Внутренний ЭДО в «1С:БГУ»

Время чтения: 25 минут

31 января 2023

Автор: Сапрыкина Ольга Михайловна

Благодарим за проявленный интерес. Ссылка на статью отправлена на указанную почту.

Электронный документооборот (ЭДО) с каждым годом становится все более распространенным способом обмена документацией. Он упрощает работу специалистов, ускоряет обмен данными с контрагентами и органами ФНС, позволяет сэкономить на бумаге, картриджах для принтеров, оплате труда курьеров и т. д. Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Правовая база для обмена данными уже полностью сформирована.

Существует много вариантов использования электронного документооборота в учреждении, это:

ЭДО в рамках обмена документов с системой «Честный ЗНАК», реализовано во всех программах «1С». Доступно в сервисе « 1С-ЭДО».
ЭДО с контролирующими органам. Реализовано в «1С». Доступно в сервисе «1С-Отчетность».
Социальный электронный документооборот (СЭДО) с ФСС России по выплате пособий. Реализовано в программах «1С» для расчета заработной платы, например «1С:ЗУП».
ЭДО для автоматизации учета документов внутри организации. Поддерживается в конфигурации «1С:Документооборот».
Внутренний электронный документооборот по приказам Минфина РФ № 61н, 103н, 100н.

В статье мы рассмотрим, что такое внутренний электронный документооборот по приказам Минфина РФ № 61н, 100н, 103н. Вы узнаете, как организовать переход на использование внутреннего ЭДО в «1С» и что для этого необходимо.

Приказы Минфина России: № 61н, 100н, 103н
Виды электронных подписей
Что необходимо сделать в рамках перехода на ЭДО?
Настройка внутреннего электронного документооборота в «1С:БГУ»
Использование внутреннего электронного документооборота

Приказы Минфина России: № 61н, 100н, 103н

Начнем с нормативной части вопроса и рассмотрим приказы Минфина России: № 61н, 100н, 103н.

По приказу № 61н перечислены электронные документы и регистры учета, указаны и сроки применения внутреннего электронного документооборота согласно уровню подчинений. Приказ содержит следующие требования:

С 01.01.2022 года ЭДО применяется при ведении бюджетного учета уполномоченной организацией в рамках полномочий, переданных по решению Правительства РФ, отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений;
С 01.01.2023 ЭДО применяется при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственными (муниципальными) учреждениями.

В приказе № 61н утверждены унифицированные формы первичных электронных документов бухгалтерского учета:

Ведомость группового начисления доходов (ОКУД 0510431);
Извещение о начислении доходов (уточнении начисления) (ОКУД 0510432);
Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ОКУД 0510433);
Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ОКУД 0510434);
Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ОКУД 0510435);
Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ОКУД 0510436);
Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счет (ОКУД 0510437);
Решение о проведении инвентаризации (ОКУД 0510439);
Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ОКУД 0510440);
Решение о признании объектов нефинансовых активов (ОКУД 0510441);
Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ОКУД 0510442);
Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ОКУД 0510445);
Решении о восстановлении кредиторской задолженности (ОКУД 0510446);
Изменение решения о проведении инвентаризации (ОКУД 0510447);
Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ОКУД 0510836);
Ведомость начисления доходов бюджета (ОКУД 0510837);
Ведомость выпадающих доходов (ОКУД 0510838).

В августе 2022 года государство ввело дополнительно формы электронных документов по приказу Минфина от 28.06.2022 года № 100н:

Акт приема-передачи объектов нефинансовых активов (ОКУД 0510448);
Накладная на внутреннее перемещение (ОКУД 0510450);
Требование-накладная (ОКУД 0510451);
Акт приемки товаров, работ, услуг (ОКУД 0510452);
Извещение о трансферте (ОКУД 0510453);
Заявка-обоснование закупки (ОКУД 0510521);
Карточка капвложений (ОКУД 0509211);
Карточка права пользования нефинансовых активов (ОКУД 0509214).

Приказ содержит следующие требования к использованию форм электронных документов:

с 01.01.2023 года для уполномоченных организаций в рамках полномочий, переданных по решению Правительства РФ, отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений;
с 01.01.2024 для государственных (муниципальных) учреждений или ранее, если это предусмотрено учетной политикой.

