Подписка Microsoft 365: еще больше возможностей для бизнеса и командной работы

В апреле 2020 года сервис по подписке Office 365 стал называться Microsoft 365. Теперь это единое пространство для совместной работы, состоящее из набора привычного всем пакета Office, облачных сервисов и нового приложения Microsoft Teams.

О том, какие возможности и преимущества даст подписка на Microsoft 365 вашему бизнесу, расскажем в статье.

Вы узнаете:

Что такое Microsoft 365?

21 апреля 2020 года произошли изменения бизнес-подписок Microsoft Office: теперь они получили новое название – Microsoft 365 (рис.1). В отличие от классического Office, новый формат подразумевает платную подписку с ежемесячной или ежегодной оплатой.

В вашем распоряжении классические приложения Microsoft Office, набор средств для защиты от угроз, спама и вирусов, управление устройствами. Помимо этого, вы получаете доступ к облачному сервису OneDrive и SharePoint для хранения, редактирования и совместного использования файлов. Автоматическая синхронизация позволит работать с сервисами в режиме реального времени, даже без подключения к сети Интернет. Приложения работают на компьютерах Windows или MacOS, а также на мобильных устройствах (рис.2).

За защиту важных корпоративных данных отвечают облачные сервисы OneDrive и SharePoint, а также Azure Active Directory, Microsoft Cloud App Security и Azure Information Protection. Сервисы обеспечивают создание резервных копий, чтобы при внезапных повреждениях или сбоях, ваши данные легко можно было восстановить. Для еще большей защиты пользователям доступно личное хранилище или Personal Vault. Чтобы открыть файлы в такой папке, потребуется дополнительное подтверждение через отпечаток пальца, почту, PIN-код или SMS. При этом содержимым не получится поделиться через Интернет. В Personal Vault вы можете хранить любое количество файлов.

Большое преимущество подписки Microsoft 365 еще и в том, что любой пользователь под своей учетной записью может зайти в сервис с 5-ти устройств. Тогда как в классическом приложении вы можете работать только с компьютера, на котором установлен пакет Microsoft Office.

В итоге с подпиской Microsoft 365 вы получаете:

• 1 ТБ места в облачном хранилище OneDrive для хранения и совместного использования файлов;
• расширенные средства защиты и безопасности по стандартам Microsoft;
• улучшенные и постоянно обновляемые приложения: Word, Excel, PowerPoint, OneNote;
• удобную почту и календари – Outlook, Exchange;
• планировщик, Forms, PowerApps для оптимизации и аналитики рабочих процессов;
• и, наконец, Microsoft Teams для видеоконференций, онлайн-собраний и общения в групповых чатах. О возможностях сервиса мы отдельно расскажем в следующей главе.

Microsoft Teams — новый способ совместной работы и общения

В текущих реалиях многие компании перешли на дистанционный формат работы. И сейчас нам особенно важно оставаться на связи и контролировать ежедневные задачи. Но где бы ни находились ваши сотрудники, добиться нужных результатов можно только с правильными инструментами.

Microsoft Teams — это централизованное пространство для совместной работы в Microsoft 365. Сервис представляет собой универсальную платформу, которая объединяет хорошо знакомые всем службы в едином рабочем пространстве. Вы сможете использовать Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Planner и даже Power BI напрямую из Teams.

Какие возможности вам доступны с Microsoft Teams?

• Общее рабочее пространство, которое позволяет: создать групповой чат, созвониться, написать письмо, поработать над совместными проектами, начать аудио или видеоконференцию, организовать собрание одним кликом мыши. Все необходимое всегда под рукой, где бы вы ни находились.

  На рисунке 3 и 4 показано, как в сервисе можно создать команду или добавить коллег в существующий канал.

  Рис.3. Создание команды в Microsoft Teams
  Рис.4. Создание канала в Microsoft Teams

  Помимо этого, вы можете присоединиться к команде по коду доступа (рис.5)

  Рис.5. Подключение к команде по коду доступа в Microsoft Teams

  В приложении присутствуют новые функции AI (от англ. Artificial intelligence — искусственный интеллект), которые размывают фон и устраняют все отвлекающие факторы встречи. Участники могут сосредоточится на том, что является действительно важным (рис.6).

  Рис.6. Начало онлайн-собрания в Teams

• Планирование и аналитика событий. Эта функция позволяет планировать и анализировать участие в конференциях (рис.7,8). У вас под рукой всегда есть контекст и контент, включая историю разговоров и заметки. Это несомненно удобно, если один из участников по тем или иным причинам пропустил встречу. Ваш коллега всегда сможет получить доступ к записям и быть в курсе всех событий команды.

