Блог Архитектора бизнеса
Открыть меню

Подпишитесь на рассылку

Мы пишем только о том, что проверили на собственном опыте. Подпишитесь на обновления блога, чтобы не упускать полезные знания!

5 мифов, которые мешают начать использовать 1С-ЭДО

5 мифов, которые мешают начать использовать 1С-ЭДО

1С-ЭДО – это сервис по безбумажному обмену документами с контрагентами прямо из программ «1С». Электронный документооборот гарантирует конфиденциальность данных, упрощает работу специалистов и ускоряет расчеты по сделкам. Взаимодействие с компаниями становится абсолютно прозрачным и оперативным.

Принцип работы сервиса «1С-ЭДО» прост: все операции ведутся через Интернет. Вы отправляете другой организации документ. Пока идет передача, операторы ЭДО автоматически проверяют документ на соответствие требованиям нормативных актов, заполненность реквизитов и легитимность электронной подписи. Адресату приходит полностью юридически значимый документ. При необходимости движение документа между компаниями продолжается. Благодаря статусам легко проверить, на каком этапе обмена он находится.

Около 5 лет назад многие крупные организации начали массовый переход на 1С-ЭДО и к сегодняшнему дню активно его используют, значительно сократив свои расходы на ведение бумажного документооборота. Есть множество статей о пользе перехода на ЭДО. Напоминаем, что ключевые причины – это экономия времени на ввод входящих документов, снижение расходов на отправку, хранение и печать бумажных оригиналов. И главное – при работе с 1С-ЭДО не нужно дополнительное программное обеспечение и оплаты за использование сервиса.

Почему при таком количестве плюсов ЭДО до сих пор не нашло повсеместного применения? Вокруг электронного документооборота скопилось некоторое количество неприятных мифов, которые останавливают пользователей. Сегодня мы развеем ваши сомнения в данной статье.

Содержание:

Миф №1. «Без бумажки ты букашка»: без печати и подписи документ не значим


В течение долгих лет специалисты придерживаются определенных правил ведения документооборота. Поэтому в силу привычки у людей сложилось твердое убеждение, что без бумажного оригинала, заверенного печатью и подписью уполномоченного сотрудника, документ не имеет никакой силы. Это давно уже не так. В 2002 году был принят Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ об электронный подписи, который утверждал, что электронная подпись, установленная на электронный документ, равносильна рукописной подписи и печати при соблюдении определенных условий.

На данный момент есть более актуальная версия данного закона – Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ, в котором разъясняются виды электронных подписей и их области действия. Так, например, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью, полностью равнозначен аналогичному документу, подписанному и заверенному печатью на бумажном носителе.

«Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью».

Кроме правил использования электронной подписи российское право также определяет возможности обмена определенными видами документов. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ регулирует требования к обмену первичными учетными документами. НК РФ Статья 169 – к обмену счетами-фактурами.

И везде современное законодательство говорит нам о равнозначности электронного и бумажного документа. Среди них нельзя выделить, какой главнее или правильнее, оба имеют одинаковую юридическую силу. Поэтому «без бумажки ты букашка», а если есть электронный документ, составленный по установленному законом формату и подписанный электронной подписью нужного типа, – человек.

Миф №2. В 1С-ЭДО документы могут потеряться или не дойти до адресата

При использовании сервисов «1С-ЭДО» и «1С-Такском» документы отправляются не напрямую «Поставщик-Покупатель», а через оператора (операторов) электронного документооборота, каждая сторона подтверждает факт получения документа. Обмен через оператора предотвращает возможность непоступления документа: каждое извещение о получении/отправке подписывается соответствующей стороной. Всегда можно отследить, на каком этапе обмена находится ваш документ.

В случае с отправкой счетов-фактур или УПД со статусом 1 существует законодательно утвержденный регламент обмена, в соответствии с которым данных извещений существенно больше. Тем самым возможность потери документа при электронном документообороте исключена полностью.

Если вы всё-таки знаете, что вам был отправлен документ, а его всё нет и нет, то в «1С» есть механизм изменения даты, благодаря которому легко проверить наличие новых входящих документов (и приглашений). При «отматывании» этой даты назад можно получить «застрявший» документ. Для этого нужно открыть вашу учетную запись ЭДО и выбрать команду «Начальная дата запроса данных у оператора ЭДО».

Рис. 2

Миф №3. Электронный документооборот – это дорого

С недавнего времени использование сервиса «1С-ЭДО» доступно всем пользователям «1С», подключенным к официальной интернет-поддержке. Даже если у вас не заключен договор информационно-технологического сопровождения (ИТС), вы всё равно можете использовать сервис: получать документы в неограниченном количестве и абсолютно бесплатно отправлять до 5 комплектов документов в месяц. Один комплект – это 1 счет-фактура + 2 любых документа или просто 2 любых документа, если вы не отправляете счета-фактуры. Обозначение «комплект» используется исключительно для счета, т.е. эти документы могут быть направлены различным контрагентам в разное время.

Если у вас заключен договор ИТС с уровнем ПРОФ, то ваш месячный лимит составит 100 комплектов. В пересчете на документы – это 100 счетов-фактур и 200 любых других документов. При превышении установленных лимитов включается тарификации 10 рублей за комплект. Если ваш исходящий документооборот исчисляется тысячами, предусмотрено снижение стоимости одного комплекта вплоть до 5 рублей!

