Учет хозяйственной деятельности любого предприятия подразделяется на четыре основных вида: налоговый,
бухгалтерский, статистический и оперативный. В этом материале речь пойдет об оперативном учете, о его целях,
особенностях, преимуществах и возможностях автоматизации.
Вы узнаете:
Что представляет собой оперативный учет?
Оперативный учет (ОУ) – это ежедневная, непрерывная фиксация фактов и процессов хозяйственной жизни
организации. Этот учет формируется на базе первичной документации, например:
- платежные документы;
- накладные;
- договоры;
- приказы;
- счета и счета-фактуры;
- требования;
- авансовые отчеты и т. д.
«Первичка» формируется в момент совершения операции, именно поэтому ОУ назван «оперативным».
ОУ является важной составной частью управленческого учета, наряду со стратегическим управленческим учетом
(рис.1). Результаты ОУ – это база для формирования любых других учетов, основание для различных типов
анализа и принятия управленческих решений.
К показателям, которые отслеживаются через оперативный учет, относятся:
- факты финансово-хозяйственной деятельности;
- хозяйственные явления и процессы, такие как: наличие запасов, бесперебойность производственного
цикла, объемы выпуска продукции и товаров, денежные поступления и другие направления.
ОУ – не просто инструмент сбора данных, но и мощный механизм управления бизнесом. Своевременное,
правильное и точное получение данных обо всех хозяйственных операциях обеспечивает руководство
необходимой информацией для принятия стратегических и оперативных решений.
Цели оперативного учета
Цели оперативного учета многообразны и включают в себя несколько ключевых аспектов:
- Ежедневный сбор хозяйственной информации. Одна из определяющих задач ОУ – быстрый
ежедневный сбор данных о хозяйственной деятельности компании. Это означает, что каждый день
фиксируются все операции, связанные с производством, продажами, движением денежных средств
и другими объектами учета. Зачастую эти процессы происходят на основании документов первичного
бухгалтерского учета, но не только. Благодаря этой информации руководство компании может
в реальном времени оценивать текущее состояние дел.
- Сбор данных бухгалтерского учета. ОУ позволяет не только своевременно фиксировать все
финансовые операции, но и подготавливать данные для последующей аналитической работы, включая
расчет налогов и составление финансовых отчетности.
- Уточнение данных. Ежедневный мониторинг данных о себестоимости продукции, объемах выпуска,
расходах на заработную плату и других ключевых показателях позволяет более точно оценивать
рентабельности и эффективности производства.
- Оценка финансовых показателей. ОУ позволяет оперативно с высокой точностью оценивать
рентабельность бизнеса, его эффективность и другие важные финансовые показатели. Это позволяет
принимать быстрые и обоснованные управленческие решения, направленные на оптимизацию работы
предприятия.
В чем заключаются особенности оперативного учета?
ОУ имеет ряд принципиальных отличий от других видов учета, включая бухгалтерский, налоговый и статистический.
Можно выделить ряд следующих ключевых особенностей:
- В отличие от бухгалтерского учета, который фиксирует количественные результаты операций
(в денежном и натуральном значении), ОУ позволяет не только следить за выполнением задач
в количественном выражении, но и оценивать качество и сроки их исполнения. Это достигается
за счет анализа факторов, влияющих на отклонения от установленных стандартов.
- Хозяйственные операции в оперативном учете могут отслеживаться не только с использованием
финансовых данных, но и через нефинансовые показатели. Это позволяет получить более полную картину
состояния предприятия, учитывая как его экономическое благополучие, так и качественные аспекты
работы.
- Основой оперативного учета является аналитическое отражение операций и процессов. Это
подразумевает не просто фиксацию данных, а их анализ и интерпретацию для выявления тенденций,
рисков и возможностей улучшения деятельности.
- Для оперативного учета используются различные инструменты, чтобы отобразить нужную информацию:
аналитические карточки, таблицы, графики и т.д. Это делает его более гибким и адаптируемым под
нужды менеджмента, позволяя в реальном времени отслеживать и контролировать ключевые показатели
эффективности.
- Ведение ОУ осуществляется непосредственно на местах, где происходит выполнение операций или
процессов. Это обеспечивает максимальную точность и актуальность данных, что невозможно в случае
с бухгалтерским учетом, где данные могут быть доступны с задержкой.
Кроме принципиальных, основополагающих признаков ОУ, расскажем об особенностях ведения такого учета:
- Отражение деятельности всех подразделений позволяет видеть общую картину и взаимосвязи между
различными секторами предприятия.
- Увязка процессов – создает понимание того, как отдельные процессы, выполняемые разными звеньями
производства, влияют друг на друга.
- Возможность мгновенного реагирования на изменения и конкретные проблемы.
- На основе оперативного учета разрабатываются стратегии и принимаются решения, направленные
на улучшение эффективности.
