Как начать вести воинский учет в «1С:ЗУП»

Указ Президента РФ от 21 сентября 2022 г. № 647 о частичной мобилизации и дальнейшие решения государственных органов поставили довольно остро вопрос о ведении воинского учета. До этого многие компании почти не вели воинский учет сотрудников.

Хорошая новость в том, что в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» («1С:ЗУП») присутствуют все формы, необходимые для корректного ведения военного учета, а также для предоставления соответствующих отчетов в военные комиссариаты. В статье постараемся разъяснить, как организовать корректную работу в «1С» в связи с новыми изменениями законодательства.

Вы узнаете:

• Новое в военном учете с 01.10.2023
• Как включить раздел «Воинский учет» и настроить программу «1С:ЗУП»
• Ведение воинского учета в организации: текущая работа ответственного за ВУР
• Форма 18 для военкомата: как сформировать отчет в «1С:ЗУП»
• Бронирование сотрудников в «1С»

Новое в военном учете с 01.10.2023

Расскажем тезисно о том, какие нововведения произошли в воинском учете и почему вам стоит начать его вести уже сейчас.

• Воинский учет обязаны вести все организации. Согласно п. 1 ст. 4, п.7 ст.8 федерального закона №53-ФЗ, исключений по обязанности ведения воинского учета нет ни по численности организаций, ни по организационно-правовой форме. Только ИП-работодатели не обязаны вести такой учет, но должны запрашивать документы воинского учета при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ).
• Основные законодательные документы по ведению воинского учета:
  • статья 8 Федерального закона от 28.03.1998 г №53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
  • постановление Правительства РФ от 27.11.2006 №719 «Об утверждении Положения о воинском учете»;
  • приказ Министра обороны РФ от 22.11.2021 №700 «Об утверждении Инструкции об организации работ по обеспечению функционирования системы воинского учета»;
  • методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях (утверждена Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017).
• Виды воинского учета:
  • специальный: для забронированных на период мобилизации, для проходящих службу в органах внутренних дел, МЧС, войсках Нацгвардии, государственной противопожарной службы и т.д.;
  • общий: для остальных военнообязанных.
• Работодатель должен информировать военкоматы по утвержденным формам в установленные сроки.
• Изменения в штрафных санкциях с 01 октября 2023 года:
  • неоповещение граждан о вызове (повестке) военкомата или необеспечение возможности своевременной явки: штраф для должностных лиц – 40-50 тыс. руб., штраф для юридических лиц – 350-400 тыс. руб. (ранее 1-3 тыс. руб.);
  • непредоставление или несвоевременное предоставление должностными лицами организаций сведений, необходимых для ведения воинского учета: штраф для должностных лиц – 40-50 тыс. руб. (ранее 1-5 тыс. руб.)

  Должностное лицо в этом контексте обозначает: лицо, ответственное за ведение воинского учета. То есть по умолчанию это генеральный директор. А далее, если приказом по организации выбрано другое лицо, то штраф будет налагаться на него.

  Ответственным за ведение учета может быть назначен как освобожденный от других обязанностей сотрудник, так и специалист, совмещающий эти задачи с другим функционалом. Четкого указания, кто должен заниматься военным учетом, нет.

• С апреля 2024 года планируется ввести электронный документооборот с военкоматами. Поэтому введение четкого разделения баз по организациям на подведомственной территории возможно приведет к проверкам и штрафам.
• Новые штрафы применяются к «недлящимся» нарушениям, совершенным с 01.10.2023, и к длящимся – непрекращенным к 01.10.2023.
• Принципы кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях ч.1,2 ст.1.7 КоАП РФ устанавливают, что лицо, совершившее административное правонарушение, подлежит ответственности на основании закона, действовавшего во время совершения административного правонарушения.
• Закон, устанавливающий или отягощающий административную ответственность за административное правонарушение либо иным образом ухудшающий положение лица, обратной силы не имеет. Таким образом, начав вести учет сейчас, есть шанс получить штрафы за 3 предшествующих года по старым тарифам.

Как включить раздел «Воинский учет» и настроить программу «1С:ЗУП»

Для настройки ведения воинского учета в программе «1С:ЗУП» необходимо в разделе «Настройка – Кадровый учет» установить соответствующий флаг. Эта настройка доступна для пользователей с полными административными правами (рис.1,2).