Из затрат, которые можно понести при работе с ЭДО, – это оплата электронной подписи. При использовании сервиса «1С-Подпись» стоимость составит 600 рублей в год, но обычно для ЭДО используется та же электронная подпись, что и для сдачи отчетности, т.е. эта трата отпадает. Для сравнения давайте представим, что потребуется для работы с бумажными документами: канцелярские принадлежности (бумага, конверты, файлы, папки), расходные материалы для принтера и ресурсы на его обслуживание, место для архива (закупка/аренда шкафов, специальное помещение) и, конечно же, затраты на доставку документов (курьерская служба или услуги почты). А через 5 лет ещё появятся и расходы на утилизацию этих документов. При использовании ЭДО все эти траты можно исключить! Если исходящий документооборот не велик и вмещается в лимит вашего договора ИТС, то выгода и снижение затрат не заставят себя долго ждать.

Миф №4. Перешел на 1С-ЭДО – обратно ходу нет


Как вы, наверное, уже догадались – это неправда. Реалии электронного документооборота на текущей момент таковы, что есть несколько групп компаний:

  • Компании, которые совсем не используют ЭДО по разного рода причинам: решение руководства, вера в мифы, образовавшиеся вокруг ЭДО.
  • Компании, которые абсолютно полностью перешли на ЭДО. В основном это крупные организации, например, ретейл сети. Обычно их позиция бескомпромиссна: «Либо ЭДО, либо отказ от заключения договора».
  • Компании среднего и малого размера, которые частично перешли на ЭДО и в принципе лояльно к нему относятся: «В каком угодно виде нам нужны наши документы». Таких организаций, как показывает практика, большинство.

Мы рассмотрим как раз последнюю группу компаний. Редко, но всё же бывает, что организация принимает решение отказаться от электронного документооборота и вернуться на «бумагу». Например, потому что сотрудник, который ранее занимался ЭДО, уволен, а новый не хочет/не может/не собирается разбираться с работой сервиса. В таком случае нужно контрагентов, с которыми у вас ранее происходил обмен, известить о прекращении работы с ЭДО. Затем расторгнуть все соглашения и вернуться на бумажный документооборот. Если ваш контрагент не категоричен в данном вопросе, то проблем не возникнет. Главное, сохраняйте копии подписанных ранее электронных документов.

Таким образом ЭДО – это не билет в один конец, от него всегда можно отказаться. Но зачем?

Миф №5. 1С-ЭДО – это очень сложно и неудобно, особенно для бухгалтера

Так сложилось, что 1С-ЭДО в большинстве случаев встроен в программные продукты «1С», в которых присутствует модуль бухгалтерского учета, т.е. сервис изначально ориентирован на бухгалтера или специалиста, занимающегося документооборотом. Привыкать к новому интерфейсу не нужно: электронный документооборот ведется в вашей базе данных, с которой вы регулярно работаете. Кроме того, интерфейс ЭДО схож с электронной почтой: аналогичен разделу с входящими и исходящими документами. Отличие состоит только в приглашениях. Все действия соответствуют тем, что вы обычно совершаете с документом, но в несколько ином исполнении:

Бумажный документооборот Электронный документооборот
Согласование документа с ответственным сотрудником/руководителем. Нажатие кнопки «Утвердить».
Подписание и заверение печатью документа, отправка документа обратно контрагенту. Нажатие кнопки «Подписать и отправить».
Ввод входящего документа в базу данных. Единоразовое сопоставление номенклатуры и создание документа по нажатию кнопки «Создать».
Если документ не верен, сообщение контрагенту об ошибке по телефону/почте, уничтожение некорректного документа, ожидание исправленного варианта. Отклонение документа с указанием причины – контрагент сразу получает эту информацию.
Если после подписания выясняется, что документ не верен, связь с контрагентом, переподписание документа. Аннулирование неверного документа и подписание корректного.

Таб. 1

Как видно, особых технических навыков не требуется. Это всё те функции, с которыми бухгалтер работает ежедневно. Область ЭДО, с которой может понадобиться немного времени, чтобы разобраться, – приглашения. Но здесь тоже не нужны специальные умения, достаточно знать несколько положений:

  • Без принятого приглашения не получится обменяться документами.
  • Приглашение может получить тот контрагент, который использует того же оператора, что и вы. Исключения составляют операторы, между которыми существует автоматический роуминг (Калуга Астрал, Тензор, Такском, Линк Сервис, ЭТП ГПБ).
  • Другой оператор? Нужна настройка роуминга. Всё о роуминге в нашей прошлой статье.

Если знать об этих трёх пунктах с приглашениями, то трудностей не возникнет.

Последняя зона ЭДО, которая может вызвать вопросы, – «Архив ЭДО». Но с ним всё ещё проще: здесь будут храниться все ваши электронные документы. На закладках «Входящие» и «Исходящие» можно легко найти нужные вам документы. Это гораздо быстрее, чем вы бы искали их в бумажном варианте в шкафах/папках/архивах.

В итоге получается, что бухгалтеру будет гораздо проще разобраться с ЭДО, нежели программисту.

Вместо заключения

Если вы ещё не начали использовать 1С-ЭДО, а вышеперечисленные развенчанные мифы и доводы в сторону эффективности и удобства ЭДО поселили в вас интерес к сервису – мы с радостью готовы оказать вам помощь в настройке, провести обучение, предоставить необходимые инструкции и полностью поддержать в данном начинании.

Хотите перейти на электронный документооборот, но ваши контрагенты не хотят подключаться? У нас для вас есть отличное предложение – бесплатный вебинар только для ваших контрагентов. Мы расскажем о том, что собой представляет электронный документооборот, почему он является безопасным и легитимным, а также как с ним работать. Для организации вебинара только для ваших контрагентов, пожалуйста, напишите на seminar@1ab.ru или позвоните на +7 (495) 660-18-12 для обсуждения деталей.

Читайте также

На сайте https://www.1ab.ru/ используются cookie-файлы и другие аналогичные технологии. Если прочитав это сообщение, вы останетесь на нашем сайте, это означает, что вы не возражаете против использования этих технологий.