Как грамотно организовать back-office интернет-магазина?

Вы заметили, что все больше предпринимателей уходят в онлайн-коммерцию? И это неудивительно, ведь такой способ организации бизнеса доступен, удобен и выгоден не только для владельцев магазина, но и для покупателей: у обеих сторон экономится время, а за счет снижения издержек – продавец может привлекать больше клиентов приятными ценами, а покупатели — делать выгодные приобретения.

Однако, у этого есть и другая сторона медали. Чем больше появляется интернет-магазинов, тем больше конкуренция среди них. И мы считаем, что один из главных способов удержания лидерства на этом рынке — автоматизация бизнес-процессов, а именно бэк-офиса (back-office), благодаря которой вам будет гораздо легче вести свой бизнес.

Что такое автоматизация бэк-офиса?

Это все, что происходит после того, как покупатель нажимает кнопку «Купить» или «Заказать» на вашем сайте. Начиная с подтверждения менеджером заказа клиента, заканчивая доставкой товара в руки получателя. Когда бэк-офис не автоматизирован, всегда есть риск человеческого фактора: ошибки с заказами, отсутствие товара на складе, задержки с отгрузкой, опоздания курьеров и прочее. Как следствие — недовольные клиенты, жалобы, негативные отзывы в сети, и, наконец, убытки интернет-магазина. Автоматизация бэк-офиса – порой единственное решение всех этих и многих других проблем.

"Программы «1С:Управление торговлей» и «1С:Управление небольшой фирмой» в связке с «1С-Битрикс» – это готовые типовые решения, которые можно сразу же начинать использовать для автоматизации онлайн-магазина"

Почему «1С»?

Существует множество решений для автоматизации бэк-офиса, однако, программы на базе «1С» обладают одним главным преимуществом – это самые популярные в России решения для ведения всех видов учета и управления бизнес-процессами. А значит, у вас не будет проблем с обменом данными между программами, вы легко найдете специалистов, которые настроят и доработают для вас необходимые отчеты, и вообще будете пожинать плоды постоянных разработок и усовершенствований программ на базе «1С». Все это в конечном итоге экономит ваши средства, время и силы.

Кроме того, программы «1С:Управление торговлей» и «1С:Управление нашей фирмой» в связке с «1С-Битрикс» – это готовые типовые решения, которые можно сразу же начинать использовать для автоматизации онлайн-магазина (ничего дополнительно не дописывая). Решения позволяют обмениваться информацией о заказах, выгружать на сайт каталоги товаров, контролировать исполнение заказов, оформлять любую документацию, вести учет товаров, услуг и работ.

Преимущества автоматизации бэк-офиса интернет-магазина с помощью «1С».

• Удобное управление заказами клиента – основа основ
  • Заказ с сайта ни в коем случае не потеряется. Все заказы клиентов с сайта сразу загружаются в систему. В журнале заказов менеджер легко может отследить их состояние, например, «Готов к отгрузке», «Ожидается оплата», «Выполнен» и т.д. (рис. 1)

    

    Рисунок 1

  • Товар сразу же будет зарезервирован под заказ. В момент загрузки с сайта товары, которые в наличии на складе, автоматически резервируются, а отсутствующие фиксируются для заказа поставщику. (рис. 2)

    

    Рисунок 2

  • Система поможет подобрать товар-заменитель. Если вдруг товара нет на складе, можно подобрать аналогичные товары по фильтрам (виды, свойства — ценовая группа, производитель, и т.д.). (рис. 3)

  

  Рисунок 3

  • Клиент сразу будет оповещен о том, что его заказ получен. После подтверждения заказа, клиенту на электронную почту автоматически отправляется письмо (по заданному менеджером или оператором шаблону) с оповещением, что его заказ поступил в обработку.
• Маркетинг и управление ценами. Легко!
  • Простая настройка скидок, наценок и любых маркетинговых акций. В несколько кликов можно добавить группу товаров в действующую скидку или изменить цену на товар. Когда новый заказ попадает в систему, программа автоматически рассчитывает скидку на него и устанавливает конечную цену. Функционал системы позволяет настраивать цену по процентам, задавать формулы для цен и т.д. (рис.4)

    