По утвержденному приказу Минфина России от 15.06.2020 № 103н в список первичных электронных документов бухгалтерского учета были внесены еще несколько форм:

Решение о командировании на территории Российской Федерации (ОКУД 0504512);
Изменение решения о командировании на территории Российской Федерации (ОКУД 0504513);
Решение о командировании на территорию иностранного государства (ОКУД 0504515);
Изменение решения о командировании на территорию иностранного государства (ОКУД 0504516);
Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (ОКУД 0504517);
Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ОКУД 0504518);
Отчет о расходах подотчетного лица (ОКУД 0504520).

Виды электронных подписей

Использование электронных подписей (ЭП) регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — закон № 63-ФЗ).

Понятие электронной подписи описано в пп. 1 ст. 2 закона № 63-ФЗ. Согласно закону, ЭП — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой) или иным образом связана с такими данными. Используется для определения лица, подписывающего документ.

Благодаря ЭП электронный документ равносилен бумажному носителю.

В ст. 5 закона № 63-ФЗ описаны виды электронной подписи — простая и усиленная:

простая электронная подпись (ПЭП) посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Простыми словами, это комбинация логина и пароля, подтверждающая авторство конкретного лица. Но ПЭП не дает гарантии, что документ после подписания не будет изменен;
усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ и обнаружить факт внесения изменений в него после момента подписания;
усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующими дополнительным признаками:
- ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
- для создания и проверки используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом (в ред. ФЗ от 30.12.2015 N 445-ФЗ).

УКЭП является самой надежной электронной подписью, она равносильна собственноручной подписи владельца (Федеральный закон №63 ФЗ от 06.04.2011). Таким видом ЭП можно заверять любые электронные документы и отправлять их операторам электронных площадок, контрагентам, в госорганы или суд.

С 2022 года УКЭП могут выдавать только аккредитованные удостоверяющие центры и той категории лиц, которая определена законом № 63-ФЗ. Перечень аккредитованных удостоверяющих центров опубликован на сайте Минцифры.

Что необходимо сделать в рамках перехода на ЭДО?

Многие учреждения задаются вопросом, с чего начать переход на внутренний ЭДО и как успеть все сделать до начала 2024 года? Ниже приведены наши рекомендации, которые помогут вам быстро организовать переход самостоятельно или с помощью специалистов «1С-Архитектора бизнеса».

Итак, для перехода на внутренний ЭДО необходимо:

определить состав сотрудников, которые будут участвовать в процессе подписания документов;
определить, какие электронные подписи будут необходимы сотрудникам для подписания документов — простые или усиленные электронные подписи (ПЭП или УЭЦП), обеспечить сотрудников нужными подписями;
подготовить изменения в документ «Учетная политика» на 2024 год;
предоставить доступ сотрудникам, которые будут подписывать электронные документы, к программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» («1С:БГУ»);
составить график электронного документооборота;
организовать электронный архив для хранения документов;
настроить программу «1С:БГУ 8».

Вы можете доверить эти задачи специалистам нашей компании и сэкономить время и нервы. Настроим ЭДО в «1С», поможем с получением сертификата электронной подписи и обучим пользователей.

Настройка внутреннего электронного документооборота в «1С:БГУ»

Чтобы организация могла перейти на внутренний электронный документооборот, требуется программный продукт с поддержкой этого функционала. Такие возможности есть в программе « 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».

В типовой конфигурации «1С:БГУ 8» реализован механизм для создания, подписания и хранения учетных электронных документов. Функционал внутреннего ЭДО поддерживается в двух версиях «1С:БГУ» — ПРОФ и КОРП.

Рассмотрим пошагово, как настроить электронный документооборот в «1С:БГУ 8»:

Шаг 1.

В разделе «Администрирование — Настройка параметров учета» во вкладке «Документы и отчеты» установите галочку «Внутренний электронный документооборот» (рис.1).

Рис.1. Галочка «Внутренний электронный документооборот» в «1С:БГУ 8»

Названия компаний и другие данные на всех изображениях, представленных в статье, вымышлены, любые совпадения случайны.

Шаг 2.

Далее вам потребуется настроить маршруты подписания – последовательность подписания электронного документа ответственным пользователями с указанием вида электронной подписи. Чтобы создать маршрут, необходимо пройти по ссылке «Маршруты подписания» (рис.2).

