10 промахов автоматизации магазина розничной торговли

Содержание:

• Автоматизировать рабочие места кассиров в продуктовом магазине на базе «тяжеловесных» программных продуктов
• Автоматизировать розничный магазин одежды на базе POS-систем
• Автоматизировать бэк-офис розничного магазина на базе неподходящих неотраслевых программных продуктов
• Игнорировать существование антикражных систем
• Экономить на детекторе валют
• Не следить за прогрессом
• Автоматизировать магазин с помощью фрилансеров
• Использовать неправильную архитектуру информационной системы
• Не автоматизировать розничный магазин
• Считать, что автоматизация – это «заплатил и забыл»

Традиционная функциональная модель управления бизнесом постепенно отходит в прошлое и лидирующие позиции занимают решения, реализующие процессное управление предприятием. Автоматизированные системы наиболее востребованы в торговых предприятиях: приходится анализировать большой объем информации по ценообразованию, по наличию товаров на складе и в магазине, по покупательской способности и другим показателям за достаточно короткий промежуток времени и на основе этого анализа принимать соответствующие управленческие решения.

К нам ежедневно обращается множество клиентов, которые совершают одни и те же ошибки при автоматизации розничных магазинов. В нашей статье мы решили собрать ТОП-10 самых распространенных промахов автоматизации розничной торговли и рассказать о том, как их избежать, чтобы автоматизация вашего бизнеса прошла идеально.

№ 1. Автоматизировать рабочие места кассиров в продуктовом магазине на базе «тяжеловесных» программных продуктов

В первую очередь, это касается магазинов у дома, супермаркетов, кулинарий, магазинов с высокой проходимостью покупателей.

Почему не стоит так делать?

К примеру, многие автоматизируют кассу на базе «1С:Розницы» – это «тяжеловесная», объемная программа с довольно широкой аналитикой, отчетами и другими возможностями. Эти факторы влияют на оперативность работы системы на кассе, вследствие чего есть риск образования очередей, не говоря уже про часы пик.

Что выбрать?

Оптимальный вариант для таких магазинов специализированные кассовые программы, например, «Frontol Торговля». В этом продукте есть все необходимое:

• быстрая печать чека (быстрее, чем в «1С:Рознице» примерно в 5 раз),
• настройка скидок, чеков,
• возможность подключения любого торгового оборудования без дополнительных затрат на драйверы,
• интеграция с системами видеонаблюдения,
• учет продаж по сотрудникам (по чекам, по товарам, вознаграждения и т.д.), и множество других полезных функций.

Но главное в ней – это скорость!

№ 2. Автоматизировать магазин одежды на базе POS-систем

Почему не стоит так делать?

По сравнению с автоматизацией на базе обычного ПК или POS-компьютера с установленной программой «1С» это дороже примерно в 2 раза, а существенных преимуществ практически нет.

POS-система, как правило, идет в комплекте с кассовой программой и периферийным торговым оборудованием (сканер, клавиатура, ридер карт, денежный ящик). Однако на нее нельзя поставить программные продукты «1С», так как не подходят технические характеристики, кроме того, POS-системы оснащены POS-монитором (слишком маленьким для работы в «1С») и программируемой клавиатурой, что исключает работу с мышью.

При этом «1С:Розница» обычная или отраслевая («1С:Розница. Магазин одежды и обуви», «1С:Розница. Магазин автозапчастей», «1С:Розница. Аптека», «1С:Розница. Салон оптики» и т.д.) – наилучшее функциональное решение для подобных предприятий.

Что выбрать?

Самый верный вариант: ПК или POS-компьютер + «1С» + отдельно POS-периферия.

Если у вас планируется сеть магазинов, то у «1С:Розницы» есть возможность создания РИБ (распределенной информационной базы), что позволяет контролировать все магазины из одной точки (центральной базы).

Кроме того, это программное обеспечение позволяет:

• производить приход товара на склады,
• проверять ход его реализации и инвентаризировать,
• очень удобно проводить перемещения между магазинами сети (или их складами), подключать различные акции (скидки или формирование комплектов для продажи),
• разрабатывать и печатать ценники, этикетки и штрихкоды на товар.

В бэк-офисе (товароучетной системе) при этом лучше всего установить «1С:Управление торговлей», программный продукт, нацеленный на повышение эффективности бизнеса торгового предприятия. Важной особенностью программы является универсальность — система поддерживает все основные виды торговли (розничную, оптовую, в кредит, по предварительному заказу, комиссионную), благодаря чему ее можно внедрить в большинстве торговых организаций.

«1С:Управление торговлей 8» позволяет оптимизировать цепочки продаж, информацию по клиентам, управление закупками и финансами. Кроме того, система дает возможность оценивать результаты маркетинговых акций, вести учет товаров на складах, а также анализировать эффективность работы торговой компании.

