Все о бюджетировании: что это, для чего, каких видов бывает и как работать с бюджетами в «1С»

Бюджетирование – это не просто скучный процесс подсчета цифр. Это мощный инструмент, который поможет вам управлять финансами бизнеса, принимать обоснованные решения и достигать намеченных целей.

Процесс ведения бюджетов является неотъемлемой частью успешного управления бизнесом. Даже если у вас маленькая компания или стартап, умение правильно распределять финансовые ресурсы – залог вашей стабильности и роста.

В этой статье мы разберем, что такое бюджетирование, как его эффективно организовать, какие виды бюджетов бывают и многое другое.

• Что такое бюджетирование?
• Зачем нужно бюджетирование?
• Какие бывают бюджеты?
• Принципы формирования бюджета
• Методы бюджетирования
• Как организовать бюджетирование?
• Инструменты бюджетирования или как автоматизировать этот процесс
• Какие функции бюджетирования автоматизируют программы «1С»?

Что такое бюджетирование?

Бюджетирование – это процесс планирования доходов и расходов на определенный период. Это не просто подсчет денег, но и стратегическое управление ресурсами бизнеса. Правильное бюджетирование включает в себя анализ, стратегическое планирование и контроль за выполнением плана.

Бюджет представляет собой результат процесса бюджетирования. Это финансовый план, который может быть выражен как в денежных, так и в натуральных показателях. Обычно бюджеты разрабатывают на год, с разбивкой по кварталам и месяцам.

Составить бюджет можно как для всего бизнеса в целом, так и для его отдельных сегментов: подразделения, функции или конкретные продукты. К примеру, можно составлять бюджет по доходам и расходам, на производство или по продажам.

Основные цели бюджетирования: прогнозирование будущих доходов, контроль расходов и анализ отклонений от плана. Бюджет помогает решить, сколько денег вы можете потратить на различные статьи расходов, каковы ваши доходы и как достичь поставленных целей.

Следует отметить, что бюджетирование не является обязательным процессом. Компании занимаются им на добровольной основе. Тем не менее, наличие системы бюджетирования существенно облегчает управление компанией и повышает шансы на достижение поставленных целей.

Зачем нужно бюджетирование?

Управлять финансовыми потоками, доходами и расходами необходимо уже на начальном этапе жизни компании. На старте бизнеса, когда количество операций еще невелико, компании могут обходиться без сложных бюджетов. Руководители зачастую хранят информацию о предполагаемой прибыли, графике поступлений и платежей в заметках или простых таблицах.

Однако по мере роста бизнеса, увеличения числа операций, контрагентов и разнообразия товаров и услуг, становится необходимым систематизировать и упорядочить всю финансовую информацию.

Ключевые задачи бюджетирования:

• Контроль расходов: без корректного бюджета легко потерять контроль над финансами. Он помогает избегать ненужных затрат и позволяет быстро реагировать на финансовые проблемы и непредвиденные ситуации.
• Планирование будущего: четкое понимание и оценка ваших финансовых потоков позволяют не только прогнозировать доходы, но и планировать важные решения, такие как: найм новых сотрудников или оптимизация производственных процессов. С помощью бюджетирования вы можете заранее прогнозировать доходы и определить, какие инвестиции или улучшения принесут наибольшую отдачу.
• Принятие обоснованных решений: бюджетирование позволяет основываться на данных, а не на интуиции. Вы можете оценивать и понимать, какие направления бизнеса требуют больше дополнительных средств, а какие можно оптимизировать.
• Управление рисками: правильно организованное бюджетирование позволяет вовремя подготовиться к непредвиденным обстоятельствам, таким как: экономические кризисы или изменения на рынке.

Какие бывают бюджеты?

Бюджеты подразделяются на операционные и финансовые. Операционные бюджеты описывают доходы и расходы, а также движение денежных средств по каждому направлению деятельности компании. В то время как финансовые бюджеты отражают сводные финансовые показатели всей организации.

Финансовые бюджеты служат для обобщения информации из операционных и делятся на три категории:

• Бюджет доходов и расходов (БДР);
• Бюджет движения денежных средств (БДДС);
• Управленческий баланс.

