Не знаете, какую «1С» выбрать?
Получите ответ за 2 минуты!
Пройти тест
закрыть
Автор:
Программы «1С» известны своей универсальностью и гибкостью, их легко можно доработать на любом из этапов эксплуатации. Настроить в соответствии со спецификой деятельности, конкретными задачами компании и даже в связи с личными пожеланиями пользователей.
«1С:Документооборот 8» («1С:ДО») — это функциональная ECM-система (англ. Enterprise Content Management – управление корпоративным контентом). В одной программе собраны широкие возможности для управления документами, деловыми процессами и взаимодействием сотрудников. Но даже при таком обширном функционале зачастую нашим клиентам требуются индивидуальные доработки для решения нестандартных задач.
Мы решили поделиться с вами девятью полезными доработками в программе «1С:Документооборот» от специалистов «1С-Архитектора бизнеса». В ходе модификации программного кода программисты нашей компании создали удобные инструменты для работы и автоматизировали выполнение рутинных операций. Любые из этих настроек помогут упростить повседневные задачи ваших сотрудников.
Вы узнаете:
В разделе «Реестр отправки» программы «1С:ДО» предусмотрено разделение документов по соответствующему статусу:
Неотправленные документы – здесь показываются все исходящие документы, не отправленные по какой-то причине адресатам. На форме можно сделать отбор по периоду, виду документа и получателю. Вы можете выбрать документ или список документов и выполнить команду «Принять к отправке». Документы пропадут из списка «Неотправленные документы» и появляются в разделе «Текущие реестры».
Текущие реестры – выбранные ранее документы попадают в один реестр, где автоматически распределяются по пакетам. В один пакет попадают документы с одинаковым контактным лицом и контрагентом. Для закрытия реестра необходимо выбрать реестр и нажать на кнопку «Закрыть реестр», после чего этот реестр попадает во вкладку «Закрытые реестры».
Закрытые реестры – закрытые пакеты документов, их можно объединить. После объединения остается один пакет с минимальным номером и объединяет в себе все исходящие документы. После проверки и внесения всех необходимых изменений выбирается команда «Отправить реестр». Выбранный реестр попадает во вкладку «Отправленные реестры».
Отправленные реестры – здесь отображаются все отправленные реестры. Внести изменения или объединить реестры на данном этапе уже нельзя, можно только открыть карточки документов.
Для отслеживания отправки исходящих документов, отправленных почтой или любым другим способом, используется «Реестр отправки». Все документы, которые вы планируете отправить одним пакетом, нужно выбрать во вкладке «Неотправленные документы» (рис.1).
Рис.1. Неотправленные документы
Затем их принимают к отправке, после чего формируется реестр, в котором ранее выбранные документы распределяются по контрагентам и адресатам (рис.2).
Рис.2. Текущий реестр
Текущий реестр можно редактировать – добавить документы при необходимости, после чего он закрывается (рис.3).
Рис.3. Закрытый реестр
Закрытый реестр распечатывают для дальнейшего мониторинга (рис.4) и передают курьеру список писем из реестра, после чего нажимают на кнопку «Отправить реестр».
Рис.4. Печать реестра
Тем самым подтверждается, что все указанные документы из реестра отправлены (рис.5).
Рис.5. Отправленные реестры
При положительном выполнении задачи «Подписать» документу автоматически присваивается регистрационный номер. В прикрепленном к карточке документа шаблоне файла автоматически проставляется штамп подписи и регистрационный номер, а сам файл конвертируется в PDF.
К карточке документа приложен автозаполняемый шаблон файла, который согласовывают и направляют на подписание ответственному лицу. При положительном результате подписания к карточке документа автоматически присваивается регистрационный номер (задача «Зарегистрировать» в таком случае не нужна).
В этот момент в приложенный файл проставляется штамп с данными об организации, подписанте, дате подписания и времени подписания, также проставляется регистрационный номер в сам файл. После чего файл конвертируется в PDF (рис.6), чтобы в него не могли внести изменения.
Рис.6. Служебная записка, подписанная электронной подписью
При создании связи (в которой включена настройка «Расширять доступ») с другим документом рабочие группы документов синхронизируются путем объединения участников. Таким образом, пользователи из рабочей группы документа будут иметь права на работу со связанным документом.
При создании карточки «Дополнительное соглашение», которое относится к карточке, существующей в системе «Договор», проставляется связь «Относится к договору». В настройке этой связи включено «Расширять доступ», тем самым все пользователи из рабочей группы (кому предоставлен доступ к документу дополнительного соглашения) автоматически добавятся в рабочую группу договора.
После все пользователи, указанные в рабочей группе договора, автоматически добавятся в рабочую группу «Дополнительного соглашения» (рис.7).
Рис.7. Синхронизация рабочей группы договора и доп. соглашения по связи
Следовательно, все сотрудники, у которых ранее был доступ к договору, смогут видеть связанные с этим договором дополнительные соглашения (рис.8).
Рис. 8. Синхронизация рабочей группы доп. соглашения и договора по связи
Хотите внедрить подобные доработки или разработать дополнительный функционал под ваши требования? Обращайтесь в нашу компанию! Вы можете рассчитывать на помощь грамотных и квалифицированных специалистов, которые не только предложат оптимальные настройки программы «1С», но и обучат сотрудников всем нововведениям и функциям. С подробным списком услуг по настройке и доработке «1С» вы можете ознакомиться здесь.
Автоматическое распределение файлов по категориям (папкам) в карточке документа, в области прикрепления файлов (вкладка «Файлы» и «Обзор»). Автоматическое распределение файлов по папкам происходит с помощью ключевых слов, которые могут быть в названии файла.
