Помарочный учет алкоголя: что это и как отразится на рознице?

В 2018 году в сфере розничной торговли алкогольной продукцией снова появятся важные изменения. ФС Росалкогольрегулирование вводит поэтапный переход на третью версию обмена документами в ЕГАИС или ЕГАИС 3.0. Главное нововведение — помарочный учет алкоголя.

Методология помарочного учета алкоголя в ЕГАИС сейчас находится на этапе разработки и в дальнейшем может обновляться ФСРАР. В нашей статье мы собрали актуальные положения по ЕГАИС версия 3 согласно последним поправкам законодательства.

Вы узнаете:

• Что такое ЕГАИС 3.0 или помарочный учет алкоголя?
• Чем помарочный учет отличается от обычного?
• Как отличить марку старого образца от новой?
• Этапы внедрения ЕГАИС 3.0
• Как с этим работать в рознице?
• Какие сроки перехода на ЕГАИС версия 3?

Что такое ЕГАИС 3.0 или помарочный учет алкоголя?

Итак, в 2018 году всем участникам алкогольного рынка будет необходимо перейти на третий формат обмена данными или ЕГАИС 3.0.

Третья версия обмена данными – это так называемый «помарочный» учет. Главная особенность его в том, что теперь во входящих документах будет храниться перечень всех акцизных марок.

По новым правилам розничные магазины должны перестроить схему работы для сканирования каждой единицы маркированной алкогольной продукции на всех этапах ее движения: от приемки от поставщика до продажи на кассе. Для этого необходимо обновить товароучетные системы.

Сейчас ведутся разговоры о том, что поставщики будут клеить на коробку или паллету с алкоголем специальный штрихкод. Он будет содержать данные обо всех акцизных марках в коробке, что значительно упростит работу оператору и товароведу. Данный вопрос находится на согласовании у государственных органов.

Чем помарочный учет отличается от обычного?

Каждый участник цепочки по обороту алкогольной продукции, начиная с производителя и заканчивая продавцами, отправляет в ЕГАИС данные о получении товара, его возврате или продаже.

По старой схеме, если организация получает алкоголь с обычными марками, система ЕГАИС может отследить жизненный цикл одной бутылки только на этапе ее поступления и продажи.

При данной схеме учета существовала возможность обхода системы контроля нарушителями. До 1 октября 2016 года можно было один раз получить партию алкоголя, зафиксировав его в ЕГАИС, а после многократно списывать этот товар. Система контроля ЕГАИС не могла автоматически зафиксировать эти нарушения, выявить их можно было только при проверке сотрудниками вручную.

По новым правилам, если организация получает партию алкоголя с обновленными марками, ЕГАИС отслеживает местонахождение каждой бутылки на каждом этапе оборота. Обмануть систему с учетом полученного и проданного алкоголя уже не получится, так как код каждой марки должен быть указан накладных для ЕГАИС. Предполагается, что такие нововведения позволят государству усилить контроль за оборотом алкоголя и бороться с некачественной продукцией.

Как отличить марку старого образца от новой?

Обновленные марки гарантируют усиленную защиту от подделок. В них зашифрованы важные данные о товаре: тип, серия, номер марки, стоимость, а также другие служебные данные системы ЕГАИС. Помимо этого, новые марки визуально отличаются от старых (рис.1)

Этапы внедрения ЕГАИС 3.0

ФСРАР обозначила следующие сроки перехода на помарочный учет в ЕГАИС 3.0:

• тестовый период – до 1 февраля 2018 года;
• переходный период – с 1 февраля 2018 года до 1 июля 2018 года
• промышленная эксплуатация – после 01.07.2018. Теперь система принимает документы касательно помарочной продукции только версии 3.0. Отгружать алкоголь с указанием неполного количества марок не получится в системе. Отгружать остатки партии алкогольной продукции можно будет без указания штрихкодов. Зафиксировать производство и импорт алкоголя возможно только в режиме помарочного учета. Система контролирует факт наличия марок на остатках товаров регистра 3.0 в рамках всего ЕГАИС.

