Консолидация бюджетов в «1С:УХ»
Автор:
«1С:Управление холдингом 8» (1С:УХ») – это комплексное решение класса CPM (Corporate Performance Management – управление эффективностью организации) и одна из самых многофункциональных систем фирмы «1С». Программа позволяет автоматизировать процессы финансового управления в группах компаний (холдингах и корпорациях).
Собственникам бизнеса и/или его инвесторам в первую очередь интересно знать, какую выручку получает холдинг и какие расходы он несет. В статье мы расскажем и покажем, как подготовить плановые бюджеты в разрезе статей бюджета доходов и расходов по принятой в холдинге для всех компаний единой структуре финансовой отчетности. Вы узнаете, как проводить элиминацию внутригрупповых оборотов и сформировать консолидированную управленческую отчетность.
Вы узнаете:
- Немного теории
- Переходим к практике
- Настройка финансовой структуры
- Оформление взаимоотношений между контрагентами
- Настройка видов отчетов для подготовки консолидированной отчетности
- Настройка бланков экземпляров отчетов для подготовки консолидированной отчетности
- Создание регламента подготовки отчетности
- Создание сценария подготовки отчетности
- Настройка отчетного периода
- Заполнение экземпляров отчетов
- Элиминация и консолидация данных
Немного теории
В зависимости от степени централизации процессов по формированию и сдаче регламентированной отчетности и принятой в холдинге схемы движения денежных и материальных потоков, в «1С:УХ» могут исполняться бизнес-процессы: корпоративных закупок, бухгалтерии, казначейства, бюджетирования и управленческой отчетности/МСФО. Помимо этого, программа поддерживает ведение учета хозяйственных операций как управляющей компании, так и всех входящих в холдинг подразделений.
В конфигурации «1С:Управление холдингом» используются следующие термины для определения отношения внутрихолдинговой компании к группе (холдингу):
- материнское предприятие: владеет долями других компаний холдинга;
- дочернее предприятие: принадлежит материнской компании более чем на 50% долей;
- ассоциированное предприятие: принадлежит материнской компании менее чем на 50% долей.
Собственникам бизнеса и/или его инвесторам в первую очередь интересно знать, какую выручку получает холдинг и какие он несет расходы. При этом, чтобы не искажать результаты консолидированной управленческой отчетности холдинга, требуется учитывать только взаимоотношения с внешними контрагентами, исключая обороты внутри группы, между компаниями холдинга.
Для этих целей в «1С:УХ» есть специализированные типы организационных единиц:
- консолидирующая организационная единица — структура, на имя которой в холдинге формируется отчетность, из которой исключены обороты внутри группы;
- элиминирующая организационная единица — структура, на имя которой в холдинге формируется отчетность по оборотам внутри группы.
Переходим к практике
Представьте следующую ситуацию: у нас имеется холдинг «Кирпичный завод», в который входят: оптовый склад, розничная сеть, глиняный карьер и непосредственно сам кирпичный завод.
Глиняный карьер осуществляет добычу глины и продает часть из нее кирпичному заводу, а часть — третьим лицам. Кирпичный завод производит кирпичи, из которых 60% продает складу и 40% — розничной сети. Оптовый склад и розничная сеть торгуют только продукцией кирпичного завода.
Таким образом, в этой ситуации материальные потоки внутри холдинга будут идти от глиняного карьера к кирпичному заводу, от кирпичного завода к оптовому складу и розничной сети, от глиняного карьера, оптового склада и розничной сети к внешним контрагентам. Денежные потоки будут идти в обратном направлении.
Допустим, в холдинге принята единая структура финансовой отчетности для всех компаний. В зависимости от вида деятельности каждого из предприятий она состоит из следующего набора статей бюджета доходов и расходов:
- выручка от продажи кирпича;
- выручка от продажи глины;
- расходы на добычу глины;
- расходы на покупку глины;
- расходы на производство кирпича;
- расходы на покупку кирпича;
- расходы на продажу кирпича;
- прибыль.
Весь учет хозяйственной деятельности компаний холдинга ведется в «1С:Управлении холдингом», а также в решении будет формироваться консолидированная управленческая отчетность. Для описываемого нами случая консолидации плановых данных не так важна, но это упрощает понимание процессов при сборе факта.