Автоматическое распределение возможно при добавлении одного или нескольких файлов сразу или при перетаскивании файлов из компьютера пользователя. Для каждого вида документа можно создать свою категоризацию.
При добавлении к карточке документа файлов, присланных от контрагента, необходимо визуально разделить их на категории для удобства работы. С этим помогает справиться категоризация файлов: при добавлении одного или нескольких файлов любым удобным способом (через кнопку «Добавить» или перетаскиванием из компьютера) файлы автоматически, по наименованию, попадают в определенную категорию. Если файл не подходит ни к одной из существующих категорий, то он попадает в пустую категорию, из которой его можно перетащить в нужную (рис.9, 10).
Рис.9. Раздел «Файлы» с доработкой
Рис.10. Раздел «Файлы» без доработки
Во вкладке «Визы», слева от табличной части «Визы», выводится текстовый список согласующих пользователей, которые будут участвовать в комплексном процессе по документу. Список формируется с учетом условий маршрутизации. В списке могут отображаться ФИО согласующих или их роли. Таким образом, пользователи заблаговременно, до старта процесса, могут посмотреть, кто будет согласовывать документ.
Для сложных процессов, где согласующие лица определяются с помощью условий или зависят от определенного реквизита, поможет вывод списка согласующих до старта обработки по документу. Пользователи смогут посмотреть точный список согласующих, в зависимости от выбранных ими ранее реквизитов (рис.11).
Рис.11. Предварительный список согласующих
Для ознакомления произвольного списка сотрудников с документом («Приказ», «Распоряжение», «Устав» и т.д.) в карточку документа добавляется таблица «Лист рассылки», где пользователь выбирает необходимых сотрудников, которым автоматически придет задача «Ознакомиться» с этим документом. Процесс ознакомления можно добавить в комплексный процесс.
Пользователь заполняет таблицу «Лист рассылки» (рис.12) в карточке документа, чтобы после согласования, подписания и регистрации «Приказа» всем пользователям, указанным в таблице «Лист ознакомления», направлялась задача «Ознакомиться». Это нужно для просмотра документа и принятия его в рабочий процесс (рис.13).
Рис.12. Таблица «Лист рассылки»
Рис.13. Процесс ознакомления пользователей из листа рассылки
В «1С-Архитекторе бизнеса» уже не первый год работает специализированное направление по автоматизации документооборота. У нас есть статус «Центр компетенции «1С» по документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения и настройки программы, а также квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.
Для отправки нескольких документов по одной резолюции пользователь выбирает эти документы, нажимает кнопку «Отправить», настраивает процесс «Исполнение», указывает резолюцию (описание), исполнителей и сроки. Все выбранные ранее документы отправляются на исполнение по одной указанной резолюции, при этом для каждого документа формируете свой процесс исполнения.
При необходимости отправить одну и ту же задачу исполнения по разным документам необходимо выделить все эти документы в списке, нажать кнопку «Отправить». Затем указать резолюцию (например, «В работу»), выбрать исполнителей и сроки исполнения, после отправить эту задачу. Всем пользователям придет задача «Исполнить» с указанной резолюцией по каждому документу (рис.14).
Рис.14. Оправка задачи по одной резолюции (описанию)
При вводе текста в поле «Наименование» показываются совпадения по тексту шаблонов с возможностью выбора и копированием текста из шаблона в поле «Наименование» и последующего редактирования. Шаблоны могут быть разными для каждого подразделения.
При вводе одних и тех же наименований в документах используются шаблоны, например, для служебных записок «Об утверждении документов», «О приеме персонала», «О направлении договора» и т.д. Наименования после выбора из шаблона можно дополнить или изменить, а также для каждого вида документа можно указать свои шаблоны наименований (рис.15, 16).
Рис.15. Шаблоны наименований
Рис.16. Шаблоны наименований с определенным словом
Для подобных доработок советуем обращаться к проверенному франчайзи фирмы «1С». Опытная и компетентная команда специалистов всегда предложит грамотное решение, которое поможет избежать больших затрат на поддержку доработанной конфигурации. Вы можете выбрать квалифицированного партнера благодаря системе рейтингов и сертификации фирмы «1С».
Доработка запрещает пользователям повторно отправлять документ в обработку (через кнопку «Отправить»), если предыдущий процесс обработки не был прерван или помечен на удаление. Таким образом, процесс обработки по документу не дублируется.
Так как все процессы и задачи по документу видит только пользователь, который является инициатором этого процесса, а также пользователь с полномочием «Контролер бизнес- процессов», то все остальные сотрудники могут посчитать, что комплексный процесс по документу не запущен, и запустить его еще раз, тем самым создав дубль процесса. Запрет на повторный запуск решает эту проблему. Система не дает задублировать процесс и выводит сообщение пользователю о том, что процесс обработки уже запущен (рис. 17, 18).
Рис.17. Дубль процесса обработки без доработки
Рис.18. Сообщение пользователю о уже существующем процессе
обработки по документу
Подведем итоги
Мы поделились девятью полезными доработками в программе «1С:Документооборот» от специалистов «1С-Архитектора бизнеса». Любые из этих доработок помогут упростить повседневные задачи ваших сотрудников, повысить скорость и удобство от взаимодействия с программой.
Хотите внедрить подобные настройки в вашей компании? Обращайтесь к нам. Вы можете рассчитывать на помощь грамотных и квалифицированных специалистов, которые не только предложат оптимальные настройки программы «1С», но и обучат сотрудников всем нововведениям и функциям.