- Оперативный учет активно интегрируется с информационными системами, что повышает скорость
и точность сбора данных (автоматизация).
- Благодаря быстрому и ежедневному сбору информации осуществляется своевременное обобщение числовых
данных, что позволяет оценивать состояние компании в реальном времени.
Преимущества ведения оперативного учета
Вести или не вести оперативный учет, в каком объеме и каким способом это делать, решает каждая компания
отдельно. Но те предприятия, которые отказываются от ведения ОУ или делают это фрагментарно и не системно,
лишаются ряда важных преимуществ:
- Быстрая обработка данных позволяет менеджменту реагировать на изменения в хозяйственной
деятельности в режиме реального времени.
- Оперативный учет помогает отслеживать наличие запасов, что критически важно для планирования
производства и снабжения.
- Понимание объемов поступающих денежных средств за продукцию или услуги позволяет эффективно
управлять ликвидностью.
- Данные оперативного учета становятся основой для анализа и прогнозирования, позволяя компании
адаптироваться к изменениям на рынке.
Еще один плюс в пользу ведения ОУ – этот вид учета, в отличие от бухгалтерского или любого другого, как
правило, не требует много времени, а при автоматизации процесса становится и вовсе мгновенным.
Методы ведения оперативного учета
Это инструменты, с помощью которых менеджмент получает адекватные данные о текущих ситуациях в организации за
определенный период. Рассмотрим основные элементы этого метода:
- Наблюдение за хозяйственными операциями. Это не только регистрация отдельных фактов
финансово-хозяйственной деятельности, но и наблюдение за процессами, которые не поддаются учету
в традиционном бухгалтерском смысле. Например, метод позволяет отслеживать выполнение задач, время
их выполнения, качество и соответствие плановым показателям.
- Контроль за явкой сотрудников позволяет оценивать дисциплину труда, прогнозировать потребности
в рабочей силе и управлять графиком работы так, чтобы обеспечить эффективное использование трудовых
ресурсов.
- Анализ режима технологического процесса позволяет выявлять узкие места, оптимизировать
производство, уменьшать потери времени и материалов, а также повышать качество
продукции.
- ОУ также включает в себя мониторинг использования производственных мощностей и контроль
за простоями. Это критично для оценки эффективности использования оборудования, планирования
его закупок или модернизации.
Автоматизация оперативного учета
Автоматизация ОУ – это процесс внедрения информационных технологий и программного обеспечения для ведения
текущего учета хозяйственной деятельности предприятия. Автоматизация включает использование
специализированных систем, которые позволяют в реальном времени отслеживать движение товаров, материалов,
оборудования, денежных средств и других ресурсов.
Таким образом, автоматизация решает сразу несколько важных задач при ведении ОУ:
- Снижает влияние человеческого фактора и, соответственно, минимизирует ошибки в учете.
- Информация регистрируется и обрабатывается моментально, обеспечивая высокую скорость
учета.
- Система автоматизации помогает более эффективно управлять запасами, производством, снабжением
и сбытом, сокращая излишние затраты и повышая рентабельность бизнеса.
- При автоматизации хозяйственных операций соблюдается принцип доступности и прозрачности данных,
что облегчает контроль и предотвращает злоупотребления.
- Автоматизация позволяет снизить использование бумаги и затраты на архивацию документов, делая
информацию легкодоступной в электронном виде.
Семь признаков, когда компании нужно интегрировать систему автоматизации ОУ:
- Использование бумажных журналов или таблиц Excel не только архаично, но и подвержено ошибкам
и потере данных – пора автоматизировать учет.
- Когда используемые программы не покрывают все процессы компании или охватывают
их частично.
- Если специалисты вынуждены вести учет в нескольких системах одновременно, то это указывает
на необходимость внедрения единого решения для всех процессов.
- Невозможность быстро получить финансовые результаты – это сигнал того, что система учета устарела,
и следует обратить внимание на новые решения и их версии.
- Если учетная информация не структурирована и не прозрачна, это может привести к управленческим
ошибкам.
- Когда данные не представлены в удобной для анализа и принятия решений форме.
- Если на основе текущих данных невозможно эффективно планировать будущее, значит учет требует
модернизации.
Что включает автоматизация оперативного учета?
Компонент |
Описание |
Производственный учет |
- Учет складских остатков, их количества и перемещения.
- Контроль за расходом материалов в процессе производства, другие
статьи расходов.
- Ведение учета бракованной продукции для определения причин брака и улучшения
качества продукции.
|
В области закупок |
- Учет всех поступлений товарно-материальных ценностей.
- Взаиморасчеты с поставщиками, контроль за сроками поставок и оплат.
- Мониторинг договоров и контрактов, анализ условий закупок
|
Запасы |
- Управление остатками сырья, материалов и расходных материалов
- Планирование закупок для предотвращения дефицита ресурсов.