Чтобы сформировать консолидированную управленческую отчетность по плановым данным, требуется провести следующие операции в программе «1С:УХ»:
- настроить финансовую структуру;
- оформить взаимоотношения между контрагентами;
- настроить виды отчетов для подготовки консолидированной отчетности;
- настроить бланки экземпляров отчетов для подготовки консолидированной отчетности;
- создать регламент подготовки отчетности;
- создать сценарий подготовки отчетности;
- настроить отчетный период;
- заполнить экземпляры отчетов показателями;
- произвести элиминацию и консолидацию данных.
Итак, приступим.
Настройка финансовой структуры
В меню «Администрирование» — «Настройки программы» — «Функциональность» — «Организация» нужно установить флаг «Учет по нескольким организациям» (рис.1).
Рис.1. Установка флажка «Учет по нескольким организациям»
В меню «Общие справочники и настройки» — «Организационные единицы» создаем следующую организационную структуру (рис.2).
Рис.2. Создание организационной структуры в «1С:УХ»
Оформление взаимоотношений между контрагентами
В меню «Справочники» — «Покупки и продажи» — «Контрагенты» создаем контрагентов, между которыми будут производиться операции купли-продажи и платежи, в том числе внутри нашего холдинга «Кирпичный завод». При этом в целях упрощения схемы, как внешнего покупателя для компаний нашего холдинга, заведем единственного контрагента — «Покупатель» (рис.3).
Рис.3. Справочник «Контрагенты» в программе 1С
В меню «Справочники» — «Покупки и продажи» — «Договоры» оформляем парные договоры купли-продажи между всеми участниками взаиморасчетов (рис.4).
Рис.4. Справочник «Договоры»
Настройка видов отчетов для подготовки консолидированной отчетности
В меню «Бюджетирование, отчетность и анализ» — «Виды и бланки отчетов» создаем вид отчета, который назовем «БДР для холдинга «Кирпичный завод» (рис.5).
Рис.5. Создание отчета
Настраиваем структуру и вида отчета (рис.6).
Рис.6. Настройка структуры отчета
При этом для статей, участвующих во внутригрупповых операциях, необходимо установить группу раскрытия аналитик, чтобы программа «1С» в дальнейшем смогла понять, какие из этих операций произведены с внешними контрагентами, а какие – внутри группы. Такими аналитиками сделаем «Контрагенты» и «Договоры контрагентов». После устанавливаем для аналитики «Контрагенты» флаг «ВГО» (рис.7).
Рис.7. Группа аналитик показателей отчетов
Не будем делать данные аналитики обязательными, чтобы не указывать их во всех наших расходах, а только там, где это нам требуется.
После установки, в статье группы раскрытия аналитик, открывается новый реквизит «Относится к внутригрупповым операциям», где мы также установим соответствующий флаг (рис.8).
Рис.8. Установка флажка «Относится к внутригрупповым операциям»
И, наконец, потребуется установить флаг «Относится к внутригрупповым» для тех показателей отчетов, статьи для которых мы выше отнесли к внутригрупповым. В противном случае программа не будет «видеть» данные показатели при элиминации (рис.9).
Рис.9. Установка флажка «Относится к внутригрупповым»
«1С:УХ» — это мощный инструмент для автоматизации управляющих компаний и финансовых служб структурных единиц холдингов. Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» в ходе предпроектного обследования рассчитают точные сроки и стоимость внедрения «1С:Управление холдингом 8» в вашей компании.
Настройка бланков экземпляров отчетов для подготовки консолидированной отчетности
С помощью «Волшебной палочки» настроим структуру бланка для вида отчета (рис.10, 11).
Рис.10. Настройка структуры бланка с помощью инструмента «Волшебная палочка»
Рис.11. Настройка структуры бланка с помощью инструмента «Волшебная палочка»
Создание регламента подготовки отчетности
В меню «Бюджетирование, отчетность и анализ» — «Регламенты подготовки отчетности» создаем новый регламент, который назовем «Регламент для кирпичного завода» (рис.12).
Рис.12. Документ «Регламент для кирпичного завода»
Создание сценария подготовки отчетности
В меню «Бюджетирование, отчетность и анализ» — «Сценарии» создаем новый сценарий, который назовем «Сценарий для кирпичного завода» (рис.13).
Рис.13. Документ «Сценарий для кирпичного завода»
Настройка отчетного периода
В меню «Бюджетирование, отчетность и анализ» — «Управление отчетным периодом» настраиваем отчетный период по сценарию «Сценарий для кирпичного завода» и регламенту «Регламент для кирпичного завода» (рис.14).
