Бюджетирование в «1С»: как это работает и как внедрить в компании

Любой директор, руководитель финансовой службы как небольшого, так и крупного предприятия, анализирует доходы и расходы, подсчитывает остатки денежных средств, оценивает возможность определенных затрат и принимает решение о целесообразности расходов. Все это – элементы бюджетирования.

Бюджетирование — процесс составления и принятия бюджетов, а также последующий контроль за их исполнением. Является одним из составляющих системы финансового управления и планирования, необходим для оптимального распределения ресурсов компании.

Из материала вы узнаете, как работает бюджетирование в «1С». Подробно расскажем, как внедрить эту систему в вашей компании, на что стоит обратить внимание и какие детали учесть.

Вы узнаете:

• Какие задачи решает бюджетирование в компании?
• Какие программы «1С» включают блок «Бюджетирование»?
• Как работает бюджетирование в «1С»?
• Как внедрить блок «Бюджетирование» в компании:
  
  • Первый этап внедрения
  • Второй этап
  • Третий этап
  • Заключительный этап

Какие задачи решает бюджетирование в компании?

Финансы можно без преувеличения назвать основой жизнедеятельности любой компании. Фактические финансовые потоки очевидны и даже управляемы до определенного размера бизнеса. Однако с определенного момента простого управления оперативным фактическим движением денежных средств становится недостаточно. Без планирования на будущие периоды возникает риск кассовых разрывов, перерасходов, минимизации финансового результата.

Финансовое планирование или иначе бюджетирование чаще всего ведется на предприятиях с помощью разработанной системы бюджетов, за счет планирования финансовых показателей на разных уровнях.

Бюджетирование позволяет решить следующие задачи предприятия:

• установка плановых (целевых) финансовых показателей компании;
• сравнение и оценка финансовых показателей с фактическими данными предприятия;
• контроль за финансово-экономическим состоянием компании;
• повышение финансовой устойчивости как предприятия в целом (на уровне агрегированных бюджетов), так и отдельных его структурных подразделений (на уровне локальных бюджетов);
• нивелирование рисков дефицита бюджета компании.

Какие программы «1С» включают блок «Бюджетирование»?

Решения «1С:ERP»и «1С:Комплексная автоматизация» включают блок «Бюджетирование». Функционал обеих конфигураций практически идентичен.

• «1С:ERP Управление предприятием 2» – флагманское решение «1С» для комплексной автоматизации среднего и крупного производства. Программа особенно актуальна для многопрофильных предприятий, с технически сложным производством и числом рабочих мест более десяти тысяч.

В «1С:ERP» вы сможете оценивать эффективность бизнес-моделей, анализировать финансовые перспективы и результаты деятельности предприятия. С помощью блока «Бюджетирование» решается одна из основных управленческих задач – комплексная оценка эффективности бизнес-моделей.

• «1С:Комплексная автоматизация» – объединяет все учетные процессы в рамках одной информационной системы для большего удобства и эффективности работы. Решение позволяет организовать единую информационную систему, охватывающую основные управленческие задачи и учет.

В «1С:КА» бюджетные отчеты собираются как конструктор из статей бюджетов с указанными правилами получения фактических данных и с детализацией по аналитикам.

Как работает бюджетирование в «1С»

Бюджетирование в «1С» представляет собой конструктор, позволяющий пользователям строить практически любые виды бюджетов, наполняя их нужными статьями, уточняя их до уровня необходимой аналитики.

Блок «Бюджетирование» интегрирован в «1С», однако данные, фиксируемые первичными документами других блоков, не отражаются в системе по умолчанию. То, какие данные и каких образом будут попадать в подсистему, определяется гибкими настройками в пользовательском режиме программы «1С».

Единственное, на что следует обратить внимание при разработке пакета бюджетных форм – это довольно жесткая привязка данных компании к периодичности. Например, если отчет по оборотам склада предприятия можно построить в «1С» за произвольный период: с любого числа месяца по любое число месяца, то отчет бюджетирования будет четко привязан к периодичности сценария, в рамках которого формируется бюджетная форма. Если заданная периодичность – месяц, отчет можно построить только с первого по последнее число месяца.

Подсистема бюджетирования, представленная отдельным блоком, имеет точки соприкосновения функционала с блоками казначейства (в части лимитирования) и блоком планирования: планы могут быть учтены в рамках формирования бюджетов.

Вместе с этим, в блоке бюджетирования могут быть получены практически любые данные, хранящиеся в системе «1С» путем настройки соответствующих источников.

Как внедрить блок «Бюджетирование» в компании?

