групп в ЭДО:

• «Сформировать» – в эту группу помещают документы из информационной базы, для которых необходимо сформировать электронные документы.
• «Обработать» – здесь находятся ЭДО, для которых требуются действия с вашей стороны. Например, утвердить или подписать.
• «Утвердить» – ЭДО, которые необходимо утвердить.
• «Подписать» – электронные документы, которые ожидают подписания.
• «Уточнить» – электронные документы, отклоненные получателем и требующие корректировки.
• «Исправить» – отправленные электронные документы, требующие исправления, а также это могут быть исходящие файлы, которые по какой-то причине не получилось отправить.
• «Отправить» – готовые к отправке пакеты ЭДО.
• «На контроле» – здесь находятся отправленные электронные документы, для которых ожидаются действия со стороны других участников обмена. Это может быть как получатель, так оператор ЭДО.
• «Разобрать» – пакеты ЭДО, которые были получены, но не распознаны программой по какой-то причине.

Какие преимущества дает внедрение ЭДО?

• ЭДО «1С» поможет забыть о ручном составлении документов и бумажной волоките.
• Сервис экономит время сотрудников и позволяет в разы ускорить документооборот в компании.
• С помощью ЭДО сохраняются средства из бюджета, которые обычно приходится тратить на почтовые отправления и оплату работы курьера.
• Повышается скорость обработки входящих документов. Все входящие счета-фактуры и акты сразу попадают в вашу учетную систему, остается только проверить корректность данных и «провести» полученный документ.
• ЭДО снижает вероятность ошибок при вводе.
• Переход на электронный документооборот сэкономит место в офисе благодаря избавлению от бумажного архива и громоздких папок с бумагами.
• Вы будете всегда в курсе того, получен ли ваш документ, т.к. любому электронному документу присваивается соответствующий статус.
• Электронные документы, заверенные квалифицированной электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, что и бумажные. Вы с легкостью можете предоставить его в контролирующие органы по защищенным каналам связи.

Выводы

Электронный документооборот с каждым годом становится все более популярным способом обмена документацией. Это просто, удобно и современно! Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. Более того, пользователи «1С» могут работать с 1С:ЭДО на выгодных условиях — льготная отправка пакетов входит в подписку ИТС (ИТС ТЕХНО – 50 пакетов в месяц, ИТС ПРОФ – 100 пакетов в месяц).

Если у вас остались вопросы по работе с сервисом 1С:ЭДО или требуется помощь по настройке и подключению сервиса, вы всегда можете обратиться к нам.

Приятного использования ЭДО!