Все, что нужно знать о электронных счетах-фактурах по НДС

Сегодня электронные счета-фактуры по НДС становятся все более популярным способом ведения документооборота среди компаний и предпринимателей. В 2024 году ФНС планирует перевести весь бизнес на электронный документооборот.

Электронные счета-фактуры (ЭСФ) – это цифровые документы, представляющие собой электронный аналог традиционных бумажных счетов-фактур, которые высылаются и принимаются с помощью операторов электронного документооборота. ЭСФ по НДС имеют такую же юридическую силу, как и аналог этого документа, оформленный на бумаге. Они значительно упрощают процесс обмена информацией между компаниями и контрагентами.

Давайте рассмотрим основные вопросы работы с электронными счетами-фактурами – особенности ЭСФ, как ими обмениваться и как подключить, преимущества и недостатки.

Вы узнаете:

• Электронные счета-фактуры по НДС
• Особенности работы с ЭСФ по НДС
• Какие реквизиты обязательно заполнять?
• Как перейти на электронные счета-фактуры?
• Как обмениваться ЭСФ с контрагентами?
• Можно ли исправить электронный счет-фактуру?
• Преимущества и недостатки ЭСФ
• Как сэкономить на обмене электронными документами?

Электронные счета-фактуры по НДС

Электронные счета-фактуры представляют собой цифровые документы, которые подтверждают факт выплаты НДС за товар (работу, услугу).

ЭСФ, как и его бумажный аналог, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю. Эти документы обязательно подписываются электронной цифровой подписью продавца и имеют такую же юридическую силу с бумажными счетами-фактурами, то есть признаются налоговыми органами.

В России электронные счета-фактуры используются в работе с 2012 года. Формат и порядок ЭСФ установлен приказом ФНС России (пункт 1 статьи 169 налогового кодекса). Это значит, что компании имеют право выбрать такой формат ведения документации совершенно законно, согласно НК РФ. В 2024 году ФНС планирует перевести весь бизнес на электронный документооборот.

Основными преимуществами работы с ЭСФ по НДС являются экономия времени на обработку и более быстрый обмен информацией между контрагентами.

Особенности работы с ЭСФ по НДС

Для ЭСФ характерны следующие особенности:

• документ содержит все необходимые данные и реквизиты организации;
• в их структуре предусмотрены те же поля и реквизиты, как и в бумажных аналогах;
• сроки выставления – согласно законодательству, продавец обязан сформировать и выставлять для покупателя такой документ в течение пяти дней;
• документ должен быть подписан – руководитель компании, ИП или другое уполномоченное лицо должно заверить электронный счет-фактуру усиленной квалифицированной электронной подписью;
• ЭСФ по НДС подлежат регистрации в учетных документах, таких как: журналы и книги учета покупок и продаж;
• обязанность хранения на протяжении 4 лет, к документам следует также сохранить электронные подписи, использованные для их оформления, подтверждения осуществленных действий и уведомлений о получении;
• распечатывать их или дублировать на бумаге не требуется;
• ЭСФ являются основанием для вычетов по налогу на добавленную стоимость;
• УПД — это документ, разработанный с целью упрощения документооборота. Может заменить такие документы, как: акт выполненных работ, товарная накладная и счет-фактура, а также их комбинации (к примеру, товарная накладная и счет-фактура). Несмотря на свою значимость и практичность, УПД не заменит некоторые виды документов, например, товарно-транспортную накладную.

Электронные счета-фактуры обязательны для организаций, которые работают с товарами, подлежащими обязательному прослеживанию. В других случаях их использование не является обязательным, но возможно, если стороны согласовали применение данного формата документов или обменялись письменными согласиями на электронный обмен, были определены условия сотрудничества. Важно, чтобы обе стороны имели подходящие и совместимые технические средства для отправки, получения и обработки электронных счетов-фактур.

Какие реквизиты обязательно заполнять?

Для корректного оформления электронного счета-фактуры необходимо указать все обязательные реквизиты согласно законодательству.

Обязательные элементы ЭСФ по НДС:

• полное наименование организации-отправителя и организации-получателя;
• их ИНН и КПП;
• номер и дата счета-фактуры;
• сумма счета с указанием НДС;
• коды государственной классификации продукции и услуг (КГП и КУСП);
• сведения о поставщике и покупателе, их адреса;
• подписи уполномоченных лиц и др.

При ведении бухгалтерского учета особенно важно строго следовать всем требованиям законодательства, следить за правильностью заполнения всех реквизитов во избежание возможных ошибок и проблем с налоговыми органами. Контролирующие органы тщательно проверяют учетные записи и выписки документов. В случае обнаружения нарушений во время проверки, организациям может быть отказано в возврате НДС.

Как перейти на электронные счета-фактуры?

Электронный обмен счетами-фактурами возможен исключительно через зарегистрированных операторов электронного документооборота (ЭДО).

Операторы ЭДО – это компании, которые обеспечивают обмен информацией по защищенным телекоммуникационным каналам связи между сторонами сделки как открытого, так и конфиденциального характера, используя средства криптографической защиты персональных данных.

Для перехода на ЭСФ по НДС необходимо заключить соответствующие договоры с контрагентами, внести настройки в системы связи для работы с электронными документами и обучить сотрудников новым процессам.

Чтобы начать электронный документооборот с использованием электронных счетов-фактур, необходимо:

1. получить в удостоверяющем центре сертификат ключа усиленной квалифицированной электронной подписи (ЭЦП) на лицо, которое будет участвовать в процессе подписания ЭСФ;
2. после заключить соглашение с доверенным оператором и получить у него необходимое программное обеспечение для обмена ЭДО. Список/перечень аккредитованных операторов электронного документооборота можно найти на официальном сайте ФНС.
3. подать заявление с выбранным оператором электронного документооборота в произвольной форме. При заключении договора с оператором следует указать, согласна ли компания на передачу информации другому оператору.