Рис.2. Ссылка «Маршруты подписания» в «1С»

Нажмите кнопку «Создать» и в карточке «Маршрут подписания» укажите наименование маршрута и его подписантов (рис.3).

Рис.3. Указание наименование маршрута и его подписантов

С помощью кнопки «Добавить подписанта» можно выбрать пользователя и указать, какую подпись он будет использовать — простую или усиленную (рис.4, 5).

Рис.4. Выбор пользователя

Рис.5. Выбор вида подписи

Помимо этого, подписантов можно объединять в группы для организации порядка подписания.

Шаг 3.

Далее вам нужно настроить формирование электронных документов. Необходимо отметить печатные формы документов, которые будут во внутреннем ЭДО. Для настройки перейдите по ссылке «Настройка внутреннего ЭДО» и добавьте нужное учреждение (рис.6, 7).

Рис.6.Ссылка «Настройка внутреннего ЭДО»

Рис.7. Добавление учреждения

Далее будет доступен список всех форм. Необходимо отметить печатные формы, участвующие в ЭДО. Для каждой выбраной формы нужно указать маршрут подписания (рис.8).

Рис.8. Настройка печатных форм в «1С:БГУ»

В настройках внутреннего электронного документооборота предусмотрен запрет редактирования форм учетных документов после их подписания. Распространяется на формы, у которых есть электронные документы с состоянием внутреннего ЭДО, отличным от «Не начат».

Шаг 4.

Теперь настроим права доступа пользователя перед началом использования внутреннего ЭДО. Зайдите в «Администрирование» — «Настройки пользователей и прав» — «Пользователи» (команда «Права доступа») (рис.9).

Рис.9. Настройка прав пользователей

В карточке пользователя следует пройти по ссылке «Права доступа» и включить один или несколько профилей (рис.10.1, 10.2). Доступные профили:

Настройка внутреннего ЭДО – назначается ответственным за создание маршрутов подписания и за управление подключением форм к внутреннему ЭДО.
Добавление и изменение внутренних электронных документов – назначается ответственным за создание и аннулирование электронных документов, а также предоставляет право подписи.
Работа только с внутренними документами пользователя.

Рис.10.1. Настройка профилей прав доступа

Рис.10.2. Настройка профилей прав доступа

Файлы электронных документов по умолчанию хранятся в информационной базе. Чтобы уменьшить объем хранящихся данных и уменьшить нагрузку на базу, файлы можно хранить в томах на диске.

Шаг 5.

Настройка и использование простой электронной подписи не требует установки дополнительного программного обеспечения и сертификатов электронной подписи.

В «1С:БГУ» простая электронная подпись устанавливается посредством ввода пользователем своего пароля входа в программу. После чего в форме электронного документа отображается информация о пользователе (пользователях), который поставил на электронном документе свою простую ЭП. В программе в подписи содержится информация о ФИО и должности подписанта. Поэтому перед началом использования внутреннего ЭДО стоит внимательно проверить свои данные в карточке (рис.11).

Рис.11. Карточка пользователя в «1С:БГУ»

Шаг 6.

Перед использованием простой электронной подписи необходимо сформировать печатную форму «Положение об использовании простой электронной подписи» и «Уведомление о простой электронной подписи», устанавливающие право подписание документов.

Для оформления документов необходимо пройти в «Администрирование — Настройка параметров учета — Обмен данными и интеграция – Электронный документооборот с контрагентами — Настройка обмена электронными документами» (рис.12.1, 12.2).

Рис.12.1. Настройка параметров учета в БГУ

Рис.12.2. Настройка параметров учета в БГУ

Перейдите на вкладку «Внутренние документы» и откройте нужное учреждение, тогда будут доступны печатные формы документов «Положение об использовании ПЭП» и «Уведомление об использовании ПЭП». Документы необходимо подписать с каждым пользователем, который будет участвовать во внутреннем электронном документообороте (рис.13.1, 13.2).

Рис.13.1. Настройка внутреннего электронного документооборота организации

Рис.13.2. Настройка внутреннего электронного документооборота организации

Вот так в программе выглядит приказ об использовании простой электронной подписи (рис.14). Он состоит из нескольких закладок. Приказ может быть распечатан и подписан пользователями как подтверждение использования простой электронной подписи.

