Расчет отпускных в 2025 году: как не допустить ошибок

Расчет отпускных — одна из самых частых операций в бухгалтерии, именно здесь зачастую совершаются погрешности. Ошибки в датах, неверный расчет среднего заработка, неправильно учтенные больничные или праздничные дни — все это превращается в доначисления, перерасчеты и даже штрафы.

В 2025 году правила расчета серьезно обновились: теперь нужно учитывать не только оклад и регулярные надбавки, но и все разовые премии, квартальные и годовые бонусы, если они прописаны в системе оплаты труда.

Чтобы избежать проблем, важно понимать основные правила и нюансы, которые могут возникнуть в конкретной ситуации, учитывать изменения законодательства, а также использовать удобные инструменты автоматизации — в первую очередь программы «1С». В статье вы найдете подробные рекомендации и пошаговые инструкции по всем ключевым аспектам расчета отпускных в 2025 году.

Вы узнаете:

• Расчет отпускных: как не допустить ошибок
• Основные нововведения в расчете отпускных с 2025 года
• Программы «1С» для расчетов отпускных без ошибок
• Как обновить «1С:ЗУП» до последней версии
• Важные нюансы при расчете отпускных:
  • Как определить срок выплаты отпускных — «за три дня до»
  • Как выплатить отпускные, если отпуск со следующего дня
  • Как учитывать МРОТ при расчете отпускных
  • Если отпуск совпал с праздником
  • Если работник просит выплатить зарплату вместе с отпускными
  • Как повышение зарплаты влияет на отпускные
  • Отпускные в 6-НДФЛ
• Как исправить ошибки в расчете отпускных

Расчет отпускных: как не допустить ошибок

Отпускные рассчитываются, исходя из среднего заработка за 12 месяцев, предшествующих отпуску. Формула проста: общая сумма выплат сотруднику за расчетный период делится на 12 и затем на среднее число календарных дней (29,3). Ошибки часто возникают, когда бухгалтеры берут лишние выплаты (например, командировочные, материальную помощь или больничные) или забывают исключить праздничные и выходные дни. Важно помнить, что в расчет не входят выплаты социального характера, а также зарплата за время, когда работник не выполнял трудовые функции.

Как правильно рассчитать отпускные

1. Определить расчетный период

   Стандартно это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск. Если работник отработал меньше года, берутся фактически отработанные месяцы. Все периоды, когда присутствует сохранение среднего заработка (больничные, командировки, отпуск по уходу за ребенком), исключаются из расчета — они не входят в расчетный период. Ошибка здесь — включить такие дни, что приводит к занижению суммы отпускных и жалобам сотрудников.

2. 2. Учесть только те выплаты, которые связаны с оплатой труда

   В расчет отпускных включаются: оклад, надбавки, компенсации за подработки, премии и доплаты. Не включают в расчет: материальная помощь, компенсации расходов, выплата больничного.

3. 3. Верно вычислить среднедневной заработок по формуле

   Среднедневной заработок = общая сумма дохода за расчетный период / (12 × 29,3). — Для отработанных не полностью месяцев, число календарных дней уменьшается.

   Пример: сотрудник за год заработал 600 000 руб. Среднедневной = 600 000 / (12 × 29,3) = 1 707,85 руб.

   Ошибка: не корректировать расчет, если в расчетном периоде были отпуска, больничные, или работать по неправильной формуле, разделить, например, на 365.

4. 4. Расчет итоговой суммы отпускных

   Правильная формула: Среднедневной заработок × количество отпускных дней. Если на период отпуска выпадает официальный праздник (например, 1 мая, 9 мая), его вычитают — отпуск продлевается, а сумма остается прежней.

   Ошибка: посчитать и дни праздников, это приводит к переплате и может вызвать вопросы у налоговой.

5. 5. Проверить учет МРОТ

   Если рассчитанный среднедневной заработок меньше установленного МРОТ (с учетом региона и ставки), отпускные пересчитываются исходя из минимальной суммы.

   Ошибка: невнимательно учесть региональный коэффициент или не пересчитать отпускные для совместителей.

Основные нововведения в расчете отпускных с 2025 года

С 1 сентября 2025 года вступили в силу ключевые изменения в российском законодательстве о расчете отпускных. Теперь в расчет среднего заработка для отпускных официально включаются не только оклад и ежемесячные премии, но и квартальные, годовые премии, а также разовые денежные поощрения, если они прописаны в системе оплаты труда. Это нововведение утверждено постановлением Правительства РФ №540 от 24.04.2025 года, которое заменяет ранее действовавшее постановление №922.

