Как начислить зарплату в «1С:Бухгалтерии»

Для ведения полноценного кадрового учета и расчета заработной платы предназначен программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом» («1С:ЗУП»). Малый бизнес, работающий по упрощенной схеме оплаты труда, может использовать программу «1С:Бухгалтерия» для начисления и выплаты зарплаты, расчета налогов и взносов, формирования зарплатной отчетности. Как это сделать, подробно расскажем в статье.

Вы узнаете:

• Как настроить учет в программе «1С:Бухгалтерия»
• Кадровый учет в программе «1С:Бухгалтерия»
• Выплата аванса
• Начисление заработной платы
• Выплата заработной платы

Как настроить учет в программе «1С:Бухгалтерия»

Прежде чем начинать вести учет в программе «1С», ее следует корректно настроить. В этой статье мы рассмотрим настройки программы, которые касаются исключительно раздела «Зарплата и кадры».

Перейти к настройкам зарплаты можно из раздела: «Зарплата и кадры – Справочники и настройки – Настройки зарплаты или раздел Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – Настройки зарплаты» (рис.1).

Первоначально следует указать, будет ли вестись кадровый учет и учет расчетов по заработной плате в программе «1С:Бухгалтерия предприятия» или во внешней программе (например, «1С:ЗУП»). От этой настройки зависит состав раздела «Зарплата и кадры». В нашей статье мы будем рассматривать ведение учета в программе «1С:Бухгалтерия».

По гиперссылкам можно перейти к настройкам порядка учета зарплаты, настройкам документов и печатных форм, а также открыть справочники и классификаторы. Установив флаг «Расчет зарплаты по обособленным подразделениям», можно начать вести учет зарплаты сотрудников обособленных подразделений и формировать отчетность по НДФЛ в разные ИФНС.

Рассмотрим подробнее настройки учета, перейдя по ссылке «Порядок учета зарплаты» (рис.2).

Какие настройки вам доступны на закладке «Зарплата»:

• в разделе «График работы» указывается производственный календарь, по которому будет учитываться рабочее время сотрудников;
• в разделе «Отражение в учете зарплаты» заполняются данные «Способ отражения в бух.учете» для формирования проводок по умолчанию. В «Способе отражения» указываются счет и аналитика, на которые будут отнесены затраты по начисленной зарплате и исчисленным страховым взносам;
• в разделе «Выплата зарплаты и аванса» проставляются даты выплаты зарплаты и аванса, а также способ расчета аванса. Если выбран способ «Устанавливается индивидуально каждому сотруднику», то для каждого сотрудника в документе «Прием на работу» нужно будет указывать способ расчета аванса и размер оплаты;
• в разделе «Отражение в учете депонентов» указывается способ отражения в учете списанных депонированных сумм;
• в разделе «Прямые выплаты ФСС» есть возможность выполнить настройки прямых выплат;
• в разделе «Подразделения в ЭТК» есть возможность активировать флаг «Заполнять подразделения в мероприятиях трудовой деятельности».

Настройки на закладке «Резервы отпусков»

Все организации, за небольшим исключением, обязаны формировать резервы на отпуска в соответствии с ПБУ 8/2010. При активации флага «Формировать резерв отпусков» в программе будет доступен документ «Начисление оценочных обязательств по отпускам» для начисления и отражения в учете резерв отпусков. Процент для расчета сумм расходов и предельная величина до которой будут начисляться резервы указываются соответственно в полях «Предельная сумма отчислений в год» и «Ежемесячный процент отчислений с ФОТ» (рис.3).

В разделе «Инвентаризация резерва отпусков» устанавливаются данные о продолжительности ежегодного отпуска работника компании, а в разделе «Отражение в учете» указывается вид резерва, который выбран и используется при формировании проводок.

Функциональность по начислению резервов отпусков становится недоступной, если в организации больше 60 сотрудников.

Настройки на закладке «Территориальные условия»

Система 1 с позволяет вносить индивидуальные настройки на закладке «Территориальные условия» (рис.4).

Также есть возможность указать территориальные условия, в которых трудятся сотрудники, для определения в особом порядке трудового стажа (рис.5).

На этом настройка программы в части кадрового учета и расчета зарплаты не заканчивается. Стоит заглянуть в раздел: «Главное – Настройки – Функциональность».

В разделе «Сотрудники» (рис.6) есть возможность активировать функции оформления сотрудников на неполный рабочий день, по совместительству или по договорам ГПХ, а также принять решение о ведении кадровых документов в программе 1 с (применение полной схемы ведения кадрового учета).

И, наконец, заключительные настройки по расчету зарплаты находятся в разделе: «Главное – Настройки – Налоги и отчеты».

В разделе НДФЛ для оплаты указывается порядок применения стандартных вычетов и включается возможность выполнять расчет НДФЛ по прогрессивной шкале, если доход сотрудника превышает 5 млн. руб. (рис.7).

В разделе «Страховые взносы» пользователь может указать вид тарифа страховых взносов на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование, а также ставка страховых взносов от несчастных случаев. В разделе «Дополнительные взносы» пользователь указывает особенности расчета дополнительных страховых взносов (рис.8).

