Не знаете, какую «1С» выбрать?
Получите ответ за 2 минуты!
Пройти тест
закрыть
Автор:
Любой директор, руководитель финансовой службы как небольшого, так и крупного предприятия, анализирует доходы и расходы, подсчитывает остатки денежных средств, оценивает возможность определенных затрат и принимает решение о целесообразности расходов. Все это – элементы бюджетирования.
Бюджетирование — процесс составления и принятия бюджетов, а также последующий контроль за их исполнением. Является одним из составляющих системы финансового управления и планирования, необходим для оптимального распределения ресурсов компании.
Из материала вы узнаете, как работает бюджетирование в «1С». Подробно расскажем, как внедрить эту систему в вашей компании, на что стоит обратить внимание и какие детали учесть.
Вы узнаете:
Финансы можно без преувеличения назвать основой жизнедеятельности любой компании. Фактические финансовые потоки очевидны и даже управляемы до определенного размера бизнеса. Однако с определенного момента простого управления оперативным фактическим движением денежных средств становится недостаточно. Без планирования на будущие периоды возникает риск кассовых разрывов, перерасходов, минимизации финансового результата.
Финансовое планирование или иначе бюджетирование чаще всего ведется на предприятиях с помощью разработанной системы бюджетов, за счет планирования финансовых показателей на разных уровнях.
Решения «1С:ERP»и «1С:Комплексная автоматизация» включают блок «Бюджетирование». Функционал обеих конфигураций практически идентичен.
В «1С:ERP» вы сможете оценивать эффективность бизнес-моделей, анализировать финансовые перспективы и результаты деятельности предприятия. С помощью блока «Бюджетирование» решается одна из основных управленческих задач – комплексная оценка эффективности бизнес-моделей.
В «1С:КА» бюджетные отчеты собираются как конструктор из статей бюджетов с указанными правилами получения фактических данных и с детализацией по аналитикам.
Бюджетирование в «1С» представляет собой конструктор, позволяющий пользователям строить практически любые виды бюджетов, наполняя их нужными статьями, уточняя их до уровня необходимой аналитики.
Блок «Бюджетирование» интегрирован в «1С», однако данные, фиксируемые первичными документами других блоков, не отражаются в системе по умолчанию. То, какие данные и каких образом будут попадать в подсистему, определяется гибкими настройками в пользовательском режиме программы «1С».
Единственное, на что следует обратить внимание при разработке пакета бюджетных форм – это довольно жесткая привязка данных компании к периодичности. Например, если отчет по оборотам склада предприятия можно построить в «1С» за произвольный период: с любого числа месяца по любое число месяца, то отчет бюджетирования будет четко привязан к периодичности сценария, в рамках которого формируется бюджетная форма. Если заданная периодичность – месяц, отчет можно построить только с первого по последнее число месяца.
Подсистема бюджетирования, представленная отдельным блоком, имеет точки соприкосновения функционала с блоками казначейства (в части лимитирования) и блоком планирования: планы могут быть учтены в рамках формирования бюджетов.
Вместе с этим, в блоке бюджетирования могут быть получены практически любые данные, хранящиеся в системе «1С» путем настройки соответствующих источников.
Внедрение блока «Бюджетирование» в компании можно проводить как самостоятельно (например, для формирования плана), так и в связке с данными системы «1С».
Перед началом внедрения рекомендуем:
Процесс внедрения подсистемы «1С» не представляет особой сложности, требует лишь аккуратности и понимания последовательности действий.
Выделим четыре ключевых этапа внедрения:
На первом этапе необходимо:
Все указанные данные могут дополняться и в процессе работы, однако для старта формирования бюджетных форм необходимо хотя бы минимальное наличие этой информации.
Модель бюджетирования является базовой аналитикой (рис.1). Модель может быть одна, а может быть сразу несколько. Каждая бюджетная форма (вид бюджета) может принадлежать только к одной модели бюджетирования. Таким образом, модель бюджетирования по сути является разделителем пакетов бюджетных форм.