    Рисунок 4

  • Поддержка всех видов оплат. Клиент сможет оплатить товар любым удобным для него способом – через карту на сайте или наличными курьеру. Система позволяет регистрировать поступление, расход и перемещение наличных денежных средств, печатать приходные и расходные кассовые ордера. Для безналичного расчета программа регистрирует зачисления и списания денежных средств, формирует исходящие платежные поручения, учитывает денежные средства в валюте. Также вы можете планировать продажи и вести платежный календарь.
  • Клиенты всегда будут в курсе проводимых акций и распродаж. Программа позволяет сформировать маркетинговые рассылки и оповещения по группам клиентов и оперативно отправлять на почту или по SMS. Гибкие настройки помогут установить сроки рассылки (к примеру, каждый день, каждую неделю, в день рождения клиента и т.д.) и задать другие параметры. (рис. 5)

    

    Рисунок 5

  • Отслеживайте результаты маркетинговых мероприятий. Благодаря отчетам, вы можете понимать какие группы клиентов участвовали в акциях, кто из них приобрел товары. Это позволяет оценить эффективность проведенных маркетинговых акций, были они оправданы или нет.
• Функционал CRM – как же без него?
  • Будьте в курсе работы и успеваемости ваших менеджеров. Система позволяет провести сравнительный анализ работы менеджеров по продажам, по прибыли, по поступлению денежных средств (рис.6). Можно отследить причины отмены заказов клиентов (например, товара не было в наличии) у отдельных менеджеров и делать соответствующие выводы.

    

    Рисунок 6

  • Используйте возможности воронки продаж. Благодаря воронке продаж можно оценить количество сделок и потенциальную сумму продаж. (рис.7)

    

    Рисунок 7

  • Отслеживайте востребованные позиции товара. Функционал системы позволяет отследить действия клиента, когда до покупки не дошло и заказ оборвался. К примеру, товара не было на складе – сделка обрывается. Значит, необходимо провести анализ товаров, выяснить которые из них заказываются клиентами чаще всего и делать резервы для этих категорий. Данная функция будет полезна в принятии управленческих решений.
• Управление складом. Товар – наше все!
  • Адресный склад – оптимизация складского учета. Присвоение «адреса» ячейке, где находится определенный товар, позволяет в разы экономить время, а также свести к нулю ошибки при сборке заказа. Кроме того, в системе есть возможность ведения складского учета как в количественном, так и в суммовом выражении. То есть можно видеть сколько единиц товара в наличии, сколько зарезервировано и сколько в остатке (рис. 8). Автоматизация документов товародвижения экономит время оператора и курьера, а документооборот всегда в порядке.

    

    Рисунок 8

  • Быстрый и точный сбор заказа для клиента. Программы «1С» позволяют работать со складским торговым оборудованием – подключать сканеры штрихкодов, благодаря которым гораздо проще находить и идентифицировать товар на складе. Это особенно актуально, когда различный товар находится в одинаковых или похожих коробках. Также благодаря штрихкодированию удобно проводить инвентаризацию.

"Важно до запуска интернет-магазина грамотно подойти к выбору решения для автоматизации бэк-офиса"

Отметим, что описанный функционал в полном объеме есть в программе «1С:Управление торговлей» версии 11.

Также интеграция сайта с «1С» на базе «1С-Битрикс» возможна в программах «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С: ERP Управление предприятием 2.0».

Если вы уже открыли интернет-магазин и ваш сайт функционирует не на «1С-Битриксе», синхронизация с «1С» тоже возможна! Однако, в случае нетиповой интеграции специалистам придется написать с нуля модуль обмена данными с сайтом. Это долгий и трудоемкий процесс, и порой, бывает проще и дешевле перенести сайт на другую систему, чем настроить слаженно работающий обмен на старой базе. Поэтому, рекомендуем до запуска интернет-магазина грамотно подойти к выбору решения для автоматизации бэк-офиса.

Вместо заключения

Еще один небольшой совет: если вы решили открыть интернет-магазин, уделите должное внимание и сайту. Автоматизированный бэк-офис – это только полдела. Ведь сайт – это витрина вашего магазина, именно он производит первое впечатление на клиента и помогает ему решить выберет он вас или нет. Важно уделить внимание дизайну, интуитивно понятному интерфейсу и удобству использования (юзабилити). Не дайте пользователю долго искать кнопку «Положить в корзину»/«Купить»/«Заказать» и передумать покупать у вас. Ну, а дальше – в дело вступит автоматизированный бэк-офис!