Зарплатный проект с банком: как упростить этот процесс и исключить ошибки

Наверняка, многие из вас помнят те времена, когда приходилось получать заработную плату в кассе. В назначенный день и час, отстояв в очереди, заполнив ведомость и расписавшись, вы получали честно заработанные деньги. Процесс был всегда долгий и волнительный. На это тратилось не только время сотрудников, но и ресурсы организации.

Несколько лет назад компании стали переходить на выплату зарплаты на лицевые счета сотрудников (карту), и сегодня это стало нормой. Для этого организации заключают специальные договоры с банками и сотрудничают в рамках зарплатного проекта.

Что же такое зарплатный проект? В чем его преимущества? Как можно упростить этот процесс и уменьшить количество ошибок, читайте в статье.

Что же такое зарплатный проект?

Зарплатный проект — это банковская услуга, которая позволяет компаниям перечислять сотрудникам зарплату безналичным способом напрямую на пластиковые карты или лицевой счет.

Преимущества подключения зарплатного проекта

Для компаний-клиентов:

• отсутствие постоянных инкассаций наличных денежных средств;
• возможность выпуска карт онлайн, без заполнения бумажных заявлений;
• сокращение общего количества бумажной документации;
• отсутствие потребности в организации кассы;
• возможность установки банкомата на территории компании;
• снижение количества ошибок по вине человеческого фактора;
• своевременные выплаты зарплаты — в зависимости от выбранного банка операции могут занимать от 2 дней до 15 минут*.

Для сотрудников:

• не требуется появление в офисе в день зарплаты. Денежные средства будут перечислены на карточку, независимо от того, где находится сотрудник. Это особенно удобно для специалистов, которые работают удаленно, находятся в отпуске или на больничном;
• доступ к дополнительным услугам и продуктам банка. В зависимости от банка использование зарплатных карт может облегчить получение кредитов, способствовать снижению процентной ставки и т.д.;
• обслуживание карт по зарплатному проекту чаще всего бывает бесплатным.

Помимо этого, согласно законодательству, сотрудник может самостоятельно выбрать наиболее удобный для него банк для перечисления зарплаты, и компания не вправе ему отказать. Есть даже примеры, когда сотруднику требовалось перечисление части зарплаты (например, 30 %) на карту одного банка, а остальные (70 %) — другого. И это тоже его законное право.

В свою очередь, банки тоже заинтересованы в зарплатном проекте. Это приток дополнительных компаний-клиентов, физических лиц и денежных средств.

Как работает зарплатный проект?

В упрощенном варианте это происходит следующим образом:

• банк предоставляет для компании шаблон электронного документа (реестр+ ведомость), в который бухгалтер организации вносит необходимые данные по каждому сотруднику: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные и т.д.;
• бухгалтер отправляет заполненный документ в банк;
• банк по этому документу списывает денежные средства со счета организации и зачисляет на лицевые счета сотрудников;
• после чего сотрудники компании получают свою зарплату на карты.

Конечно, по сравнению с выплатой заработной платы через кассу у организаций значительно уменьшилось количество проблем, но появились и некоторые новые. Например, формат ведомости не стандартизирован, у каждого банка он свой. Поэтому необходимо заполнять ровно столько разных документов, сколько зарплатных проектов у организации. Если бухгалтер делает это вручную, то всегда есть риск допустить ошибки.

Как упростить процедуру зарплатного проекта и уменьшить количество ошибок?

Для того, чтобы сделать процесс заполнения ведомости более быстрым и снизить до минимума риск возникновения ошибок, наша компания разрабатывает специальные модули для программных продуктов «1С». Модуль встраивается в конфигурацию «1С», из которой берутся данные по зарплатам сотрудников, и через несколько кликов информация по начислениям «уходит» в банк. Очень просто и удобно, а главное, без ошибок!

Как работает модуль «Зарплатный проект»?