При установке флажка на вкладке «Кадровый учет» появятся документы для информирования о воинском учете (рис.3).

В программе «1С:ЗУП» не предусмотрены документы для внесения данных о воинском учете. Поэтому информацию следует вносить в личных карточках сотрудников. После включения обработки «Ведется воинский учет» в личных карточках сотрудников появятся поля для заполнения (рис.4,5).

На вкладке есть заполненные справочники: «Отношение к воинской обязанности», «Воинское звание», «Состав (профиль)», «Категория запаса», «Годность к воинской службе», «Отношение к воинскому учету» (рис.5).

Отметим, что поля «ВУС» и «Военкомат» необходимо заполнить самостоятельно по данным военных билетов, предоставленных сотрудниками компании.

Кроме того, обязательно нужно внести в карточку организации все регистрационные данные. Сделать это следует максимально полно. Для этого на закладке «Настройка – Организации» заполните все поля по регистрационным данным (рис.6,7).

Заполните в разделе «Ответственные лица» данные об ответственном за ВУР (военно-учебную работу). И на закладке «Воинский учет» распечатайте «Приказ об организации воинского учета» (рис.8).

Также следует распечатать документ «План работы по осуществлению воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе, в 20__ году» (рис.9).

Воинский учет граждан ведется в соответствии с законодательством Российской Федерации, Положением и методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017):

• п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
• п. 9 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» (далее по тексту — Положение о воинском учете);
• Федеральный закон от 24.04.2020 № 132-ФЗ;
• Приказ Минобороны от 22.11.2021 № 700;
• для работодателей — организаций, расположенных на территории Республики Крым, — Методические рекомендации, утв. Постановлением территориальной комиссии Республики Крым по бронированию граждан РФ, пребывающих в запасе, от 13.03.2017 № 6.

К сведению: в воинском учете многое происходит не по нормативным актам, а именно по неофициальным разъяснениям военкоматов. Учитывайте это в работе.

После внесения персональных данных о воинском учете в карточках сотрудников можно проанализировать полноту внесенных данных. Для этого перейдите на страницу «Кадры – Кадровые отчеты – Отчетность для военкоматов» (рис.10).

Одним из отчетов по контролю за данными воинского учета будет «Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету» (рис. 11, 12, 13).

Как вы можете видеть, в карточке присутствуют не только данные о воинском учете, но и другая подробная информация. Ее тоже необходимо подробно заполнить в карточке сотрудника или проверить корректность ранее внесенных данных (рис.14).

Оборотная сторона этой каточки заполнится автоматически данными о воинском учете (рис.15).

Ведение воинского учета в организации: текущая работа ответственного за ВУР

• При работе с новыми сотрудниками: проверяйте у принимаемых лиц наличие отметок в паспортах об их отношении к воинской обязанности, наличие военного билета и присутствие отметок военного комиссариата о постановке на воинский учет. Заполните «Карточку гражданина, подлежащего воинского учету», как показано в нашей статье.
• Ответственный за ВУР сотрудник отдела кадров обязан обеспечить полноту и своевременность контроля за всеми кадровыми изменениями, происходящими у таких сотрудников. При внесении изменений в семейное положение, образование, места жительства и состояние здоровья (получение инвалидности), а также при кадровых переводах с изменением подразделения и должности в течение двух недель следует оповещать об этом военкоматы.
• Ежеквартально рекомендуем проводить сверки сведений о воинском учете, содержащихся в личных карточках, со сведениями, содержащимися в документах воинского учета. Следует выявлять граждан, работающих в организации, но не состоящих на воинском учете или не имеющих военный билет (удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу).
• Рекомендуем обновлять данные в личных карточках при снятии с воинского учета по состоянию здоровья или по возрасту, а также по зачислению на специальный учет и снятии с него.
• Следует направлять в военный комиссариат (орган местного самоуправления) сведения о принятых на работу и уволенных сотрудниках, пребывающих в запасе, а также об изменениях данных работающих.
• Требуется составлять отчет по форме 6 «Анализ обеспеченности трудовыми ресурсами» ежегодно, в декабре (до 1 января).
• Регулярно изучайте все выходящие документы по воинскому учету и бронированию граждан, пребывающих в запасе.

