Начисление резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете — процесс трудоемкий. Необходимо правильно настроить способ начисления оценочных обязательств, а затем передать эти данные в учетную систему для формирования проводок.
В статье мы подробно расскажем и покажем, как начислить оценочные обязательства по оплате отпусков в программе « 1С:Зарплата и управление персоналом 8» («1С:ЗУП») ред. 3.1.
Вы узнаете:
Оценочные обязательства – это существующие обязательства организации, по которым не определены суммы погашения и (или) даты исполнения.
Немного о законодательстве. Для целей бухгалтерского учета все организации (исключение – субъекты малого и среднего предпринимательства и НКО (некоммерческие организации), которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета), должны формировать оценочное обязательство по оплате отпусков. Это установлено ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» (утверждено приказом Минфина России от 13.12.2010 № 167н). Он аналогичен понятию резервов по МСФО (международные стандарты финансовой отчетности) в «1С:ЗУП» 3.1.
Цель формирования оценочного обязательства – отражение в бухгалтерском учете сумм, относящихся к оплате отпуска (отпускных и приходящих на них страховых взносов) по мере «зарабатывания» сотрудником очередных дней отпуска. Уже через 15 календарных дней действия трудового договора работнику положены 2,33 дня отпуска, и каждый месяц это количество увеличивается.
Оценочное обязательство может определяться ежемесячно (ежеквартально, ежегодно) на последний день месяца (квартала или года), исходя из данных о количестве дней неиспользованного отпуска по всем работникам на указанную дату, предоставленных кадровой службой.
Для формирования оценочных обязательств в программе «1С:ЗУП» доступно два метода:
Метод обязательств МСФО рассчитывает ежемесячно среднюю заработную плату работника и умножает на количество дней отпуска, которые положены ему за отработанный период. Полученную сумму увеличивают на сумму страховых взносов. При установке для РСБУ (российский стандарт бухгалтерского учета) данного метода РСБУ и МСФО становятся максимально похожи между собой (рис.1).
Нормативный метод определяет некую величину (норматив) от фонда оплаты труда (ФОТ). Ежемесячно находит сумму резерва, исходя из фактического фонда оплаты труда расчетного месяца и норматива, который рассчитывается как процент от ФОТ текущего месяца. К полученной величине прибавляют сумму страховых взносов. РСБУ и налоговый учет максимально близки. Для целей налогового учета применяется только нормативный метод. Параметры нормативного метода (процент отчислений от ФОТ) также задаются в данной настройке (рис.2).
А как же настроить? Ответ прост: Метод начисления резервов задается во вкладке «Настройки – Реквизиты организации – Учетная политика и другие настройки – Резервы по оплате труда – Создать – Настройки расчета резервов по оплате труда».
Способ расчета оценочных обязательств по методу МСФО применяется только в бухгалтерском учете. При этом производится расчет на основании реальных остатков отпусков по сотруднику на конец месяца и его среднего заработка (такого же, как при расчете отпуска).
Общий алгоритм расчета по оценочным обязательствам, по колонкам на вкладке «Расчет обязательств и резервов» следующий:
Данные из колонки «Зачтено» далее отражаются в разрезе сотрудников, подразделений и способов отражения на вкладке «Обязательства и резервы по сотрудникам» и в итоге формируют данные в разрезе подразделений и способов отражения на вкладке «Обязательства и резервы (сводно)». На основании данных этой вкладки после синхронизации между «1С:ЗУП» и «1С:Бухгалтерией» формируются проводки по документу «Резервы по оплате труда».
Сумма страховых взносов и взносов на «травматизм» по оценочным обязательствам рассчитывается следующим образом:
Отдельно по страховым взносам и взносам на «травматизм» сумма определяется как: сумма ОО, умноженная на процент по взносам. Полученное значение отражается в столбце «Исчислено». Данные по остальным столбцам для страховых взносов и взносов «на травматизм» рассчитываются по такому же алгоритму.
Алгоритм расчета оценочных обязательств и резервов нормативным методом
Нормативный метод может применяться как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Для чего в карточке «Организации» на вкладке «Учетная политика и другие настройки» по ссылке «Резервы по оплате труда» устанавливается метод начисления «Нормативный» и указывается «Ежемесячный процент отчислений» (рис.3).