Расскажем немного подробнее о видах бюджетов:

• Операционный бюджет – это наиболее распространенный вид бюджета, который охватывает текущие операции компании. Фокусируется на основной деятельности предприятия и может быть разработан по следующим направлениям:

  • объем продаж;
  • объем производства;
  • запасам товаров и продукции;
  • коммерческим и административным затратам.

  В отличие от основных бюджетов, операционный является более детализированным и охватывает определенные бизнес-процессы. Помогает планировать затраты на заработную плату, аренду, закупку материалов и другие статьи. Операционный бюджет часто разбивается на месячные или квартальные планы для удобства контроля.

• Бюджет доходов и расходов является основой финансового планирования компании, охватывающей запланированные показатели выручки, прибыли и расходов. БДР позволяет не только прогнозировать денежные потоки, но и сделать анализ рентабельности бизнеса. Бюджет составляется по методу начисления, при котором имеющиеся доходы и расходы фиксируются не в момент совершения финансовых транзакций, а в момент осуществления сделок.
• Бюджет движения денежных средств включает все поступления финансов и траты компании. В отличие от БДР, этот тип бюджета формируется кассовым методом, с целью предугадывать наличие возможных кассовых разрывов и управлять ликвидностью.
• Управленческий баланс представляет собой план, отражающий активы и пассивы компании. Создается на основе текущих остатков, таких как: дебиторская и кредиторская задолженность, а также товарные запасы.

Другие виды бюджетов:

• Вспомогательные бюджеты не привязаны к основной деятельности бизнеса и поэтому служат для анализа затрат и поступлений, связанных с внешними финансами. К примеру, кредитный бюджет фиксирует источники заемных средств, тогда как налоговый бюджет позволяет рассчитать состояние налоговых обязательств и поступлений.
• Специальные бюджеты представляют собой распределение статей в основных бюджетах. Это может быть бюджет распределения чистой прибыли или детальная смета по конкретному проекту. В малом и среднем бизнесе такие детализированные бюджеты используются нечасто, так как небольшие компании обычно обходятся более простыми планами.
• Инвестиционный бюджет: прогнозный план по долгосрочным вложениям, таким как покупка оборудования или инвестирование в развитие новых проектов. Важно оценить, какие инвестиции и способы принесут наибольшую прибыль, и учитывать сроки их окупаемости.
• Капитальный бюджет охватывает крупные капитальные расходы, которые могут иметь значительное влияние на бизнес. К примеру, строительство новых объектов или приобретение основного оборудования. Этот бюджет должен быть тщательно спланирован и включать оценку рисков.

Принципы формирования бюджета

Независимо от типа и масштаба бюджета, его создание должно основываться на определенных общих принципах. Это обеспечивает эффективную работу команды и улучшает процесс бюджетирования.

Ключевые принципы формирования бюджета:

• Единая бюджетная система. Все подразделения обязаны использовать унифицированные формы бюджетов, а также единую классификацию и кодировку доходов и расходов. Такие инструкции определяют и обеспечивают согласованность подходов к бюджетированию.
• Полнота информации. Необходимо включать в бюджеты данные обо всех доходах и расходах, обеспечивая детализированный анализ. Это позволит отслеживать направления денежных потоков и различные виды затрат организации.
• Сбалансированность. Доходы и расходы компании должны находиться в гармонии друг с другом. Запланированные расходы не должны превышать размеры доходов, включая дополнительные средства, которые могут быть нужны для покрытия дефицита.
• Целевая направленность расходов. Средства, выделенные в бюджете, должны использоваться строго по назначению, что позволит повысить эффективность бюджетных ресурсов.
• Достоверность данных. Информация, включаемая в бюджет, должна быть обоснованной и надежной. Это позволит избежать значительных отклонений между плановыми и фактическими показателями.

Следование этим принципам и методам способствует более эффективному и прозрачному процессу бюджетирования в компании.

Методы бюджетирования

Существуют различные методологии, которые могут помочь в создании бюджетов:

• Метод Top-down («сверху вниз»): руководство устанавливает общий бюджет, который затем распределяется на различные подразделения. Это позволяет обеспечить согласованность общей стратегии компании.
• Метод Bottom-up («снизу вверх»): каждое подразделение разрабатывает свой бюджет, который затем объединяется в общий. Этот подход может быть более точным, так как учитывает специфику работы каждого отдела.

