Автоматизация казначейства в «1С:ERP»

Время чтения: 20 минут

12 декабря 2022

Автор: Беспалова Алина Николаевна

Благодарим за проявленный интерес. Ссылка на статью отправлена на указанную почту.

«1С:ERP Управление предприятием» («1С:ERP») по праву считается одной из самых многофункциональных конфигураций фирмы «1С». Блоки казначейства и бюджетирования в «1С:ERP» представляют пользователям широкие возможности для управления денежными потоками и оптимизации рутинных задач.

В статье подробно рассмотрим функционал казначейства, нюансы и особенности его автоматизации на базе программного продукта «1С:ERP». Продемонстрируем конкретные примеры применения возможностей решения и расскажем о его преимуществах.

Вы узнаете:

Казначейство и бюджетирование в «1С:ERP»
Кому требуется автоматизация казначейства?
Задачи и возможности автоматизации бюджетирования
Необходимость автоматизации казначейства
Возможности «1С:ERP»:
Как связаны подсистемы казначейства и бюджетирования в «1С:ERP»?
Преимущества от автоматизации казначейства на предприятии

Казначейство и бюджетирование в «1С:ERP»

Для понимания возможностей автоматизации казначейства и бюджетирования напомним, что подразумевают под собой эти функции.

Функция бюджетирования, как правило, заключается в организации системы многоуровневых бюджетов, построения временных регламентов, выделения центров затрат и центров финансовой ответственности. Сами бюджетные формы строго не определены. Бюджетирование прежде всего является инструментом мониторинга управленческого учета, поэтому каждое предприятие разрабатывает свои формы, отвечающие внутренним потребностям.

Предприятия, деятельность которых имеет плановый характер (например, торговля не под заказ), заинтересованы в укрупненном верхнеуровневом планировании по интересующим статьям и проведении план-фактного анализа для возможных оперативных корректировок планов. С другой стороны, компании, деятельность которых строго определена входящими заказами и реализуемыми проектами, напротив, заинтересована в формировании и контроле бюджетов нижнего уровня в рамках конкретного проекта или заказа.

Казначейство означает управление фактическими денежными потоками. В рамках казначейской службы организации могут согласовывать и выполняться платежи, контролировать будущие остатки по местам хранения денежных средств, выполняться определение источника платежа и многое другое.

Кому требуется автоматизация казначейства?

Казначейство – отдельный участок учета, который присутствует практически во всех организациях в том или ином виде независимо от рода деятельности и размера. Казначейство присутствует как на островках торговли на станциях метро, так и в огромных холдингах. Поэтому с уверенностью можно сказать, что автоматизация казначейства нужна всем организациям вне зависимости от рода и вида деятельности, системы налогообложения, масштаба и географии.

Автоматизация казначейства нужна всем организациям вне зависимости от рода и вида деятельности, системы налогообложения, масштаба и географии.

Задачи и возможности автоматизации бюджетирования

О функции бюджетирования мы рассказали выше. Главная задача автоматизации этой функции на предприятии заключается прежде всего в автоматическом аккумулировании данных по необходимым аналитическим разрезам и выводе дополнительной информации в различные отчетные формы с пакетом аналитических разрезов.

Предприятие может иметь разветвленную структуру, включающую территориально удаленные подразделения. И каждая структурная единица выполняет множество операций регистрации хозяйственной деятельности. Этот массив данных при больших объемах сложно обрабатывать вручную. Не говоря уже о том, что данные могут требовать изменений, а задачи по формированию той или иной отчетности могут поджимать по срокам. Благодаря возможностям автоматизации функции бюджетирования на предприятии и все описанные задачи будут решаться быстро. Пользователь сможет в любой момент получить актуальный срез нужной информации на основании точных данных.

Необходимость автоматизации казначейства

На первый взгляд, функция казначейства выглядит довольно просто: денежные средства могут либо прибавляться, либо отниматься от текущего остатка расчетного счета или кассы. Никаких сложных формул, распределений, расчетов. Пожалуй, в плане алгоритмов самыми сложными можно назвать валютные операции, где нужно учитывать курс и правила его расчета. Однако в условиях современной экономики и законодательства уже стало недостаточно просто учитывать приходы и расходы денежных средств по местам их хранения, выводя их остаток. Каждая операция должна сопровождаться наполнением реквизитов и сопутствующей аналитикой.