Модель также определяет, будут ли бюджеты строиться в разрезе организаций и подразделений. То есть, бюджетные формы, принадлежащие модели с признаками учета по подразделениям, автоматически будут иметь такую аналитику при вводе и выводе информации. Также в рамках бюджетной модели устанавливается необходимость согласования бюджетов предприятия.
Рис.1. Модели бюджетирования в продуктах 1с
Сценарий является второй основополагающей аналитикой (рис.2). Их также может быть несколько. Для каждого могут быть установлены своя валюта и свои прогнозные курсы. Прямой связи с моделью бюджетирования сценарий не имеет. Значит, может быть использован для любой формы бюджетов вне зависимости от модели, в рамках которой форма создана.
Сценарий служит, по сути, разделителем вводимых и хранимым в подсистеме «1С» плановых данных. То есть, в рамках одной бюджетной формы, например, «Отчет о прибыли и убытках», план на один и тот же период может быть заведен несколько раз – по разным сценариям. Таким образом, при построении одного и того же бюджета, выбирая разные сценарии, можно получить разные наборы данных. Что может быть полезно, например, при необходимости просчитать будущую финансовую картину предприятия при разных показателях курса валюты.
Примечательно, что сам сценарий не является хранителем периодичности. Фактические данные, получаемые из других подсистем, формально также имеют «свой» предопределенный сценарий, который так и называется – «Фактические данные».
Рис.2. Сценарии бюджетирования в продуктах 1с
Затем следует внести необходимые статьи и показатели – это те самые «кирпичики», из которых впоследствии могут составляться формы бюджетных отчетов. Ограничения на использование статей и показателей нет. Одна заведенная статья или показатель могут быть использованы в неограниченном количестве бюджетов впоследствии.
Статьи и показатели в «1С» имеют по шесть аналитических разрезов (рис.3). Заполнение их не является обязательным. Для статьи или показателя определяется тот набор аналитик, который позволяет хранить и получать информацию с нужным уровнем детализации.
Рис.3. Статьи бюджетов в решениях 1с
Здесь важно отметить, что несмотря на «знакомые» названия аналитических разрезов, они не являются аналитическими разрезами остальных смежных подсистем компании. Каждый вид аналитики устанавливается в соответствии с каким-либо видом аналитики систем за рамками блока «Бюджетирование». Сопоставление доступно пользователю, можно досаточно гибко настроить необходимые соответствия (рис.4).
Рис.4. Аналитика статей бюджетов в решениях 1с
Статьи представляют собой оборотные сущности, показатели – остаточные. Так, к примеру, БДР будет состоять из статей, а «Прогнозный баланс» – из показателей. По сути, статьи являются неким аналогом, к примеру, статей движения денежных средств, а показатели – аналог счетов. Зависимость статей и показателей может быть определена пользователем.
Например, любая продажа (приход выручки) бизнеса может быть отражена по статье «Продажи» в программе единой суммой. Однако, по сути, может затрагивать, как минимум, два показателя: это задолженность (либо ее погашение) и остаток денежных средств. Статья «Закупки» «начислит» задолженность и «прибавит» товары на складе или услуги на балансе.
«1С-Архитектор бизнеса» имеет большой практический опыт и владеет отлаженной методологией внедрения подсистем бюджетирования в «1С:ERP» и «1С:КА». Мы поможем вам сократить время на запуск и освоение процессов, избежать ошибок в работе предприятия. В рейтинге фирмы «1С» среди Центров компетенции по ERP наша компания занимает третье место.
При наличии настроенных зависимостей движения по зависимым показателям ведутся автоматически при движении по влияющей статье. Зависимости в «1С» можно устанавливать по виду прихода или расхода, также можно применять необходимые коэффициенты (рис.5).
Рис.5. Связи показателей бюджетов в решениях «1С»
Нефинансовые показатели представляют собой любые величины, необходимые для процессов справочного указания в отчетных формах, а также для применения в расчетах. Это могут быть: проценты, курсы, доли, дни и другие численные константы.
Второй этап внедрения – разработка бюджетных форм или «Видов бюджетов» предприятия (рис.6). Их может быть неограниченное количество. Каждый вид бюджета, как уже описывалось выше, может принадлежать лишь к одной модели бюджетирования.