  Рис.7. Планирование собраний в Microsoft Teams
  Рис.8. Планирование собраний в Microsoft Teams

  Помимо этого, в приложение встроена почта и удобный в использовании планер для дальнейшего обсуждения возможных вопросов. Вы сможете получать уведомления, чтобы точно не пропустить важные сообщения и встречи в своих группах и организациях.

  Teams позволяет включить в команду или канал пользователей, не являющихся сотрудниками организации. Таких пользователей можно добавить в качестве гостей, позволяя им присутствовать на онлайн-собраниях, конференциях, принимать участие в переписке (рис.9).

  Рис.9. Добавление участников в команду в Microsoft Teams

  Благодаря гостевому доступу, федеративному чату и функции перевода участники могут свободно общаться, независимо от местонахождения, и без языковых барьеров. При необходимости всегда можно ограничить участие и показ каналов.

• Удаленная совместная работа и редакция файлов напрямую из Teams. Больше не придется переключаться между разными приложениями и искать информацию. Вы сможете работать в Word, PowerPoint и Excel вместе с коллегами в режиме реального времени (рис.10).

  Рис.10.Совместная работа и редакция файлов в Teams

  Текущие задачи можно выполнять более продуктивно и быстро благодаря функции редактирования документов в реальном времени напрямую из Teams. Участники могут обмениваться файлами, комментировать, вносить правки, обсуждать проекты в режиме онлайн. Последняя версия файла всегда доступна любому члену рабочей группы. Это удобно для любой команды и особенно актуально сейчас, когда многие сотрудники работают вне офиса.

• Мобильный доступ. Еще один большой плюс приложения – возможность общаться и заходить в конференции с мобильных устройств (рис.11, 12).

  Рис.11. Мобильное приложение Microsoft Teams
  Рис.12. Мобильное приложение Teams

  Microsoft Teams включает программу Microsoft Phone System, которая позволит использовать функции корпоративного телефона. Существуют два вида программы: Microsoft Calling Plan и Microsoft Direct Routing. Первая позволяет получить выделенный номер телефона для организации внутренних и международных звонков (сейчас компания Microsoft обслуживает 10 регионов). Второй вариант позволяет использовать местного оператора для передачи тонального сигнала и подключать «транки» (каналы связи) к Microsoft.

• Безопасность. Сервис поддерживает непрерывное шифрование данных, многофакторную аутентификацию для надежной защиты учетной записи и другие мощные функции безопасности по стандартам Microsoft.

  Все это новый корпоративный инструмент от компании Microsoft, позволяющий общаться, обмениваться файлами и совместно работать в любой точке земного шара при наличии доступа в Интернет.

  Прямо сейчас в нашей компании вы можете заказать пробную версию и оценить все преимущества сервиса Teams бесплатно на 30 дней. Вы не только с легкостью разберетесь в возможностях приложения, но и оцените все плюсы и минусы подписки на Microsoft 365.

Виды подписок Microsoft 365

Несомненным преимуществом подписок Microsoft 365 является возможность выбрать тарифный план в зависимости от ваших задач и платить только за то, что действительно используете.

Какие виды подписок Microsoft 365 вам доступны:

• для домашнего пользования доступны две подписки: семейная и персональная. Первой могут пользоваться одновременно до 6 человек. В обоих вариантах будет присутствовать приложение Family Safety для защиты данных. К примеру, близкие могут спокойно делиться своим местонахождением, не переживая, что злоумышленники смогут получить эти данные. Также присутствует возможность настройки родительского контроля и просмотра статистики экранного времени разных приложений. В двух вариантах подписок можно подключить до 5 устройств (включая смартфоны и планшеты).

• Для бизнеса доступны несколько видов подписок (рис.13). Самый широкий набор приложений у специальной подписки Microsoft 365 Business Premium, которая включает: полный пакет Office (с функцией автоматического обновления до последних версий), 1 ТБ места в OneDrive и почтовый ящик на 50 Гб с возможностью отправки вложенных файлов до 150 Мб, приложения для продуктивной работы: Microsoft Teams, Booking, SharePoint Online, Exchange. За безопасность отвечают: Azure Information Protection, Defender.

  Рис.13. Виды бизнес-подписок на Microsoft 365 для бизнеса

Microsoft 365 можно оплачивать помесячно или сразу купить годовую подписку, а можно получить бесплатно на 30 дней в нашей компании.

Подведем итоги

Подводя итоги, хочется сказать, что компания Microsoft выпустила удобное и успешное обновление как для бизнеса, так и для использования в кругу друзей и семьи.

Сервисы Microsoft 365 призваны помогать людям добиваться большего на работе и в личной жизни. Это популярные приложения Office, облачные службы, расширенные инструменты защиты данных, а также новое приложение Microsoft Teams для командной работы. В нашей компании вы можете заказать пробную версию и оценить все преимущества Teams и других сервисов Microsoft 365 бесплатно на 30 дней.