Для крупных организаций с управленческой иерархией характерен подход «сверху вниз», в то время как для малых бизнесов, где система управления более гибкая, чаще всего применяется метод «снизу-вверх».

• Приростное бюджетирование: метод основан на использовании бюджетных или фактических данных за предыдущий период. Исходные показатели подвергаются корректировке с учетом ожидаемых изменений в деятельности компании, например, увеличение объемов производства, изменение цен, рост продаж и др. Приростное бюджетирование является одним из самых распространенных подходов в процессе составления бюджетов.
• Бюджетирование «с нуля»: предполагает, что новые бюджеты разрабатываются без учета прошлых данных, их начинают с чистого листа. Этот подход ориентирован на критический анализ всех показателей компании, особенно расходов, и на включение в бюджет лишь тех статей, которые являются действительно необходимыми для успешного функционирования бизнеса.

Как организовать бюджетирование?

Если вы планируете внедрить бюджетирование на своем предприятии, немаловажным действием будет создание центра финансовой ответственности (ЦФО). Главная задача ЦФО – разработка и выполнение бюджетов. Эти функции могут быть возложены на финансовый департамент.

Наличие ЦФО выделяет бюджетирование как отдельный процесс, в отличие от простого планирования. В этом случае необходимо назначить ответственных за исполнение бюджета, утвердить финансовую структуру, выбрать подходящий метод и определить горизонты планирования.

Классический алгоритм действий по организации бюджетирования:

• Шаг 1: Определите цели
  

  Прежде чем начать, вам нужно четко понять, каких целей вы хотите достичь с помощью бюджетирования. Это могут быть как краткосрочные (увеличение продаж на 10%), так и долгосрочные цели (расширение бизнеса, улучшение качества обслуживания клиентов, выход на новые рынки). Точная постановка целей поможет вам сфокусироваться на том, что действительно важно для бизнеса.

• Шаг 2: Сбор данных
  

  Соберите все необходимые данные о прошлых финансовых результатах, например, отчеты о прибылях и убытках, балансы, данные о кассовых потоках. Важно не только зафиксировать цифры, но и понять тренды: сезонные колебания, влияние различных факторов на доходность и расходы.

• Шаг 3: Разработка бюджета
  

  На основе собранной информации разработайте предварительный бюджет. Укажите предполагаемые доходы и распределите их по статьям расходов, к примеру, зарплаты сотрудников, аренду, закупку материалов, рекламу и другие необходимые расходы.

• Шаг 4: Ведение и контроль
  

  Запустите ваш бюджет! Контролируйте исполнение расходов и доходов на регулярной основе, чтобы следить за отклонениями от плана. Важно не просто создать бюджет, но и отслеживать его исполнение. Регулярно сверяйте фактические данные с запланированными. Это поможет вам заметить проблемы на ранней стадии и оперативно корректировать свои финансовые планы.

• Шаг 5: Анализ результатов
  

  После окончания отчетного периода проанализируйте, насколько была выполнена стратегия. В конце сравните фактические показатели с запланированными, выявите отклонения и общие причины этих отклонений. Это поможет вам совершенствовать бюджетный процесс на следующий период.

Инструменты бюджетирования или как автоматизировать этот процесс

Составление и контроль бюджета – непростые задачи, в процессе которых часто могут возникать ошибки. Это может проявляться в виде неестественных отчетов или отсутствия единого подхода к отчетности, что, в свою очередь, может приводить к недооценке доходов или завышению расходов. В результате бюджет может быть не выполнен, а перерасчет данных становится еще сложнее из-за их значительного объема.

Для решения этих проблем разрабатываются программные продукты, способные обрабатывать большие массивы информации. Такие программы часто оснащены встроенными инструментами для контроля и согласования данных, что минимизирует риск ошибок и несоответствий.

Какие программы «1С» включают блок «Бюджетирование»?

В конфигурации «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация» входит блок «Бюджетирование». Функционально обе системы практически идентичны.

• «1С:ERP Управление предприятием 2» – флагманское решение для комплексной автоматизации процессов в среднем и крупном производстве. Программа находит особое применение в многопрофильных производственных компаниях с технически сложными производственными процессами и более чем десятью тысячами рабочих мест.

  С помощью «1С:ERP» пользователи могут оценивать эффективность бизнес-моделей и анализировать финансовые перспективы предприятия, а блок «Бюджетирование» помогает решать важные управленческие задачи, связанные с комплексной оценкой бизнес-эффективности.