Важные нововведения в расчете отпускных с 2025 года:

• В расчет отпускных теперь входят квартальные и годовые премии, а также любые регулярные поощрения и дополнительные выплаты, связанные с трудовой деятельностью. Ранее подобные премии часто не учитывались, их включение увеличит сумму отпускных у большинства работников, особенно там, где были значительные годовые или квартальные премии.
• Если зарплата работника или группы сотрудников была повышена в течение расчетного периода сразу всей компанией, филиалом или структурным подразделением, расчет отпускных делается так, будто новый оклад действовал весь период. Это правило обеспечивает справедливость начислений и, по сути, индексирует среднюю зарплату при таких повышениях.
• Формула расчета осталась прежней: доход за расчетный период делится на 12 и на 29,3, затем умножается на число календарных дней отпуска. В расчет не входят больничные, командировочные, материальная помощь и компенсации, не связанные с оплатой труда.
• МРОТ повышен до 22 440 рублей в месяц с 2025 года, для отпускных это важно, если доход работника за расчетный период оказался меньше этой суммы (применяются региональные коэффициенты).
• Введена прогрессивная шкала НДФЛ для отпускных: при большом годовом доходе ставка налога может быть выше 13% (особенно заметно для доходов выше 2,4 млн руб. в год).

Что изменится для бухгалтерии и компаний с 2025 года?

• Сумма отпускных для сотрудников, получающих регулярные премии и имеющих индексацию зарплаты, станет выше и справедливее.
• Ошибки чаще будут возникать из-за неправильного учета новых видов выплат или неверной индексации — рекомендуется срочно обновить регламенты, ПО и алгоритмы вычислений, чтобы исключить нарушения.

Программы «1С» для расчетов отпускных без ошибок

Безошибочно рассчитать отпускные удобно в программах «1С:Зарплата и управление персоналом» («1С:ЗУП») и «1С:Бухгалтерии, так как решения фирмы «1С» своевременно обновляются с учетом актуальных изменений законодательства. Обе программы автоматически учитывают количество календарных дней, автоматически исключат неучитываемые периоды, больничные и выходные, скорректирует формулу и учтут все премии, льготы и надбавки по правилам законодательства, а также помогут вовремя сформировать все налоговые отчеты.

Как обновить «1С:ЗУП» до последней версии

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом» — ключевой помощник в расчетах зарплаты, отпускных дней и налогов. Но законодательство меняется едва ли не каждый квартал — новые ставки, порядок учета, формулы расчета. Если период обновлений пропустить, может пострадать точность расчетов.

Для исключения технических ошибок важно регулярно обновлять программу «1С:Зарплата и управление персоналом». Сделать это можно через личный кабинет пользователей 1С:ИТС или автоматически при настроенной интернет-поддержке. Свежие версии учитывают последние изменения законодательства и упрощают расчет среднего заработка, налогов и взносов.

Алгоритм обновления «1С:ЗУП» до актуальной версии:

1. Перед началом сделайте резервную копию базы, чтобы не потерять данные сотрудников.
2. Проверьте наличие договора 1С:ИТС — именно он дает доступ к новым версиям.
3. В программе откройте раздел «Администрирование» → «Обновление программы».
4. Настройте автоматическую загрузку и установку или скачайте обновление вручную через личный кабинет пользователей.
5. После перезапуска программы выполните тестирование и исправление базы.

Почему важно обновляться вовремя:

• В новых релизах учтены все изменения ТК РФ, налогового законодательства и расчетных формул.
• Автоматически корректно учитываются праздничные дни, выходные, больничные и премии при расчете отпускных.
• Упрощается сдача форм отчетности — например, 6-НДФЛ.

Важные нюансы при расчете отпускных

Срок выплаты отпускных — «за три дня до»

По ТК РФ отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Многие трактуют правило неправильно: «за три рабочих дня». Но закон говорит именно о календарных, поэтому если отпуск начинается, например, в понедельник, деньги нужно выдать не позднее четверга. Нарушение этого срока может повлечь административную ответственность.

Отпуск со следующего дня: как выплатить

Частая ситуация: сотрудник пишет заявление сегодня и хочет уйти отдыхать завтра. Формально работодатель обязан выплатить отпускные за три дня до начала отпуска, поэтому согласиться на такой отпуск рискованно. Правильнее предложить сдвинуть даты — либо оформить отпуск авансом, но с риском штрафа.

