Все о роуминге при электронном документообороте

Электронный документооборот (ЭДО) с каждым годом занимает всё более значительное место в жизни каждой организации. ЭДО – уже совсем не новое явление, осталось совсем мало организаций, которые не раздумывали о переводе своего документооборота в цифровой формат.

Сейчас на «рынке ЭДО» существует великое множество операторов электронного документооборота и для обмена документами между ними был придуман роуминг.

Содержание:

• Что такое роуминг?
• Виды роуминга
• Как настроить роуминг если у вас 1С-ЭДО
• Настройка автоматического роуминга
• Настройка роуминга с операторами по заявке
• Что еще важно знать при обмене электронными документами через роуминг?

Что такое роуминг?

Межоператорский роуминг – это способ обмена юридически значимыми документами между пользователями разных операторов электронного документооборота. При таком обмене документы проходят сразу через двух операторов ЭДО.

На данный момент не все операторы поддерживают технологию роуминга, но их список постоянно расширяется.

Виды роуминга

Существуют 2 вида роуминга:

• Автоматический. Вы отправляете приглашение из программы «1С».
• По заявке. В данном случае потребуется направить заявку вашему оператору

Далее мы рассмотрим, как настраивается роуминг у популярных операторов.

Как настроить роуминг если у вас 1С-ЭДО

Список операторов, с которыми у 1С-ЭДО на данный момент существует роуминг:

Обратите внимание, если вы не нашли нужного оператора в этом списке, лучше уточнить у вашего оператора возможность настройки.

Настройка автоматического роуминга

Как происходит автоматический роуминг?

• Если вы знаете идентификатор контрагента (он же идентификатор участника ЭДО) рекомендуется указывать его при формировании приглашения.
• Если вы не знаете идентификатор контрагента – при формировании приглашения будет автоматически найден идентификатор (идентификаторы) вашего контрагента и на все найденные идентификаторы будут направлены приглашения.
• Если вы не знаете идентификатор контрагента и он не находится автоматически – поле электронная почта будет выделено красным, как обязательное к заполнению, в таком случае нужно указать любой контактный адрес вашего контрагента.

Настройка роуминга с операторами по заявке

Форма заявки будет отличаться, в зависимости от того какого из операторов вы используете.

Калуга Астрал

Ранее заявки отправлялись по электронной почте, но с недавнего времени оператор принимает заявки только через сайт https://astral.ru/roaming/.

Содержимое заявки осталось прежним: реквизиты вашей организации (название, ИНН, КПП, идентификатор) и реквизиты вашего контрагента (название организации, ИНН, КПП, наименование оператора контрагента).

Идентификатор можно скопировать из вашего профиля 1С-ЭДО.

Отправив заявку нужно дождаться письма от оператора с подтверждением того, что обмен настроен. После этого нужно зайти в «Настройки ЭДО» и кликнуть «Обновить статусы подключения». По завершении обновления контрагент автоматически появится со статусом «Присоединен».

1С-Такском

Для сервиса 1С-Такском список операторов с которыми возможен роуминг отличается от 1С-ЭДО. Автоматический роуминг возможен на данный момент только с Калугой Астрал. Отправка приглашений осуществляется с указанием идентификатора абонента Калуги Астрал.

*Обмен с оператором E-COM возможен только в рамках EDI

Для настройки роуминга через 1С-Такском нужно заполнить два документа:

• «Письмо с согласием на использование роуминга». После заполнения требуется распечатать, подписать и отсканировать.
• Заявку – excel документ, в котором нужно указать информацию о вашей организации и информация о вашем контрагенте.

После заполнения документов нужно направить их на электронный адрес fayler@taxcom.ru с темой письма «Заявка на роуминг», а оригинал «Письма с согласием на использование роуминга» направить почтой по адресу: ____________________________________________

Алгоритм после подачи заявки у обоих операторов одинаковый – от оператора на указанный в заявке e-mail поступит два письма. Первое, о том, что заявка принята в работу и второе, с результатами настройки обмена.

После получения письма про успешную настройку вам также потребуется обновить статусы подключения в вашей базе «1С». Для этого нужно открыть «Текущие дела ЭДО» и нажать «Отправить и получить».

Или открыть «Настройки ЭДО» и нажать «Обновить статусы подключения». Далее контрагент, с которым настраивался роуминг, автоматически появится в вашем списке контрагентов в «Настройках ЭДО» со статусом «Присоединен».

Что еще важно знать при обмене электронными документами через роуминг?

При использовании ЭДО есть 3 вида документов которыми мы можем обмениваться:

• Унифицированные форматы электронных документов, формат которых продиктован налоговой службой:
  • счет-фактура,
  • корректировочный счет-фактура,
  • УПД (универсальный передаточный документ),
  • УКД (универсальный корректировочный документ).

  Эти виды документов будут отображаться идентично в любой системе ЭДО.

• Рекомендованные форматы электронных документов – документ о передаче товаров при торговых операциях (более известный как товарная или расходная накладная) и документ о передаче результатов работ (он же акт об оказании услуг).
  Эти форматы имеют некоторые отличия у разных операторов из-за чего при передаче могут отображаться некорректно: появляются «лишние» поля с нечитаемой информацией или же часть полей быть вовсе не заполнена.
• Счет. Формат счета присутствует у некоторых операторов, но они очень сильно отличаются. Из-за этого счета, отправленные контрагентам с другим оператором, будут нечитаемы.
  Этот вопрос уже давно обсуждается на уровне операторов, но на данный момент ситуация остается прежней.

Исходя из всего выше сказанного, в условиях роуминга мы рекомендуем обмениваться с вашими контрагентами только документами в формате УПД и УКД. Даже если ваша организация на упрощенной системе налогообложения и вы не выписываете счета-фактуры рекомендуется использовать именно эти форматы – будут отправляться УПД со статусом 2 то есть только передаточный документ без счета фактуры. Только с УПД и УКД можно быть уверенным что внешний вид документа у вашего получателя будет идентичен вашему.

Для отправки счетов мы рекомендуем использовать «Произвольный документ». Также при отправке счетов не забудьте снять галку об ответной подписи в настройках с конкретным контрагентом.

Итого

Роуминг, в нынешних реалиях ЭДО, когда существует множество различных операторов электронного документооборота, прекрасный выход, чтобы не «плодить» для собственной организации несколько систем ЭДО и охватить всех операторов.

Всегда можно оставаться в хорошо знакомом интерфейсе вашей программы «1С» и обмениваться со всеми поставщиками и клиентами документами в электронном виде. Для этого не нужно переключаться между различными приложениями, загружать и выгружать документы, беспокоиться о форматах при выгрузке. Использовать роуминг через 1С-ЭДО и 1С-Такском также просто как обмениваться с любым контрагентом, использующим аналогичную вашей систему.