Крайне актуален вопрос прогнозирования остатков на будущие даты для исключения кассовых разрывов. С учетом законодательства, исполнение платежей и оплату по ГОЗ (гособоронзаказ) и ВП вообще должны выполняться в сопровождении пакета подтверждающих документов. По таким платежам часто приходится принимать решение об источнике платежа.

Обработать вручную, систематизировать информацию по нужным разрезам аналитики становится уже не просто сложно, а подчас невозможно. Облегчить обработку этих массивов данных и призвана автоматизация казначейства.

Возможности «1С:ERP»

Автоматизация ручного труда. Казначейство

Проекты по автоматизации казначейства решают задачу автоматизации ручного труда: согласования расходов, оформления платежных поручений, загрузка их из банка, контроль целевого расходования денежных средств, выполнения сверок и корректировкой взаиморасчетов, учета денежных документов, контроль и ведения взаиморасчетов с подотчетными лицами и некоторые другие. Функционал автоматизации казначейства на базе «1С:ERP Управление предприятием» представлен на рисунке ниже (рис.1).

Рис.1. Функционал автоматизации казначейства на базе «1С:ERP Управление предприятием»

Контроль дебиторской и кредиторской задолженности. Управление взаиморасчетами

Функция казначейства часто граничит или охватывает и другие участки учета. Например, взаиморасчеты. Именно поступление денежных средств от клиента или оплата поставщику меняет состояние взаиморасчетов. В рамках функционала «1С:ERP Управление предприятиям» некоторые операции по сверке или корректировке взаиморасчетов находятся в рамках раздела казначейства (рис.2).

Рис.2. Управление взаиморасчетами в 1С

Сверка взаиморасчетов помогает в том числе в контроле расчетов с контрагентами. Документ сверки позволяет настроить детализацию расчетов, а также в явном виде вывести дебиторскую и кредиторскую задолженность (рис.3).

Рис.3. Сверка взаиморасчетов в 1С

Проведение взаимозачетов и списание задолженности

Удобным средствами подсистемы казначейства является документ «Взаимозачет задолженности» (рис.4).

Рис.4. Документ «Взаимозачет задолженности»

Документ позволяет гибко настроить операцию взаимозачета: она может быть между разными контрагентами, между организацией и контрагентом и между разными объектами взаиморасчетов одного контрагента. Последняя функция крайне полезна и может выполнять роль технической корректировки тогда, когда сумма была отнесена не на тот объект. Это пользовательская «лазейка» исправления состояния взаиморасчетов без сложной технической правки и корректировки соответствующих регистров.

Востребованный функционал также содержится в журнале «Корректировки». В рамках этого журнала можно проводить как списание, так и начисление задолженности. Для этого необходимо создать соответствующий документ (рис.5).

Рис.5. Документ «Корректировка задолженности»

Основное отличите между списанием/начислением задолженности и взаимозачетом в том, что в первом случае лишь одна часть корреспондирующего движения принадлежит взаиморасчетам, тогда как в случае взаимозачета обе части так или иначе меняют состояние взаиморасчетов.

Согласование расходов. Оформление заявок на расходование денежных средств. Платежный календарь

Важной и нужной функцией казначейства является согласования платежей. Расходы организации, как правило, контролируются на всех уровнях. Чаще всего для контроля используют функционал «Согласование будущих расходов».

В конфигурации «1С:ERP» функционал реализован документом «Заявка на расходование средств». Заявка имеет в числе реквизитов статусы и перечень операций. Перечень операций определяет реквизитный состав документа. Их довольно много. Выбор операции является первым шагом при оформлении заявки. Часть ошибок пользователей связана именно с указанием нужного вида операций (рис.6).

