Если вы руководитель, ИТ-директор или главный бухгалтер государственного учреждения, перед которым стоит задача выбрать программные продукты или подрядчика для автоматизации, то эта статья для вас.
В этом материале мы расскажем:
Управление процессами в современной организации без использования информационных систем является практически невыполнимой задачей. И вопрос упрощения и ускорения каналов обмена информацией является сегодня одним из ключевых.
Помимо этого, в 2017 году президент РФ объявил о необходимости создания цифровой экономики России и сравнил эту задачу с электрификацией страны в XX веке. В процессе цифровой трансформации, автоматизации и подготовки кадров должны участвовать все институты экономики. Госсектор не является исключением.
Фирм-подрядчиков, которые сегодня занимаются созданием, внедрением и сопровождением информационных систем для автоматизации, очень много. Их компетенции напрямую связаны с опытом по автоматизации бизнеса разных масштабов.
Если обобщить, то все задачи по автоматизации можно разделить на категории:
Любая IT-компания перед тем, как озвучить коммерческое предложение, попросит вас сформулировать цели автоматизации. Поэтому на начальном этапе важно определить, какой масштаб автоматизации необходим вашему учреждению и рассчитать примерный бюджет.
Для этого проведите мониторинг:
Ответов на эти вопросы будет достаточно, чтобы понять примерный масштаб работ по автоматизации вашего учреждения. Далее алгоритм действий может выглядеть так (табл.1):
Вам подойдет | Внедрение или доработка 1-2 тиражных решений | Интеграция нескольких программных продуктов | Проектная разработка единой системы |
---|---|---|---|
Если итоги мониторинга процессов |
все документы/отчеты /показатели, которые необходимо автоматизировать, делаются вручную в рамках 1-2 отделов. |
движение и использование неавтоматизированных документов/отчетов /показателей происходит в рамках трех и более подразделений. |
плюс к перечисленным слева пунктам, руководители подразделений не получают всей необходимой аналитики. |
Стратегические цели |
вам необходимы локальные программные средства обеспечения отдельных видов контрольной и учетной деятельности. |
требуется автоматизировать каждое подразделение с возможностью выбора решений от разных производителей. Или же подойдут несколько коробочных решений и сервисов одного производителя с возможностью интеграции между ними (если не получилось подстроить работу учреждения под одну готовую программу). |
необходимо создать единое информационное пространство учреждения. Для этого требуется разработать и внедрить индивидуальное проектное решение, тем самым подстроить программу под конкретные задачи и процессы вашего учреждения. |
Относительная стоимость |
1-2 |
3-6 |
10-50 |
Теперь вы можете подходить к выбору партнера по автоматизации. Здесь все зависит от выбранных выше целей и масштаба работ. Также для вашего удобства представим порядок действий по выбору IT-компании в виде алгоритма (табл.2).
На что обратить внимание при выборе компании- внедренца IT-системы | Внедрение или доработка 1-2 тиражных решений | Интеграция нескольких программных продуктов | Проектная разработка единой системы |
---|---|---|---|
Текущие условия Статус и рейтинг фирмы -франчайзи |
Стоимость часа обслуживания (фиксированная или зависит от специалиста). Наличие сертификата международного стандарта ISO 9000. |
Прозрачность тарифов на обслуживание и стоимости лицензионного ПО. Наличие статуса «Центра реальной автоматизации» * *К реальной автоматизации относят процессы, которые рождаются внутри компании, а не продиктованы внешними факторами. Все внимание будет направлено строго на решение ключевых задач, напрямую связанных с ростом и развитием бизнеса, что позволит получить быстрый эффект от автоматизации. |
Место в рейтинге фирм-франчайзи на сайте «1С», так как внедрение масштабных систем мы рекомендуем доверять компаниям, занимающим в рейтинге «1С» ТОП 5-10. |
Услуги, которые вы получите до внедрения |
Подбор и демонстрация программы; экспресс-диагностика состояния вашей базы данных на текущий момент. |
«Работа в 1 окно»: возможность построения диалога со всем специалистами подрядчика через «личного менеджера». |
Изучите документ «Обследование» от подрядчика. Оцените, как он адаптирован к текущим условиям бизнеса и орг. структуре предприятия. |
Изучите документ «Обследование» от подрядчика. Оцените, как он адаптирован к текущим условиям бизнеса и орг. структуре предприятия. |
Например, квалифицированная техническая поддержка и линия консультации, сдача отчетности в контролирующие органы и т.д. |
К примеру, у фирмы есть аудитор, налоговый консультант, технический и IT-специалист. Возможна помощь в составлении отчетности, ведении налогового и бухгалтерского учета и т.д. |
К примеру, у фирмы есть аудитор, налоговый консультант, технический и IT-специалист. Возможна помощь в составлении отчетности, ведении налогового и бухгалтерского учета и т.д. |
Количество и квалификация сотрудников |
Оцените опыт переноса данных из различных систем в конфигурации «1С», обновления нетиповых конфигураций. Квалификацию можно оценить через наличие сертификатов и рекомендаций коллег. |
Адекватное количество и взаимозаменяемость квалифицированных исполнителей проекта. Наличие специалистов нужного вам профиля: программистов, методистов, аудиторов, внедренцев, системных администраторов, технических специалистов, налоговых консультантов и др. участников процесса. |
Далее вам вместе с партнером будет легче определиться с программными продуктами для автоматизации. Опытные внедренцы найдут «узкие» места в работе компании и возможности по их оптимизации. Специалисты помогут четко сформулировать, как и какие процессы автоматизировать, внедрят систему и настроят ее под индивидуальные процессы вашего учреждения. По завершении проекта обучат пользователей и помогут в дальнейшей эксплуатации новой информационной системы.
Автоматизацию бизнеса можно сравнить с процессом построения дома. Вам потребуются разные специалисты и масштаб работ в зависимости от ваших целей. Если нужно построить пристройку к дому, то подойдет и небольшая компания. А если требуется возвести дом целиком, составить и согласовать проект, то такие задачи лучше доверять опытной команде профессионалов.
Для грамотного выполнения всех ваших задач у архитектора должны быть: квалификация, опыт, нужные инструменты, профессиональная интуиция и целая команда специалистов!
Они смогут по кирпичикам разложить все процессы и из хаоса создать единую систему, подходящую для функционирования в условиях цифровой экономики. Причем максимально прозрачную и защищенную от ошибок, связанных с человеческим фактором.
Такая аналогия, конечно же, неспроста. Ведь наша компания называется «1С-Архитектор бизнеса» и у нас огромный опыт работы с государственными учреждениями.
Мы предлагаем помощь по подбору комплекса типовых, отраслевых и проектных решений линейки «1С:Предприятие 8» для бюджетных учреждений, а также поможем минимизировать объем услуг по доработке и поддержке системы. Такой подход позволяет создать единое информационное пространство учреждения. При этом вам не придется тратить время и средства на разработку уникальных продуктов и их дальнейшую поддержку.
Наши специалисты всегда готовы:
Если вас интересует автоматизация госучреждений, звоните нам по телефону +7 (495) 937-66-31. Будем рады стать надежным партнером в решении ваших задач и предложить лучшие условия сотрудничества!