• «1С:Комплексная автоматизация» («1С:КА») – система, объединяющая все учетные процессы в одной информационной среде, что повышает удобство работы и эффективность операций. Решение позволяет создать единую информационную платформу, охватывающую ключевые управленческие задачи и учет. В «1С:КА» бюджетные отчеты формируются по принципу конструктора из статей бюджета с четко установленными правилами для получения данных.

Какие функции бюджетирования автоматизируют программы «1С»?

Бюджетирование в «1С» представляет собой универсальный инструмент, который позволяет пользователям создавать различные виды бюджетов, заполняя их требуемыми статьями и детализируя до необходимого уровня аналитики.

Автоматизация бюджетирования в «1С» реализована через мощные инструменты и возможности, которые помогают компаниям эффективно планировать и контролировать собственные финансовые ресурсы:

• Создание бюджетов: в «1С» вы сможете создавать различные виды бюджетов: операционные, инвестиционные, капитальные и др. Система позволяет задать параметры бюджета, определить его структуру по статьям и периодам, что облегчает анализ и контроль.
• Планирование бюджетов: программы «1С» предоставляет возможность планировать бюджеты на несколько периодов, включая месяцы, кварталы и годы. В зависимости от ваших задач вы сможете задавать различные сценарии планирования, что позволяет учитывать разные условия и факторы, влияющие на финансовые результаты.
• Расчет и распределение бюджетов: в «1С» можно установить правила расчета и распределения бюджетных средств в разрезе подразделений и статьей расходов. Система позволяет автоматизировать этот процесс, основываясь на исторических данных и заранее заданных коэффициентах.
• Контроль исполнения бюджета: один из ключевых аспектов бюджетирования – контроль исполнения бюджетов. Программы «1С» позволяют сопоставлять фактические данные с плановыми, что дает возможность оперативно реагировать на факт отклонения от бюджета и принимать управленческие решения.
• Анализ и отчетность: конфигурации «1С» предлагают широкий набор инструментов для анализа бюджетных данных. Вы сможете формировать различные отчеты: сравнительные отчеты по фактическим и плановым показателям, отчеты по отклонениям и их причинам, а также визуализировать данные с помощью графиков и диаграмм.
• Интеграция с другими модулями: бюджетирование в «1С» интегрировано с другими функциональными модулями: бухгалтерия, управление продажами, закупками и проектами и др. Это обеспечивает целостный подход к управлению финансами и позволяет использовать актуальные данные для планирования и анализа.
• Работа с бизнес-планами: в некоторых версиях «1С» предусмотрены функции для создания и управления бизнес-планами, что также может быть связано с бюджетированием. При необходимости вы сможете формировать финансовые стратегии компании и отслеживать выполнение проекта.

Преимущества бюджетирования в «1С»

• Автоматизация процесса: программные продукты «1С» позволяют существенно сократить время на составление и контроль бюджетов за счет автоматизации расчетов и распределения.
• Интуитивно понятный интерфейс: программы «1С» имеют удобный пользовательский интерфейс, что делает работу с бюджетами доступной для широкого круга пользователей.
• Настраиваемые отчеты: возможность создания разных отчетов под конкретные задачи и требования бизнеса помогает более точно анализировать исполнение бюджета.
• Актуальность данных: интеграция систем «1С» с другими модулями обеспечивает актуальность данных для анализа, что позволяет принимать более обоснованные решения.

Подведем итоги

Бюджетирование – это важный и необходимый процесс, который может стать незаменимым инструментом управления финансами вашего бизнеса. Правильная организация бюджетирования не только помогает контролировать доходы и расходы, но и позволяет стратегически планировать будущее компании. Используя точные данные и лучшие практики, вы сможете оптимизировать ваши финансовые потоки и достигать поставленных целей.

Автоматизация процессов, гибкость и возможность настройки под конкретные нужды бизнеса делают программы фирмы «1С» одними из предпочтительных решений для организации бюджетирования в компании. Правильное использование возможностей «1С» позволит достичь более высокого уровня финансовой стабильности и оперативности управления.

За помощью во внедрении и настройке подсистем бюджетирования в «1С» обращайтесь к нам уже сегодня!