Рис.14. Приказ об использовании простой электронной подписи

Так выглядит «Уведомление об использовании простой электронной подписи» для каждого сотрудника (рис.15).

Рис.15. Уведомление об использовании простой электронной подписи

Если на каком-то этапе настройки программы у вас возникли сложности и требуется консультация специалиста — обращайтесь в нашу компанию. Мы подключимся удаленно и поможем оперативно справиться с любыми техническими трудностями.

Использование внутреннего электронного документооборота

Когда все необходимые настройки выполнены, можно переходить к использованию ЭДО. В качестве примера рассмотрим оформление документов «Заявление на выдачу аванса» под правами пользователя «Подотчетное лицо».

У подотчетного лица интерфейс программы будет сильно ограничен. Доступны к созданию и подписанию только документы «Заявление на выдачу аванса» и «Авансовый отчет». Все остальные документы из раздела «Денежные средства» будут недоступны к просмотру, созданию и редактированию (рис.16.1, 16.2, 16.3).

Рис.16.1. Использование внутреннего электронного документооборота на примере пользователя «Подотчетное лицо»

Рис.16.2. Использование внутреннего электронного документооборота на примере пользователя «Подотчетное лицо»

Рис.16.3. Использование внутреннего электронного документооборота на примере пользователя «Подотчетное лицо»

От имени подотчетного лица создадим документ «Заявление на выдачу аванса». Документ создается путем копирования или создания нового документа. Подотчетное лицо заполняет поля, к которым у него есть доступ. Все остальные поля и проведение документа будет заполнять бухгалтер. Подотчетное лицо имеет возможность сохранить заявление и сформировать электронный документ, который после необходимо подписать простой электронной подписью (рис.17.1, 17.2, 17.3).

Рис.17.1. Документ «Заявление на выдачу аванса» от имени подотчетного лица

Рис.17.2. Документ «Заявление на выдачу аванса» от имени подотчетного лица

Рис.17.3. Документ «Заявление на выдачу аванса» от имени подотчетного лица

На закладке «Подписи» отображается информация о том, кто должен подписать печатную форму документа и очередность подписания. Подотчетное лицо входит в состав подписантов, значит, имеет права на подписание документа после его записи (рис.18).

Рис.18. Закладка «Подписи»

После подписания в печатной форме отображается электронный прообраз простой электронной подписи (рис.19).

Рис.19. Пример применения простой электронной подписи

Далее в этом документе бухгалтер заполняет оставшиеся поля и реквизиты, затем передает документ на подписание главному бухгалтеру и руководителю учреждения.

Для быстрого поиска нужного документа главный бухгалтер может перейти на вкладку «Органайзер — Внутренние документы» и найти необходимый документ в списке (рис.20.1, 20.2)

Рис.20.1. Внутренние электронные документы пользователя

Рис.20.2. Внутренние электронные документы пользователя

Главный бухгалтер может открыть документ для просмотра и потом поставить подпись или сразу из вкладки «Внутренние документы», не открывая файл, нажать кнопку «Подписать» и далее передать на подписание руководителю учреждения (рис.21).

Рис.21. Подпись главного бухгалтера

Помимо этого, главный бухгалтер имеет возможность отказаться от подписания документа и вернуть его на корректировку по каким-либо причинам. Тогда подотчетному лицу необходимо внести изменения в документ, которые потребует от него главный бухгалтер, и заново пописать документ (рис.22).

Рис.22. Отказ от подписания документа

После подписания документа всеми ответственными лицами он переходит в статус «Завершен». В заявлении будет отображено состояние «Завершен» с тремя электронными подписями (рис.23).

Рис.23. Вид электронного документа со статусом «Завершен»

Таким образом, вы оформили электронный документ «Заявление на выдачу аванса» согласно требованиям по использованию внутреннего электронного документооборота организации.

Подведем итоги

Мы рассмотрели, с чего начать переход для использования внутреннего электронного документооборота в организации, как настроить и работать с внутренним ЭДО в программе «1С:БГУ». Надеемся, что информация помогла вам разобраться с процессом перехода и использования внутреннего электронного документооборота. Как можно увидеть из статьи, процесс не является долгим и слишком затратным.

Если вам нужна техническая поддержка по работе в программах «1С» или остались какие-то дополнительные вопросы, мы будем рады помочь! Для получения консультаций обращайтесь к нам, используя любой удобный способ связи.