Обработка имеет несколько закладок (рис.1):

• «Настройки». При первом запуске вам необходимо указать: код организации, папку для выгрузки в банк, зарплатный расчетный счет, предоставленный банком для организации. В дальнейшем, после закрытия обработки, эти данные сохранятся и будут заполняться автоматически при всех следующих открытиях.
• «Реестр на открытие счетов» — позволяет произвести выгрузку реестра на выпуск банковских карт.
• «Реестр на зачисление денежных средств» — позволяет произвести выгрузку реестра на зачисление денежных средств.
• «Реестр уволенных сотрудников» — позволяет произвести выгрузку реестра уволенных сотрудников.
• «Загрузка лицевых счетов из банка».

Рис. 1. Модуль «Зарплатный проект» для обмена с банком

Важно отметить, что наш модуль является внешней обработкой для конфигураций «1С» и не затрагивает основной код программного продукта. Благодаря этому конфигурация остается типовой.

Обработка рассчитана на основные конфигурации «1С», откуда могут быть выгружены данные по начислению зарплаты:

• «1С:Зарплата и управление персоналом ПРОФ» редакция 2.5, 3.1;
• «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» редакция 3.1;
• «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения» редакция 1;
• «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» редакция 3.0, 3.1;
• «1С:Бухгалтерия предприятия ПРОФ» редакция 2.0, 3.0;
• «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП» редакция 2.0, 3.0;
• «1С:Бухгалтерия автономного учреждения»;
• «1С:Комплексная автоматизация» редакция 1.1, 2.0, 2.2;
• «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2»;
• «1С:Управление производственным предприятием» редакция 1.3;
• «1С:Зарплата и кадры» редакция 7.7.

Кто может заказать разработку модуля?

Банк

Некоторые банки заказывают в нашей компании разработку данного модуля для основных конфигураций «1С» и размещают ее на своем сайте для повышения лояльности клиентов. Если у клиента банка для начисления зарплаты используется программный продукт «1С», то клиент просто скачивает обработку и использует ее. Так уже поступили УралСиб, ВТБ, СМБ, МосОблбанк и другие банки.

Компания (клиент банка)

Если организация сотрудничает с банком, у которого нет модуля автоматического формирования ведомостей по форме банка, то она может или разработать данный модуль самостоятельно, или воспользоваться услугами нашей компании. Это особенно актуально для компаний с числом сотрудников более 100 человек.

Почему при установке модуля мы рекомендуем приобрести абонентское обслуживание?

Наше законодательство не стоит на месте, постоянно выходят различные изменения, дополнения и разъяснения к существующим правилам учета. Фирма «1С» быстро реагирует на эти изменения, подстраивая свои типовые решения под актуальные законы. В свою очередь, и вам необходимо поддерживать модуль «Зарплатный проект» в актуальном состоянии.

Вы можете делать это своими силами, но мы рекомендуем заключить договор абонентского сопровождения с нашей компанией, в рамках которого будут производиться обновление и поддержка модуля, а также будут доступны консультации по возникающим вопросам.

Вывод

Сегодня процесс выплаты зарплаты на карты стал нормой для многих компаний. Это удобно как для самой организации, так и для ее сотрудников. У компаний значительно уменьшилось количество проблем, но появились и некоторые новые. Бухгалтеру необходимо заполнять ровно столько разных документов, сколько зарплатных проектов у организации. Если это делать вручную, то всегда есть риск допустить ошибки.

Чтобы автоматизировать рутину и снизить до минимума риск возникновения ошибок, наша компания разрабатывает специальные модули для программных продуктов «1С».

Внедрение небольшого модуля может принести огромную пользу всем заинтересованным сторонам:

• банк получает дополнительных клиентов (сотрудников организаций) и лояльность со стороны компаний-партнеров;
• компания (клиент банка) сможет значительно сократить время на передачу информации по начислениям заработной платы в банк и свести к минимуму количество ошибок;
• сотрудники получают зарплату вовремя и без ошибок.

Все в выигрыше! Все довольны!

Если вас заинтересовал модуль «Зарплатный проект» для обмена с банком и вы хотите узнать о нем больше или заказать для своей организации, вы всегда можете обратиться к специалистам нашей компании!

*Источник - независимое исследование зарплатных проектов компанией Markswebb Rank & Report (https://mainmine.ru/raschyotnyj-schyot/salary)