10 рабочих фишек «1С:Документооборота 8»

Мы собрали 10 фишек программы «1С:Документооборот 8», которые востребованы в компаниях клиентов, ежедневно ими используются и действительно работают. Надеемся, что понимание того, как программа справляется с распространенными задачами наших клиентов, поможет вам составить собственное мнение о ее возможностях и плюсах.

Итак, 10 полезных функций «1С:Документооборота 8», о которых вы узнаете из статьи:

• Сокращение сроков согласования документов в «1С:Документооборот 8»
• Мониторинг бизнес-процессов и их оптимизация в 1С Документообороте 8
• Контроль входящей корреспонденции в 1С Документооборот 8
• Настройка прав пользователей в 1С Документообороте
• Управление мероприятиями и совещаниями
• Отчет об исполнительской дисциплине
• Синхронизация с «1С:ERP» с «1С:Документооборот 8»
• Управление проектами в программе «1С:Документооборот»
• Электронная подпись в программе 1С Документообороте
• Бесплатное мобильное приложение в 1С:Документообороте

Мы внедряем «1С:Документооборот 8» в средних и крупных компаниях уже много лет. За это время накопилась внушительная статистика по проектам. Она демонстрирует, насколько сильно ускоряются темпы бизнеса после того, как компания освобождается от бумажной рутины.

Как показывает практика, внедрение электронного документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников, работающих с документами. Сроки согласования документов ускоряются в среднем в 2-3 раза, существенно снижается количество невыполненных в срок задач, на поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.

Мы решили поделиться с вами нашими наблюдениями и составили список 10 возможностей программы «1С:Документооборот», которые востребованы в компаниях клиентов, ежедневно ими используются и действительно работают. На наш взгляд, это интересная информация для всех, кто подбирает программу для своей организации. А те, кто уже пользуются «1С:Документообортом», откроют для себя новые фишки и возможности системы.

1. Сокращение сроков согласования документов

Представьте себе типичную ситуацию в компании — нужно согласовать договор. Юрист отправляет документ ответственным сотрудникам. Каждый вносит свои правки. Несколько версий текста возвращаются на доработку. Затем новая редакция оправляется на повторное согласование, и так до тех пор, пока все стороны не придут к единому решению. Подобная схема приводит к срывам сроков, потере важных версий текста и бесполезной трате времени.

Как процесс согласования будет выглядеть в «1С 8 Документообороте»: сотрудник запускает задачу, прикладывает к ней необходимые документы и отправляет ее по заданному маршруту коллегам. Для каждого участника цепочки можно указать свой срок выполнения задачи. Запустив задачу, сотрудник может заняться более важными делами, периодически проверяя в системе результаты или ожидая уведомления по почте. Основываясь на опыте наших клиентов, такая методика позволяет сократить количество согласующих лиц и ускорить сроки согласования, облегчить жизнь и сэкономить время руководителя и сотрудников.

2. Мониторинг бизнес-процессов и их оптимизация

Относительно новая функция программы, сразу же ставшая популярной в компаниях наших клиентов. К примеру, какой-то договор постоянно пересогласовывается, срываются сроки. Проблема может быть в загруженности исполнителя или в неправильном шаблоне документа.

Как «1С:Документооборот» поможет это исправить? В системе фиксируется информация обо всех заданиях сотрудников. В любой момент времени руководитель может увидеть, кто постоянно задерживает задачи, кто выполняет больше всего заданий и т.д. Со временем накапливая данные, программа подготавливает аналитические отчеты с возможностью их автоматической рассылки заинтересованным лицам. Это дает возможность руководителю выявить текущие проблемы и своевременно устранить их, совершенствуя процессы в компании.

3. Контроль входящей корреспонденции

Для многих наших клиентов из крупных компаний и госучреждений основная причина для внедрения «1С:Документооборота 8» – контроль входящей корреспонденции. Ежедневно им приходится иметь дело с огромной массой внешней и внутренней переписки с клиентами, ведомствами, подразделениями. Это зачастую приводит к тому, что не все бумаги доходят до адресата, а некоторые просто теряются по дороге и остаются без ответа.

Как эту проблему решает программа «1С:Документооборот 8»? В системе есть возможность вести учет всех входящих документов от организаций и физических лиц. Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. В результате, найти документ, оправить его по почте, направить на исполнение или распечатать — дело одной минуты.

