Программы для ведения кадрового учета

Кадровый учет и делопроизводство – одни из важнейших задач практически для любого бизнеса. Любые нарушения, связанные с несоблюдением процессов оформления, учета и хранения кадровых документов, грозят компании достаточно серьезными штрафами.

Помимо этого, трудовой кодекс РФ и регулярные нововведения законодательства обязывают сотрудников отдела кадров заниматься документооборотом на протяжении всего времени работы сотрудников. Объем и сложность документации растут пропорционально численности штата сотрудников, сферы деятельности компании, ее правовой формы и других факторов. Чем больше сотрудников, тем сложнее организовать документооборот, а также выше риск что-то упустить или забыть о сроке сдачи одного из многочисленных отчетов, поэтому автоматизация кадровых процессов является крайне актуальной задачей.

Исключить возможные ошибки, связанные с человеческим фактором, и уменьшить рутинные процессы помогут современные программные продукты для кадрового учета. В статье рассмотрим наиболее популярные решения и дадим краткий обзор их основных преимуществ.

• Какие задачи решает автоматизация отдела кадров?
• Программы для ведения кадрового учета
  • 1С:ЗУП
    • В чем популярность программы «1С:ЗУП»?
  • Парус «Кадры»
  • Босс-Кадровик
  • «БухСофт: зарплата и кадры»
  • Navision HR
  • «Корс-Кадры»
  • SAP HCM
• Этапы автоматизации отдела кадров

Какие задачи решает автоматизация отдела кадров?

Основной задачей HR-специалистов является обработка данных сотрудников компании, которая должна производиться с высокой скоростью и точностью. Справиться с этой задачей помогут современные решения для автоматизации кадрового учета.

Базовая задача подобных систем – формирование структуры компании и ведение штатного расписания, которое содержит сведения об условиях труда сотрудников: количество ставок, выплаты и начисления, отпуска и т.д.

Все основные процессы кадрового делопроизводства: прием сотрудников, перевод на новую должность, изменение оклада, отпуска, больничные листы и другие кадровые события напрямую влияют на важнейшую статью расходов любого предприятия – заработную плату сотрудников. Зарплата должна выплачиваться в срок, просрочка выплаты является прямым нарушением законодательства.

Программы для кадрового учета полностью автоматизирует все сложные расчеты с персоналом: от оплаты больничного и отпусков до сдачи отчетности в контролирующие органы. Это позволяет минимизировать процент ошибок и снизить нагрузку на персонал отдела кадров за счет автоматизации рутинных задач.

Современные ИТ-системы позволяют ускорить и облегчить процессы документального оформления приема и увольнения специалистов, рассчитывать время работы и продолжительность отпуска. Более сложные HRM-решения (Human Resource Management) хранят большой объем данных о каждом сотруднике, начиная от образования и заканчивая карьерными достижениями, наградами и критериями мотивации.

Помимо этого, внедрение системы автоматизации для отдела кадров позволит вести личные дела сотрудников в электронной форме, а значит, не нужно беспокоиться о сохранности информации, так как все данные хранятся в защищенных от искажения форматах. Это к тому же экономит ресурсы компании на закупку бумаги и канцелярии, работу курьеров, а также делает возможным доступ к информации из любой точки мира.

Внедрение качественной системы для автоматизации отдела кадров позволит решить следующие задачи:

• ускорить рутинные процессы (автоматически формировать документы по шаблонам, вести учет рабочего времени, корректно начислять зарплату);
• минимизировать риски любых ошибок, вызванных человеческим фактором;
• экономить время сотрудников на обработку документов и повысить производительность сотрудников отдела кадров;
• упростить процессы поиска и подбора специалистов;
• внедрить в компании общую информационную базу для работы с документами с разграничением уровня доступа, с помощью которой каждый сотрудник может оперативно получить необходимые данные;
• упростить документооборот отдела кадров, свести к минимуму число бумажных носителей;
• своевременно отслеживать изменения в трудовом законодательстве;
• быстро внедрить новые методы работы с документами, учитывать и своевременно отражать актуальные нововведения в законодательстве;
• создать напоминания о приближении сроков подачи документов в налоговые и другие органы.