Как обмениваться ЭСФ с контрагентами?

ЭДО счетами-фактурами возможен при выполнении всеми участниками процесса своих функций:

• продавец: составляет ЭСФ, подписывает его УКЭП и передает контрагенту в XML-формате через оператора ЭДО. Для завершения документооборота поставщик должен дождаться уведомления от покупателя о получении электронного документа;
• оператор ЭДО: координирует доставку файла, должен выполнить проверку на соответствие утвержденному ФНС формату и зарегистрировать даты отправки и получения;
• покупатель: подтверждает получение счета-фактуры электронной подписью и формирует извещение о получении через оператора ЭДО.

Если покупатель не получил документ в электронном виде через 5 дней с момента отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг), то он должен сообщить об этом поставщику. Продавец обязан выяснить и разрешить проблему передачи документа совместно с оператором ЭДО или направить контрагенту бумажный счет-фактуру.

Можно ли исправить электронный счет-фактуру?

Для корректировки электронного счета-фактуры покупатель должен отправить продавцу уведомление об уточнении через оператора ЭДО. Получив уведомление, продавец вносит необходимые исправления и отправляет корректировочный электронный счет-фактуру покупателю через того же оператора ЭДО. Дальнейшие действия сторон выполняются по тому же принципу, что и при формировании и отправке первоначального счета-фактуры.

Преимущества и недостатки ЭСФ

Несмотря на наличие некоторых сложностей в процессе обмена документами онлайн, преимущества ЭСФ значительно перевешивают недостатки:

• быстрота обмена: в отличие от бумажных документов, электронные счета-фактуры подписываются онлайн из любой точки мира и мгновенно доставляются получателю — будь то контрагент или налоговый орган. Это позволяет существенно ускорить обработку документов и наладить взаимодействие между компаниями. Ранее оригиналы могли доходить до адресата в течение недель.
• экономия: переход на электронный документооборот позволяет значительно сократить издержки на канцелярию и курьерские отправления, так как чем больше документов можно оформлять в электронном виде, тем меньше подобных расходов несет компания.
• контроль и снижение риска ошибок: одним из ключевых достоинств является возможность автоматизации обработки счетов-фактур, что упрощает бухгалтерский учет и минимизирует риск ошибок. Электронный счет-фактура значительно снижает вероятность ошибок, которые могут привести к недействительности документа и стать причиной отказа в возврате НДС.

Однако необходимо помнить и о недостатках – возможных технических проблемах, уязвимости безопасности и необходимости постоянного обновления учетных систем.

Кроме того, важно отметить, что выставить и передавать ЭСФ по НДС задним числом невозможно, так как все даты (как даты выставления, так и получения) фиксируются оператором, который выступает независимой третьей стороной в процессе оборота ЭСФ.

Как сэкономить на обмене электронными документами?

Используя электронные счета-фактуры по НДС, компании могут значительно упростить свою бухгалтерскую работу и сделать процесс ведения документооборота более эффективным и прозрачным.

Функционал электронных счетов-фактур в полной мере поддерживается в популярной «1С:Бухгалтерии». Если ваша компания использует программу «1С:Бухгалтерия» для бухгалтерского учета, вы можете не переживать о корректности составления и законности выставления счетов-фактур.

Система «1С» версии 8.3 позволяет правильно составить и отследить все необходимые реквизиты счета-фактуры и отразить документы в электронных регистрах и информационной базе, на основании которых в конце квартала будет сформирована налоговая отчетность по НДС. Универсальный продукт «1С» автоматически заполнит все нужные реквизиты и укажет актуальную ставку НДС, рассчитает авансовые взносы и уведомит о сроках их платежа. Актуальные новости и изменения в действующем законодательстве оперативно отражаются в обновлениях программы, которые выходят регулярно. Бухгалтер вовремя узнает обо всех нововведениях через специальную систему уведомлений в программе.

Для дополнительной экономии на обмене электронными документами рекомендуем использовать автоматизированные системы отчетности (например, приложение «1С-Отчетность»), внедрить систему электронного документооборота, к примеру, решения «1С:Документооборот» или «1С-ЭДО» (есть бесплатный тариф).

«1С-ЭДО» позволяет мгновенно обмениваться юридически значимыми документами (актами, счетами-фактурами и любыми другими файлами) через Интернет. Всего в один клик из вашей программы «1С» вы можете отправить клиенту, партнеру или поставщику нужные документы. Они будут защищены квалифицированной электронной подписью, которая имеет юридическую силу. Передача документов по технологии «1С-ЭДО» соответствует требованиям нормативных актов РФ.

Не лишним будет организовать обучение сотрудников по правилам работы с электронными документами и обеспечить безопасное хранение информации в соответствии с требованиями безопасности. Такие меры помогут ускорить процесс обработки документации и снизить затраты.

Подведем итоги

Электронные счета-фактуры представляют собой цифровые документы, которые подтверждают факт выплаты НДС за товар (работу, услугу). ЭСФ, как и его бумажный аналог, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю. Эти документы обязательно подписываются электронной цифровой подписью продавца и имеют равную юридическую силу с бумажными счетами-фактурами, то есть признаются налоговыми органами.

Для перехода на ЭСФ по НДС необходимо заключить соответствующие договоры с контрагентами, настроить системы для работы с электронными документами и обучить сотрудников новым процессам.

Внедрение электронных счетов-фактур поможет сократить бумажную волокиту и оптимизировать рабочие процессы. Если вам требуется помощь или остались вопросы по переходу на ЭСФ, обращайтесь к нам.