Форма 18 для военкомата: как сформировать отчет в «1С:ЗУП»

Еще одним важным документом учета сотрудников, а сейчас и часто запрашиваемой, является форма 18 «Карточка учета организации». Данные в нее заполняются из тех же ресурсов, что мы рассмотрели выше.

Карточку учета по форме 18 должны сдавать все юридические лица, в которых есть сотрудники, подлежащие воинскому учету. Покажем, как сформировать отчет для военкомата в программе «1С:Зарплата и управление персоналом».

При постановке на учет в военном комиссариате организации присваивают регистрационный номер (рис.16). Его проставляют в правом верхнем углу карточки по форме 18. Если вы увидите в номере индекс Б, то это означает, что в организации надо вести еще и специальный воинский учет. Всю информацию о нем можно получить только в военкомате.

В программе «1С:ЗУП» присутствуют все формы, необходимые для корректного ведения военного учета (рис.17), а также для предоставления соответствующих отчетов в военные комиссариаты. В программе по данным кадровых движений организации формируются: «Листки сообщений об изменениях», «Сведения о приеме, переводе и увольнении для военкомата», «Сверка карточек воинского учета».

Когда распечатанные из документов листки сведений об изменении личных данных передаются в военкомат, документу присваивается статус «Листок не выдан». После того как корешок листка об изменениях возвращается с печатью военкомата, документ необходимо перевести в статус «Листок выдан», указать дату получения листка военкоматом и установить галочку о получении корешка из военкомата (рис.18).

При получении ответственным за ВУР оповещений, предписаний и другой информации из военкоматов он должен максимально оперативно передавать эту информацию сотрудникам для обеспечения своевременного исполнения предписаний.

Для оповещения сотрудников используется «Карточка оповещения», расположенная в разделе: «Кадры – Кадровая отчетность – Отчетность для военкоматов» (рис.19).

Бронирование сотрудников в «1С»

Аналогично подключению ведения воинского учета, в «1С» подключается и возможность ведения учета и бронирования граждан на период мобилизации и на военное время. Для этого зайдите в «Настройки – Кадровый учет» (рис.20).

Если в организации есть должности, относящиеся к летно-подъемному составу или плавсоставу, устанавливаем соответствующие флажки. Карточка ведения учета сотрудников вновь изменится в части воинского учета (рис.21).

Все данные по учету бронирования нужно ввести в карточку сотрудника, исходя из предоставленных документов. Предзаполненных справочников нет.

На странице кадрового учета появится документ учета бронирования. Следует составить перечень должностей для бронирования, каждой из которых присваивается номер. Эти данные после утверждения в военкомате вносятся в справочник «Перечень должностей для бронирования», а затем выбираются в карточке сотрудника (рис.22).

Для оформления бронирования сотрудников необходимо в форме «Документы бронирования» создать документ «Ходатайство о бронировании». При выборе фамилии сотрудника документ заполняется его данными из личной карточки. Следует выбрать пункт перечня должностей для бронирования и добавить мотив ходатайства. После его проведения появится возможность формирования печатных форм документов «Ходатайство о бронировании» (в соответствии с перечнем (форма № 8), заполняется для группы сотрудников) и «Ходатайство об индивидуальном бронировании» (форма № 2).

После удовлетворения ходатайства следует открыть проведенный документ. Перейти по ссылке «Ходатайство удовлетворено» и выполнить бронирование. В результате будет сформирован документ «Бронирование граждан», а сведения о бронировании отобразятся в карточке сотрудника в форме «Воинский учет». Отмена бронирования регистрируется одноименным документом.

Виды и сроки отчетов (п. 32 Постановления Правительства РФ № 719)

Рекомендуем уточнить в военкомате конкретный перечень документов по месту регистрации организации. Там же следует поинтересоваться о форме карточки и отчета по форме № 6. Объясняется это тем, что правового акта, который бы установил единую форму этих документов, нет.

Подведем итоги

В связи с текущей ситуацией в стране законодательные акты активно меняются. Поэтому необходимо отслеживать все обновления и строить свою работу с учетом новых разъяснений.

Надеемся, что наша статья оказалась для вас актуальной и полезной. Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» готовы оперативно помочь в формировании отчета для военкомата и настройке воинского учета в программе «1С». При возникновении любых вопросов обращайтесь в нашу компанию с помощью формы ниже.