НСИ в «1С» – что это и как настроить?

Нормативно-справочная информация (НСИ) или мастер-данные (master data) является неотъемлемой частью любой автоматизированной системы. В рамках программных продуктов «1С» НСИ представляют собой базовые справочники и классификаторы, которые составляют информационный ресурс компании. Как правило, вопросам управления данными уделяют недостаточно внимания, что приводит к дублированию, странным наименованиям и неоптимальной структуре.

Правильно настроенная и автоматизированная НСИ позволяет повысить эффективность управления, снизить риски и улучшить качество данных.

Давайте рассмотрим, что представляет из себя НСИ, какие проблемы управления мастер-данными возникают, цели и задачи НСИ, в каких программах «1С» этот функционал реализован.

Вы узнаете:

• Что такое НСИ в программах «1С»?
• Проблемы управления НСИ
• Цели и задачи единой информационной системы НСИ
• Функции и возможности автоматизации НСИ
• Реализация НСИ в программах «1С»

Что такое НСИ в программах «1С»?

НСИ в «1С» представляет базовые справочники, в которых хранится информация об организациях, контрагентах, счетах, видах операций и прочих объектах системы, необходимых для работы компании.

Ключевая задача управления НСИ – добиться согласованности данных различных структурных подразделений компании.

Проблемы управления НСИ

Одной из основных проблем управления НСИ является параллельное функционирование нескольких информационных систем в компании. Без единого регламента работы со справочниками каждый сотрудник устанавливает собственные правила действий с НСИ. Это приводит к хаосу: появлению дублей, странным наименованиям и неоптимальной структуре информации.

В определенные моменты в компании возникает необходимость в комплексном анализе всех бизнес-процессов. Однако в условиях использования различных систем сравнение данных становится затруднительным – какая-то информация может быть неоднозначно идентифицирована, где-то встречаются дубли. Такие данные мешают корректному формированию отчетов и искажают оценку деятельности компании.

Типичные проблемы при отсутствии централизованного ведения НСИ:

• несогласованность данных в разных информационных системах;
• недостаточная структурированность информации;
• отсутствие стандартного подхода к наименованию позиций товаров;
• неправильное заполнение или дублирование информации в различных базах данных;
• неправильные связи между справочниками и недостаточная структурированность иерархий, что затрудняет навигацию и поиск необходимой информации;
• отсутствие единой стратегии обновления и поддержания НСИ.

Эти проблемы могут привести к ошибкам в отчетности, ухудшению качества анализа и управления компанией в целом. Требуется интеграция НСИ для создания единого пространства с целью повышения эффективности бизнес-процессов.

Отметим, что формирование единого информационного пространства стоит перед любым бизнесом, будь то крупная корпорация или небольшая фирма, поскольку требования к единообразию НСИ универсальны и не зависят от масштабов и структуры организации.

Цели и задачи единой информационной системы НСИ

Основными целями и задачами единой информационной системы НСИ являются:

• создание единого источника достоверной информации для всех отделов компании;
• создание единых шаблонов НСИ во всех информационных системах компании;
• настройка взаимосвязанных справочников и классификаторов;
• контроль качества НСИ: поиск и связывание дублей, контроль содержания справочников, создание эталонных объектов НСИ;
• регламентация процессов информационного обмена;
• повышение эффективности управления и аналитики;
• уменьшение временных затрат на обслуживание справочников и документов;
• минимизация ошибок в работе сотрудников;
• поддержка актуального состояния данных НСИ;
• обеспечение надежного хранения информации;
• обеспечение целостности и согласованности данных;
• упрощение подготовки бухгалтерской отчетности;
• ускорение процессов принятия решений и повышение эффективности управления предприятием.

Функции и возможности автоматизации НСИ

Разработчики фирмы «1С» предлагают широкий спектр инструментов для автоматизации управления НСИ. Как правило, стандартный набор включает:

• импорт и экспорт справочников;
• настройка прав доступа пользователей к справочникам;
• создание связей между элементами НСИ;
• автоматическое обновление и синхронизация данных;
• генерация отчетов и аналитики на основе нормативно-справочной информации;
• простая формализация бизнес-процессов с использованием справочников.

Для настройки НСИ в «1С» необходимо определить список нужных справочников, атрибуты и связи между ними. Затем следует заполнить справочники актуальной информацией, настроить права доступа пользователей и групп.

Таким образом, функционал НСИ в программах «1С» предоставляет пользователю удобные инструменты для хранения, редактирования, поиска и управления различными справочными данными, что позволит существенно упростить процессы работы с информацией.

Для создания единой информационной системы управления НСИ необходимо применить новый комплексный подход, включающий в себя следующие шаги:

• разработка и утверждение нового регламента централизованного ведения НСИ;
• стандартизация справочных данных, хранящихся в различных локальных справочниках в различных информационных системах. Включает: обнаружение дубликатов информации, классификацию объектов, разработку списка характеристик объектов, выявление некорректно описанных объектов и другие мероприятия;
• загрузка проверенных данных в систему управления НСИ.