4. Настройка прав пользователей в 1С:Документообороте

По нашему опыту, все без исключения компании пользуются этой функцией. К примеру, в организацию приняли на работу стажера, требуется ограничить его доступ к ряду документов. В «1С:Документообороте» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой руководитель или администратор может настроить права доступа. Это гарантированно защитит ценные данные компании от посторонних глаз. Каждый сотрудник будет видеть только те документы, к которым имеет непосредственное отношение.

5. Управление мероприятиями и совещаниями

Для директоров крупных компаний, топ-менеджеров и руководителей подразделений очень важна эта функция, так как около 50% рабочего времени они проводят на многочисленных совещаниях. И если не подводить итоги встречи, не распределять задания и не контролировать их выполнение, велика вероятность, что коллеги просто забудут обо всех договоренностях.

Использование конфигурации дает возможность фиксировать факт прошедшего мероприятия и контролировать выполнение принятых решений. Ответственный сотрудник во время встречи может составить протокол, отправить поручения коллегам и контролировать их исполнение. А специальные аналитические отчеты в программе помогают оценить посещаемость мероприятий, их длительность и результативность.

6. Отчет об исполнительской дисциплине

Зачастую к нам обращаются клиенты с такой проблемой: сотруднику ставится большое количество задач из разных источников. Собрать и контролировать эти данные бывает довольно трудно, особенно в крупных компаниях. А руководителю требуется достоверная отчетность о сроках и качестве выполнения задач.

Как «1С:Документооборот» поможет решить эту проблему? Все задания и документы, поступающие сотруднику в обработку, сохраняются в системе. Для каждого документа устанавливается срок подготовки или согласования. С помощью отчетов руководитель может оценить эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр. Есть возможность составлять отчеты по трудовой дисциплине, просроченным заданиям, вести учет рабочего времени. Это улучшит контроль над сотрудниками, повысит их мотивацию.

Рис. 6. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С:Документооборот 8»

7. Синхронизация 1С:Документооборота с «1С:ERP»

«1С:Документооброт» часто используется нашими клиентами в связке с «1С:ERP». Это позволяет эффективно автоматизировать управление и учет в компаниях. Синхронизация решений дает возможность настроить маршрут согласования документов любой сложности и по различным уровням. Это сэкономит время и избавит от необходимости переходить из одной базы в другую. К примеру, сотрудник напрямую из «1С:ERP» может сформировать документ, отправить его на согласование и контролировать этот процесс.

8. Управление проектами

Удобная функция для проектной организации — управление проектами и проектной документацией. Инструментарий содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и пр. Можно отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.

9. Электронная подпись в 1С 8 Документообороте

Всех клиентов, планирующих перейти на электронный документооборот, неизменно волнует вопрос безопасности данных. Эту проблему решает электронная подпись в программе — современный и надежный аналог печати юридического лица и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр.

Это зашифрованные данные, которые прикрепляются к документам и подтверждают их подлинность. По закону документы с электронной подписью имеют такую же юридическую силу, как и обычные бумаги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами.

10. Бесплатное мобильное приложение в 1С 8 Документообороте

Удобство и пользу этой разработки оценили все наши клиенты. Приложение позволяет удаленно работать над задачами и всегда быть на связи с бизнесом, где бы не находился сотрудник. В любой удобный момент можно прочитать почту, отправить письма коллегам или клиентам, согласовывать документы, ставить и выполнять задачи, посмотреть календарь и многое другое. Сервис работает автономно и не требует постоянного подключения к сети. Доступен для версий «1С:Документооборот КОРП» и «1С:Документооборот ДГУ».

Итог

С развитием технологий работа в офисе, заваленном бумагами и громоздкими архивами, уходит в прошлое. Переход на электронный документооборот — это естественный процесс развития любого бизнеса. За много лет внедрения программы мы не сталкивались с клиентами, которые попробовав «1С:Документооборот», передумали бы и вернулись к бумажной волоките. Сотрудники достаточно быстро привыкают к новому функционалу, и в итоге организация переходит на более высокий уровень управления и взаимодействия.

Вы можете подобрать и купить программы «1С» в нашей компании. Мы предоставляем клиентам только лицензионные программные продукты «1С» по выгодным ценам, а также оказываем полный спектр услуг по сопровождению. Специалисты проконсультируют вас по всем интересующим вопросам и помогут выбрать оптимальное решение для вашей компании.»