Что такое ERP-система. Преимущества и недостатки ЕРП

ERP-система – это решение для управления ресурсами бизнеса. Чтобы понять, что это за программа и нужна ли она вашей компании, следует разобраться в том, как работает система на практике, из чего состоит, каковы ее плюсы и минусы.

В нашей статье мы попробуем рассказать, что такое ERP-система простыми словами и дать ответы на распространенные вопросы пользователей.

Вы узнаете:

Что такое ERP-система?

ERP-система (от англ. Enterprise Resource Planning) – как следует из названия, в первую очередь, это инструмент для планирования ресурсов предприятия.

Какие такие ресурсы и зачем их планировать? Когда масштабы компании невелики и многие вопросы можно удержать в голове, то и планировать здесь особо нечего. А если у вас производство в сотни наименований, для которых нужны тысячи комплектующих, а число сотрудников превышает, к примеру, 2 000 человек, то без планирования ресурсов обойтись довольно сложно.

Системы ERP предназначены для хранения и обработки большого объема данных, позволяют связать все информационные ресурсы предприятия в единый механизм.

Полученная информация позволит более грамотно распределять производственные ресурсы и принимать точные управленческие решения. Именно качественное планирование в крупном бизнесе и приносит ощутимый эффект.

Программа не просто хранит данные о происходящем на предприятии, но и позволяет благодаря встроенным модулям ERP-системы планировать и оптимизировать все виды ресурсов – финансовые, материальные, человеческие, временные и др.

Здесь может возникнуть резонный вопрос – зачем нужно внедрение ERP-системы, если предприятие уже и без того оснащено автоматизированными решениями для ведения учета, управления персоналом, финансами и т.п.? Ответ прост: ERP-система, в отличие от других программ, охватывает работу всей компании, а не отдельных подразделений. Современные ERP-системы нужны, чтобы связать все процессы в единый цикл управления. Автоматизация ERP позволяет объединить все бизнес-процессы компании на одной мощной платформе.

Акцент делается именно на объединении. Долгое время считалось, что различные задачи лучше автоматизировать при помощи разных программ, а затем все данные где-то централизовать. Если разработчики таких решений различаются, то интеграция программ может быть затруднительной. Поэтому сегодня тенденция меняется в сторону единых решений, где все: от учета до отчетности ведется в одной конфигурации.

ERP-система охватывает множество функций предприятия. Перечислим лишь несколько основных. Автоматизация ERP позволит:

• объединить все бизнес-процессы и вести дела по единым стандартам в рамках одной системы;
• улучшить качество планирования;
• объединить работу всех служб и подразделений;
• координировать производство и производить «точно в срок»;
• контролировать работу подразделений;
• повысить прозрачность бизнес-процессов;
• оценивать качество работы подразделений, отделов и сотрудников;
• оперативно получать информацию о всех сторонах деятельности и принимать точные управленческие решения.

Кому необходимо внедрение ERP-системы?

Как мы уже упоминали выше, внедрение ERP-системы чаще всего требуется крупным предприятиям со сложным производственным процессом, большим ассортиментом выпускаемой продукции, широкой филиальной сетью. Именно в этом случае достигается окупаемость системы в перспективе за счет более грамотного планирования ресурсов и точного управления бизнесом.

Учитывая высокую стоимость и сложность внедрения ERP-системы, автоматизация ERP в малом и среднем бизнесе считается нецелесообразной. Такое масштабное решение может, наоборот, замедлить процессы и привести к неоправданным убыткам.

История ERP-систем

Чтобы лучше понять смысл ERP-системы, стоит совершить краткий экскурс в историю ее возникновения.

В конце 20-го века началось массовое распространение персональных компьютеров и постепенный переход на цифровой формат. Для этих ПК стали разрабатывать программное обеспечение. Началась повсеместная автоматизация бизнеса, появились конфигурации для облегчения работы бухгалтеров, финансистов и других подразделений.

Вся информация постепенно переформатировалась в цифровой вид, уменьшалось количество бумажных носителей. Суть процессов заключалась не только в переводе информации в цифровой вид, но и в появлении новых способов и моделей для анализа и обмена данными.

В результате, такие изменения позволили видеть как деятельность предприятия в целом, так и анализировать ее отдельные направления. Полученная информация позволила более грамотно распределять использование производственных мощностей и принимать правильные управленческие решения. Именно такой способ ведения бизнеса получил название Enterprise Resource Planning, а программное обеспечение для автоматизации этих задач назвали EPR-системой.

Функционал ERP-системы

Функционал ERP-систем может различаться, особенно если речь идет о зарубежных разработчиках и отечественных решениях, но есть и общие для всех продуктов функции:

1. планирование производственных ресурсов и продаж;
2. ведение технологических карт, необходимых для производства изделий;
3. анализ и планирование потребностей в комплектующих и материалах, анализ затрат и сроков для выполнения плана;
4. управление закупками и запасами;
5. управление финансами, ведение управленческого, бухгалтерского и налогового учета;
6. управление проектами;
7. управление производственными ресурсами в различных масштабах: от всего предприятия до отдельного цеха или конкретного станка.

