Система автоматизации для маркетолога

Немногие компании-франчайзи «1С» готовы рассказать о том, какую систему для автоматизации они используют в работе сами. Мы решили, что пора поделиться тем, как это устроено у нас. Приоткроем завесу тайны и начнем с обычного дня сотрудника отдела маркетинга. Какие инструменты маркетолог использует каждый день, чтобы трудовая жизнь была слаще?

Старт рабочего дня. Сотрудники спешат на свои рабочие места. Для начала нужно зайти в офис. Для этого в компании используется СКУД (система контроля управления доступом). Каждый сотрудник прикладывает пластиковую карточку с персональным кодом к считывателю, и вот мы без проблем попадаем в офис. Казалось бы, что тут необычного? Кое-что есть. Прикладывая карточку к датчику, данные о времени прихода сотрудника на работу тут же попадают в нашу систему. Еще на сварена первая кружка кофе, а система автоматизации уже работает!

Открываем окна, включаем компьютер – можно работать. В первую очередь запускаем «1С». Система у нас особенная, у нее даже есть свое уникальное имя – «1АБ:Фантастика» или сокращенно «АБФ».

Утро начинается не с кофе, а с проверки напоминаний. Они собираются по всем документам, которые хоть как-то касаются работы конкретного сотрудника. У маркетолога это:

• напоминания о собраниях, планерках и встречах;
• новые события в задачах и заявках от других отделов;
• напоминания о днях рождения коллег;
• сообщения о переведенном авансе или зарплате;
• напоминания заполнить данные по созданным карточкам поставщиков;
• а еще информация по переданным в отделы продаж заявкам о новых клиентах (у нас этот документ называется «Интерес»).

Рис. 1. Окно напоминаний

Из соображений конфиденциальности важные корпоративные данные на скриншотах стерты.

Напоминания приходят в течение всего дня, их много. Иногда, переключаясь в браузер или в почту, можно что-то пропустить. Для того чтобы напоминания были не только информативными, но и заметными, наши специалисты доработали функционал. Напоминания теперь «всплывают» не только в «АБФ», но и прямо на рабочем столе.

Что после проверки напоминаний? Открываем список задач на текущий месяц. Они отображаются в справочнике «Цели, проекты, задачи». Как это выглядит:

Рис. 2. Цели, проекты, задачи

С первого взгляда понятно, что есть задачи, срок по которым уже вышел – они красные. Непорядок – надо срочно доделать! То же самое видит и руководитель, только по всем сотрудникам отдела. Прямо в системе можно указывать этап выполнения задачи, писать комментарии, задавать уточняющие вопросы исполнителю или автору задачи. Ну и, конечно, ставить новые задачи себе и коллегам.

9:30. Судя по списку задач, у нас планируется мероприятие для клиентов через 2 недели. Уточняем детали мероприятия, пишем текст. Далее ставим задачу копирайтеру, и уже через час мероприятие размещено на сайте. А вот и первая заявка от клиента!

Для мероприятий в системе есть отдельная процедура обработки заявок.

В первую очередь создаем мероприятие в специальном справочнике «Учет маркетинговых мероприятий». Выглядит он так:

Рис. 3. Список мероприятий

По сути это список мероприятий для клиентов. Здесь мы можем видеть только название, дату, номер в системе и тип мероприятия. Информации маловато, так что заходим внутрь документа.

В этот документ уже детально заносится информация по каждому участнику: название организации, ФИО участника, как с ним связаться, работает ли кто-то уже с этим клиентом, откуда он узнал о мероприятии, а также присутствовал ли на нем. Кроме того, система позволяет делать пометки об участниках. Например, если клиент не уверен, что сможет посетить мероприятие, и просит связаться с ним позже.

Рис. 4. Список регистраций на мероприятие

После проведения мероприятия прямо здесь заполняем: был ли участник на мероприятии, есть ли у него какая-то насущная потребность. Выбираем менеджера, который далее будет связываться с клиентом. Всего 1 кнопка – и «Интересы» разлетелись по менеджерам. В «Интересе» вся информация по клиенту и контактному лицу.

Рис. 5. Документ «Интерес» с информацией по зарегистрировавшемуся клиенту

Далее это уже работа менеджера – связаться с клиентом и узнать его потребности. А рабочий день маркетолога продолжается.

11:15. Поступила информация о том, что планируется выставка для школ через месяц. Надо бы назначить встречу с руководителем подразделения по работе с государственными учреждениями и руководителем отдела маркетинга, чтобы обсудить участие, возможный бюджет и прочие детали. Создаем документ «Собрание».

В первую надо выбрать удобное всем время для встречи. Но как связаться с нужным сотрудником и уточнить эту информацию? Для этого у нас есть «Справочник физических лиц». Введя фамилию сотрудника или выбрав его отдел, можно посмотреть контактную информацию, график работы, а также узнать, не находится ли человек в отпуске.

Рис. 6. Список сотрудников компании с контактной информацией

Добавляем в собрание участников, а также список тем для обсуждения. Никто не любит приходить на встречи неподготовленным. Прямо в «АБФ» проверяем свободность кабинетов. Переговорная будет свободна с 14:45. Бронируем и «проводим» документ.

Рис. 7. Документ «Собрание»

После создания собрания в Outlook всем выбранным лицам приходит напоминание. Самое время заняться другими задачами.