- Отслеживание уровня запасов для предотвращения излишка и застоя
|
Складской учет |
- Контроль уровня запасов на складе, их местоположение и количество.
- Отслеживание перемещения товаров в рамках предприятия или между складскими
помещениями.
- Контроль за сроками годности товаров для предотвращения списания по причине
истечения срока годности.
|
Учет продаж |
- Ведение учета дебиторской задолженности, работа с клиентами.
- Создание и мониторинг планов платежей.
- Анализ продаж по различным параметрам: продуктам, категориям, регионам, контрагентам.
|
Себестоимость и управленческий учет |
- Оценка и анализ себестоимости выпускаемой продукции на основе данных оперативного учета и бухгалтерии.
- Формирование управленческой отчетности, которая предоставляет руководству полную картину о состоянии бизнеса.
- Оптимизация затрат за счет детального учета и анализа производственных процессов.
|
Программы для оперативного учета «1С»
При внедрении автоматизированных систем важным решением становится выбор программного обеспечения. Лидером на
российском рынке по праву считается фирма «1С». Разработчик выпускает самые разнообразные программные
продукты, ориентированные для различных целей и задач пользователей.
Возможности и функционал ПО от «1С» для автоматизации оперативного учета на примере четырех популярных
продуктов представлены в таблице.
Автоматизация учета |
«1С:Комплексная автоматизация» («1С:КА») |
«1С:Розница» |
«1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ») |
1С:Управление торговлей («1С:УТ») |
Управление закупками |
есть |
есть |
есть |
есть |
Продажи |
есть |
есть |
есть |
есть |
Маркетинг |
есть |
есть |
есть |
есть |
Управление складом и запасами |
есть |
есть |
есть |
есть |
CRM |
есть |
нет |
есть |
есть |
Планирование |
есть |
нет |
есть |
есть |
Финансовые результаты |
есть |
нет |
есть |
есть |
Учет персоналом и зарплатой |
есть |
есть |
есть |
нет |
Производственный учет |
есть |
нет |
есть |
нет |
Маркировка товаров |
есть |
есть |
есть |
есть |
Каждый из представленных программных продуктов предназначен для определенных целей:
- «1С:Комплексная автоматизация»
– подходит для предприятий любого размера, которые хотят интегрировать все аспекты своей
деятельности в единую систему. Программа объединяет функционал для управления финансами,
производством, торговлей и другими процессами, обеспечивая комплексный подход к автоматизации
и анализу данных.
- «1С:Розница» – подходит для магазинов, торговых сетей
и предприятий, занимающихся розничной продажей товаров. Программа позволяет управлять продажами,
запасами, кассовыми операциями и отчетностью. Поддерживает работу с различными формами расчетов
и интеграцию с онлайн-кассами.
- «1С:Управление нашей фирмой» – комплексное
управление малым и средним бизнесом. Подходит для компаний, которые нуждаются в управлении финансами,
продажами, закупками и производственными процессами. Программа включает в себя функционал для учета,
планирования и анализа деятельности компании, а также позволяет вести бухгалтерский и налоговый
учет.
- «1С:Управление торговлей» – подходит для оптовых
и розничных компаний, дистрибьюторов и торговых сетей. Программа позволяет управлять закупками,
продажами, складскими запасами и клиентской базой, а также формировать отчеты для анализа
эффективности бизнеса.
Каждый из этих продуктов имеет свои особенности и может быть адаптирован под конкретные нужды бизнеса.
Ищете программу «1С» для автоматизации оперативного учета?
На странице каталога нашего сайта вы найдете список лицензионных программ
«1С». Здесь вы сможете выбрать и купить программу «1С» у официального партнера фирмы «1С».
Позвоните нам по номеру +7 495 660-18-12 или закажите обратный звонок с помощью формы обратной связи.
Наши менеджеры проконсультируют вас по всем вопросам и помогут подобрать решение «1С» под задачи
вашей компании.
Подведем итоги
Оперативный учет – не просто инструмент сбора данных, но и мощный механизм управления бизнесом.
Своевременное, правильное и точное получение данных обо всех хозяйственных операциях обеспечивает
руководство необходимой информацией для принятия стратегических и оперативных решений.
Автоматизация оперативного учета – важный фактор для успешного развития бизнеса в современных условиях.
Автоматизация обеспечивает мгновенный доступ к текущей информации, позволяя принимать своевременные и
обоснованные управленческие решения. Эффективное управление запасами, производством, закупками и продажами
становится возможным благодаря оперативному учету, что минимизирует ошибки, сокращает издержки, ускоряет
процесс обслуживания клиентов и повышает общую конкурентоспособность предприятия.
Если вам требуется подбор и внедрение программ «1С» для автоматизации ОУ, обращайтесь за помощью в нашу
компанию.