ЭДО для новичков: что это и как работает?

Каждый бизнес сталкивается с необходимостью обмена документами — будь то контракты с поставщиками, акты выполненных работ, счета на оплату и т.п. Можно потратить кучу времени и ресурсов на печать, доставку и архивирование бумаг, а можно перейти на электронный документооборот (ЭДО) и забыть о головной боли, связанной с бумажной волокитой.

ЭДО – это симбиоз скорости и удобства, позволяющий моментально обмениваться важной информацией как между физическими, так и юридическими лицами. Все документы создаются в цифровом формате, подписываются электронной подписью и имеют полную юридическую силу!

Что такое ЭДО, как работает электронный документооборот, каких видов бывает, его плюсы и минусы – об этом пойдет речь в нашей статье. Постараемся просто и доступно рассказать о том, что важно знать об ЭДО и подскажем, как начать им пользоваться.

Вы узнаете:

• Что такое ЭДО?
• Кому будет полезен ЭДО?
• Как работает электронный документооборот?
• Разновидности ЭДО
• Преимущества электронного документооборота
• Минусы ЭДО
• Как определить, когда переходить на ЭДО?
• Как начать использовать ЭДО
• Какие виды электронной подписи существуют?
• Чем отличается СЭД от ЭДО
  • «1С:Документооборот»
  • «1С-ЭДО»
• Как совместить бумажный и электронный документооборот?

Что такое ЭДО?

Хотя документы можно подписывать и в бумажном виде, этот процесс занимает много времени и может вызывать неудобства: бумаги могут потеряться, сложно их искать, они занимают физическое пространство. Электронный документооборот – это эффективный и быстрый способ передачи информации между физическими и юридическими лицами. При этом все документы создаются в цифровом формате и подписываются с помощью электронной подписи, что придает им юридическую силу.

ЭДО открывает массу возможностей: вы можете обмениваться документами с клиентами и партнерами, отправлять информацию в государственные органы, сдавать отчетность, получать ответы на запросы и выписки, а также контролировать и согласовывать контракты — все это без лишних затрат времени!

Системы ЭДО позволяют автоматизировать почти все процессы, связанные с документами: создание, обработка, согласование с руководством, обмен с контрагентами, архивирование и защита данных. Все это значительно удобнее и быстрее по сравнению с бумажной рутиной.

Кому будет полезен ЭДО?

ЭДО будет особенно полезным для крупных компаний, которые работают с тысячами документов каждый месяц. Внедрение этой системы поможет сократить расходы и сэкономить круглые суммы каждую рабочую неделю. Давайте не забывать и о рисках: благодаря ЭДО вы уменьшаете вероятность утери документов, ошибок и, как следствие, штрафов от налоговой.

Малый и средний бизнес также может получить выгоду: безбумажный документооборот — это шанс ускорить процесс получения оплаты за товары и услуги. Чем быстрее документы дойдут до клиента, тем быстрее вы сможете получить деньги. Даже если сейчас у вас всего несколько контрактов в месяц, не забывайте, что крупные заказчики могут стать вашему бизнесу доступны, требуя подключения к ЭДО.

Важно помнить, что хотя большинство компаний переходят на ЭДО по собственному желанию, в некоторых случаях это требование становится обязательным. К примеру, если ваша фирма работает с маркированными товарами, прослеживаемыми импортными товарами или участвует в государственных закупках.

Как работает электронный документооборот?

Независимо от масштаба вашего бизнеса принцип работы с электронным документооборотом будет одинаковым:

1. Создание и отправка документа: отправитель создает документ, подписывает его своей электронной подписью и отправляет контрагенту. Если получатель еще не пользуется технологией ЭДО, он получит на свою электронную почту приглашение зарегистрироваться в системе.
2. Обработка документа: контрагент получает документ и принимает решение – утвердить его или отклонить, при этом указывает причину своего решения.
3. Получение ответа от отправителя: отправитель получает подписанный экземпляр от контрагента. Если были замечания, он исправляет документ и отправляет исправленную версию или создает новый электронный документ.

Разновидности ЭДО

Электронный документооборот можно разделить на две категории:

По сфере правовых отношений:

• внутренний — обмен документами внутри компании;
• внешний — обмен документами с контрагентами;
• с государственными структурами — документальный обмен с различными государственными ведомствами, например, для сдачи отчетности или получения информации о контрагентах.

По характеру документов: сюда входят все виды документов, которые могут проходить через систему ЭДО.

Преимущества электронного документооборота

• Юридическая значимость: документ, подписанный электронной подписью, имеет такую же силу, как и подпись на бумаге. Его можно использовать в суде или предоставить в ФНС.
• Скорость: один из главных плюсов электронного документооборота. Электронные документы передаются за считанные секунды, сокращает время обработки до 75%!
• Прозрачность процессов: ЭДО позволяет отслеживать все этапы обработки документа, и вам будет видно, на каком этапе он «завис». Например, можно запросить у контрагента ускорить процесс согласования.
• Экономия: переход на ЭДО помогает существенно сократить расходы на бумагу, канцелярию, услуги курьеров и почтовую пересылку. К примеру, отправка письма Почтой России может стоить от 27 рублей, а это сумма, которую можно сэкономить, и это только на одном письме!
• Сокращение бумажной волокиты: забудьте о громоздких папках и архивах — электронные документы не потеряются и не испортятся со временем.
• Меньше ошибок и рутинной работы: с ЭДО оформление документов станет проще, количество ошибок и потерь времени сократится благодаря настройкам системы. Например, системы автоматизации документооборота не позволят подписать документ неуполномоченному лицу или ввести некорректную дату.
• Мгновенный поиск: ЭДО позволяет создать базу документов, среди которых вы сможете быстро найти нужные по ключевым реквизитам.
• Простота в использовании: согласовать и отправить документ можно одним нажатием кнопки, забыв о трудоемких процессах при работе с бумагами.
• Безопасность: документы передаются по защищенным каналам, что обеспечивает сохранность конфиденциальной информации.
• Удаленный доступ: вы можете отправлять документы из любой точки мира, не вставая с рабочего места или даже находясь дома.