Важный момент: вид бюджета компании может использоваться или для ввода плана, или для процессов план-фактного анализа (вывода в том числе и фактических данных). Это момент принципиальный и определяет дальнейшие документы и действия с настроенным видом бюджета решения «1С».
Рис.6. Вид бюджета компании в «1С»
Сама форма (таблица) бюджета настраивается в виде конструктора таблицы с помощью выбора и добавления необходимых строк, колонок, аналитик и так далее (рис.7). Тут же задается оформление. Определяется многотабличность формы (присутствие в рамках одного бюджета нескольких таблиц).
Рис.7. План продаж программы «1С»
Формы программы могут быть самые разные. Все зависит от организации процессов бюджетирования на предприятии, от поставленных задач, от необходимых расшифровочных отчетов или же от фактического разделения зон ответственности бизнеса. Формы могут создаваться для отдельных подразделений. После данные из них собираются в общий агрегированный бюджет. В рамках подсистемы бюджетирования можно строить различные формы бюджета: закупок, продаж, платежей, доходов и расходов, движения денежных средств, прогнозный баланс и другие.
Пример таблицы для прогнозного баланса с получаемой формой представлен ниже (рис.8,9).
Рис.8. Прогнозный баланс в «1С:ERP» и «1С:КА»
Рис.9. Прогнозный баланс в «1С:ERP» и «1С:КА»
Важной функцией бюджетирования является план-фактный анализ. Можно сказать даже больше: полноценные план-фактный анализ по произвольным (в рамках системы) показателям, возможет только в подсистеме бюджетирования. Для проведения план-фактного анализа в системе должны присутствовать два типа данных: плановые данные и фактические. Поэтому вопрос получения фактических данных из смежных подсистем «1С» очень важен.
Принцип получения факта прост:
Рис.10. Статьи бюджетов в «1С:ERP» и «1С:КА»
Источники настраиваются крайне гибко. Помимо предопределенных источников, которые соответствуют видам хозяйственных операций, например, продажи, или закупки и т.д., источник можно сформировать с помощью произвольного запроса. Важно, что данный запрос прикрепляется в пользовательском режиме без изменения конфигурации «1С». То есть является элементом базы данных.
Немалая часть задач на проектах по внедрению процессов бюджетирования, связанных с разработкой, заключаются именно в настройке данных произвольных запросов. Функция, по сути, позволяет использовать в сравнении не только «фактический» факт, но и использовать практически любые данные из смежных систем. Например, даже плановые данные из заказов клиентов.
Заключающим этапом является регламентация действий и налаживание работы пользователей в рамках блока бюджетирования. Здесь очень важно определить зоны ответственности, а также дать четкие инструкции. Как показывает практика, в особенности на предприятиях с агрегированной системой бюджетных форм, незаполнение или несвоевременное заполнения хотя бы одного показателя может привести с некорректным и искаженным данным сводных отчетных форм.
Для пользователей важно определить, кто и на каком этапе вводит плановые данные (документом «Экземпляр бюджета»), с использованием каких сценариев и моделей бюджетирования, с использованием каких видов бюджетов. Необходимо регламентировать действия пользователей всех смежных подсистем по своевременному и последовательному вводу информации для получения актуальных фактических данных и, соответственно, актуального план-факторного анализа (с использованием бюджетных отчетов).
Все описанные выше этапы укладываются в классическую методологию реализации проектов. Методология является предпочтительной, так как именно проектный подход дает максимальный результат в минимальные сроки.
Если вопрос внедрения блока «Бюджетирование» для вас сейчас актуален, обращайтесь в нашу компанию. Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» ответят на все интересующие вопросы.
Без планирования бюджетов на будущие периоды возникает риск кассовых разрывов, перерасходов, минимизации финансового результата.
Бюджетирование в «1С» представляет собой конструктор, позволяющий пользователям строить практически любые виды бюджетов, наполняя их нужными статьями, уточняя их до уровня необходимой аналитики. Процесс внедрения подсистемы «1С» не представляет особой сложности, требует лишь аккуратности и понимания последовательности действий.
Надеемся, что наша статья помогла вам разобраться в вопросе. Если требуется дополнительная консультация – обращайтесь к нам любым удобным способом.