В документе «Резервы по оплате труда» на вкладке «Расчет обязательств и резервов» при нормативном методе расчет данных по столбцам «Исчислено», «Накоплено» и «Зачтено» производится следующим образом:
В столбце «Накоплено» сумма накопленных за предыдущий период обязательств и/или резервов (страховых взносов, взносов на «травматизм») уменьшается на сумму отпускных, отраженных за счет оценочных обязательств и/или резервов (страховых взносов, взносов на «травматизм»).
Значение в столбце «Зачтено» совпадает со значением в столбце «Исчислено».
В программе «1С:ЗУП» 3.1 в конце года происходит инвентаризация оценочных обязательств, при которой расчет и в бухгалтерском учете, и в налоговом учете ведется по алгоритму МСФО. В результате начисляется одна и та же сумма.
С чего же следует начать? Чтобы программа дала возможность создавать резервы по оплате труда, в настройках расчета зарплаты установите флажок «Использовать резервы по оплате труда» (рис. 4).
Настройка формирования оценочных обязательств (резервов) производится для конкретной организации в разделе «Настройка – Организации» на вкладке «Учетная политика и другие настройки» по ссылке «Резервы по оплате труда». В справочнике «Настройки расчета резервов по оплате труда» создайте и настройте необходимое обязательство по кнопке «Создать».
После установки методики расчета оценочных обязательств/резервов, в разделе «Зарплата» становится доступен документ «Резервы по оплате труда» (рис.5).
Расчет текущей суммы отчислений в резерв за месяц производится с помощью документа «Начисление» в рабочем месте «Резервы по оплате труда» (раздел «Зарплата – Резервы по оплате труда» – кнопка «Создать» – вид операции «Начисление»).
В рабочем месте «Резервы по оплате труда» можно регистрировать документы не только для расчета текущей суммы отчислений в резерв, а также создавать документы при инвентаризации резерва, его списании и корректировке (рис.6).
Вы можете купить «1С:ЗУП» в Москве с бесплатной доставкой и установкой в нашей компании и быть уверены в качестве всех услуг. Наши специалисты на протяжении многих лет работают с программой и знают все тонкости ее внедрения и сопровождения.
Также рассмотрим, как рассчитать резерв отпусков. Давайте разбираться, ведь сумму расходов на оплату предстоящих отпусков можно определить по одной из следующих методик:
Расчет производится персонифицировано по каждому сотруднику:
Резерв отпусков = СЗраб x Котп раб,
где СЗраб – среднедневной заработок работника, исчисленный по правилам ст.139 ТК РФ (положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922);
Котп раб – количество не использованных работником дней отпуска за период с начала работы в организации на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);
Расчет средней заработной платы производится по организации в целом:
Резерв отпусков = СЗорг x Котп,
где СЗорг – средняя заработная плата (дневная) по всем работникам организации в целом;
Котп – общее количество не использованных всеми работниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);
Расчет средней заработной платы производится по отдельным категориям работников (группам персонала):
Резерв отпусков = СЗк1 x Котп1 + СЗк2 x Котп2 + … + СЗкN x КотпN,
где СЗкN – средняя заработная плата (дневная), рассчитанная по каждой категории работников (группе персонала);
КотпN – количество всех дней неиспользованного отпуска по каждой категории работников (группе персонала).
Резерв на оплату страховых взносов рассчитывается с учетом методики расчета резерва на оплату отпусков:
Резерв страховых взносов = Резерв отпусков x Тариф страховых взносов.
Сумма страховых взносов может быть рассчитана с учетом предельной величины базы для начисления страховых взносов.
В конце налогового периода (31 декабря отчетного года) налогоплательщик обязан провести инвентаризацию резерва (п.3 ст.324.1 НК РФ).
В случае избыточности неиспользованная сумма оценочных обязательств после его погашения признается прочим доходом организации.
Оценочные обязательства отражаются в бухгалтерском учете организации на счете 96 «Резервы предстоящих расходов».
Дт 91.02 Кт 96 – доначисление.
Дт 96 Кт 91.01 – списание излишка.