Перечисленные преимущества автоматизации кадрового учета делают очевидным необходимость внедрения соответствующих ИТ-продуктов в каждой компании, заинтересованной в повышении качества кадровой политики.

Программы для ведения кадрового учета

На российском рынке подавляющее большинство предприятий используют для ведения кадрового учета программы фирмы «1С». Ее флагманским продуктом для этой сферы является конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» («1С:ЗУП КОРП»). Наравне с «1С:Бухгалтерией», «1С:ЗУП» – это один из самых популярных продуктов фирмы «1С» не только в России, но и странах СНГ. Ее используют более 100 000 компаний. О возможностях «1С:ЗУП» мы расскажем отдельно.

1С:Зарплата и управление персоналом 8

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» – это решение для комплексной автоматизации расчета зарплаты, ведения кадровой политики и управления персоналом.

Как мы уже писали ранее, наравне с «1С:Бухгалтерией», «1С:ЗУП» является одним из самых популярных продуктов фирмы «1С» не только в России, но и странах СНГ. Ее используют более 100 000 компаний.

В чем причина популярности «1С:ЗУП»?

• «1С:ЗУП» полностью автоматизирует все расчеты с персоналом: от оплаты больничного и отпусков до сдачи отчетности в контролирующие органы. Продукт позволяет минимизировать процент ошибок и снизить нагрузку на сотрудников отдела кадров за счет автоматизации рутинных задач.
• Программный продукт поддерживает все ключевые процессы управления персоналом, а также кадровый учет, расчет зарплаты, планирование расходов на оплату труда, исчисления НДФЛ и страховых взносов.
• Есть функционал для ведения электронных трудовых книжек, отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды (рис.1).
  
  
  Рис.1. Электронные трудовые книжки в ЗУП КОРП «1С»
• В программу «1С» встроены удобные и гибкие механизмы настройки отчетов. С их помощью специалисты смогут получать полную и актуальную информацию в разных аналитических разрезах и для различных должностей: руководство, бухгалтерия, отдел управления персоналом, кадровая служба и другие.
• Благодаря помощнику заполнения графика в конфигурации легко вести учет рабочего времени, фиксировать опоздания, отгулы и переработки сотрудников, составлять штатное расписание (рис.2).
  
  
  Рис.2. Штатное расписание в системе «1С:ЗУП»
  В штатном расписании описываются условия труда для сотрудников: количество ставок, выплаты и начисления, отпуска и т.д. (рис.3).
  
  
  Рис.3. Штатное расписание в системе «1С:ЗУП»

  Из карточки позиции штатного расписания удобно перейти к списку сотрудников, которые ее занимают.

• Система автоматизирует все виды налоговых исчислений и взносов: НДФЛ, страховые взносы в ФСС, ФОМС, ПФР. Отчетность 2-НДФЛ, ПФР, ФСС формируются в программе строго согласно требованиям законодательства. Вы можете отправлять данные в контролирующие органы напрямую из программы при помощи сервиса «1С-Отчетность».
• «1С:ЗУП» – это полезный инструмент, который позволяет специалистам вести кадровый учет по всем правилам кадрового делопроизводства. Решение автоматизирует задачи отдела кадров: изменения кадрового состава (рис.4), воинский учет, кадровое планирование и т.д.
  
  
  Рис.4. Работа с кадрами в программе ЗУП
• Для управления мотивацией сотрудников программа позволяет установить зависимость их заработной платы от результатов труда. Возможности «1С:ЗУП» позволяют сформировать прозрачную и эффективную схему финансовой мотивации для любой должности и любого рабочего места, а также объективно оценивать KPI (рис.5). Внедрение мотивационной системы позволяет стимулировать сотрудников, повысить производительность труда.
  