Рис.6. Документ «Заявка на расходование средств»

Несмотря на очевидность списка, некоторые нюансы все же существуют. Например, перечисление НДФЛ по дивидендам должно быть оформлено через прочий расход. Довольно частая ошибка в этом случае – выбор операции по перечислению налогов и взносов. Или возврат оплаты клиенту должен быть выполнен одноименной операцией, никак не оплатой поставщику. Таких примеров некорректного использования операций можно привести немало.

Статусы визуализируют точку маршрута исполнения заявки. Их четыре (рис.7).

Рис.7. Статусы маршрута исполнения заявки

Бизнес-процесс согласования расходов отсутствует в типовом функционале конфигурации «1С:ERP». В случае необходимости запуска процесса согласования по бизнес-процессу выполняется или разработка, или используется функционал «1С:Документооборота».

В типовой версии роль согласования выполняет смена статусов. Обычно процесс согласования начинается с создания заявки инициатором (в статусе «Не согласована»), затем заявка визируется одним или несколькими подписантами (в программе статус только один, поэтому выставляется по итогу процесса всех согласований) и далее ставится статус «К оплате». Заявка в статусе «К оплате» является задачей к исполнению для службы казначейства. Для визуализации статуса заявок продукты «1С» включают соответствующий журнал (рис.8).

Рис.8. Журнал «Заявки на расходование денежных средств»

В журнале можно настроить отборы по заявителя, статусу и некоторым другим реквизитам с помощью типовой настройки вида вписка. Внешний вид настраивается для удобства конкретного исполнителя. В общем виде представлен ниже.

Также для удобств работы с заявками в программе есть рабочее место «Заявки к согласованию». В нем можно оперативно согласовать или отклонить поступившие заявки (рис.9).

Рис.9. Заявки на расходование денежных средств к согласованию

Заявки на расходование средств представляют собой документы планового (будущего) расхода. То есть расходы на какую-то определенную будущую дату. Также в конфигурации «1С:ERP» есть документ «Ожидаемое поступление денежных средств». Отметим, что он малофункционален. Возможно, документ получит развитие в будущем, но на текущий момент он имеет крайне скудный реквизитный состав и движение по регистрам.

Задумывался этот документ изначально как плановый приход. По аналогии с «Заявкой на расходование» – это приход на определенную будущую дату. Оба эти документа предполагают определение источника расхода: банковского расчетного счета или кассы. Совокупность плановых приходов и расходов по источникам хранения денежных средств образует собой «Платежный календарь», который является рабочим местом. Его можно представить в трех видах (рис.10).

Рис.10. «Платежный календарь» в программе «1С»

Каждый вид помогает визуализировать и решать определенные задачи. Например, вид «Заявки – Календарь» выводит список заявок к распределению по источникам расхода. Распределенная заявка автоматически меняет остаток источника на будущую дату.

Вид «Календарь – Платежи» расшифровывает остатки по датам и позволяет сформировать новые заявки, а также установить их в статус «К оплате» (рис.11).

Рис.11. Платежный календарь в 1С

Вид «Список заявок» выводит перечень заявок с учетом различных признаков и отборов (рис.12.)

Рис.12. Платежный календарь в 1С

Стоит отметить важную особенность платежного календаря: он строится только на будущие даты. Выбрать период построения календаря с учетом прошлых дат в текущих версиях нельзя.

Кроме указанных выше документов, формирующих плановые расходы и приходы, в систему можно завести и иную информацию о необходимости или плане будущих расходов и поступлений. Эту информацию можно взять, к примеру, из графиков оплат в сделках или из периодических платежей по графику по кредиту или займу. Все это может быть учтено или не учтено пользователем в зависимости от решаемой задачи. Платежный календарь содержит настройку для ручного управления составом попадающих в него данных. Перечень того, что можно вывести в календарь, представлен ниже (рис.13).

Рис.13. Настройки платежного календаря

Отметим, что благодаря тому, что инструмент «Платежный календарь» является рабочим местом казначея, перепроводить, переформировывать какие-либо объекты не нужно. Например, для того, чтобы оценить потенциальную возможность платежей и платежеспособность предприятия с учетом уже заведенных потребностей оплат, но еще несогласованных, достаточно лишь установить признак вывода несогласованных заявок. Календарь перестроится сам и пересчитает остатки с учетом таких расходов.