11:30. На наш отдел в «АБФ» поставили заявку на заказ визиток. Всю информацию для заказа можно увидеть прямо в заявке:

Рис. 8. Поступившая заявка на визитки

А если что-то не указано? Пишем прямо в заявке комментарий, напоминание о нем тут же придет автору заявки. Требуется разместить номер мобильного телефона? Ставим в заявке согласование с руководителем. Все пройдет автоматически – не требуется даже вставать со своего рабочего места.

12:30. Пришло напоминание. Это программист выполнил задачу по сайту, поставленную на прошлой неделе. Проверяем, да, все правильно. Ставим в задаче пометку для руководителя, чтобы можно было не проверять и сразу закрыть задачу программиста.

13:00. Время близится к обеду, но надо бы еще сделать отчет за месяц по приобретенным клиентами программным продуктам. 5 минут хватит, для этого у нас есть специальный «Отчет о продажах ПП «1С». Достаточно выбрать период, нажать 1 кнопку…и отчет готов. Проверяем, можно отправлять дальше. Пора пойти перекусить!

14:00. Проверяю почту. Из типографии прислали счет на оплату визиток. Замечательно, но у нас там новый менеджер, и стоимость визиток выглядит подозрительно высокой. Надо проверить. 3 клика (открываем список наших закупок, делаем сортировку по поставщику) и видим, что в прошлый раз цена визиток была дешевле на 2 рубля за штуку, и это при меньшем тираже. Непорядок. Пишем менеджеру письмо со смесью удивления и легкого возмущения. Пара минут — и вот у нас новый счет с приятной ценой. Так-то лучше! Отправляем счет в оплату, здесь же, в «АБФ». Добавляем в согласование руководителя подразделения. С вероятностью 99% уже завтра утром счет будет оплачен.

14:30. Пришло напоминание – через 15 минут встреча для подготовки к выставке. Собираем нужную информацию и вперед!

15:30. Продуктивное совещание, будем участвовать! Информация о договоренностях на встрече уже в «АБФ», в протоколе собрания. А по договоренностям уже созданы задачи для сотрудников. Удобно, а главное, ничего не будет забыто или перепутано.

Рис. 9. Собрание с протоколом встречи

Смотрим в список задач. На сегодня запланирован запуск акции: скидка 20% на автоматизацию склада для клиентов, которые работают с нами уже полгода и более. Заманчивое предложение, надо оповестить об этом целевую аудиторию. Как сделать это быстрее всего? Почтовая рассылка!

В первую очередь ставим заявку с пометкой «Срочно» в наш отдел внутренней автоматизации, чтобы сформировали список почтовых адресов клиентов со следующими критериями: подписанные на рассылку, у которых есть «1С:Управление торговлей» и есть неавтоматизированный склад. Одновременно с этим пишем письмо с информацией по акции и отправляем текст копирайтеру для проверки. Скорость отправки важна, но и ошибки тут недопустимы.

Пока готовили письмо, на почту пришла выгрузка адресов. Обязательно проверяем на ошибки. Из-за того, что наша «АБФ» уже немолода и за это время в компании работало множество сотрудников, в адресах довольно часто встречаются ошибки. Мы, конечно, стараемся их исправлять и бороться с этим, но не всегда результаты сразу заметны.

16:30. Рассылка отправлена, пришли несколько заявок на участие в акции. Приятно!

Еще одна задача на сегодня: проанализировать текущих клиентов, поделить их на сегменты, исходя из установленных систем и сервисов ИТС. Задача непростая. И спрогнозировать, сколько времени потратил бы маркетолог, выполняя эту задачу «руками», без автоматизированной системы, скорее всего, невозможно.

Благодаря «АБФ» даже не нужно об этом задумываться – заявка в отдел внутренней автоматизации и вуаля! Наверняка вы задаетесь этим вопросом, почему заявка, а не специальный отчет, где бы в 2 клика все это вывелось? Такие исследования нужны нам нечасто, в этом году в первый раз. А по трудозатратам будет быстрее сделать разово выгрузку данных, чем делать полноценный отчет и настраивать права просмотра у сотрудников.

Остаток дня посвящен анализу полученных данных, это же настоящая кладезь полезной информации.

17:45. Перед уходом домой надо наполнить список задач комментариями. Что сотрудник успел сделать, а где возникли заминки и почему. Это поможет не забыть, в каком состоянии находится задача, а руководителю держать руку на пульсе и не отвлекаться на уточнения всего подряд. К тому же, если сотрудник заболеет (а это периодически происходит почти с каждым) или уйдет в отпуск, задачи будет максимально просто разбросать на других сотрудников.

Заключение

Конечно, систему «1С» внедряют в первую очередь для специалистов финансового отдела, бухгалтерии, руководителей высшего звена или для автоматизации склада. Но даже в работе маркетолога она может стать очень полезным инструментом, который сократит время на выполнение множества задач.

Система, которая работает уже много лет в нашей компании, – один из примеров того, что «1С» способна помочь почти любому сотруднику. Именно помочь, а не сделать работу более заковыристой и неповоротливой.

Хорошего вам рабочего дня! :)

P.S. Если у вас появилась идея для названия статьи – обязательно напишите ее в комментариях!