Бизнес процессы и задачи в 1С Документооборот
Блог Архитектора бизнеса
Открыть меню
Подпишитесь на рассылку
Мы пишем только о том, что проверили на собственном опыте. Подпишитесь на обновления блога, чтобы не упускать полезные знания!

Бизнес-процессы в «1С:Документообороте»

«1С:Документооборот 8» («1С:ДО») — это функциональная ECM-система (англ. Enterprise Content Management – управление корпоративным контентом). В одной программе собраны широкие возможности для управления документами, деловыми процессами и взаимодействием сотрудников. Конфигурация сертифицирована по требованиям и стандартам законодательства РФ к оформлению документов и регулярно обновляется.

Мы уже писали о том, как «1C:Документооборот 8» поможет организовать эффективное взаимодействие сотрудников и избавит компанию от бумажной волокиты. В этот раз расскажем, что такое бизнес-процессы в «1С:ДО», чем они полезны и как их настроить под конкретные задачи вашей компании.

Вы узнаете:

Что такое бизнес-процессы в программе «1С:Документооборот»?

В «1С:ДО» предусмотрена возможность настройки процессов под конкретные нужды компании. Вы можете создать как простой процесс согласования из одной или нескольких задач, так и комплексный, почти любой сложности, с большим количеством условий и разветвлений.

Бизнес-процессы в «1С:ДО» — это последовательности предопределенных задач, выполняемых разными сотрудниками. Когда очередной пользователь выполнит свою задачу, программа создаст задачу для следующего.

Задачи являются средством коммуникации между пользователями. Также они используются для автоматизации процессов, тем самым оптимизируя работу в организации и существенно ускоряя достижение конечной цели. Задачи формируются только в рамках процессов. Исполнителями задач могут быть конкретные сотрудники, а также роли или сотрудники, подобранные автоподстановками.

Виды бизнес-процессов в «1С:ДО»

В «1С:Документообороте» реализован стандартный набор шаблонов процессов для обработки документов:

  • Исполнение – внутренние или входящие документы отправляются на исполнение одному или группе сотрудников, а также проверяющему для анализа результатов выполненных задач, контроля сроков и соблюдения других регламентов;
  • Ознакомление – внутренний, входящий или исходящий документ и файлы отправляются одному или группе пользователей с целью ознакомления;
  • Рассмотрение – процесс необходим для получения резолюции руководителя о дальнейшем исполнении или отказе от исполнения внутренних или входящих документов;
  • Регистрация – отправляется секретарю для закрепления за документом регистрационного номера с целью получения официального статуса;
  • Согласование – процесс для согласования различных видов документов и файлов с указанными респондентами;
  • Утверждение/Подписание – процесс для утверждения определенными сотрудниками внутреннего или исходящего документа;
  • Обработка входящего/ исходящего/ внутреннего документа – предназначены для построения более сложных схем обработки документов, составленных из объединенных в цепочку базовых процессов;
  • Комплексный процесс – предназначен для автоматизации свободного маршрута обработки документа. Процесс состоит из последовательности заранее запланированных действий (типовых процессов), которые стартуют по настроенному вами порядку или условиям. Действия могут быть созданы как по шаблону, так и с нуля (рис.1).
Шаблоны процессов в «1С:Документооборот 8» Рис.1. Шаблоны процессов в «1С:Документооборот 8»

Управление процессами

Раздел «Управление процессами» – один из наиболее значимых для работы в программе. Здесь вы можете настроить все, что необходимо для автоматизации бизнес-процессов:

  • роли исполнителей;
  • правила эскалации задач;
  • условия маршрутизации;
  • шаблоны бизнес-процессов;
  • настройка повторения процессов;
  • правила автозапуска процессов.

Также в этом разделе расположен инструмент «Мониторинг процессов», предназначенный для отслеживания эффективности процессов и наблюдения за работой компании в целом.

Для создания или изменения процесса следует в разделе «Управление процессами», в панели навигации выполнить команду «Шаблоны процессов» (рис.2).