Архитектура ERP

Архитектура ERP по большей части схожа. Как правило, стандартная ERP-система включает два блока:

1. Платформа — фундамент системы, обеспечивающий работу ее компонентов. Состоит из ядра (программной среды, в которой выполняются все операции) и базового функционала (пользовательские функции, справочники).
2. Модули ERP-системы – компоненты, которые при необходимости подключаются к платформе. Это значит, что вы можете подключить только те модули, которые требуются предприятию на определенном этапе развития. Основные модули ERP-систем: «Управление производством», «Проекты», «Управление поставками», «Финансы», «Управление взаимоотношениями с клиентами», «Трудовые ресурсы» и др. Модули ERP-системы запускаются последовательно, что минимизирует влияние на ход работы компании. Такая архитектура является отличительной особенностью ERP.

Преимущества ERP-системы

Резюмируя все вышесказанное, выделим пять ключевых преимуществ современных ERP-систем:

• Универсальность. Автоматизация ERP возможна в разных типах производства, система включает широкий спектр инструментов для компаний разных сфер и масштабов. Программу можно внедрить не только в промышленности, но и в банках, сфере торговли, услуг и др.
• Гибкость и масштабируемость. Программа ERP хорошо совместима с другими конфигурациями и приложениями. Система легко настраивается под различные бизнес-процессы и масштабируется под предприятия разной величины, что даст возможность управления корпорациями с большим числом подразделений.
• Единая платформа. Внедрение ERP-системы позволит создать в компании единую информационную среду, которая существенно облегчит и оптимизирует работу подразделений, руководства и сотрудников.
• Распределение прав доступа. ERP дает возможность гибко распределить права доступа между сотрудниками любых отделов и защитить ценные корпоративные данные от посторонних глаз.
• Качественное планирование и учет. Системы ERP предназначены для хранения и обработки большого объема данных, эта информация позволит более грамотно распределять производственные ресурсы, вести учет и принимать точные управленческие решения.

Недостатки

У ERP-систем есть два весомых недостатка: внедрять их, как правило, дорого и долго. Расходы на установку такой сложной и дорогостоящей программы должны рассматриваться руководством как стратегические вложения, которые окупят себя и начнут приносить прибыль не сразу, а в перспективе 2-3 лет.

Из менее весомых недостатков ERP выделим следующие:

• Сложность программы и, как следствие, необходимость дополнительного обучения пользователей.
• Повышенные требования к оборудованию. Речь идет не только о ПК, но и о серверах для хранения резервных копий. Вся инфраструктура должна быть надежной и быстродействующей, что существенно повышает стоимость ее владения и обслуживания.
• Повышенные требования к защите данных. Хранение и передача ценных корпоративных документов, особенно в случае с доступом к ним по сети для удаленных подразделений, требуют более тщательного контроля со стороны системы безопасности.

Как узнать, что пора внедрять ERP?

Три признака, которые помогут определить, что вам нужна автоматизация ERP:

1. Текущие решения тормозят развитие компании. К примеру, на ранних этапах бизнесу хватало возможностей информационной системы, но сейчас вы понимаете, что программное обеспечение тормозит ваше развитие на рынке. Очевидно, вы переросли это ПО и стоит задуматься о его смене.
2. В компании используются разнородные программы. Вы все чаще сталкиваетесь с проблемами интеграции и обмена данными между имеющимися в компании ПО. Откровенно, все это плохо работает вместе. К примеру, новая программа для бухгалтерии несовместима с устаревшим решением для отдела кадров, и вашим IT-специалистам надоело тратить время и ресурсы в попытках их «подружить». Это тоже верный признак того, что вам пора задуматься о внедрении комплексной информационной системы.
3. Ваше ПО несовместимо с мобильными устройствами клиентов и сотрудников. IT-сфера – одна из самых динамично развивающихся отраслей бизнеса, и если уже сейчас ваше ПО не позволяет подстроиться под современные изменения рынка, то спустя всего год оно может и вовсе устареть. Лучше уже сейчас задуматься о переходе на более функциональное и современное решение. Хорошая ERP-система постоянно развивается и совершенствуется. Разработчики обновляют и дорабатывают продукт с учетом трендов и потребностей рынка. Вы можете не беспокоиться о будущих нюансах даже через 5 лет.

Как выбрать и что важно знать при выборе ERP?

На IT-рынке представлены несколько комплексных ERP-систем как западных, так и отечественных производителей. Какую платформу выбрать – западную или российскую? Мнения по этому вопросу довольно противоречивы.

Зарубежные ERP-системы таких разработчиков, как: SAP, Microsoft, Oracle, PeopleSoft, Sage, Baan могут использоваться на предприятиях любой сферы и являются примерами для подражания. Сильной стороной западных решений принято считать точно прописанный алгоритм действий производственного планирования и большой практический опыт при разработке продуктов. Ключевой недостаток – необходимость доработок программы с учетом особенностей российского рынка и законодательства. Такие доработки потребуют дополнительных финансовых вложений, о которых лучше знать заранее. Также к недостаткам стоит отнести высокую стоимость системы и слишком узкое число квалифицированных специалистов, способных провести качественное внедрение ERP-системы и оказать дальнейшее сопровождение.