При отражении в учете резервов в документе «Резервы по оплате труда» используются сведения с закладки «Обязательства и резервы (сводно)».
Операции списания излишков при инвентаризации или сторно отрицательных сумм начисления отражаются в регистре накопления «Прочие доходы».
Начислите все отпуска (рис.7);
Начислите заработную плату (рис.8);
Сформируйте документ «Отражение зарплаты в бухучете» (рис.9).
Обязательства (резервы) формируются, исходя из сумм начислений, страховых взносов (куда и входят взносы на «травматизм») и суммы начисленных отпусков за счет обязательств (резервов) в текущем месяце. Для того чтобы начать начислять оценочные обязательства в программе с определенного момента, как правило, нужно внести остатки по начисленным оценочным обязательствам. Для этого также используется документ «Резервы по оплате труда».
Многие уже сталкивались с этим процессом, может кто-то дома разбирал шкаф с вещями, а кто-то проводил инвентаризацию ТМЦ (товарно-материальных ценностей) на предприятии. В «1С:Зарплата управление персоналом» инвентаризация оценочных обязательств – это расчет сумм резерва отпусков за прошлые года.
Инвентаризация – это документ, который вводится в конце отчетного (налогового) периода. Если в настройках установлен метод МФСО (по правилам вида расчета), то расчет будет произведен по формулам видов начислений, указанных при настройке. Производится расчет суммы оченочных обязательств так, как если бы начисление рассчитывалось к выплате. Суммы резерва отпусков в налоговом учете в этом случае рассчитываются по правилам бухгалтерского учета (рис. 10).
Ответ прост:
Закрытие резерва отпусков происходит при начислении оплаты отпусков. После расчета и отражения зарплаты в бухгалтерском учете в документе «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете» появится новая закладка – «Выплата отпусков за счет оценочных обязательств», в которой отразятся эти отпуска.
Также хотелось бы отметить, что в документе «Резервы по оплате труда», по кнопке «Создать» открывается меню, в котором можно выбрать документ «Списание» (рис.11). Но этот документ следует вводить, если требуется только списать некую сумму из учета резервов (например, по уволенному сотруднику) или весь резерв полностью. А также поддерживается заполнение остатками накопленных резервов.
Возникли вопросы по работе с программой «1С:ЗУП» и требуется помощь специалиста? Обращайтесь в нашу компанию. У нас есть статус «Центр компетенции по управлению персоналом». Сертификат, выданный фирмой «1С», подтверждает наличие у специалистов компании необходимых навыков и опыта для оказания профессиональных услуг по автоматизации сферы HR.
Наша статья близится к завершению. И в конце нам бы хотелось показать вам несколько отчетов, которые помогут проанализировать движения резервов:
В «1С:ЗУП» формируется отчеты:
«Остатки и обороты резервов по оплате труда» (раздел «Зарплата – Отчеты по зарплате») (по виду резерва выводится сводная информация о движении оценочных обязательств) (рис.12, 13);
«Резервы по оплате труда по сотрудникам» (раздел «Зарплата – Отчеты по зарплате») – этот отчет показывает движения оценочных обязательств по сотрудникам (рис.14);
«Справка-расчет резервов по оплате труда» (раздел «Зарплата – Резервы по оплате труда – Печать») подробно иллюстрирует расчет за один месяц. Отчет выводит те же данные, которые рассчитываются в документе «Резервы по оплате труда», на закладке «Расчет обязательств и резервов». Отличие состоит лишь в том, что в зависимости от настройки отчета мы видим данные или бухгалтерскому, или по налоговому учету (рис.15, 16).
В завершение «вишенка на торте»: как исправить ошибку, если обнаружено несоответствие в «1С:Зарплате управлении персоналом» и «1С:Бухгалтерии»?
Самый простой вариант исправление ошибок:
Заключение
Начисление резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете — процесс трудоемкий. Главное правильно настроить способ начисления оценочных обязательств, а затем передать эти данные в учетную систему для формирования проводок.
Если у вас возникли вопросы по работе с оценочными обязательствами, обращайтесь к нашим специалистам. Мы с радостью поможем вам справиться с любыми задачами по ведению учета!