Рис.14. Настройка параметров отчетного периода
Заполнение экземпляров отчетов
В результате проведения вышеописанных подготовительных операций у нас появилась возможность подготовить консолидированную отчетность по холдингу «Кирпичный завод».
Для этого каждая из компаний, входящих в наш холдинг, должна заполнить по настроенному бланку показатели по своим выручке и расходам. Заполнение показателей производится в формате экземпляра отчета в «1С:УХ».
Сначала в меню «Бюджетирование, отчетность и анализ» — «Экземпляры отчетов» заполняется карточка экземпляра отчета (рис.15).
Рис.15. Заполнение карточки экземпляра отчета в 1С
После этого в открывшемся бланке, через правую кнопку мыши на ячейке, которую мы хотим заполнить, выбираем пункт «Отобразить раскрытие» (рис.16).
Рис.16. Выбор пункта «Отобразить раскрытие»
И далее заполняем необходимые показатели (рис.17).
Рис.17. Заполнение показателей группы
При этом не забываем, что для операций внутри группы показатели, заполненные между компаниями группы, должны быть зеркально парными.
Показатели экземпляра отчета, заполненные для холдинга «Кирпичный завод» (рис.18).
Рис.18. Экземпляр отчета БДР для холдинга
Показатели экземпляра отчета, заполненные для глиняного карьера (рис.19).
Рис.19. Экземпляр отчета БДР для глиняного карьера
Показатели экземпляра отчета, заполненные для оптового склада (рис.20).
Рис.20. Экземпляр отчета БДР для оптового склада
Показатели экземпляра отчета, заполненные для розничной сети (рис.21).
Рис.21. Экземпляр отчета БДР для розничной сети
Расскажите о ваших целях и задачах по автоматизации холдинга — наши специалисты сделают всю остальную работу. Сформируют предложение, проведут подробную демонстрацию системы, рассчитают экономический эффект от внедрения «1С:Управления холдингом 8» и ответят на все интересующие вопросы.
Элиминация и консолидация данных
По завершении заполнения показателей в экземплярах отчетов всеми компаниями группы мы можем провести операции по элиминации и консолидации плановых данных.
В системе «1С:Управление холдингом» такие операции автоматизированы и производятся в виде тех же экземпляров отчетов. Именно для этих целей и используются элиминирующая и консолидирующая организационные единицы.
Создаем экземпляр отчета от имени элиминирующей организации, после чего нажмем кнопку «Заполнить» — «Прочее» — «Элиминировать» — «Заполнить отчет» (рис.22).
Рис.22. Заполнение экземпляра отчета
В результате этого действия у нас сформировался экземпляр отчета, в котором учитываются только операции между компаниями группы (рис.23).
Рис.23. Экземпляр отчета БДР для холдинга
При этом важно обратить внимание, чтобы сумма, учитывающая разницу между доходами и расходами, в нашем случае это «Прибыль», была равна нулю. Это говорит о том, что все компании нашего холдинга предоставили корректную информацию о своих планируемых хозяйственных операциях между компаниями группы.
Через кнопку «Отобразить раскрытие» можно убедиться, что показатели компаний группы действительно «зеркальны» друг другу (рис.24).
Рис.24. Раскрытие показателей группы холдинга
Для анализа таких взаиморасчетов и выявления расхождений в случае их некорректности помогают выведенные в раскрытие показателей аналитики «Контрагенты» и «Договоры контрагентов».
По завершении проверки элиминации можно сделать консолидацию данных. Для этого создается экземпляр отчета по консолидирующей организационной единице. В нашем случае это холдинг «Кирпичный завод» (рис.25).
Рис.25.Экземпляр отчета БДР для холдинга в «1С:УХ»
Как вы можете видеть, обороты между компаниями группы в отчете не фигурируют, в чем можно убедиться через «Отобразить раскрытие» (рис.26).
Рис.26. Раскрытие показателей группы для холдинга
И мы действительно видим здесь только операции с внешним контрагентом «Покупатель», а также те расходы, которые несли компании группы в своей хозяйственной деятельности, и не относящиеся к внутригрупповым.
Подведем итоги
В статье мы на конкретном примере показали, как подготовить плановые бюджеты в разрезе статей бюджета доходов и расходов по принятой в холдинге для всех компаний единой структуре финансовой отчетности. Вы узнали, как провести элиминацию внутригрупповых оборотов и сформировать консолидированную управленческую отчетность.
Если у вас на каком-то этапе работы с инструкцией возникли сложности и возникли вопросы, вы можете задать их бесплатно нашим экспертам с помощью формы ниже.