№ 3. Автоматизировать бэк-офис (товаровед/администратор/директор) продуктового магазина на базе неподходящих неотраслевых программных продуктов;

Почему не стоит так делать?

Мы заметили, что многие автоматизируют бэк-офис на базе «1С:Розницы» или «1С:Управления торговлей». Это нерационально и неудобно. В указанных программах нет множества необходимых для этой отрасли функций: нет возможности вести полноценный учет алкоголя, вести производство (если у вас своя кулинария: вы сами готовите салаты или выпечку), неудобно реализован обмен данными с программой Frontol (а мы уже определились выше, что она – наилучшее решение для кассы продуктовых магазинов).

Что выбрать?

«Далион. Управление магазином.ПРО» — это:

• полный учет алкоголя в соответствии с последними законами ФС РАР (Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка),
• учет производства со всеми калькуляциями и технологическими картами,
• прекрасный обмен с «1С:Бухгалтерией» и Frontol,
• продвижение магазина (СМС-рассылки, интеграция с интернет-магазином),
• организация коммуникации между сотрудниками (постановка задач, контроль их выполнения, обсуждение рабочих вопросов, система напоминаний).

№ 4. Игнорировать существование антикражных систем

По оценке Global Retail Theft Barometer на 2014 год годовой прямой ущерб от воровства в магазинах превышает 128 млрд долларов. Непрямые потери по оценкам той же организации составляют столько же или больше. И это данные только по цивилизованным странам, где удалось провести исследование!

Россия на 7 месте среди крупных рынков по доле потерь магазинов от оборота. Так, за 2014-2015 годы потери розничного бизнеса от краж в РФ составили 6,18 миллиардов долларов! (источник http://www.odesus.gr/images/nea/eidhseis/2015/3.Global-Retail-Theft-Barometer-2015/GRTB%202015_web.pdf)

Если посмотреть на указанную сумму более локально, то это 10-12% ежемесячной выручки магазина. Свести эту цифру к нулю практически нереально, но минимизировать потери не только можно, реально, но и остро необходимо! Способы для этого есть следующие:

• Антикражные системы
• Видеонаблюдение
• Физическая охрана

Идеальное решение – это совокупность всех трех пунктов. Если нет возможности осуществить это, нужно проанализировать свой товар на тему того, насколько часто его воруют (посмотреть статистику). Например, чаще всего хищениям подвергаются дорогой (и не очень) алкоголь, CD и DVD-диски, одежда. Эти товары занимают почетное первое место. Для их защиты лучше всего подходят антикражные системы.

Продукты питания в большей степени помогут защитить видеонаблюдение и антикражные системы. Можно также использовать схему: антикражная система + муляжи камер видеонаблюдения (как показывает практика, даже муляжи очень действенны).

По нашим наблюдениям и отзывам клиентов, такие вложения окупаются от 1 до 3 месяцев.

"Россия на 7 месте среди крупных рынков по доле потерь магазинов от оборота"

№ 5. Экономить на детекторе валют

В 2015 году рост количества фальшивых купюр составил 13,3% по сравнению с 2014 годом (источник tass.ru). Как показывает практика, чаще всего подделывают пятитысячные купюры. Только в IV квартале 2015 года их было обнаружено 11 188 штук (в III квартале – 12 939) – это почти 56 миллионов рублей! (источник arb.ru)

Банкноты номиналом в тысячу рублей находятся на втором месте по подделыванию у мошенников. За этот же период всего было найдено 4 361 штук – это 4 миллиона рублей! На третьем месте — пятисотрублевые купюры (435 штук).

Технологии фальшивомонетчиков не стоят на месте, а в 2016 году с учетом кризиса и экономической ситуации в стране, эта цифра однозначно увеличится. В то же время, средняя цена хорошего детектора валют составляет около 10 000 рублей. Как видите, затраты на оборудование несоизмеримы с возможными рисками, поэтому, советуем вам не экономить на детекторе валют.

№ 6. Не следить за прогрессом (Экономить на новинках)



Эта ошибка также вытекает из соображений экономии или из субъективного ощущения «у меня и так все хорошо». Технологии не стоят на месте, и если вы за ними не будете успевать, то потери нести придется тоже вам.

Возьмем, к примеру, терминалы эквайринга (оплата банковскими картами). Уже много лет в России официальная заработная плата сотрудникам выплачивается не наличными, а переводится на пластиковые карты. Тем не менее, только в 2014-2015 годах торговые предприятия начали приобретать оборудование, принимающее оплаты картами, и то только потому, что вышел соответствующий закон.

Представьте себе, что в жилом районе находятся 3 магазина «у дома» и 2 супермаркета. И только в одном из них можно расплачиваться картой. Как вы думаете, что произойдет? У торговой точки с эквайрингом моментально будет приток клиентов, в отличие от остальных, которые не подумали об этом вовремя. Упущенную прибыль им никто не вернет.