Важно понимать, что комплексная автоматизация и внедрение системы класса ERP на предприятии — это всегда трудоемкая задача. При выборе интегратора – компании, с которой будет проводиться установка ERP, нужно учитывать факторы: ее компетенции, отзывы, политика цен и опыт работы в компаниях смежных отраслей и масштабов. Также следует обратить внимание на то, какие профессиональные услуги предоставляет организация: поддержка, доработка ПО, обучение сотрудников и др.

При подборе партнера по внедрению обязательно обратите внимание на наличие статуса «1С:Центр компетенции по ERP-решениям». Наличие такого статуса является гарантией качества услуг по внедрению и сопровождению ERP-системы. В рейтинге фирмы «1С» среди Центров компетенции по ERP наша компания занимает третье место.

Учет наличных денежных средств

Учет наличных денежных средств ведется в конфигурации «1С:ERP Управление предприятием» в полном объеме. Местами хранения признаются кассы. Их может быть неограниченное количество. Но каждая касса должна принадлежать к конкретной организации (рис.14).

Рис.14. Кассовая книга

Учет безналичных денежных средств

Учет безналичных денежных средств также ведется в конфигурации «1С:ERP» в полном объеме. Местами хранения признаются банковские счета. Их может быть неограниченное количество. Владельцем счета должна быть конкретная организация. Важным признаком счета является включение разрешения проведения платежа без заявки. При включенном функционале использования заявок на расходование средств без этого признака платежи проводиться не будут (рис.15).

Рис.15. Банковский счет организации

Важной опцией в части учета безналичных денежных средств является интеграция с клиент-банком. Функционал частично зависит от внешней утилиты, однако, при настроенном обмене для казначея рабочее место в части платежей выглядит вполне комфортно и понятно (рис.16).

Рис.16. Интеграция с клиент-банком

Непосредственно в рабочем месте можно как ввести платеж в ручном режиме, так и загрузить или выгрузить в банк.

Учет денежных документов

Учет денежных документов в конфигурации «1С:ERP» реализован в количественном и суммовом выражении. Работать с ними удобно в специализированном рабочем месте (рис.17).

Рис.17. Учет денежных документов

Общий принцип оперативной работы с денежными документами напоминает движение товарных единиц: документы прихода и расхода. Однако в отчетности по казначейству денежные документы показываются как денежные средства.

Расчеты с подотчетными лицами. Контроль целевого использования денежных средств

В «1С:ERP» реализован функционал учета взаиморасчетов с подотчетными лицами. Функционал подразумевает наличие соответствующих операций в документах расхода денежных средств (рис.18).

Рис.18. Расчеты с подотчетными лицами (выплаты, выписки и др.)

Документ «Авансовый отчет» позволяет фиксировать расходы и списывать задолженность по выданным подотчетным средствам (рис.19).

Рис.19. Расчеты с подотчетными лицами

Этот функционал достаточно прост и формирует все необходимые движения, включая бухгалтерские проводки. В конфигурации присутствует настройка, позволяющая контролировать выдачу подотчетных средств в разрезе целей. В качестве целей программа использует статьи движения денежных средств (рис.20).

Рис.20. Казначейство и взаиморасчеты в ERP

При включенной опции статья движения денежных средств становится обязательной к заполнению в документах выдачи под отчет и авансовых отчетов. Эта аналитика позволяет строить отчеты по взаиморасчетам с подотчетными лицами не только в разрезе сотрудника и задолженности, но и детализировать расчеты по указанным статьям.

Учет кредитов, депозитов и займов

Учет кредитов, депозитов и займов ведется в программе не только с возможностью отражения текущих фактических операций, но и с учетом построения будущих периодических платежей. Основой работы с финансовым инструментом является специализированный вид договора (рис.21).

Рис.21. Учет кредитов, депозитов и займов

Стоит отметить, что это самостоятельный справочник, отличный от справочника «Договоры контрагентов». Для оплаты и работы с финансовыми инструментами в платежных документах присутствует специальный вид операции (рис.22)

Рис.22. Оплата по кредитам и займам

Выбор его важен, так как при выборе появляется нужный реквизитный состав, в составе таких реквизитов указывается договор. Эта связка дает возможность анализировать состояние оплат и обслуживания финансовых инструментов.