Минусы ЭДО

Конечно, у электронного документооборота есть и свои недостатки:

• Необходимость резервного копирования: рекомендуется сохранять электронные документы не только в системе, но и на независимых носителях: собственном сервере, внешнем диске или флешке.
• Сопротивление сотрудников: если ваша команда привыкла работать с бумагами, в начале они могут неохотно воспринимать новые технологии.

Как определить, когда переходить на ЭДО?

Проверьте себя по следующему чек-листу. Если на большинство вопросов вы ответите «нет», это сигнализирует о том, что пришло время изучить рынок систем электронного документооборота и подобрать оптимальную для вас.

• В спорных ситуациях вы можете легко найти не только карточку документа, но и его подписанные оригиналы, а также скан-версии бумажных документов.
• Вы осведомлены о том, на каком этапе находится процесс подписания, благодаря видимой цепочке согласования документа.
• Вы можете видеть, какие документы были подписаны вашими контрагентами, а какие остались без подписи.
• При запросе от ФНС вы быстро соберете и отправите документы по конкретному контрагенту за указанный период.

Как начать использовать ЭДО

Для успешного обмена электронными файлами участникам процесса нужно:

1. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) для руководителя и всех пользователей системы ЭДО, которые будут подписывать документы.
2. Выбрать оператора ЭДО и заключить с ним договор, а также подключиться к облачной системе документооборота для обмена документами.
3. Внедрить систему электронного документооборота.
4. Обучить сотрудников работе с системой.
5. Начать обмен данными и наслаждаться быстрой скоростью обработки документов.

Какие виды электронной подписи существуют?

Когда речь идет о первичной документации и взаимодействии с контрагентами, вам неизменно понадобится квалифицированная электронная подпись. Ее же используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП вы можете зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, обратиться в суд или заключить трудовой договор удаленно.

Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота. Она идеально подходит для подписания приказов, инструкций, заявлений и справок, а также для обмена документами с иностранными контрагентами.

В редких случаях применяется простая подпись, в основном, когда дело касается физлиц: погашение штрафов ГИБДД, получение услуг на портале «Госуслуги» или же интернет-покупки.

Чем отличается СЭД от ЭДО?

Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой программное обеспечение, предназначенное для оптимизации работы с документами. В основном СЭД используется для автоматизации внутреннего документооборота, когда сотрудники могут просматривать и подписывать документы в одной системе.

ЭДО, в свою очередь, служит для внешнего обмена, позволяя отправлять электронные документы контрагентам. Некоторые системы СЭД могут иметь надстройки для ЭДО. Если вы выбираете комплексную и функциональную СЭД, мы рекомендуем изучить возможности программы «1С:Документооборот 8». Это современная система управления корпоративным контентом (ECM). В одной программе собраны обширные возможности для управления документами и процессами, а также для взаимодействия сотрудников.

«1С:Документооборот 8» не просто автоматизирует работу с документами и ведение делопроизводства, программа также способствует совместной работе, управлению проектами, контролю задач и дисциплине в исполнении. Это особенно актуально сейчас, в условиях удаленной работы компаний.

Если вам нужен простой и эффективный сервис, рекомендуем «1С-ЭДО». Это удобное и многофункциональное решение для электронного документооборота. Предоставляет возможность мгновенного обмена юридически значимыми документами (актами, счетами-фактурами и другими файлами) через Интернет. Всего в один клик из программы «1С» вы можете отправить необходимые документы клиенту, партнеру или поставщику, все они будут защищены квалифицированной электронной подписью, обладающей юридической силой.

ЭДО «1С» избавит вас от рутинного составления документов и бумажной волокиты, что позволит сэкономить время сотрудников и значительно ускорить документооборот в вашей компании. В справочнике «Контрагенты» программы «1С» можно увидеть, кто из ваших контрагентов подключен к сервису «1С-ЭДО» — его наличие будет обозначено соответствующим значком.

Для работы вам потребуется сертификат электронной цифровой подписи. Его можно получить в любом удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязью России.

Как совместить бумажный и электронный документооборот?

Сразу перейти на полный электронный документооборот у вас не получится — к сожалению, не все ваши контрагенты готовы к этому. Параллельно с электронной системой придется хранить и бумажные оригиналы, а также их скан-копии. Вы можете хранить их в учетной системе или в отдельном архиве.

Вам потребуется разработать правила документооборота и организовать эффективное хранение всех типов документов. Для облегчения работы можно сканировать бумажные документы и загружать их в систему ЭДО. Это оптимизирует процессы и повысит комфорт при работе с документами.

Подведем итоги

Теперь, когда вы знакомы с основами электронного документооборота, пора задуматься о том, как ЭДО может изменить вашу работу. Переход на эту систему — это не просто модный тренд, а необходимость в современном бизнесе. Это ваш шанс избавиться от рутинной бумажной работы и сосредоточиться на том, что действительно важно. Переход на электронный документооборот — это не только шаг к экологичности (до свидания, тонны бумаги!), но и яркий пример вашей готовности к цифровизации.

Для получения дополнительной информации свяжитесь с нами любым удобным для вас способом. Мы всегда рады помочь с получением электронной подписи, внедрением системы, настройкой и обучением сотрудников.