  
  Рис.5. Управление мотивацией персонала в ЗУП
• «1С:Зарплата и управление персоналом 8» хранит всю основную информацию о сотрудниках, необходимую для кадровой работы, расчета зарплаты, НДФЛ и страховых взносов: личные данные, контакты, ИНН и ПФР, сведения о гражданстве, инвалидности, образовании, трудовом опыте, наградах, ученых степенях и званиях.
• Оценка компетентности специалистов и контроль результатов оценки ведутся в подсистеме «Управление компетенциями». Для каждой должности в справочнике «Профиль должности» можно задать список должностных компетенций.
• В рамках управления обучением предусмотрено решение нескольких задач: выявление потребности в обучении, составление учебных планов, организация обучения и оценка его эффективности. Для планирования обучения конкретных специалистов в программе разработан документ «Заявка на обучение», результаты планирования отражаются в отчете «Учебный план». Факт завершения курса обучения регистрируется с помощью документа «Прохождения курса обучения».
• «1С:ЗУП» – это отличный инструмент для разработки электронных курсов и тестов для самостоятельного прохождения и изучения сотрудниками (рис.6). По завершении текста сотрудник отдела кадров сможет с помощью отчетов проверять эффективность проведенного электронного курса и анализировать результаты тестов.
  
  
  Рис.6. Создание нового электронного курса в программе «1С:ЗУП»
• «1С:ЗУП» предоставляет возможность автоматизировать все этапы работы по подбору персонала: от формирования портрета кандидата на вакантные позиции до ведения отчетности и статистики (рис.7). Это позволяет в разы ускорить и облегчить задачи сотрудников отдела кадров.
  
  
  Рис.7. Подбор персонала в программе ЗУП
• С помощью программы «1С» руководитель HR-службы сможет успешно разрабатывать стратегии по управлению персоналом и управлять корпоративной культурой. Система поможет проводить всесторонний анализ кадров и принимать грамотные управленческие решения.
• Гибкие настройки в программе позволяют получать аналитическую отчетность по штату сотрудников для принятия управленческих решений: анализ начислений, динамика показателей эффективности, оценка компетенций, отчеты по обучению и развитию и другие (рис.8).
  
  
  Рис.8. Отчеты по обучению и развитию в системе

«1С:Зарплата и управление персоналом» успешно применяется в HR-отделах и бухгалтерии. Приобрести конфигурацию можно для любых других подразделений, заинтересованных в повышении качества кадровой политики и работы компании.

Однако не стоит забывать о других разработчиках ПО для автоматизации кадрового учета. Рассмотрим наиболее популярные ИТ-решения.

Парус «Кадры»

Модуль «ПАРУС – Кадры» автоматизирует следующие задачи:

• создание штатного расписания – внесение данных о подразделениях и должностях;
• формирование штата компании, учет нештатных подразделений и должностей;
• прием специалистов на работу и назначение на должность, учет личных данных сотрудников;
• ведение журналов отпусков и больничных, учет данных о командировках;
• учет прохождения курсов повышения квалификации и сертификации специалистов;
• кадровые перемещения – внесение данных о переводе на другую должность, работа по совместительству;
• ведение архива уволенных сотрудников;
• ведение учета военнообязанных, денежного довольствия;
• формирование отчетных документов, приказов по штатному расписанию и персоналу

БОСС - КАДРОВИК

«БОСС-Кадровик» ― система управления персоналом и расчета заработной платы 1000+ сотрудников. Программа используется крупными и средними российскими предприятиями, а также холдингами.

Система сочетает в себе как традиционный кадровый учет, так и современные наработки в сфере HRM:

• трудоустройство: прием на работу, перемещение по службе (переводы, выдвижение и т.п.), увольнение;
• управление организационно-штатной структурой;
• ведение профилей сотрудников и кадровое администрирование;
• управление оплатой труда, расчеты с персоналом;
• учет рабочего времени и анализ эффективности его использования;
• составление гибких рабочих графиков;
• формирование статистики, форм и разнообразных отчетов для внешних и внутренних задач;
• обучение, адаптация, аттестация и оценка сотрудников;
• управление затратами на персонал, кадровым резервом, командировками;
• ведение профилей должностей и профстандартов;
• управление мотивацией персонала, внутренними коммуникациями и взаимодействием работников;
• система самообслуживания для руководителей и работников;
• управление эффективностью по целям или компетенциям и многое другое.

«БухСофт: зарплата и кадры»

Программа выпускается в соответствии с актуальными нормами законодательства. Все необходимые первичные документы и формы отчетности уже включены в решение и автоматически заполняются по данным учета.