Внедрение блока «Бюджетирование» в компании можно проводить как самостоятельно (например, для формирования плана), так и в связке с данными системы «1С».

Перед началом внедрения рекомендуем:

• продумать, какие формы бюджетов необходимо получить, с какой периодичностью, с какой детализацией и аналитикой;
• оценить необходимость построения плановых данных по разным сценариям;
• для получения полной и исчерпывающей информации целесообразно провести обследование функции бюджетирования так же, как и для внедрения других блоков.

Процесс внедрения подсистемы «1С» не представляет особой сложности, требует лишь аккуратности и понимания последовательности действий.

Выделим четыре ключевых этапа внедрения:

1. настройка подсистемы бюджетов и внесение данных аналитики, составляющих статей и показателей отчетов;
2. разработка форм бюджетов;
3. настройка получения данных из смежных подсистем;
4. регламентация действия пользователей подсистемы.

Первый этап внедрения

На первом этапе необходимо:

• определить и внести в систему «1С» модели, сценарии, аналитику, статьи и показатели бюджетов;
• настроить их взаимосвязь (при наличии);
• внести используемые нефинансовые показатели.

Все указанные данные могут дополняться и в процессе работы, однако для старта формирования бюджетных форм необходимо хотя бы минимальное наличие этой информации.

Модель бюджетирования является базовой аналитикой (рис.1). Модель может быть одна, а может быть сразу несколько. Каждая бюджетная форма (вид бюджета) может принадлежать только к одной модели бюджетирования. Таким образом, модель бюджетирования по сути является разделителем пакетов бюджетных форм.

Модель также определяет, будут ли бюджеты строиться в разрезе организаций и подразделений. То есть, бюджетные формы, принадлежащие модели с признаками учета по подразделениям, автоматически будут иметь такую аналитику при вводе и выводе информации. Также в рамках бюджетной модели устанавливается необходимость согласования бюджетов предприятия.

Сценарий является второй основополагающей аналитикой (рис.2). Их также может быть несколько. Для каждого могут быть установлены своя валюта и свои прогнозные курсы. Прямой связи с моделью бюджетирования сценарий не имеет. Значит, может быть использован для любой формы бюджетов вне зависимости от модели, в рамках которой форма создана.

Сценарий служит, по сути, разделителем вводимых и хранимым в подсистеме «1С» плановых данных. То есть, в рамках одной бюджетной формы, например, «Отчет о прибыли и убытках», план на один и тот же период может быть заведен несколько раз – по разным сценариям. Таким образом, при построении одного и того же бюджета, выбирая разные сценарии, можно получить разные наборы данных. Что может быть полезно, например, при необходимости просчитать будущую финансовую картину предприятия при разных показателях курса валюты.

Примечательно, что сам сценарий не является хранителем периодичности. Фактические данные, получаемые из других подсистем, формально также имеют «свой» предопределенный сценарий, который так и называется – «Фактические данные».

Затем следует внести необходимые статьи и показатели – это те самые «кирпичики», из которых впоследствии могут составляться формы бюджетных отчетов. Ограничения на использование статей и показателей нет. Одна заведенная статья или показатель могут быть использованы в неограниченном количестве бюджетов впоследствии.

Статьи и показатели в «1С» имеют по шесть аналитических разрезов (рис.3). Заполнение их не является обязательным. Для статьи или показателя определяется тот набор аналитик, который позволяет хранить и получать информацию с нужным уровнем детализации.

Здесь важно отметить, что несмотря на «знакомые» названия аналитических разрезов, они не являются аналитическими разрезами остальных смежных подсистем компании. Каждый вид аналитики устанавливается в соответствии с каким-либо видом аналитики систем за рамками блока «Бюджетирование». Сопоставление доступно пользователю, можно досаточно гибко настроить необходимые соответствия (рис.4).

Статьи представляют собой оборотные сущности, показатели – остаточные. Так, к примеру, БДР будет состоять из статей, а «Прогнозный баланс» – из показателей. По сути, статьи являются неким аналогом, к примеру, статей движения денежных средств, а показатели – аналог счетов. Зависимость статей и показателей может быть определена пользователем.

Например, любая продажа (приход выручки) бизнеса может быть отражена по статье «Продажи» в программе единой суммой. Однако, по сути, может затрагивать, как минимум, два показателя: это задолженность (либо ее погашение) и остаток денежных средств. Статья «Закупки» «начислит» задолженность и «прибавит» товары на складе или услуги на балансе.