Как учитывать МРОТ при расчете отпускных

Если в расчетном периоде заработок сотрудника оказался меньше минимального размера оплаты труда, отпускные дни нужно пересчитать, исходя из МРОТ. При этом учитывают региональные коэффициенты и повышающие ставки, если они установлены. Например, если специалист работал на полставки, расчет будет необходимо поставить из пропорционального МРОТ.

Если отпуск совпал с праздником

Праздничные дни не включаются в отпуск и не оплачиваются. Если на период ежегодного оплачиваемого отдыха выпадает, например, 9 мая или 1 января, отпуск автоматически продлевается на количество таких дней.

Если работник просит зарплату вместе с отпускными

Иногда сотрудники просят выплатить вместе с отпускными и зарплату за половину месяца. Работодатель не обязан этого делать, но может выплатить аванс, если позволяют условия договора. Главное — не смешивать суммы в платежках, чтобы после было легко учесть налог и правильно заполнить отчетность.

Как повышение зарплаты влияет на отпускные

Если в расчетном периоде было повышение оклада, выплаты за месяцы до повышения корректируются коэффициентом пересчета. Его рассчитывают как отношение нового оклада к старому. Это требование защищает права сотрудников, чтобы при росте зарплаты отпускные дни не считались по заниженному среднему заработку.

Отпускные в 6-НДФЛ

Отпускные облагаются НДФЛ и отражаются в форме 6-НДФЛ как доходы в том периоде, когда они были выплачены. Удержать налог нужно не позднее дня выплаты, а перечислить — до конца месяца. Типичная ошибка — показывать их в разделе 1 вместо раздела 2 или переносить на другой налоговый период.

Детали, о которых не стоит забывать:

• Счет, на который выплачивают положенные отпускные, определяют в момент подачи заявления за две недели до отпуска.
• Если отпускные начисляют на карту банка, нужно проверить, правильно ли установлен расчетный период и нет ли ошибок в бухгалтерской или заработной программе.
• В примерах расчета отпускных стоит обратить внимание на момент, когда отпуск идет за счет неотгулянных дней прошлых лет.
• Когда работник берет две полные недели отпуска в июне или апреле, начисляют сумму с учетом дополнительного коэффициента.
• Согласно новой редакции ТК, работодатель обязан провести полный расчет и выплату за счет собственных средств, даже если отпускные совпадают с выходными или нерабочими днями.
• Если вы хотите взять отпуск больше, чем положено по графику, возможно начисление компенсации только по согласованию, что также стоит уточнить в отделе кадров.
• Если требуется корректировка или перерасчет отпускных дней, процедуру стоит пройти раньше момента окончательного расчета — это уменьшит расходы организации.

Как исправить ошибки в расчете отпускных

Даже опытные бухгалтеры и кадровики иногда ошибаются. Проблемы возникают, если неправильно определить расчетный период, учесть лишний доход (например, материальная помощь или командировочные), не скорректировать заработную плату после повышения.

Типичные ошибки и порядок исправления:

• Ошибка замечена до выплаты. Все просто: делается перерасчет и сотруднику выплачивается верная сумма.
• Обнаружена после выплаты. Тогда придется доначислить деньги, удержать лишнее (но только с письменного согласия работника) и подать уточненную отчетность по НДФЛ.
• Неверно указан срок. Если отпускные выплатили не «за три дня до», а позже, нужно срочно устранить нарушение, иначе работодателю грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Пример: сотрудник идет в отпуск 10 августа. Заработная плата за расчетный период (с 1 августа прошлого года по 31 июля текущего) составила 600 000 руб. Делим на 12 = 50 000, далее на 29,3 = 1 707,85 руб. — это среднедневной заработок. Если отпуск длится 14 календарных дней, то за него заплатят 23 909,9 руб.

Подведем итоги

Правильный расчет отпускных — это не только забота о сотрудниках, но и защита работодателя от штрафов и проверок. Чтобы не допустить ошибок:

• считайте отпускные строго по формуле среднего заработка;
• соблюдайте срок выплат — за три календарных дня;
• учитывайте все изменения в законодательстве и МРОТ;
• используйте возможности современных программ, например, «1С:ЗУП» и «1С:Бухгалтерия».

Наша команда поможет автоматизировать расчет отпускных, проверит правильность начислений, обучит работе с «1С» и возьмет на себя сложные случаи. Действуйте уверенно — используйте подробное руководство по расчету отпускных и избегайте ошибок.