Внедрение ERP: разбор всех этапов

Управление бизнес-процессами в крупных компаниях без использования информационных систем является практически невыполнимой задачей. По мере роста и развития руководители приходят к пониманию необходимости максимально комплексной автоматизации всех процессов. В крупном бизнесе чаще всего для этих целей внедряют ERP-системы. Чтобы понять, целесообразна ли покупка и внедрение системы такого класса в вашей компании, ознакомьтесь с материалом статьи.

Вы узнаете:

• Что такое система ERP?
• Отраслевое распределение ERP-проектов
• Плюсы и минусы системы ERP
• Цели и задачи внедрения ERP
• C чего начать внедрение ERP? Подготовка и техническое задание
• Разные подходы к внедрению. Этапы внедрения ERP
• От чего зависит стоимость внедрения?
• Проблемы при внедрении ERP
• Какой эффект даст внедрение системы ERP?

Что такое система ERP?

Аббревиатура ERP расшифровывается как Enterprise Resource Planning. Дословный перевод означает «планирование ресурсов предприятия». ERP – это системы автоматизации, включающие функциональные блоки ресурсного планирования.

Программные продукты «1С» ранее традиционно несли в себе функции регламентированного, по сути, фактического учета. Однако функции ресурсного планирования либо представляли собой очень ограниченный функционал, либо же отсутствовали вовсе.

Именно функция планирования, как часть управления ресурсами предприятия, выделяет системы ERP в отдельный класс.

Отраслевое распределение ERP-проектов

ERP-системы необходимы там, где планирование и оперативное управление ресурсами (материальными, человеческими, временными, финансовыми и др.) являются критичными для жизнеспособности компаний и показателей прибыльности. Сюда можно отнести, в первую очередь, производственные и крупные торговые предприятия.

Отраслевое распределение проектов по внедрению ERP-систем в разных источниках имеет разную статистику в зависимости от специфики задач. Однако лидерство традиционно занимают производственные предприятия: машиностроение, пищевые производства, строительство. Второе место принадлежит торговым предприятиям. Далее идут компании, оказывающие финансовые услуги различного характера (рис.1).

Плюсы и минусы системы ERP

Для принятия максимально взвешенного и эффективного решения о внедрении необходимо учитывать плюсы и минусы ERP-системы. Преимущества и недостатки ERP-систем в целом схожи. Для конкретики рассмотрим флагманское решение фирмы «1С» – «1С:ERP Управление предприятием».

К плюсам «1С:ERP» можно отнести:

• Функциональность. «1С:ERP Управление предприятием» охватывает практически полностью базовый функционал регламентированного и оперативного учета, а также содержит блоки планирования: финансового, товарного, производственного, кадрового. Возможные к использованию блоки представлены на рисунке ниже (рис.2).
  
  
  Рис.2. Функциональные блоки «1С:ERP»
• Гибкость. В соответствии с заявленными требованиями те или иные функции могут отключаться либо настраиваться по разным вариантам реализации. Гибко настраивается не только используемый функционал программы, но и зоны ответственности, а также доступа пользователей. Подключить или отключить нужные блоки достаточно просто (рис.3).
  
  
  Рис.3. Подключение функциональных блоков в ERP «1С»
• Универсальность. Методология заложенных процессов «1С:ERP» позволяет автоматизировать практически любое производственное или торговое предприятие. Безусловно, существует отраслевая специфика, например, в хлебопекарных производствах или в строительной отрасли. Однако отраслевые решения, созданные в соответствии с заявленной спецификой, базируются и используют «1С:ERP Управление предприятием» в качестве основы. С точки зрения разработки, в случае необходимости, рассматриваемый программный продукт также универсален. Методы и способы разработки едины для всех продуктов фирмы «1С».

Минусы «1С:ERP»:

Основным и практически единственным минусом является сложность программы. Множество функциональных блоков, большие объемы информации требуют четкой координации и высокой степени организации проектов по внедрению. На текущий момент «1С:ERP» является одним из самых сложных базовых регулярных решений линейки программ «1С». Проекты по внедрению системы, как правило, имеют наибольшую стоимость и продолжительность.

Цели и задачи внедрения ERP

Задачи в рамках каждого конкретного внедрения могут ставиться разные: от организации работы платежного календаря до оперативного планирования производства. Соответственно, именно задачи, формирующие перечень требований заказчика к будущей системе, и определяют конечный архитектурный дизайн системы.

Цели также могут отличаться в зависимости от специфики работы предприятия, однако, как правило, все сводится к нескольким ключевым задачам:

• Цели также могут отличаться в зависимости от специфики работы предприятия, однако, как правило, все сводится к нескольким ключевым задачам;
• повышение качества получаемых данных;
• повышение оперативности получения отчетных и аналитических данных;
• минимизация ввода необходимой информации и тем самым минимизация ошибок, обусловленных человеческим фактором;
• повышение управляемости предприятия;
• оптимизация затрат и повышение прибыльности.