Кадровый учет в программе «1С:Бухгалтерия»

Для ведения кадрового учета в программе «1С:Бухгалтерия предприятия» предназначен раздел «Зарплата и кадры – Кадры». В журнале «Кадровые документы» («Зарплата и кадры – Кадры – Кадровые документы») хранятся созданные статьи: «Прием на работу», «Увольнение», «Кадровый перевод» и др. (рис.9).

Рассмотрим пример оформления приема на работу нового сотрудника.

Пример:

01.02.2022г. компания ООО «Альфа» принимает на работу нового сотрудника – Виноградову Александру Владимировну, на должность бухгалтера, в Основное подразделение с испытательным сроком 1 месяц. График работы – пятидневная рабочая неделя, оклад – 30 000 руб. Сотруднице положен стандартный вычет на первого ребенка в размере 1 400 руб.

Для регистрации нового сотрудника необходимо создать карточку в справочнике «Сотрудники» («Зарплата и кадры – Кадры – Сотрудники») и заполнить ее личными данными. После записи данных о сотруднике автоматически будет создано «Физическое лицо» в программе. Из карточки сотрудника решение 1с позволяет создать документ «Прием на работу» с помощью специальной кнопки «Принять на работу» или по кнопке «Оформить документ» (рис.10).

В документе «Прием на работу» указываются:

• флаг «Есть второй документ-основание» – если нужно указать второй документ-основание для кадровых мероприятий электронной трудовой книжки;
• сотрудник;
• дата приема на работу;
• испытательный срок;
• должность – выбирается из справочника «Должности»;
• вид занятости – из выпадающего списка выбирается основное место работы, внешнее совместительство, внутреннее совместительство;
• оклад и доплаты (плановые начисления);
• трудовая функция – указывается наименование должности и код по ОКЗ (рис.11).

По кнопке «Печать» в шапке документа система 1с позволит вывести на предварительный просмотр документ «Приказ о приеме на работу сотрудника» (Т-1) (рис.12).

После оформления документа «Прием на работу», зайдите повторно в карточку сотрудника и заполните следующие данные:

• Выплата. Пользователь указывает способ выплаты зарплаты наличными, по зарплатному проекту или на счет в банке.
• Налог на доходы. В этом разделе заполняются заявления на стандартные, социальные или имущественные вычеты и удержания, сведения о доходах и вычетах с предыдущего места работы, статус налогоплательщика и информация об авансовых платежах. В нашем примере у сотрудницы есть один ребенок, поэтому было введено заявление на стандартные вычеты, в котором выбран и указан код вычета, с какого периода начинается действие вычета и когда заканчивается (рис.13).
  
  
  Рис.13. Управление персоналом в бухгалтерии «1С». Справочник «Сотрудники». Налог на доходы
• Условия страхования. Решения 1с позволяют по гиперссылке изменить статус застрахованного лица, указать сведения об инвалидности и сведения для расчета больничных. Для корректного расчета пособий сотрудникам, постоянно проживающим в Крыму, установите соответствующий флаг (рис.14).
  
  
  Рис.14. Управление зарплатой в бухгалтерии «1С». Справочник «Сотрудники». Условия страхования.
• Учет расходов. Система 1с позволит указать способ отражения начислений по сотруднику. По умолчанию устанавливается значение, которое указано в «Настройках учета зарплаты» и при необходимости его можно изменить (рис.15).
  
  
  Рис.15. Управление зарплатой. Справочник «Сотрудники». Учет расходов.

Выплата аванса

По нашему примеру аванс выплачивается 25 числа каждого месяца. Сотруднице Виноградовой выплата осуществляется через кассу. Размер аванса выбран и установлен единый для всех сотрудников – 40% от оклада.

Автоматизация на базе 1с позволяет сэкономить время и оперативно сформировать для оплаты аванса «Ведомость в кассу» (раздел: «Зарплата и кадры – Зарплата – Ведомость в кассу – кнопка Создать»).

В созданной ведомости обратите внимание на:

• Вид выплаты – аванс;
• Месяц – указывается месяц, за который перечисляется аванс;
• Кнопка «Заполнить» – позволяет автоматически заполнить табличную часть.

После проведения документа по кнопке «Печать» решение «1С» позволяет распечатать Платежную ведомость (Т-53) (рис.16).

Для отражения выплаты аванса через кассу следует создать документ «Выдача наличных». Его можно сформировать автоматически с помощью документа «Ведомость в кассу» по кнопке «Оплатить ведомость».

Рассмотрим движение документа. Решение 1с отражает выплаты заработной платы – Д 70 К 50.01 (рис.18).

Начисление заработной платы

В последний день месяца создается документ «Начисление зарплаты» (Зарплата и кадры – Зарплата – Все начисления – кнопка Создать – Начисление зарплаты), который предназначен для отражения сумм начисленной зарплаты, налогов и взносов с ФОТ. В документе следует указать месяц, за который рассчитывается зарплата и нажать кнопку «Заполнить» для автоматического заполнения из базы.