Преимущества программы «БухСофт: зарплата и кадры»:

• автоматическое формирования отчетов для ФСС и других государственных органов;
• упрощенный и быстрый расчет всех видов выплат — зарплат, пособий, отпускных;
• универсальность и возможность устанавливать решение на неограниченное число ПК для работы в многопользовательском режиме;
• минимизация ошибок при расчете налогов, взносов, зарплат и оформлении платежек.

Navision HR

Программный продукт относится классу HRM-решений.

Функциональные возможности Navision HR:

• автоматизация процессов подбора персонала;
• ведение учета кадровых документов и кадровых перемещений;
• регистрация данных о сотрудниках компании;
• расчет заработной платы;
• кадровые отчеты и многое другое.

«Корс-Кадры»

Простое и понятное решение для ведения кадрового учета. Разработана специально для малого бизнеса. Доступный для освоения интерфейс. Позволяет хранить данные о сотрудниках, планировать работу с персоналом, формировать и вести учет приказов, заявлений, уведомлений и других кадровых данных.

Преимущества программы «Корс-Кадры»:

• относительно небольшая стоимость, доступность и простота интерфейса;
• лицензия действует бессрочно, все новые версии программы доступны бесплатно;
• низкие требования к ПО;
• быстрое скачивание с сайта разработчика и быстрый запуск;
• большое число удобных дополнений в стандартный инструментарий, например, «Календарь кадровика» с информацией о днях рождения сотрудников компании.

Недостаток программы «Корс-Кадры» – решение не подходит для хранения большого объема информации, ее возможности ограничены. Поэтому программа рекомендуется для небольшого бизнеса. Крупным предприятиям с большим штатом сотрудников лучше рассмотреть более функциональные системы.

SAP HCM

Автоматизирует основные задачи отдела кадров – управление персоналом, учет и расчет зарплаты при использовании соответствующего дополнения.

Возможности SAP HCM:

• автоматизация процесса подбора и обучения сотрудников;
• ведение структуры компании и штатного расписания;
• кадровый учет с набором типовых документов;
• система мотивации персонала;
• расчет заработной платы;
• кадровая аналитика и отчетность.

Этапы автоматизации отдела кадров

Профессиональное внедрение программ «1С» позволит создать автоматизированную систему, которая будет максимально точно соответствовать особенностям бизнес-процессов конкретной компании.

Перед началом внедрения программного продукта рекомендуем составить план с определением целей и задач автоматизации. Например, повысить скорость обработки данных, уменьшить нагрузку на отдел кадров, обеспечить своевременную подачу отчетности в органы контроля и т.д.

Далее идет ряд стандартных этапов:

• экспресс-диагностика компании и составление технического задания;
• выбор оптимальной версии системы автоматизации;
• внедрение и запуск решения;
• тестирование системы;
• внесение корректировок, доработка конфигурации;
• обучение пользователей;
• запуск системы в работу;
• итоговая оценка эффективности проекта;
• дальнейшее постпроектное сопровождение и развитие системы.

Вы можете найти огромное количество компаний сети франчайзи «1С», которые занимаются продажей и внедрением программных продуктов. Цена на решения «1С» у всех партнеров одинаковая, разница в качестве сервиса. При выборе партнера мы рекомендуем обратить внимание именно на опыт и компетенции специалистов, а также наличие сертификатов и место в рейтинге фирмы «1С».

«1С-Архитектор бизнеса» неизменно входит в тройку лидеров партнерской сети «1С», что является гарантией стабильности компании и профессионализма сотрудников.

Подведем итоги

Программы для кадрового учета полностью автоматизирует все сложные расчеты с персоналом: от оплаты больничного и отпусков до сдачи отчетности в контролирующие органы. Это позволяет минимизировать процент ошибок и снизить нагрузку на персонал отдела кадров за счет автоматизации рутинных задач.

Если вы планируете узнать больше о решении «1С:ЗУП», оставьте заявку на нашем сайте с помощью формы ниже. Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» проконсультируют вас по всем интересующим вопросам и подберут наиболее подходящую версию программы.