C чего начать внедрение ERP? Подготовка и техническое задание

Подготовка к внедрению ERP-системы в подавляющем числе случаев начинается еще до появления самой ERP на предприятии. В какой-то момент начинает появляться растущая потребность в изменениях. Именно тогда руководство предприятия начинает задумываться об автоматизации. Катализаторами такого решения могут выступать совершенно разные факторы: расширение бизнеса, моральное устаревание текущего программного продукта, снятие программы с поддержки, уход разработчика с национального рынка и др.

Когда решение об автоматизации принято, как правило, следующими шагами могут стать:

• выделение проектной команды из числа заинтересованных лиц (обычно это топ менеджмент предприятия);
• наделение команды соответствующими полномочиями и ресурсами, в том числе временными;
• подбор программного продукта;
• выбор подрядчика для внедрения.

Иногда первичным этапом является выбор подрядчика. И уже по мере взаимодействия вырабатывается решение о наиболее применимом и эффективном программном продукте. Выбор подрядчика нередко сопровождается тендером.

Когда продукт и подрядчик определены, составляется комплексный план внедрения, учитывающий цели, задачи, требования и возможности конкретного предприятия. Какие-то процессы при наличии ресурсов могут быть частично или полностью «запараллелены». А на какие-то, напротив, следует отвести больше времени и сосредоточить на них особый контроль в случае, если недостаточность ресурсов может нести риски невыполнения этапа.

Все эти действия, по сути, являются составляющими подготовки к внедрению. На предпроектном этапе в обязательном порядке следует:

• определить двустороннюю команду проекта;
• обозначить конкретные зоны ответственности всех участников внедрения;
• зафиксировать все действия в уставе проекта;
• скоординировать все этапы работ;
• наладить коммуникации внутри команды;
• не лишним будет выработать регламенты периодических встреч или выделить контрольные точки внедрения.

Эти действия позволят сохранить управляемость проекта на нужном уровне.

Цели проекта должны достигаться постановкой требований к системе. Для формирования полного списка таких требований в рамках проекта составляется техническое задание. Техническое задание может составляться как исчерпывающий перечень требований для полного контура автоматизации, а может составляться на отдельный этап (в случае дискретного проекта) или на отдельную работу (в случае абонентского обследования). Сам документ «Техническое задание» в России регулируется ГОСТами:

• ГОСТ 34.602.89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы»;
• ГОСТ 19.201-78 «Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению».

Однако на практике роль этого документа могут выполнять отчет об обследовании, предоставляемый после первого этапа проекта, и пакет заданий на разработку по конкретным работам. Содержание отчета об обследовании регламентируется стандартами конкретной компании-внедренца. Чаще всего отчет содержит следующую информацию:

• цели, задачи и границы обследования;
• общая информация о предприятии, текущей и предлагаемой архитектуре используемых программных продуктов;
• общие требования к системе;
• описание бизнес-процессов предприятия заказчика в рамках обозначенных границ обследования;
• предлагаемая модель реализации обследованных процессов в конфигурации;
• перечень функциональных разрывов конфигурации.

Разные подходы к внедрению. Этапы внедрения ERP

Внедрение ERP может проходить по разным сценариям. Несмотря на уникальность каждого проекта, можно выделить три основных подхода к внедрению ERP-систем:

• классический проектный подход;
• внедрение по методу дискретного проекта;
• внедрение в рамках АО (абонентского обслуживания);

Классический проектный подход является приоритетным. В виду сложности системы его можно считать наиболее эффективным. Классический проектный подход включает в себя следующие этапы (рис.4).

Рассмотрим подробнее каждый этап:

• Обследование (диагностика). Может проводиться посредством анкетирования или интервьюирования ключевых пользователей (сотрудников предприятия заказчика, уполномоченных в формулировании требований к будущей системе). Наличие управляющей документации на предприятии (инструкций, регламентов) делает этап обследования более эффективным. По итогу обследования должен быть получен исчерпывающий перечень требований, эскиз предлагаемой будущей модели, а также составлена архитектура ИТ-решений с указанием конкретных программных продуктов. По сути, эта информация будет являться техническим заданием на внедрение ERP-системы.
• Моделирование. На этапе происходит тестовая реализация процессов и требований для рекомендуемых программных продуктов, а также уточнение и/или дополнения требований. В отдельных случаях может пересматриваться предлагаемая ИТ-архитектура. Этап крайне важен для успешной реализации проекта. Проводится анализ функциональных разрывов, уточняются «вилки», вырабатывается конкретная методика реализации процессов, определяются участки проектирования.
• Проектирование. На этапе проектирования функциональные разрывы анализируются, объединятся логически и функционально, происходит проектирование будущей системы. Составляются задания на разработку по каждому блоку, форме, отчету.
• Разработка. Происходит разработка по составленным на предыдущее этапе заданиям. Первичное тестирование также является неотъемлемой частью данного этапа.
• Внедрение. Этап внедрения построенной и разработанной системы. Производится обучение по модифицированному функционалу. При необходимости пишутся пользовательские инструкции. Также возможны уточнения разработанного функционала. Тестирование производится, как правило, на неполных данных. Берется наиболее характерная выборка и процессы.
• Опытная эксплуатация. В процессе опытной эксплуатации, как правило, воспроизводится полный цикл работы предприятия за определенный период: чаще месяц или квартал. По результатам этапа выносится решение о готовности модифицированной системы к вводу в промышленную эксплуатацию.
• Промышленная эксплуатация. Здесь очень важным фактором является квалифицированная координация ввода системы в промышленную эксплуатацию. Довольно большой процент предприятий не используют параллельный ввод в ходе промышленной эксплуатации в виду ограниченности ресурсов. Поэтому очень важно организовать готовность всех блоков к работе в оперативном режиме. Данный этап требует почти постоянного присутствия специалиста. Ведь все возникающие вопросы необходимо решать оперативно, часто в онлайн-режиме.
• Постпроектное сопровождение и развитие. Решение периодически возникающих задач в период промышленной оперативной эксплуатации системы.

Классический проектный подходит в целом применим практически к любым проектам внедрения ERP-систем. Однако на практике могут встречаться самые разные задачи, для решения которых можно использовать иные схемы и подходы к внедрению.

Примером может послужить внедрение частичного функционала или конкретной задачи. Например, платежного календаря или бюджетирования. В этом случае по желанию заказчика может быть составлена индивидуальная дорожная карта проекта. В некоторых случаях часть этапов может быть исключена из жизненного цикла проекта по разным причинам. Например, при использовании полностью типового функционала полноценное проектирование и разработка не требуются. А моделирование может быть заменено на обучение пользователей.

Дискретные проекты содержат «поэтапность» классического подхода. Разница между ними в том, что проект рассматривается не как единый массив действий, а как последовательность отдельных задач. Обследование в этом случае производится идентично классическому подходу, а вот остальные этапы (от моделирования до опытной эксплуатации) могут существовать в рамках каждой отдельной задачи.

Выделенные задачи могут не иметь закрепленной последовательности. Некоторые могут упраздняться по разным причинам (пересмотр процессов, отказ в пользу типового решения, смена ключевых сотрудников и т.д.). Несмотря на это, дискретные проекты реализуются в рамках единой цели и концепции по аналогии с классическими.

Внедрение в рамках абонентского обслуживания наименее предпочтительно и практически невозможно «с нуля». Однако такой подход может иметь место, когда система либо уже функционирует на предприятии, либо внедряется собственными силами компании с привлечением специалистов на аутсорсе для решения отдельных задач. В этом случае каждая отдельная задача может рассматриваться локально.

Для решения подобных задач чаще всего не требуются этапы обследования, опытной и промышленной эксплуатации, сопровождения. Ответственность за успешное завершение при таком подходе полностью лежит на заказчике, так как именно заказчик определяет формат и модель выполнения, а также принимает решение о необходимости выделения задач.

От чего зависит стоимость внедрения?

Какая стоимость внедрения ERP? В большинстве случаев это первый вопрос, с которого начинается процесс принятия решения о возможности проекта. Предприятия часто устраивают тендер и выбирают из нескольких предложений по стоимости. Поэтому адекватная оценка бюджета является важным фактором для жизнеспособности проекта.

Слишком завышенная оценка может отпугнуть, тогда как недооценка почти наверняка выльется в дальнейшем в неприятные сюрпризы, а в последствии и в конфликты внутри проектной команды. Результативность таких проектов или вообще их завершение могут быть под вопросом.

Если говорить о формировании стоимости внедрения, то она практически напрямую зависит от необходимых ресурсов – как человеческих, так и технических. К техническим можно отнести: стоимость программного обеспечения, лицензий, необходимого оборудования.

Например, для организации функции штрихкодирования кроме программного обеспечения необходимо закупить сканеры штрихкодов. Под человеческими ресурсами понимается прежде всего необходимый объем трудозатрат. На трудозатраты влияют многие факторы: количество пользователей и уровень их подготовки, объем необходимой разработки, контур автоматизации, количество юридических лиц, а также удаленных складов и филиалов и др.