Фактически отработанное время заполняется по норме 40-часовой рабочей недели с учетом введенных отпусков и больничных (рис.19).

При автоматическом расчете документа учитываются ежемесячные начисления, которые указаны в документе «Прием на работу». Если нужно добавить какой-либо вид нового начисления или удержания, то следует воспользоваться соответствующими кнопками «Начислить» или «Удержать».

Все полученные расчетные значения можно расшифровать, нажав на соответствующую гиперссылку. Проверим применение стандартного вычета на ребенка у Виноградовой А.В. Для этого нажмем на ссылку в столбце НДФЛ и проверим рассчитанные значения по таблице.

Доход сотрудника 30 000 – стандартный вычет 1400 * 13% = 3 718 руб. (рис.20)

Страховые взносы исчислены исходя из того, что применяется основной тариф страховых взносов компании (ПФР 22%, ФСС 2.9%, ФФОМС 5.1%) и ФСС НС 0,2% (рис.21).

Рассмотрим проводки по документу:

• Дт 26 Кт 70 — начислена заработная плата сотрудникам;
• Дт 70 Кт 68.01 — исчислен НДФЛ;
• Дт 26 Кт 69.01 — начислены взносы в ФСС;
• Дт 26 Кт 69.03.1 — начислены взносы в ФФОМС;
• Дт 26 (20.01) Кт 69.02.7 — начислены взносы в ПФР;
• Дт 26 (20.01) Кт 69.11 — начислены взносы в ФСС от НС (рис.22, 23).

Выплата заработной платы

Рассмотрим вариант выплаты заработной платы через банк по зарплатному проекту. В раздел «Зарплата и кадры – Справочники и настройки – Зарплатные проекты» следует добавить зарплатный проект и заполнить его параметры, если планируется электронный обмен с банком (рис.24).

Для перечисления денежных средств по зарплатному проекту необходимо ввести в программу лицевые счета сотрудников компании. Работа с начислениями возможна двумя способами:

• с помощью документа «Ввод лицевых счетов» ¬– если нужно ввести лицевые счета по нескольким сотрудникам;
• в карточке сотрудника.

Зайдем в карточку работника Виноградовой А.В. и укажем, что выплата осуществляется по зарплатному проекту. Укажем зарплатный проект и лицевой счет сотрудника (рис.25).

Для отражения в программе выплаты зарплаты следует создать документ «Ведомость в банк» или нажать кнопку «Выплатить» в шапке документа «Начисление зарплаты». Документ заполняется автоматически по данным информационной базы (рис.26).

Данные к выплате можно расшифровать, чтобы убедиться в правильности расчетов:

• зарплата 30 000 руб. – НДФЛ 3 718 руб. = 26 282 руб.
• 26 282 руб. – аванс 12 000 руб. = 14 282 руб. к выплате (рис.27).

Если компания использует электронный обмен документами с банком, то по кнопке «Выгрузить файл» в шапке документа «Ведомость в банк» сформируется файл XML с данными для отправки. После зачисления денежных средств на лицевые счета сотрудников банк присылает файл- подтверждение. Загрузка файла-подтверждения осуществляется в документе «Ведомость в банк» по кнопке «Загрузить подтверждение из банка». Программа автоматически создаст документ «Подтверждение зачисления зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры – Зарплатные проекты – Документы обмена с банком»).

Если компания не использует электронный документооборот с банком, то создается документ «Платежное поручение», а факт зачисления отражается документом «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса – Банк – Банковские выписки») (рис.28).

Рассмотрим проводки документа Д 70 К 51 – перечислена заработная плата сотруднику (рис.29).

Сформируем стандартный бухгалтерский отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» («Отчеты – Стандартные отчеты – Оборотно-сальдовая ведомость по счету») и убедимся, что взаиморасчеты с сотрудником закрыты (рис.30).

В разделе «Зарплата и кадры – Зарплата – Отчеты по зарплате» собраны специализированные отчеты по зарплате, налогам и взносам. Сформируем некоторые из них (рис.31).

• Расчетный листок
  
  
  Рис.31. Расчетный листок по оплате труда
• Анализ зарплаты по сотрудникам компании (в целом за период)
  
  
  Рис.32. Анализ зарплаты по сотрудникам компании (в целом за период)
• Расчетная ведомость (Т-51)
  
  
  Рис.33. Расчетная ведомость в 1с

Подведем итоги

Мы рассказали, как начислять и выплачивать зарплату, рассчитать налоги и взносы, сформировать зарплатную отчетность в программе «1С:Бухгалтерия». Эти возможности программы подойдут малому бизнесу, работающему по упрощенной схеме оплаты труда. Для ведения полноценного кадрового учета и расчета заработной платы рекомендуем использовать программный продукт «1С:ЗУП».

В статье приведена лишь часть функций решения. Если вы хотите узнать больше о возможностях системы или купить «1С:Бухгалтерию 8», обратитесь к нашим специалистам, оставив заявку на сайте или по телефону. Мы свяжемся с вами в кратчайшие сроки и подберем оптимальную версию программы.