Раздел «Управление процессами» в «1С:ДО» Рис.2. Раздел «Управление процессами» в «1С:ДО»

«Шаблон процесса» – это инструмент, который позволяет заранее настроить маршрут обработки какого-либо объекта в программе в соответствии с принятым в компании регламентом движения документов. Иными словами, это комплект заблаговременно настроенных параметров: условия маршрутизации, предметы, исполнители, сроки, тип запуска и прочие.

Этими параметрами заполняется новый запущенный процесс, тем самым позволяя не вводить вручную одни и те же настройки каждый раз. На основе одного шаблона могут одновременно выполняться множество процессов. Пользователю можно разрешить или полностью запретить вносить изменения в настройки шаблона перед запуском процесса.

Мы рекомендуем сохранять часто используемые комплексные процессы вашей организации в виде шаблонов. Их удобно использовать при создании бизнес-процесса, привязав к карточке вида документа.

В «1С:Документообороте» есть возможность настройки маршрутов шаблонов комплексных процессов с помощью графических схем. В запущенном процессе такая схема или карта маршрута бизнес-процесса состоит из блоков. Они наглядно показывают выполнение стадий процесса. Исходя из этого, участники процесса всегда могут посмотреть, на какой стадии находится выполнение, какие пользователи выполнили/не выполнили поступившую задачу (рис.3).

Стадии бизнес-процессов в «1С:Документообороте» Рис.3. Стадии бизнес-процессов в «1С:Документообороте»

В «1С-Архитекторе бизнеса» уже не первый год работает специализированное направление по автоматизации документооборота. У нас есть статус «Центр компетенции «1С» по документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и сопровождения пользователей. Если вам требуется консультация, обращайтесь к нам.

В конфигурации есть несколько вариантов запуска бизнес-процесса:

  • Вручную:
    • когда это нужно пользователю: зайдите в разделе «Главное» и нажмите команду «Создать процесс»;
    • на основании предмета: в разделе «Документы и файлы» нажмите команду «Отправить» из карточки или списка любых видов документов, а также из списка файлов;
    • на основании задачи: нажмите команду «Подзадача…» из карточки или списка задач, поступивших пользователю.
  • Автоматически:
    • интерактивный запуск: по предложению программы, сразу после создания или регистрации документа. От запуска такого процесса можно отказаться;
    • по факту произошедшего бизнес-события: «1С:ДО» автоматически запустит процесс, когда это нужно, при выполнении любых событий и заданных условий.

При взаимодействии пользователя с процессами программа предусматривает следующий функционал:

  • принять задачу;
  • перенаправить исполнение на другого сотрудника;
  • задать вопрос по задаче;
  • создать подзадачу;
  • учитывать потраченное время на исполнение задачи;
  • отменить выполнение задачи (если процесс не продвинулся дальше по маршруту);
  • сообщить исполнителю о появлении новой задачи по электронной почте, СМС или диалоговым окном.

Помимо этого, у вас есть возможность изменять цепочку выполнения задач, только если процесс не запущен. Для любого процесса можно настроить автоматическое повторение с любой периодичностью в рамках года.

Выводы

В «1С:Документообороте» предусмотрена возможность настройки процессов под конкретные нужды компании. Вы можете создать как простой процесс согласования из одной или нескольких задач, так и комплексный, почти любой сложности, с большим количеством условий и разветвлений.

Если вам потребуется помощь по настройке бизнес-процессов в «1С:ДО» или решение других задач в программе, обращайтесь к нам. Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» проконсультируют вас по всем интересующим вопросам.

Бесплатная консультация эксперта

Вас может заинтересовать

Читайте также

Заказать звонок
Заказать звонок Введите контактные данные в форме ниже и нажмите кнопку «Заказать звонок».
Наш специалист перезвонит в течение 9 минут в рабочие дни с 9:00 до 19:00 (по московскому времени).
* Поле «Имя» обязательно для заполнения
* Поле «Теле» обязательно для заполнения
* Поле «» обязательно для заполнения
* – Обязательное для заполнения поле

Компания «1С-Архитектор бизнеса» использует cookie-файлы и другие аналогичные технологии. Оставаясь на сайте, вы соглашаетесь на обработку ваших персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности.

Закрыть