Как с этим работать в рознице?

Изучив методологию третьего формата или ЕГАИС 3.0, становится понятно, вряд ли поставщики и производители при отгрузке будут сканировать каждую бутылку алкоголя. Скорее всего, они переложат эти проблемы на розницу. Иными словами, в случае пересорта вся ответственность будет лежать на розничных магазинах, а не на поставщике.

Отсюда можно сделать один вывод: какие бы поправки и новые штрихкоды не приняли, сканировать товары все равно придется. Сотрудникам магазинов будет необходимо проверять при приемке соответствие присланных акцизных марок.

Каждый владелец бизнеса определяет для себя сам, каким образом он будет это делать. Вы можете использовать 2D сканер штрихкодов или терминал сбора данных (ТСД). Кратко рассмотрим оба варианта работы.

Использование 2D сканера штрихкодов

Главное преимущество данного решения — стоимость. В среднем сканеры штрихкодов можно приобрести за 5 000 рублей. Вряд ли эта сумма существенно повлияет на бюджет компании. Но при использовании этого метода есть следующие недостатки:

• возможность работы только с одной накладной;
• не исключены ошибки по вине человеческого фактора;
• сканировать необходимо с рабочего места товароведа или оператора;
• нельзя проверить марку на легальность.

Использование ТСД

Рассмотрим вариант приобретения ТСД еще и как выгодную инвестицию в бизнес.

Преимущества использования ТСД:

• Оператор или товаровед смогут сделать приемку в любом месте, где находится товар, что позволит сэкономить время.
• ТСД может работать с такими документами, как: заказ покупателя, инвентаризация товара, перемещение товаров (если у вас несколько торговых точек и складов). Отметим, что современное мобильное программное обеспечение позволяет настроить работу с любым документом из товароучетной системы, который необходим пользователю.
• При поступлении и работе с алкогольной продукцией по ЕГАИС версия 3 современное мобильное программное обеспечение позволяет сразу проверить акцизную марку не только на соответствие списку, но и на легальность.
• ТСД позволяет исключить ошибки по вине человеческого фактора. Все основные бизнес-процессы оператор или товаровед смогут выполнить на ТСД.
• Для работы можно использовать как ТСД, так и смартфон, если его камера позволяет считывать штрихкод PDF 417.

Какие сроки перехода на ЕГАИС версия 3?

ФСРАР обозначила следующие сроки перехода:

• тестовый период – до 1 февраля 2018 года;
• переходный период – с 1 февраля 2018 года до 1 июля 2018 года.

Также всех участников алкогольного рынка волнует вопрос, что делать с продукцией, полученной до 1 июля 2018 года. Самый верный способ — это распродать остатки, пришедшие до срока вступления ЕГАИС 3.0.

Кроме того, в 2018 году ФСРАР планирует выпустить новые акцизные марки, чтобы можно было отличить продукцию, пришедшую до 1 июля 2018 года.

Подведем итоги

Итак, в 2018 году всем участникам алкогольного рынка будет необходимо перейти на третий формат обмена данными или ЕГАИС 3.0. Методология помарочного учета алкоголя сейчас находится на этапе разработки. Это самое подходящее время, чтобы спокойно подготовиться к изменениям и в дальнейшем избежать форс-мажоров и штрафов. Мы рекомендуем заранее подумать, как с минимальными усилиями реализовать работу по новым требованиям государства и своевременно приобрести подходящее оборудование.

Если вы хотите всегда получать актуальные данные из товароучетной системы и облегчить жизнь своим сотрудникам, резоннее приобрести ТСД. Если вы не определились, какую модель техники выбрать — обращайтесь в нашу компанию. Специалисты с радостью проконсультируют вас по всем вопросам работы с ЕГАИС 3.0, подберут оптимальное оборудование с учетом требований бизнеса, обучат сотрудников, а также в дальнейшем окажут техническую поддержку.

Также рекомендуем ознакомиться с нашей подборкой ошибок, которые совершают при автоматизации розничной торговли.