Проблемы при внедрении ERP

К сожалению, не всегда внедрение ERP-системы проходит беспроблемно. Причины и факторы могут быть различными. К наиболее частым проблемам, возникающим на проектах, можно отнести следующие:

• Отсутствие заинтересованности топ-менеджеров предприятия. Важную роль в успешном ходе и завершении проекта имеет заинтересованность сотрудников, а также менеджеров среднего и высшего звена. Можно столкнуться с ситуациями, когда проект внедрения инициируется руководителем предприятия, но не находит поддержки у руководителей отделов, для которых неочевидны цели и возможные выгоды в случае успешной реализации проекта. В этом случае могут возникнуть проблемы не только с формулированием требований, но и с исполнительской дисциплиной в рамках проектной команды.
• Неправильное планирование. Планирование проекта должно учитывать и содержать конкретную последовательность необходимых этапов (работ) с конкретными вовлеченными ресурсами. Сделать все и сразу невозможно. Все этапы должны быть взаимосвязаны между собой единой концепцией достижения поставленных целей. Каждый последующий этап должен быть возможен только после качественного и полного выполнения предыдущих, за исключением параллельных этапов и работ. Поэтому, если первоначальный план либо не содержит, либо содержит в недостаточном объеме «уделенного внимания» определенный этап, то это почти наверняка приведет к проблемам с реализацией последующих этапов.
  
  Отличным примером могут служить такие работы как моделирование и обучение. Не обучив пользователей системы, фактически невозможно начать этапы опытной и тем более промышленной эксплуатации. Сюда же можно отнести финансовую и временную составляющие планирования по проекту. Недостаток средств, если вдруг они «неожиданно закончатся» до окончания проекта, может практически парализовать все последующие невыполненные этапы.
• Неверное распределение зон ответственности в части принятия решений. Для того чтобы двигаться дальше, часто необходимо принятие решений (согласование работ, принятие выполненных работ, формулирование требований). Конечные пользователи могут быть инертны в этом вопросе, так как все новое часто воспринимается негативно. Может возникнуть ситуация, когда для продолжения этапа необходимо решение руководства. И оно не будет принято из-за нежелания нести персональную ответственность.
• Недостаточная квалификация сотрудников проектной команды. В ходе проекта часто нужно принимать квалифицированные решения. Особенно в рамках «вилок» или «подводных камней». Неверно принятое решение, обусловленное недостаточным опытом и/или квалификацией специалиста, может повести весь проект по ложной траектории, не приводящей к поставленным целям.
• Недостаточное изучение среды внедрения. Инфраструктура предприятия на момент старта внедрения чаще всего уже имеет автоматизацию в каком-то виде. Поэтому в рамках проекта очень важно учесть возможные интеграции, обмены данными, переносы остатков. Иначе можно попасть в ситуацию, когда прекрасно спланированное и разработанное ядро системы окажется фактически неработоспособным именно из-за отсутствия необходимых связей с внешними компонентами.

Какой эффект даст внедрение системы ERP?

При положительном ходе и завершении проекта внедренная ERP-система, как правило, дает комплексный положительный эффект. Причем не только в рамках учета.

Преимущества от внедрения ERP:

• часто в ходе проекта оптимизируется организационная структура предприятия, пересматриваются бизнес-процессы;
• повышение прозрачности учета приводит к более быстрым и оптимальным решениям, что, в свою очередь, позволит сократить издержки и повысить финансовую и конкурентоспособную составляющие эффективности предприятия;
• правильно выстроенная система на практике снижает стоимость ее обслуживания, что также может стать приятным бонусом реализации проекта;
• в ходе проекта могут быть выявлены и устранены устаревшие формы и процедуры, выполняемые сотрудниками по инерции, но не несущие какой-либо новой или полезной информации. Выявить такие процессы без анализа крайне сложно.

Фирма «1С» проанализировала показатели эффективности на основании внедренных проектов «1С:ERP». Эффективность оценивалась руководителями предприятий и участниками команды. Результаты представлены на рисунке ниже (рис.5).

Подведем итоги

В заключение стоит отметить, что внедрение ERP – процесс, требующий значительных финансов и ресурсов. Цифры разнятся, однако, на недорогое и быстрое внедрение рассчитывать не стоит. Минимальный срок проекта до точки промышленного старта составляет, согласно статистике, не менее 9 месяцев.

В течение всего этого периода от предприятия и проектной команды потребуется максимальная координация, временные ресурсы, управление в случае возникающих проблем. Поэтому эффект от внедрения будет очевиден не сразу. Однако при правильной постановке целей, экспертном планировании и профессиональной команде внедрения шансы успешного запуска ERP-системы крайне высоки. Главное – оценить все риски и необходимые ресурсы до начала проекта.

Если вы обдумываете возможность внедрения «1С:ERP» в своей компании и вам требуется более подробная консультация, звоните нам. Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» проконсультируют вас по всем интересующим вопросам!