Отечественные разработки и их внедрение стоят ощутимо дешевле западных. И, само собой, в них учитывается специфика рынка и поддерживается актуализация программы в соответствии с изменениями законодательства.

Как пример можно привести программное обеспечение фирмы «1C» – «1С:ERP Управление предприятием 2» («1С:ERP»). Это продвинутая система, в которую включены инструменты для комплексного управления производством. По функциональности ERP «1С» является одной из самых мощных программ в своем классе. В ней есть все, что может потребоваться современному предприятию.

Важно понимать, что установка системы класса ERP на предприятии — это всегда трудоемкая задача. При выборе интегратора – компании, с которой будет проводиться автоматизация ERP, нужно учитывать два фактора: ее компетенции и опыт работы с предприятиями смежных отраслей и масштабов. Также следует обратить внимание на то, какие профессиональные услуги предоставляет организация: техподдержка, доработка ПО, обучение сотрудников и т.д.

Если остановите свой выбор на решении фирмы «1С», то при подборе партнера по внедрению обязательно обратите внимание на наличие статуса «1С:Центр компетенции по ERP-решениям». Наличие такого статуса является гарантией качества услуг по внедрению и сопровождению ERP-системы.

Методы внедрения ERP-системы

Выделяют три ключевых стратегии внедрения ERP-системы:

• Пошаговая интеграция. В этом случае автоматизация ERP проводится на нескольких основных модулях, а затем, после их отладки, реализуется постепенное внедрение ERP-системы на всех участках бизнеса. При таком варианте риск неудачи относительно невелик. Но стоит упомянуть, что такой метод занимает довольно много времени, поэтому вам будет сложно оценить эффект от внедрения системы сразу.
• Комплексное внедрение ERP. Установка программы сразу и полностью, по всем направлениям бизнеса. Это довольно рискованный вариант, его рекомендуют использовать в компаниях с несложной организационной структурой и производством. Эта стратегия требует тщательного тестирования всех процессов, так как до внедрения ERP необходимо детально проверить, насколько корректно автоматизированы все бизнес-процессы.
• Комбинированный метод. Внедрение ERP-системы проводится сразу по всем направлениям, но поэтапно. Этот метод позволяет максимально ускорить ввод системы в эксплуатацию при наименьшей потере качества работы. Риск ошибок в этом случае чаще всего незначительный.

Этапы внедрения ERP

Длительное и сложное внедрение ERP-системы обусловлено необходимостью всестороннего предварительного исследования работы компании. Это позволит понять, целесообразна ли автоматизация ERP в этой организации или для начала следуют скорректировать определенные бизнес-процессы. Мы рекомендуем не пропускать этот этап, иначе вы рискуете потерять много времени и ресурсов в случае затянувшегося или неудачного внедрения системы.

Если в результате предпроектного исследования выявлено, что у компании все процессы достаточно отлажены и все готово к внедрению, можно приступать к составлению плана проекта. Мы рекомендуем на этом этапе руководству составить подробный список требований к ERP-системе, определить, какие области работы следует охватить, какие подразделения автоматизировать и т.д.

Типовое внедрение ERP-системы подразумевает автоматизацию предприятия по специально разработанной технологии, в которую, как правило, обязательно входят:

• Подготовка к внедрению. Как мы уже писали выше, до покупки системы следует обязательно следует взвесить все «за и против» и понять, действительно ли автоматизация ERP нужна организации. Это позволит определить цели и ожидания от внедрения, а также оценить бюджет проекта автоматизации.
• Анализ и составление плана. На этом этапе проводится анализ компании, изучается работа подразделений и производственные процессы. Затем определяются задачи, ставятся цели, после чего формируется технический план проекта.
• Установка и тестирование. Следующим этапом проводится установка программы, перенос данных из используемых учетных систем в новую, выверка данных, тестирование системы и устранение возможных ошибок.
• Обучение сотрудников. Это обязательное условие для корректного использования ERP-системы на предприятии. Чаще всего для сотрудников проводится ознакомительный курс по работе с продуктом, возможно создание инструкций для предотвращения будущих ошибок пользователей.
• Ввод в эксплуатацию. Специалисты настраивают параметры учета и конфигурации для корректной работы системы, при необходимости проводят доработки в отчетах. На заключительном этапе можно найти и устранить проблемы, возникающие при работе с ERP.

Подведем итоги

Комплексные системы управления предприятием, такие как ERP, это, в первую очередь, инструмент для планирования ресурсов предприятия. Системы ERP предназначены для хранения и обработки большого объема данных, что позволит более грамотно распределять производственные ресурсы и принимать точные управленческие решения. Именно качественное планирование в крупном бизнесе и приносит ощутимый эффект.

Надеемся, что наша статья помогла вам понять особенности программы ERP и разобраться, как выбрать наиболее эффективный продукт, грамотно провести внедрение ERP-системы и добиться в перспективе роста прибыли и существенных улучшений в работе компании.