Как «1С:Документооборот» поможет избавиться от бумажной волокиты?

Трудно представить себе компанию, которой не пришлось бы работать с договорами и документами. И если на ранних этапах предприятие может своими силами систематизировать документооборот, то по мере развития бизнеса ежедневный поток деловых бумаг, его обработка и хранение могут стать настоящей проблемой.

Сегодня все больше наших клиентов интересуются автоматизированными системами управления документооборотом или задумываются о переходе на цифровой формат. Однако даже в эпоху 21-го века остаются консервативные компании, которые предпочитают работать по старинке, «утопая» в бумажной волоките.

В нашей статье мы расскажем, какие задачи решает «1С:Документооборот» и как программа поможет избавиться от вечной головной боли, связанной с бумажными документами.

Итак, как «1С:Документооборот» поможет избавиться от бумажной волокиты?

Для справки

Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют автоматизировать основные процессы делопроизводства в компании. При внедрении СЭД на предприятии обычно ставят следующие цели:

• сокращение или полный отказ от бумажных носителей;
• сведение к минимуму ресурсов на ручную обработку документов;
• повышение эффективности делопроизводства;
• создание единой информационной базы документов;
• снижение рисков потери или повреждения важных документов;
• организация удобной работы сотрудников с документами;
• контроль над исполнением;
• повышение уровня информационной безопасности и другие.

Современные системы электронного документооборота призваны навести порядок в работе компании. Они систематизируют документооборот и прокладывают четкие, прямые маршруты, по которым движется поток деловых документов. Каким же образом это происходит можно наглядно проиллюстрировать на примере процесса согласования и архивирования документов.

Представьте себе жизненный цикл документов в компаниях, где до сих пор считается, что бумажный носитель надежнее, чем что-то электронное. Для примера возьмем ситуацию с составлением договора.

Работа с договорной документацией состоит из большего количества этапов, в которые вовлечены ключевые сотрудники компании:

• Юрист составляет договор, который затем отправляет руководителям подразделений;
• Каждый из заинтересованных лиц вносит свои правки в документ;
• Затем несколько версий договора возвращаются в юридический отдел на доработку;
• После этого новая версия текста отправляется на повторное согласование;
• На этом этапе документ может правиться еще несколько раз, пока все заинтересованные лица не придут к единому решению и договор будет подписан.

Документ, прошедший долгий путь согласований и правок, в итоге попадает в ящик под названием «Архив». При необходимости его можно найти и извлечь оттуда, что зачастую бывает не так просто, учитывая количество хранимых деловых бумаг.

В результате такая длинная цепочка согласований может привести к срыву сроков и потере важных версий документов. Из-за большого потока документов не все бумаги доходят до адресата, письма зачастую остаются без ответа. Эффективность такой компании стремительно падает, ее «засасывает» опасная бумажная трясина.

Как эти процессы будут выглядеть с использованием «1С:Документооборота?»

Согласование документов

Для согласования договора юристу достаточно запустить в системе задачу, приложить к ней необходимый файл и отправить по заданному маршруту ответственным лицам. Для каждого участника цепочки согласования можно указать срок выполнения задачи. Далее сотрудник может заняться другими задачами, ожидая уведомления на почте. Если сроки не соблюдаются, система оповестит об этом.

Использование маршрута согласований в «1С:Документообороте» позволяет существенно сэкономить время сотрудников, избежать потери важных версий текста, а также в разы ускорить процесс согласования. (рис.1)

Рис.1 Запуск документа на согласование в «1С:Документооборот»

Хранение документов

После того как работа над документом закончена, встает вопрос о его хранении.

«1С:Документооборот» — это идеальное хранилище документов любых форматов. Размер информационной базы ограничен только свободным местом на сервере или компьютере. В системе можно хранить не только текстовые файлы, но и аудио, видео, презентации, архивы и изображения. Хранение документов осуществляется по категориям: входящие, исходящие и внутренние. (рис.2)

Рис.2 Хранение внутренних документов в «1С:Документооборот»

Оперативное хранение помогает избавиться от громоздких архивов и папок, сэкономить место в офисе. Ключевые возможности электронного архива — оцифровка бумажных документов, их безопасное хранение, удобный и быстрый поиск.

Быстрый поиск

Одно из главных преимуществ электронного документооборота — это легкий и быстрый поиск по базе. В «1С:Документооборот» можно без труда найти любой документ не только по реквизиту, но и по содержанию. (рис.3).

Рис.3 Полнотекстовый поиск в «1С:Документооборот»

Сотрудникам не придется тратить по нескольку часов, а то и дней на поиск нужного письма или договора. Экономия массы времени на поиск документов — это уже весомый довод в пользу внедрения «1С:Документооборота», хотя у программы припрятана еще пара козырей в функционале. Расскажем коротко о наиболее значимых.

Контроль задач

«1С:Документооборот» включают в себя функционал контроля исполнительской дисциплины. Механизмы постановки задач и поручений являются эффективным инструментом взаимодействия сотрудников внутри компании, а отчеты по исполнительской дисциплине (рис.4) позволяют руководителям оперативно оценивать качество работы и нагрузку сотрудников.

Рис.4 Отчет об исполнительской дисциплине в «1С:Документооборот»

В «1С:Документооборот» можно ставить задачи сотрудникам и отслеживать их выполнение по срокам. К задаче можно прикрепить файлы. Специальная подсистема в программе своевременно сообщит сотруднику о новой задаче и о дате ее выполнения.

После того как сотрудник завершит задачу, он может выслать текст своим коллегам для дальнейшей работы, а непосредственный автор задачи получит уведомление об успешном выполнении.

Обработка входящей документации

Ежедневно сотрудникам компаний приходится иметь дело с огромной массой как внешней, так и внутренней переписки. Это зачастую приводит к тому, что не все бумаги доходят до адресата, а некоторые просто теряются по дороге и остаются без ответа.

Интеграция «1С:Документооборота» с корпоративной почтой позволяет сохранять всю переписку и быстро получать доступ к ней с любого компьютера. В системе есть возможность вести учет всех входящих документов от организаций и физических лиц. Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. (рис.5)

Рис.5 Встроенная почта в «1С:Документооборот»

Конфиденциальность

В СЭД «1С:Документооборот» можно настроить уровень доступа для отдельных сотрудников или подразделений к документам (рис. 6). Это гарантированно защитит важные корпоративные данные от посторонних глаз.

Для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой указаны: уровень конфиденциальности, дата изменения, автор, формат, количество листов, краткое описание. При необходимости можно открыть карточку и узнать всю необходимую информацию о последнем редактировании, настроить доступ, поставить цифровую подпись.

Рис.6 Настройка прав доступа в «1С:Документооборот»

Выводы

Бумажная волокита делает многие компании неэффективными, тормозит их развитие, ухудшает коммуникации с клиентами. Современные системы электронного документооборота, такие как «1С:Документооборот», позволяют забыть о громоздких и бесполезных архивах, вечной головной боли, связанной с бумажными документами, а также избавляют сотрудников от рутинной бумажной работы.

Сегодня электронный документооборот — это не просто способ современного ведения дел, но и насущная необходимость для компаний, желающих перейти на более высокий уровень корпоративной культуры.

В «1С-Архитекторе бизнеса» уже не первый год работает специализированное направление по автоматизации документооборота. Если вам требуется консультация или помощь по внедрению программы «1С:Документооборот», вы всегда можете обратиться к нам.