Реализация НСИ в программах «1С»

Нормативно-справочная информация встроена во многие программные продукты «1С». Для этих целей вы можете использовать решения: «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией», «1С:ERP Управление предприятием», «1С:ERP Управление холдингом», «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Бухгалтерия» и другие. Каждая из конфигураций реализует НСИ в соответствии с задачами целевых пользователей, однако, базовые принципы управления остаются общими.

Кратко рассмотрим ключевые возможности программ «1С» в части автоматизации НСИ:

• «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» является совместным продуктом класса MDM (Master Data Management) – комплекс организационных мер и средств, предназначенный для управления нормативно-справочной информацией.

Внедрение программы подойдет для автоматизации процессов консолидации, первичной обработки и ведения нормативно-справочной информации на крупных и средних предприятиях различных отраслей. Основное преимущество – сервис обеспечивает функции интеграции НСИ между различными учетными и информационными системами.

«1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» поддерживает следующие возможности:

• управление содержимым справочников НСИ;
• просмотр и поиск содержимого справочников НСИ;
• управление заявками на ввод/изменение справочной информации;
• создание и настройка произвольных справочников в пользовательском режиме;
• синхронизация справочников НСИ;
• интеграция (загрузка/выгрузка) справочников НСИ;
• администрирование справочников НСИ (рис.1).

«1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:ERP Управление холдингом»

«1С:ERP» – это флагманское решение «1С» для комплексной автоматизации многопрофильных предприятий на одной мощной платформе.

В программах «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:ERP Управление холдингом» есть отдельный раздел в меню под названием «НСИ и администрирование», который включает две категории: «Настройка НСИ и разделов» и «НСИ», содержащую различные справочники. Первая категория обязательно содержит нормативно-справочную информацию для различных областей, таких как: казначейство, заработная плата, кадры, налоги (рис.2).

Основой НСИ для учета расходов в «1С:ERP» является справочник «Статьи расходов». Этот иерархический справочник может иметь несколько уровней и обычно содержит несколько предопределенных статей.

Еще одним важным справочником системы является «Номенклатура». Данные о номенклатуре и связанной с ней информации (например, тип товара, количество и цены) в «1C:ERP» хранится в справочниках «Виды номенклатуры» и «Номенклатура». Ключевым здесь является справочник «Вид номенклатуры», откуда наследуются большинство реквизитов карточки номенклатуры (рис.3).

Кроме того, в «1C:ERP» можно работать с двумя другими справочниками: «Партнеры» и «Контрагенты». Справочник «Партнеры» используется для регистрации взаимодействий и расчетов с партнерами в целях управленческого учета. В состав справочника «Контрагенты» входят контакты и сведения о юридических или физических лицах для ведения регламентированного учета расчетов с партнерами.

«1С:Управление нашей фирмой»

«1С:Управление нашей фирмой» включает все необходимое для автоматизации малого бизнеса в одной программе.

В разделе нормативно-справочной информации в конфигурации находятся справочники, необходимые для эффективной работы в большинстве компаний сферы продаж. Эти справочники предоставляют возможность быстро редактировать и добавлять информацию, необходимую для успешного ведения бизнеса (рис.4)

Основные справочники содержат информацию о структуре компании и ее номенклатуре, в то время как дополнительные могут включать классификаторы с данными о всеобщих классификациях, такие как: реквизиты банка и классификация адресов. Для торговых предприятий дополнительные справочники могут содержать информацию о складах, торговых точках и кассовых аппаратах, в то время как структура больших компаний сферы производства может быть более сложной.

Компании в сфере услуг обычно имеют более простую структуру, основанную на предоставляемых услугах клиентам, а также содержат информацию об организации и ее контрагентах. Нормативная и справочная информация может быть организована в отдельных разделах меню или включена в различные справочники под разделами «Компания», «Настройка» или «Справочники».

Подведем итоги

Правильно настроенная и эффективно управляемая нормативно-справочная информация в «1С» является важным инструментом для успешной работы компании, улучшения управленческих процессов и повышения общей эффективности бизнеса.

НСИ встроена во многие программные продукты «1С», такие как: «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией», «1С:ERP», «1С:ERP Управление холдингом», «1С:Управление нашей фирмой» и другие. Каждая из конфигураций реализует НСИ в соответствии с задачами целевых пользователей, однако, базовые принципы управления остаются общими.

Автоматизация НСИ с помощью программ «1С» позволит значительно сэкономить время и усилия на управлении данными, навести порядок в отчетах, снизить вероятность ошибок и улучшить качество принимаемых решений. Если в вашей компании есть проблемы с управлением НСИ и требуется помощь квалифицированных специалистов, вы всегда можете обратиться к нам с помощью формы ниже.