Сколько стоит навести порядок в бизнесе?

Предисловие

Необходимость написания данной статьи возникла достаточно давно, но последним фактором стал забавный случай с автором.

После оформления заказа товара на сайте интернет-магазина, последующей онлайн оплаты через сайт, автор направился в сам магазин, чтобы получить желаемое. Каково было удивление, когда товара не оказалось! Благодаря адекватности обеих сторон, компромисс был найден, но появилась твердая уверенность, что материал будет полезен представителям разных сфер бизнеса.

На сегодняшний день достаточно малый процент предпринимателей малого и среднего бизнеса используют программные продукты для автоматизации бизнеса, но крупный бизнес уже трудно представить не автоматизированным. На это есть ряд объективных причин, у каждого предпринимателя они свои.

Некоторые не считают нужным вообще что-либо автоматизировать, предпочитая работать по старинке: «Надо позвонить Маше, чтобы она сказала Пете, чтобы Петя отправил Мишу с товаром по адресу…».

Другие считают, что можно всю работу организовать на бумаге или на страницах офисных приложений и «не надо усложнять»: «Коллеги, мы ведем наши заказы вот в таком файле. Работайте с фильтрами, контролируйте, отмечайте только таким цветом что отправлено, таким цветом что заказано, а таким - что оплачено, и, не забывайте отправлять мне отчеты».

Третьи считают, что можно распределить дополнительные обязанности на подчиненных и просто требовать их исполнения: «Ничего страшного, если секретарь будет не только наливать кофе, оформлять пропуска и т.д. но еще пускай отслеживает заказы. Ведь я ей плачу».

Чаще всего, такие подходы имеют негативные последствия, и, в лучшем случае, тормозят развитие бизнеса. В худшем – приводят к постоянным непредвиденным расходам и упущенной выгоде.

Например, менеджер отработал звонок клиента, но склад забыл отправить в назначенный день и время, и клиент отказался.

Или: менеджер принял заказ, склад его направил, но клиента не оказалось на месте, так как никто не убедился, что клиент на месте и готов принять товар или услугу. Машина зря совершила путь, потрачены деньги на доставку, а самое главное – время сотрудников собственной компании, которые могут и должны были приносить прибыль.

Чтобы не терять прибыль из-за человеческого фактора и упорядочить работу компании, обязательно нужна автоматизация бизнеса. Благо, есть множество специализированных программ.

У расчетливых предпринимателей возникают объективные вопросы:

• Как работает программа? Что это дает?
• Сколько это стоит?
• Сколько надо затратить времени на внедрение?
• Нужно ли обучение и сколько времени это займет?
• Какие обязательные расходы после внедрения?

Разберем эти вопросы.

Вопрос 1: Как работает программа? Что это дает?

Деятельность любой компании можно описать набором простых операций, которые называются «бизнес-процессы».

Все эти процессы можно и нужно контролировать в одном программном продукте, который называется CRM-система , или по-русски Система управления взаимоотношениями с клиентами (Рис.1). Более полное описание функций системы доступно в Википедии, не будем заострять на этом внимание.

Рис.1. Модель CRM-системы.

Разберем работу программы на примере интернет-магазина.

Чаще всего типовая схема работы интернет-магазина следующая:

Как этот процесс будет происходить после автоматизации:

Схема стала длиннее, но решилось сразу несколько проблем: отпала необходимость контроля , разгрузился менеджер, каждый этап стал отслеживаемым по срокам и исполнителям.

Это простейший пример работы системы, на деле автоматизировать можно всё. Или почти всё.

Вопрос 2: Сколько стоит внедрение системы?

Стоимость комплексного внедрения будет складываться из трех составляющих: стоимость системы, стоимость работы аналитика/программиста и стоимость обучения, при необходимости.

Стоимость системы

В этом обзоре мы рассмотрим только облачные системы автоматизации бизнеса, по причине их удобства и простоты в освоении.

Приведем стоимость аналогичных систем в минимальном и максимальном пакетах на июль 2017 года, без учета дополнительных работ по внедрению. Примерно аналогичных, так как абсолютно равноценных систем, в целом, на рынке нет.

• Минимальные пакеты

• Максимальные пакеты

Стоит особо отметить, что доступные функции в максимальных пакетах разных систем различаются.

Это не означает, что чем дороже система – тем больше функций, скорее, связи нет никакой.

Информация о функционале систем от производителей настолько разрозненная, что свести ее в одну таблицу, без досконального изучения каждой системы, не представляется возможным. На сайте производителей систем, в основном, есть ролики о функционале систем.

Так как мы являемся партнерами Битрикс 24, приведем самые востребованные, но далеко не все, функции этой системы в максимальном пакете (Рис.2).

Рис.2. Функциональные модули Битрикс24

В зависимости от сферы деятельности бизнеса могут быть интересны различные функции, мы поможем с ними разобраться и настроить.

Стоимость работ

Стоимость работ по внедрению не является фиксированной величиной: чем больше необходимо автоматизировать, тем больше работ надо провести, тем дороже это стоит.

В предыдущем вопросе была описана простейшая схема автоматизации, по ней работы будут следующие:

• Внести в систему алгоритм работы компании (совокупность бизнес-процессов) – все действия от 1 до 6;
• Создать структуру компании – для назначения ролей. В нашем примере три роли – исполнители: менеджер и курьер, наблюдатели: руководитель;
• Создать бланки необходимых документов - чтобы системе было что заполнять и отправлять;
• Включить синхронизацию системы с сайтом – для формирования новых карточек клиентов.

