В предыдущей статье мы разобрали основные моменты подготовки к успешному внедрению «1С:Управления производственным предприятием». Предположим, что все необходимые стартовые условия для начала автоматизации в компании соблюдены, а значит, пора приступать к следующим этапам развертывания автоматизированной системы. Это установка и настройка «1С:УПП».
Построение автоматизированной системы управления деятельностью предприятия на основе программы «1С:УПП» — технически сложный, многоэтапный процесс, не терпящий неточностей. Каждый этап проекта требует детального анализа и тщательного планирования.
Настройку «1С:УПП» можно условно разделить на две части – техническую и аналитическую.
К технической части относятся процедуры установки программы «1С:УПП» и настройки прав доступа. Рассмотрим их по порядку.
В зависимости от масштаба предприятия и характера построения информационной сети определяют варианты установки УПП. Это может быть однопользовательская лицензия, установленная на компьютер сотрудника в файловом варианте, или крупная многоуровневая система, при которой программный продукт вместе с SQL-поставками устанавливается на серверы, куда, в свою очередь, обеспечивается доступ для отдельных пользователей. При этом должны быть соблюдены критерии успешного функционирования информационной системы: безопасность, быстродействие, устойчивость, резервирование информации и другие необходимые технические параметры сети и программного продукта.
Четкое описание роли для каждого работника, функциональных обязанностей и зон ответственности в реализации конкретных бизнес-процессов предприятия является неотъемлемой частью эффективного управления предприятием. И поэтому следующим элементом первичной настройки УПП является настройка прав доступа в соответствии с ролями пользователей.
Программа «1С:УПП» рассчитана на автоматизацию предприятий численностью персонала до нескольких тысяч человек. Это десятки и сотни автоматизированных рабочих мест. Значит, важно грамотно настроить разграничение прав доступа к хранимым сведениям для обеспечения конфиденциальности информации.
Права доступа соответствуют должностям пользователей или виду их деятельности, то есть их ролям в бизнес-процессах. Однако в отдельных случаях доступ может быть расширен или урезан. К примеру, пользователь может оперировать данными определенных контрагентов, но не иметь доступа к аналогичным сведениям других контрагентов. Настраивают права вручную либо с помощью набора подсистем.
Режим настройки может быть индивидуальным и групповым. Индивидуальный режим, как правило, используется на предприятиях с небольшим количеством сотрудников, каждый из которых обладает уникальным набором прав. Соответственно, групповой режим настройки рассчитан на многопользовательские прикладные решения.
Техническую часть настройки «1С:УПП» можно считать завершенной, когда выполнены следующие условия:
- На предприятии выстроена и отлажена ИТ-структура (локальная вычислительная сеть), имеющая необходимые показатели по емкости, быстродействию и надежности, соответствующая границам автоматизации, а также организационной структуре предприятия.
- Выполнена поставка, установка и инсталляция программного продукта «1С» типовой конфигурации на сервере предприятия и на рабочих местах сотрудников в соответствии с лицензионной политикой фирмы «1С».
- Настроена система прав доступа пользователей к программному продукту.
Следующий этап настройки «1С:УПП» – аналитический. В него входит настройка учетной политики системы.
Практически любые данные, циркулирующие в электронном документообороте предприятия (поставщики и потребители, движение денежных и материальных средств, наименование товаров, их количество, цены, имена и фамилии сотрудников, должности, номера телефонов и т.п.), являются критически важной информацией для деятельности всего предприятия в рамках установленных бизнес-процессов. Поэтому до начала ведения учета в информационной базе необходимо настроить учетную политику, то есть произвести ввод параметров, по которым будет вестись учет в компании (для бухгалтерского, налогового, управленческого, международного учета и расчета заработной платы). Для этих целей на предприятии должна быть разработана и утверждена документация, регламентирующая работу ERP-системы. Иными словами, должна быть обеспечена нормативно-регламентная готовность предприятия.
Основные показатели нормативной готовности — это наличие:
- регламента работы ERP-системы предприятия;
- регламента внутренней и внешней отчетности;
- регламента управления документооборотом по всем направлениям;
- регламента технического обслуживания и развития ERP-системы.
Если же предприятие не готово к развертыванию автоматизированной системы, рекомендуется перед настройкой «1С:УПП» провести консалтинг, в ходе которого руководителям и менеджменту компании объяснят, как организационно упорядочить производственные, управленческие и учетно-отчетные процессы.
Немаловажным фактором является также ресурсная готовность предприятия. До начала ведения учета в информационной базе необходимо подготовить к работе в ERP-системе всех будущих пользователей. Эта подготовка включает в себя следующие этапы:
- общая концептуальная теоретическая подготовка по структуре, задачам и общим принципам работы системы;
- функционально-ролевая теоретическая и практическая подготовка пользователей по подсистемам, процессам, функциям, операциям и особенностям работы системы;
- разработка рабочих инструкций пользователям по выполнению должностных и функциональных обязанностей в системе.
Следует также учесть человеческий фактор. Сотрудники предприятия будут вынуждены работать по-новому, необходимо их проинформировать о грядущих изменениях. Основная задача руководства состоит в том, чтобы позитивно настроить коллектив, помочь им справиться с психологическим сопротивлением переменам.
Подведем итог: для правильной и успешной установки УПП, настройки прав доступа и учетной политики необходимо:
- структурировать бизнес-процессы предприятия;
- выделить факторы, критически влияющие на эффективность бизнеса;
- провести оптимизацию процессов производственной и управленческой деятельности.
Стоит отметить, что в данной статье рассматривается установка и настройка типового программного продукта (без учета модификаций). Если функций на предприятии немного, то возможностей типового продукта вполне достаточно для полноценной автоматизации (в некоторых случаях их даже больше, чем требуется). В этом случае построение системы проходит быстро. Если же функционал предприятия достаточно широкий или нестандартный, то программа «1С:УПП» модифицируется, пишутся дополнительные обработки, отчеты и т.д. Однако чаще встречается промежуточный, третий вариант: некоторые функции типовой программы урезаются по усмотрению руководства предприятия, а какие-то, как правило, самые необходимые, дорабатываются исполнителями проекта.
Обращаем внимание пользователей, что при покупке программы «1С:Управление производственным предприятием» предоставляется определенное количество бесплатных часов. Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» в рамках этих часов осуществляют первоначальную настройку системы (установка «1С:УПП» и настройка ролей доступа, т.е. техническая часть). Однако, если на предприятии сформирована и работает учетная политика, в эти бесплатные часы может также войти аналитическая настройка процессов учета в программном продукте.