Как автоматизировать работу отдела по охране труда с помощью «1С:ЗУП КОРП»

Служба охраны труда – часть структуры компании, позволяющая управлять рисками в области охраны здоровья и безопасности труда сотрудников.

Многие работодатели, заботящиеся о комфорте и безопасности условий труда сотрудников, создают и внедряют данную службу. Более того, наличие подобного подразделения помогает организациям успешно проходить сертификацию на соответствие требованиям международных стандартов.

Охрана труда в «1С:ЗУП 8 КОРП» предусматривает системный подход к автоматизации работы с кадрами. Среди явных преимуществ программы – подготовка документации по специальной оценке условий труда (СОУТ), сбор и хранение данных о несчастных случаях, учет и планирование инструктажей. Подробнее о том, как «1С:ЗУП 8.3» решает эти задачи, читайте в нашем материале.

Вы узнаете:

• Какие возможности по охране труда в «1С:ЗУП 8.3»?
• Что важно знать об инструктажах по охране труда в «1С:ЗУП 8.3»?
• Специальная оценка условий труда: пошаговое руководство по созданию документа.
• Как регистрировать несчастные случаи в «1С:ЗУП 3.0»?

Какие возможности по охране труда в «1С:ЗУП 8.3»?

Охрана труда – неотъемлемая часть производственной деятельности компании, направленная на обеспечение работников безопасными условиями занятости. Создать такие условия – одна из приоритетных задач руководителя. Причем сформировать отдел или нанять отдельного специалиста необходимо всем организациям и бизнесменам с кадровым составом свыше 50 человек. Предписание актуально для любых видов коммерческой деятельности: от производства до сферы обслуживания (рис. 1).

Защита прав трудящихся предписывает исполнение следующих задач:

• проверка профессиональных качеств работников согласно их специализации и должности;
• контроль за соблюдением инструкций и правил техники безопасности;
• оценка квалификаций и навыков у соискателей при трудоустройстве.

Многофункциональное решение «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» отлично подходит для выполнения поставленных задач. В нем предусмотрены разделы (рис. 2):

• СОУТ. Создан, чтобы упростить подготовку документации, регистрировать заключения исследований, автоматически заполнять утвержденные шаблоны и формировать декларации.
• Инструктажи. Блок разработан для организации обучения и проверки знаний работников компании. В нем хранится информация о разновидностях, сроках и результатах прохождения инструктажей.
• Несчастные случаи. Позволяет создавать протоколы опросов участников событий: пострадавших, очевидцев и других должностных лиц. Анализировать причины происшествий, определять факторы риска, вести обобщенную статистику.
• Медицинские осмотры. Раздел необходим для создания направлений на медосмотры, формирования заключений, составления отчетности, регистрации факторов вредности.

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8 КОРП» с предопределенным профилем «Инженер по охране труда» видно только ограниченный функционал программы, а именно раздел «Охрана труда» (рис. 3).

Персональные данные по личной карточке сотрудника открыты для инженера по охране труда в объеме, достаточном для заполнения печатных форм документов (рис. 4, 5).

Во время работы специалист может легко пользоваться информацией, занесенной в систему «1С» другими пользователями: персональными данными сотрудников, сведениями о должностях, штатном расписании организации. Но «1С:ЗУП КОРП» не позволит ему внести изменения в справочники и увидеть конфиденциальную информацию по начислениям. Этого обычно опасаются бухгалтера и кадровики, открывая специалисту по охране труда доступ в программу.

Также, как вы знаете, права и доступы к данным настраиваются под нужды конкретного пользователя. Можно дать право доступа, например, к разделу «Обучение и развитие» (рис. 6).

Если инженеру по охране труда добавить предустановленный профиль «Менеджер по обучению», ему будет доступен раздел «Обучение и развитие» (рис. 7).

Что важно знать об инструктажах по охране труда в «1С:ЗУП 8.3»?

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8 КОРП» есть блок, позволяющий разрабатывать график инструктажей, создавать отдельные правила безопасности для каждого подразделения, проверять работу ответственного специалиста. Вы можете:

• сохранять информацию о проведенных мероприятиях;
• вести календарь инструктажей;
• получать напоминания о плановых событиях;
• оперировать данными о результатах обучения при составлении отчетности по несчастным случаям.

Для удобства пользователей в системе уже есть часть информации. Например, настроено несколько видов инструктажей, из которых вы можете выбрать необходимый для работы: вводный, внеплановый, целевой, первичный и повторный (рис. 8).

Если вы хотите получать напоминания об инструктаже, то при его создании укажите:

• причину проведения контроля (рис. 9);
• его сроки и способ (рис. 10);
• специальности или рабочие места, для которых он предназначен (рис. 11).

Журнал учета «Инструктажи по охране труда» создается на основании проведенных инструктажей (рис. 12, 13). Благодаря тому, что программа регулярно обновляется, у пользователя всегда есть печатная форма документа, соответствующая требованиям текущего законодательства (рис. 14).

В личных карточках работников хранится вся информация об инструктажах. Она позволяет собирать отчеты как по контролируемым, так и по просроченным событиям (рис. 15). Мероприятия с истекшим сроком действия выделяются в документах красным цветом.