Учет операций по эквайрингу

Возможность учета операций эквайринга определяется установкой соответствующей опции (рис.23).

Рис.23. Учет операций по эквайрингу

Поддерживаются следующие сценарии использования:

оплата производится в интернет-магазине через одну из платежных систем: банковской картой, Яндекс.Деньги, PayPal и т. д.;
сведения об оплате выгружаются с сайта и загружаются в учетную систему;
эквайринговые терминалы при этом опциональны.

По аналогии с финансовыми инструментами основой настроек работы терминала является договор эквайринга (рис.24).

Рис.24. Договор эквайринга

Договор обязателен для указания во всех операциях по эквайрингу.

Отчетность по движению денежных средств компании. Отчеты подсистемы в «1С:ERP»

Подсистема казначейства в «1С:ERP» имеет ряд стандартных отчетов, позволяющих визуализировать движения денежных средств организации в разрезе различных параметров. Отчетные формы сгруппированы согласно возможностям функционала: непосредственно денежные средства, взаиморасчеты, подотчетные лица, финансовые инструменты (рис.25).

Рис.25. Отчеты по казначейству в 1С

Самым используемым отчетом является «Ведомость по денежным средствам» (рис.26).

Рис.26. Отчет «Ведомость по денежным средствам»

Если вы обдумываете внедрение «1С:ERP» в компании и вам требуется более подробная консультация — вы можете заказать звонок с помощью формы на сайте, оставив свои контакты. Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» с радостью проконсультируют вас по всем деталям услуги и подберут индивидуальное предложение!

Как связаны подсистемы казначейства и бюджетирования в «1С:ERP»?

Кроме казначейства в конфигурации «1С:ERP Управление предприятием» есть еще один блок, работающий с финансовыми потоками. Это блок «Бюджетирование». Подробно этот блок в рамках этой статьи рассматриваться не будет, однако, связь с блоком «Казначейство» стоит рассмотреть. Связь этих блоков присутствует в рамках функционала лимитирования. Функция может быть отключена (не использоваться), контроль может выполняться в рамках блока казначейства по документам «Лимит расхода ДС», а может осуществляться по данным бюджетирования. Выставляется способ контроля в настройках системы (рис.27).

Рис.27. Казначейство и взаиморасчеты

Способ контроля по документам лимитов расхода ДС предусматривает контроль в рамках блока казначейства. Для лимитов можно настроить контроль с учетом организации и подразделения, определить, будет ли этот контроль мягким (визуальное сравнение факта с лимитов в соответствующем отчете) или жестким (запрет проведения «Заявки на расход» в случае превышения по указанной статье ДДС). Сумма задается в документе «Лимиты расхода ДС» (рис.28).

Рис.28. Документ «Лимиты расхода ДС»

В документе в явном виде указывается статья ДДС и сумма на период (месяц). Именно это сочетание и контролируется при проведении «Заявки на расход». Важным моментом является то, что если контроль лимитов включен, то контролируются все статьи ДДС. Если по какой-то статье ДДС контроль осуществляться не должен, эта статья должна в явном виде быть прописана в документе установки лимитов с пустым значением суммы. Это неочевидный момент для пользователя, вызывающий много вопросов на практике.

Способ контроля по данным бюджетирования предусматривает задействование этого блока. В этом случае при проведении документа заявка на расходование средств проверяется, не превышен ли лимит по указанной аналитике статьи бюджета. Если планируемый расход проводится по статье (аналитике), для которой не задан лимит, такая заявка также будет признаваться превышающей лимит. Проведение будет заблокировано. Это важный и неочевидный момент, который нужно знать, используя контроль по данным бюджетирования.

При этом контроль ведется при любом статусе заявки. Этот момент также важен, так как у инициатора может не быть информации о сформированных лимитах, он может попросту не создать нужную заявку. Контролируемые статьи и аналитика задаются для модели бюджетирования (рис.29).