"Технологии не стоят на месте, и если вы за ними не будете успевать, то потери нести придется тоже вам"

То же можно сказать и о прайс-чекерах (самостоятельная проверка цен в магазине), слайсерах (услуга нарезки сыров, колбас в продуктовых магазинах), весах самообслуживания (покупателям не надо ждать, чтобы подошел продавец и помог со взвешиванием), мобильных приложениях и т.д.

Поэтому наш совет: не экономьте на новинках, идите в ногу со временем и будьте всегда на шаг впереди своих конкурентов!

№ 7. Автоматизировать магазин с помощью фрилансеров

Безусловно услуги фрилансеров дешевле, чем услуги специалистов авторизованных компаний, но если углубиться и проанализировать все риски, которые эта экономия за собой влечет, то вы удивитесь насколько вы в итоге переплачиваете!

• Во-первых, среди фрилансеров часто встречаются студенты или просто некомпетентные специалисты, которые могут допустить множество ошибок в вашей системе. Отвечать за которые будете вы сами.
• Во-вторых, фрилансер может просто уйти в отпуск или уехать, не сообщив об этом, и в итоге вы останетесь без поддержки.
• В-третьих, ваш бизнес со всей базой данных находится в руках человека, не несущего никакой юридической и финансовой ответственности, и в теории, ему ничего не мешает передать ее вашим конкурентам. Поэтому ни о какой конфиденциальности и безопасности не может быть и речи.

Работая с проверенной компанией, вы всегда застрахованы от вышеперечисленных рисков. Кроме того, такие компании имеют в своем составе сертифицированных специалистов, что гарантирует высокое качество выполнения необходимых услуг, начиная от внедрения и установки программ и торгового оборудования до обучения персонала и последующего сопровождения.

№ 8. Использовать неправильную архитектуру информационной системы

Из-за недальновидности руководителей или лиц, ответственных за автоматизацию, на предприятиях часто встречается целый «зоопарк» несовместимых программных продуктов, которые очень сложно связать друг с другом в единое целое. Самая большая проблема заключается в том, что исправлять ИТ-архитектуру гораздо дороже, чем изначально сделать ее правильной.

Это влечет за собой замену программных продуктов, перенос данных, стресс для сотрудников вашей организации, затраты на обучение, настройку обменов и т.д. А ведь автоматизация призвана упрощать вашу работу, а не усложнять ее!

Поэтому совет: не забывайте думать о будущем, делайте изначально все правильно, и найдите специалистов, которые расскажут вам обо всех преимуществах и недостатках вариантов автоматизации и помогут сделать правильный выбор.

"Исправлять IT-архитектуру компании гораздо дороже, чем изначально сделать ее правильной"

№ 9. Не автоматизировать магазин



Учитывать все на бумажных носителях невозможно! Только представьте:

• сроки годности,
• поддержание минимального наличия ключевых позиций на складе,
• ценообразование,
• контроль над продавцами,
• поддержание лояльности покупателей (акции, скидки, бонусы),
• анализ продукции (что лучше продается и в какое время).

Чтобы за всем этим уследить без автоматизации, вам придется буквально переехать в магазин на ПМЖ!

Бизнес не должен становиться тюрьмой для его владельца! Как мы писали выше, воровство и злоупотребление персонала – явление повсеместное. Автоматизация не избавит вас от этих неприятностей на все 100%, но на 60-70% — точно.

№ 10. Считать, что автоматизация – это «заплатил и забыл»

О таком подходе мечтают все, но он утопичен.

Автоматизация — это совместная работа вас и автоматизирующей вас компании. И от того, как вы сработаете в команде, зависит конечный результат.

Вам тоже придется вникать в этот процесс, как, впрочем, и происходит с выбором товаров для продажи – их ведь вы тщательно подбираете? К тому же, в этой системе будете работать вы и ваши сотрудники, и если решение подобрано неверно, то неудобно будет всем.

Обратите внимание, если выбранный вами партнер не задал 1001 вопрос о вашей компании и целях автоматизации, значит с очень большой вероятностью для вас подберут неверное решение.

Наш вам совет: берясь за автоматизацию, заранее освободите себе время в календаре, и все обязательно пройдет успешно!

Заключение

Список неправильных решений при автоматизации можно продолжать еще долго, мы же поделились с вами основными ошибками. Автоматизируйте свой магазин грамотно: планируйте все заранее, выбирайте правильного партнера для реализации проекта, вникайте вместе с ним в процессы автоматизации вашего магазина, не бойтесь использовать новинки – вот увидите, клиенты оценят вашу заботу о них!

Ну, а мы желаем вам побольше продаж, лояльных клиентов и процветания бизнеса!

Материал предоставлен экспертом Центра комплексного развития бизнеса Еленой Лемешкиной, http://www.roznice.ru/