В зависимости от того, насколько глубокая автоматизация бизнеса требуется, объем работ будет меняться, и, соответственно, меняется стоимость работ.

Стоимость обучения

Обучение, как таковое, не является обязательным пунктом, но мы рекомендуем провести его. Стоимость зависит количества сотрудников целевой аудитории и варианта обучения (очно, удаленно, индивидуальное, групповое и т.д.).

Вопрос 3: Сколько надо затратить времени на внедрение?

Минимум – меньше 30 минут, максимум – в зависимости от требований Заказчика.

Подключение облачной системы займет несколько минут: регистрация и оплата требуемого функционала, либо просто бесплатная регистрация.

Большое количество времени затрачивается на формализацию требований к системе автоматизации и составление технического задания на доработку, ведь в этом должны участвовать сотрудники различных рангов и структур компании Заказчика. После составления технического задания, работа программистов исчисляется десятками часов.

Вопрос 4: Нужно ли обучение и сколько времени это займет?

Обучение не является обязательным. Различные системы по-разному организованы, некоторые производители позиционирует свои продукты, как не требующие обучения.

В нашем случае система Битрикс 24 интуитивно-понятная (рис. 3), но большой набор возможностей подразумевает некоторую подготовку персонала. Глупо покупать дорогостоящий смартфон и использовать его только как телефон, не так ли?

Поэтому мы все-таки рекомендуем обучение. Вводный курс занимает около двух часов, этого достаточно для знакомства с базовыми элементами.

Рис.3. Интерфейс Битрикс24

Вопрос 5: Какие обязательные расходы после внедрения?

В случае с Битрикс 24 при подписке на бесплатный тариф, работающий в «облаке», расходов после внедрения не будет никаких, при этом система будет получать обновления бесплатно. При выборе других тарифов будут другие сценарии. Разберем их более детально.

Большинство систем имеет два варианта исполнения:

• «облачный» – функционирующий на серверах производителя;
• «коробочный» - устанавливается на сервер Заказчика.

Расходы в двух случаях будут различны. Примечание: вариант «коробочного» исполнения есть не у всех систем.

При покупке «коробочной» версии оплачивается стоимость готового продукта и, при желании, стоимость обновлений, но Заказчик имеет право отказаться от обновлений.

В «облачной» версии Заказчик оплачивает регулярные счета за пользование программой. Так как система функционирует на серверах производителя, обновляется она автоматически. При этом у большинства производителей присутствует система лояльности, то есть оплачивая подписку на год, Заказчик получит скидку.

В случае с Битрикс24:

• При подписке на облачный вариант Платежи будут регулярные согласно выбранному тарифу, на протяжении всего периода использования. Обновления уже входят в стоимость. Облачную версию Битрикс24 также можно доработать систему «под себя».
• При приобретении «коробочного» варианта В течение года Заказчик будет получать обновления системы бесплатно.

Далее возможны два варианта:

• Если Заказчик хочет получать обновления ежегодно и своевременно вносит оплату, стоимость обновлений обойдется в 22% от текущей стоимости продукта.
• Если Заказчик в течение какого-либо периода отказывается от обновлений, но в дальнейшем решит их получать, необходимо будет оплатить 60% от текущей стоимости приобретенного продукта, эта плата вносится исключительно за обновления системы в течение года.

При этом, Заказчик имеет право отказаться от обновлений и не оплачивать сопровождение. В таком случае никаких последующих расходов не будет.

Минус этого варианта - обновления исправляют некоторые недочеты системы, которые есть в любом, без исключения, программном обеспечении. Назвать критичными их нельзя, но бывают по-настоящему приятные доработки. И кроме доработки самой системы, производитель постоянно улучшает мобильные и desktop-приложения, и в один момент они могут «отказаться» работать с устаревшей «коробкой».

Выводы

Во все времена владельцы или руководители бизнеса стремились автоматизировать работу компании и получить все преимущества этого решения.

В 19-20 веках на заводах устанавливали конвейеры и станки, ускоряющие работу производства, делая заводы более конкурентоспособными. Автоматизация одной функции работника позволяла заработать знаменитому новатору Генри Форду до нескольких миллионов долларов в год.

21 век – эра роботов, которые на продвинутых предприятиях практически полностью вытеснили человеческие ресурсы, оставив человеку только функцию наблюдателя и контролера. Производители решили тем самым множество проблем: стандартизировали производство, повысили качество выпускаемых товаров, снизили до минимума влияние человеческого фактора на работу производства, уменьшили постоянные расходы на заработную плату, повысили тем самым прибыльность предприятий, сделали товары доступнее и так далее.

В нашей стране всегда неохотно принимают инновационные решения, какие бы блага они не несли. Тем не менее, автоматизация бухгалтерии уже признана важным аспектом деятельности предприятия, и трудно представить компанию, ведущую всё по старинке, на бумаге.

Следующим этапом станет автоматизация бизнес-процессов и внедрение CRM-систем, это прямая параллель с автоматизацией производства, когда все началось с конвейера, а закончилось роботами.

Раньше автоматизация бизнеса была чем-то рискованным и недосягаемым, так как систем автоматизации было мало, стоили они внушительных денег, а экономический эффект был сомнительным. Позволить себе приобретение дорогостоящей системы, которая может и не подойти, было сложным выбором, на страх и риск руководства.

Сейчас большой выбор готовых систем для автоматизации бизнеса, в том числе и отечественных производителей: от простых бесплатных для небольших и юных компаний, до сложных дорогостоящих решений для холдингов с внушительным штатом персонала.

Пока одни компании отрицают или сомневаются в необходимости таких решений, конкуренты внедряют их.