Рис.29. Модели бюджетирования

Задается статья, периодичность и тип лимита (рис.30).

Рис.30. Правила лимитов по данным бюджетирования

Лимиты устанавливаются документом «Экземпляр бюджета» (рис.31).

Рис.31. Документ «Экземпляр бюджета»

Лимит задается с учетом периодичности. В нашем случае выбран месяц. Далее лимит контролируется на этапе проведения документа «Заявка на расходование ДС» (рис.32).

Рис.32. Документ «Заявка на расходование ДС»

В схеме контроля по данным бюджетирования самым непростым является момент правильного задания лимитов. Несмотря на то, что лимит устанавливается для статьи бюджетирования, контроль фактически ведется по аналитике. Именно аналитика является связующим звеном контроля.

Для обеспечения контроля над расходованием денежных средств необходимо настроить для статей бюджетов правила получения фактических данных, согласно которым будут транслироваться данные заявок на расходование денежных средств в подсистему бюджетирования. Указанные правила задаются в списке «Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Правила получения фактических данных».

Отчеты, позволяющие проанализировать результат работы лимитов в зависимости от использования блоков, также разнятся. Это происходит несмотря на единый документ, расходующий лимит – «Заявка на расход ДС». Проанализировать использование лимитов расходования денежных средств в рамках блока казначейства можно. Для этого используется отчет «Казначейство – Отчеты по казначейству – Лимиты расхода денежных средств». А для оценки использования лимитов расходования денежных средств в рамках блока бюджетирования необходимо воспользоваться отчетом «Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию - Бюджеты - Лимиты расхода ДС».

В практике реальных проектов в подавляющем большинстве случаев контроль устанавливается локально в рамках подсистемы казначейства. Этот вид контроля более очевиден и понятен. Также проще настраивается визуализация расхода лимитов.

Преимущества от автоматизации казначейства на предприятии

Автоматизация функции казначейства на предприятии имеет ряд явных выгод. В их числе можно отметить следующие:

повышение прозрачности учета. Автоматизация подразумевает внесение и фиксацию данных в систему. Благодаря этому можно в любой момент времени сформировать любой отчет по движению денежных средств и получить актуальную информацию. Для этого не потребуется дополнительно запрашивать ее у службы казначейства и бухгалтерии. К плюсам автоматизации в «1С:ERP» дополнительно можно отнести возможность расшифровки любого показателя до уровня документа-регистратора в случае необходимости;
уменьшение количества ошибок, вызванных человеческим фактором. Автоматическая выгрузка и загрузка платежных поручений практически исключает указание не тех счетов, сумм и контрагентов;
выполнение функции контроля и ограничения на всех уровнях в автоматическом режиме. Функционал «1С:ERP» позволит не только вести непосредственно бюджетный контроль за использованием средств, но и защитит от неблагонадежных сотрудников: провести платеж без согласованной заявки станет проблематично;
исключение кассовых разрывов. Возможность мониторинга будущих остатков по местах хранения денежных средств с учетом всей имеющейся информации исключит ситуацию, когда настанет момент платежа, который нельзя отсрочить, а денег не окажется. Или они окажутся на другом счете. Последнее критично в случае обеспечения ГОЗ и ВП;
оперативный контроль кредиторской и дебиторской задолженности. Программный контроль разнесения входящих и исходящих платежей позволит минимизировать или полностью исключить ошибочное закрытие заказов, сделок, договоров и др. Неверное разнесение, например, поступающих платежей, отнесение их на аванс вместо взаиморасчета или наоборот может сорвать поставку или отгрузить неоплаченный товар.

Выводы

В статье подробно рассмотрели функционал казначейства, нюансы и особенности его автоматизации на базе программного продукта «1С:ERP Управление предприятием». Продемонстрировали конкретные примеры применения возможностей решения и рассказали о его преимуществах.

Материал оказался для вас полезным — делитесь им с коллегами, которых могут заинтересовать возможности «1С:ERP» по автоматизации казначейства. А также подписывайтесь на наш блог, чтобы узнавать о новых статьях первыми!