Наглядная форма отчетов (с выделением просроченных мероприятий) помогает увидеть общую картину ситуации на предприятии. При отклонении от графиков принять соответствующие меры, настоять на прохождении инструктажей (рис. 16).

Специальная оценка условий труда: пошаговое руководство по созданию документа

СОУТ или специальная оценка условий труда – это комплексная экспертиза, направленная на выявление и оценку нарушений при организации рабочих мест сотрудников. Для этого уполномоченный эксперт проводит различные обследования в отношении ряда факторов, характеризующих степень комфортности труда (микроклимат в помещении, освещение, шумы, вибрации, температура и т.д.). По итогам предпринятых мер определяются классы (подклассы) условий труда. Показатели либо укладываются в нормы, либо признаются вредными и опасными, негативно влияющими на здоровье и жизнь работника. Так СОУТ позволяет создать на предприятии условия безопасности и комфорта, в противном случае – определить компенсации, предписанные сотруднику ТК РФ.

Рассмотрим, как в программе «1С:ЗУП 8 КОРП» составить документ по СОУТ:

1. создаем документ «Подготовка спецоценки условий труда»;
2. на закладке «Рабочие места» заполняем все информационные поля и выбираем рабочие места, по которым планируется спецоценка (рис. 17);
   Рис. 17. Поле «Рабочие места»
3. заполняем закладку «Комиссия» (рис. 18);
   Рис. 18. Поле «Комиссия»
4. с помощью кнопки «Печать» выводим следующие печатные формы:
   • приказ о создании комиссии (рис. 19, 20);
   • перечень рабочих мест (рис. 21);
   • заявку на проведение специальной оценки условий труда (рис. 22);
   
   Рис. 19, 20. Приказ о создании комиссии по СОУТ Рис. 21. Список рабочих мест для СОУТ Рис. 22. Заявка на проведение СОУТ

   Справка:
   Если вас не устраивает шаблонный приказ, в программе предусмотрена возможность внести изменения и сохранить макет приказа в соответствии с принятым в вашей компании стандартом.

5. на основании созданного и проведенного документа формируем «Декларацию соответствия условий труда» и «Результаты сцецоценки условий труда» (рис. 23-27).

В итоге, сформировав последовательно документы, вы получаете печатные формы приказов и заключений. Эти документы обычно ведутся в компаниях в текстовом редакторе Microsoft Word и хранятся исключительно в бумажном варианте, что затрудняет повторную подготовку данных форм (рис. 28).

Кроме того, в «1С:ЗУП 8.3» есть предустановленные отчеты. Инженер по охране труда может их формировать, если заполнит первоначальные данные в штатном расписании (рис. 29).

Как регистрировать несчастные случаи в «1С:ЗУП 3.0»?

В программе «1С:ЗУП КОРП» можно: вести учет производственных аварий и инцидентов, указывать причины их возникновения и хранить материалы по каждому происшествию. Причем получится не только зафиксировать сведения о случившемся, но и прикрепить необходимые документы (протоколы опроса и осмотра, акты расследования, фотографии, извещения и т.д.). Такая информация помогает вовремя выявить причины травматизма, принять профилактические меры, а также решить вопрос об ответственности виновных и возмещении ущерба пострадавшим (рис. 30).

Блок «Несчастные случаи» в «1С:ЗУП 3.0» содержит инструменты для подготовки всей необходимой документации (рис. 31).

Перечень всех возможных травм и происшествий отражены в справочнике «Виды происшествий» (рис. 32).

Рассмотрим порядок действий, какими зафиксировать несчастный случай в «1С:ЗУП 3.0»:

1. создайте документ «Несчастный случай на производстве»;
2. заполните закладку «Общие сведения» (рис. 33);
   Рис. 33. Поле «Общие сведения»
3. заполните закладку «Комиссия» (рис. 34);
   Рис. 34. Поле «Комиссия»
4. заполните закладку «Обстоятельства» (рис. 35);
   Рис. 35. Поле «Обстоятельства»
5. заполните закладку «Протокол осмотра» (рис. 36-38);
   
   
   Рис. 36-38. Поле «Протокол осмотра»
6. заполните закладку «Заключение» (рис. 39);
   Рис. 39. Поле «Заключение»
7. сформируйте необходимые печатные формы (рис. 40);
   Рис. 40. Перечень возможных печатных форм
8. на базе документа «Несчастный случай на производстве» создайте документ «Последствия несчастного случая» и «Протокол опроса участников несчастного случая» (рис. 41, 42).

Подведем итоги

В нашей статье мы рассказали, как легко и просто автоматизировать работу отдела по охране труда в «1С:Предприятии 8». Теперь вы умеете вести учет инструктажей, расследовать инциденты и аварии, проводить различные мероприятия по СОУТ. Но даже это далеко не все, на что способна программа «1С:Зарплата и управление персоналом». В следующий раз вы узнаете, как в «1С» ускорить процесс подбора кадров, правильно рассчитать льготы или организовать электронное обучение сотрудников.

Подписывайтесь на наш блог, чтобы узнавать все первыми! А мы подскажем, как снизить возможные риски и выйти на новый уровень производственной безопасности.