Как организовать удобный кадровый документооборот для удаленных сотрудников

Всё больше и больше компаний открывают филиалы по всей России, некоторые из них организуют целую филиальную сеть внутри одного города. И это отлично — бизнес растет! При таком формате работы компания должна грамотно выстроить организационную структуру управления удаленными подразделениями.

Как правило, фирмы с удаленными сотрудниками имеют во главе Управляющую компанию (УК), которая централизует большинство сервисных подразделений, таких как: бухгалтерия, юридический отдел, финансовый департамент, технический отдел, отдел кадров и т.д. Такая структура имеет множество плюсов, но и отрицательные стороны тоже имеются. Об одной из них мы и поговорим в этой статье.

Речь пойдет об отделе кадров. Это сервисное подразделение выполняет много критически важных функций и без него не обходится ни одна компания. Сотрудники отдела кадров ежедневно имеют дело с большим количеством документации, связанной с оформлением командировок, отпусков, переработок и т.д. Для подобных документов по российскому законодательству необходим оригинал заявления от сотрудника с его подписью.

Как обычно работает документооборот в отделе кадров при удаленных сотрудниках? Если рассматривать территориально-распределенную структуру, то сотрудник пишет необходимое заявление, подписывает его и отправляет оригинал по почте. Отдел кадров УК получает заявление и, если оно оформлено неправильно, то сотрудник обязан сделать его заново и повторно отправить по почте.

Даже в организациях, подразделения которых находятся на одной территории, постоянно возникают сложности с такими документами. Что уж говорить про филиально-распределенные структуры. Оригиналы документов зачастую теряются, заполняются неправильно, корректируются и переписываются. Все это очень усложняет работу специалистов отдела кадров, а главное, приводит к грубым нарушениям кадрового делопроизводства, что может повлечь за собой большие штрафы на организацию и материально-административную ответственность для должностных лиц.

Помимо этого, если в компании проводятся регулярные корпоративные мероприятия или же сотрудники часто бывают в командировках, то это увеличивает кадровый документооборот в разы. Ошибки в оформлении документов только возрастают, так как появляются постоянные пересечения графиков отпусков и командировок. И весь этот гигантский поток бумаг должен обрабатывать отдел кадров, находящийся в управляющей компании.

Несовершенства данного процесса очевидны:

• низкая скорость обработки документов;
• большой объем бумаг;
• сложности в организации порядка и контроля процесса.

Как упростить кадровый документооборот? В этой статье мы расскажем, как облегчить работу специалистов отдела кадров и организовать удобный кадровый документооборот для удаленных сотрудников при помощи интеграции решений «1С:Документооборот» («1С:ДО») и «1С:Зарплата и управление персоналом» («1С:ЗУП»).

Вы узнаете:

• Как упростить кадровый документооборот?
• Как работает интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота»?
• Преимущества интеграции «1С:ДО» и «1С:ЗУП».

Как упростить кадровый документооборот?

Мы разработали уникальное решение, которое позволяет значительно облегчить работу кадровой службы, повысить скорость делопроизводства, сократить количество ошибок и снизить трудоемкость кадрового документооборота. Для этого мы используем два программных продукта: «1С:ДО» и «1С:ЗУП».

Автоматизация кадрового документооборота позволяет значительно облегчить работу со следующими документами:

• ежегодный отпуск;
• отпуск за свой счет;
• северный отпуск;
• командировка;
• работа в нерабочий день;
• отгул.

Интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота» будет незаменима для компаний, имеющих:

• филиально-распределенную структуру;
• территориально-распределенные офисы в различных регионах города или страны;
• представителей, находящихся в различных регионах России.

Как работает интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота»?

Бесшовная интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота» происходит следующим образом (рис.1):

• в системе «1С:Документооборот» удаленный сотрудник делает соответствующую заявку (на отпуск, командировку и т.д.) и подписывает ее электронной подписью (ЭП). Усиленная квалифицированная электронная подпись имеет ту же юридическую силу, что и подпись сотрудника от руки;
• в автоматическом режиме из шаблона формируется заявление с отметкой, что документ подписан ЭП, и прикрепляется соответствующий Word-файл в «1С:Документообороте»;
• заявление тут же попадает на согласование соответствующим руководителям. После их согласования сотрудник получает уведомление;
• в онлайн-режиме документ попадает в программу «1С:Зарплата и управление персоналом» (для этого в «1С:ЗУП» мы разработали специальные web-сервисы), а затем в автоматическом режиме формируется соответствующий документ (отпуск, командировка и т.д.). К нему бесшовно «привязывается» документ из «1С:ДО». Это значит, что вы можете из «1С:ЗУП» открыть документ, который был сформирован и подписан сотрудником в «1С:ДО»;
• далее в «1С:ЗУП» появляется задача для специалиста по кадровому делопроизводству. Он заполняет необходимые данные, и далее автоматически создается «Приказ», который также попадает в «1С:ДО» на ознакомление сотруднику;
• в программе «1С:ЗУП» специалист по расчету производит начисление денежных средств.

Рис. 1. Автоматизация кадрового документооборота при использовании связки «1С:ЗУП» и «1С:ДО»

Как вы можете видеть, практически все действия выполняются в автоматическом режиме. Благодаря бесшовной интеграции документы доступны из обеих систем — «1С:ДО» и «1С:ЗУП». Также немаловажным плюсом является то, что все заинтересованные лица могут следить за ходом процесса в онлайн-режиме.

Специалист отдела кадров всегда может распечатать уже подписанное электронной подписью заявление сотрудника. Отметка о наличии ЭП находится внизу заявления (рис.2.)

Рис.2 Отметка о наличии ЭП в системе

Автоматизация кадрового документооборота дает дополнительный бонус — на всех этапах процесса идет проверка «пересечения» с другими событиями у конкретного сотрудника. Например, пересечение командировок и отпуска, так как организован календарь с графиком мероприятий сотрудника и корпоративных мероприятий. Это своего рода централизованное управление графиком работы сотрудника. Если будет обнаружено пересечение – система выдаст соответствующее предупреждение.

Существуют два варианта реализации этой задачи:

• если вы готовы оформить для своих удаленных сотрудников усиленную квалифицированную электронную подпись, то вы можете полностью отказаться от бумажных заявлений и перейти на электронное согласование и подписание;
• если сотрудники не имеют ЭП, то система позволит проводить удобное автоматическое согласование, но подлинник с «живой» подписью документа необходимо будет предоставлять.

Преимущества интеграции «1С:ДО» и «1С:ЗУП»

Подводя итоги, стоит еще раз отметить преимущества, которые дает автоматизация кадрового документооборота. Бесшовная интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота» позволяет:

• навести порядок в организации работы кадровой службы;
• снять часть нагрузки со специалистов отдела кадров;
• уменьшить количество ошибок при работе с документами;
• увеличить скорость обработки документов;
• значительно снизить трудоемкость кадрового делопроизводства;
• контролировать процесс документооборота на всех этапах прохождения заявки;
• организовать централизованное управление графиком работы сотрудников.

Если вас заинтересовало наше решение для автоматизации отдела кадров и вы хотите узнать о нем больше – обращайтесь за консультацией к специалистам «1С-Архитектора бизнеса»!