Как эффективно распределять затраты компании?

Как известно, конечной целью любой компании является получение прибыли. Можно иметь различные ультрасовременные стратегии, благородные миссии и высокоморальные ценности, но, в конечном итоге, основная задача – получение прибыли. А, как говорится, прибыли много не бывает!

Развитие компании, финансирование проектов, освоение новых территорий, захват рынков и т.п. – все это требует больших вложений. Без прибыли все это становится невозможным.

Но как понять, будет ли прибыль и дальше? Как правильно интерпретировать цифры финансовой отчетности? И что делать в случае, когда финансовый результат неудовлетворительный?

Решение есть – анализировать то, что приносит прибыль (Центры Прибыли) и то, что генерирует затраты (Центры Затрат). И здесь мы говорим о ЧИСТОЙ прибыли, а не о марже, выручке или чем-то подобном.

Но не будем торопить события. Обо всем по порядку. Все мы понимаем, что Центры Прибыли (ЦП) несут как собственные затраты (материалы, сырье и т.д.), так и расходы за пользование общими ресурсами: бухгалтерией, торговой маркой, кадровой службой, службой персонала и т.п.  Логично, что при расчете чистой прибыли по этим ЦП, расходы также должны каким-то образом на них распределяться.

Для того, чтобы распределить расходы общих ресурсов, их, для начала, надо собрать. Существует немало вариаций их фиксации, поэтому на данном этапе много сложностей возникнуть не должно.

Но затем мы переходим к распределению затрат, и здесь начинаются настоящие сложности.

Этот процесс состоит из нескольких этапов:

• Определение базы и правил распределения;
• Назначение коэффициентов, зависимостей, формул расчета, пропорций для каждого вида затрат;
• Проверка адекватности схем распределения с помощью моделирования будущих вариантов финансового результата;
• Внесение изменений в схему распределения при необходимости;
• Согласование всех алгоритмов с заинтересованными сторонами;
• Распределение текущих затрат;
• Корректировка возникших замечаний к имеющимся правилам.

Казалось бы, все доступно и понятно. Но за каждой задачей стоит действительно сложная и трудоемкая работа огромного числа сотрудников компании. Кроме того, все расчеты – это серьезная математика, что также существенно усложняет весь процесс.

Как правило, большинство компаний использует старый добрый MS Excel и, скорее всего, каждая из них постоянно сталкивается с огромным количеством вопросов: как найти первоисточник затраты, откуда она вообще взялась, почему именно такая сумма распределилась, как посчитали, кто разрешил и т.д. и т.п. Про варианты сценариев получения финансового результата можно вообще не говорить. Ведение истории изменения правил распределений – еще одна большая сложность, которую мы можем добавить ко всем упомянутым ранее.

И что мы получаем в результате? Ничего хорошего, всего лишь низкое доверие к полученному результату.

Но это еще полбеды: настоящие трудности начинаются в случае, если Центр Прибыли состоит из нескольких бизнес-единиц, по которым распределение затрат происходит разными методами.

Сложно, местами страшновато, но решаемо.

Однажды и наша компания столкнулась с этой проблемой. С целью избавить себя от всех этих сложностей, мы разработали программный продукт «1АБ:Управление финансами» и заложили в него простые, логичные и интуитивно понятные механизмы сбора и распределения затрат.

Данное решение способствовало более быстрому и четкому управлению затратами и грамотному распределению ответственности за них. Благодаря этим процессам наша компания смогла увидеть и реально оценить возможности увеличения чистой прибыли.

Посмотрим на примере, как это работает

Для начала нам нужно определить шаги расчета финансового результата:

Затем для каждой статьи затрат определяем правила распределения. К слову, правила могут меняться ежемесячно, можно добавлять новые базы распределения и новые статьи затрат.

Основной плюс в том, что все настройки производятся в пользовательском режиме и вообще не требуют участия программиста!

Из шагов распределения затрат формируются сценарии распределения. Их может быть неограниченное количество.

Сценарии можно применять с любого периода как на Центр Прибыли в целом, так и на каждую бизнес-единицу в отдельности. Пересчитывать/не пересчитывать предыдущие периоды – решайте сами, как вам будет удобней.

Правила расчета финансового результата вы можете менять по своему усмотрению.

Полученный финансовый результат можно проанализировать в различных отчетах. Удобно то, что можно задать собственные настройки финансовой структуры и расчетов показателей.

Например, в отчете «Прибыли и убытки»:

Одно из преимуществ продукта «1АБ:Управление Финансами» - наличие истории правил распределения затрат. С ее помощью вы легко сможете увидеть получателей и источники затрат, проанализировать полученные и распределенные затраты по каждому ЦФО и консолидировано. При этом, все данные будут выведены в удобный отчет с понятной расшифровкой.

Для нашей компании решение «1АБ:Управление Финансами» оказалось крайне полезным. Оно позволило сделать процесс распределения затрат (косвенных, в том числе) максимально простым и удобным и значительно облегчило нам жизнь, избавив от сложных математических расчетов.

К слову, до использования этой разработки расчет финансового результата занимал у нас в среднем месяц. Благодаря решению «1АБ:Управление Финансами» мы смогли сократить этот процесс до двух рабочих дней.