При наличии настроенных зависимостей движения по зависимым показателям ведутся автоматически при движении по влияющей статье. Зависимости в «1С» можно устанавливать по виду прихода или расхода, также можно применять необходимые коэффициенты (рис.5).

Нефинансовые показатели представляют собой любые величины, необходимые для процессов справочного указания в отчетных формах, а также для применения в расчетах. Это могут быть: проценты, курсы, доли, дни и другие численные константы.

Второй этап

Второй этап внедрения – разработка бюджетных форм или «Видов бюджетов» предприятия (рис.6). Их может быть неограниченное количество. Каждый вид бюджета, как уже описывалось выше, может принадлежать лишь к одной модели бюджетирования.

Сама форма (таблица) бюджета настраивается в виде конструктора таблицы с помощью выбора и добавления необходимых строк, колонок, аналитик и так далее (рис.7). Тут же задается оформление. Определяется многотабличность формы (присутствие в рамках одного бюджета нескольких таблиц).

Формы программы могут быть самые разные. Все зависит от организации процессов бюджетирования на предприятии, от поставленных задач, от необходимых расшифровочных отчетов или же от фактического разделения зон ответственности бизнеса. Формы могут создаваться для отдельных подразделений. После данные из них собираются в общий агрегированный бюджет. В рамках подсистемы бюджетирования можно строить различные формы бюджета: закупок, продаж, платежей, доходов и расходов, движения денежных средств, прогнозный баланс и другие.

Пример таблицы для прогнозного баланса с получаемой формой представлен ниже (рис.8,9).

Третий этап

Важной функцией бюджетирования является план-фактный анализ. Можно сказать даже больше: полноценные план-фактный анализ по произвольным (в рамках системы) показателям, возможет только в подсистеме бюджетирования. Для проведения план-фактного анализа в системе должны присутствовать два типа данных: плановые данные и фактические. Поэтому вопрос получения фактических данных из смежных подсистем «1С» очень важен.

Принцип получения факта прост:

• каждый тип фактических данных получается путем отдельного источника данных. Источников может быть неограниченное количество;
• источник данных привязывается к статье и/или показателю. Таким образом, обеспечивается по данной статье и/или показателю наличие факта;
• источников для статьи и/или показателя может быть несколько. По умолчанию все поступаемые по статье фактические данные, по всем указанным для нее источникам, суммируются;
• суммирование можно корректировать коэффициентами (рис.10).

Источники настраиваются крайне гибко. Помимо предопределенных источников, которые соответствуют видам хозяйственных операций, например, продажи, или закупки и т.д., источник можно сформировать с помощью произвольного запроса. Важно, что данный запрос прикрепляется в пользовательском режиме без изменения конфигурации «1С». То есть является элементом базы данных.

Немалая часть задач на проектах по внедрению процессов бюджетирования, связанных с разработкой, заключаются именно в настройке данных произвольных запросов. Функция, по сути, позволяет использовать в сравнении не только «фактический» факт, но и использовать практически любые данные из смежных систем. Например, даже плановые данные из заказов клиентов.

Заключительный этап

Заключающим этапом является регламентация действий и налаживание работы пользователей в рамках блока бюджетирования. Здесь очень важно определить зоны ответственности, а также дать четкие инструкции. Как показывает практика, в особенности на предприятиях с агрегированной системой бюджетных форм, незаполнение или несвоевременное заполнения хотя бы одного показателя может привести с некорректным и искаженным данным сводных отчетных форм.

Для пользователей важно определить, кто и на каком этапе вводит плановые данные (документом «Экземпляр бюджета»), с использованием каких сценариев и моделей бюджетирования, с использованием каких видов бюджетов. Необходимо регламентировать действия пользователей всех смежных подсистем по своевременному и последовательному вводу информации для получения актуальных фактических данных и, соответственно, актуального план-факторного анализа (с использованием бюджетных отчетов).

Все описанные выше этапы укладываются в классическую методологию реализации проектов. Методология является предпочтительной, так как именно проектный подход дает максимальный результат в минимальные сроки.

Итоги

Без планирования бюджетов на будущие периоды возникает риск кассовых разрывов, перерасходов, минимизации финансового результата.

Бюджетирование в «1С» представляет собой конструктор, позволяющий пользователям строить практически любые виды бюджетов, наполняя их нужными статьями, уточняя их до уровня необходимой аналитики. Процесс внедрения подсистемы «1С» не представляет особой сложности, требует лишь аккуратности и понимания последовательности действий.

Надеемся, что наша статья помогла вам разобраться в вопросе. Если требуется дополнительная консультация – обращайтесь к нам любым удобным способом.