Подводные камни автоматизации

Уже всем известно, что автоматизация существенно помогает на всех этапах работы компании, начиная от рутины заказов поставщику или оприходования товара, заканчивая анализом деятельности. Однако, как и в любом деле, в процессе автоматизации есть свои особенности, зная которые можно существенно сберечь время, деньги и нервные клетки, которые, как известно, не восстанавливаются. Сегодня мы решили поговорить о том, на что стоит обратить внимание руководству компании в процессе автоматизации своего предприятия.

Начало

Итак, пожалуй, первое, с чего нужно начать: не пытайтесь автоматизировать предприятие за неделю до открытия! Кажущееся очевидным замечание о том, что автоматизацию нужно планировать заранее на деле регулярно опровергается. Видимо этот этап в создании нового предприятия все еще подсознательно считается не слишком важным. Поэтому, пожалуйста, не будьте наивны! На выбор программного обеспечения, оборудования для автоматизации, поставщика решения, на прокладку сети, установку и настройку программы и оборудования, обучение сотрудников, ввод начальных данных, — на все это потребуется никак не меньше месяца, даже если у вас небольшой магазин на сто квадратных метров. У сетевых форматов все организационные вопросы могут занимать от двух-трех месяцев до полугода-года.

Компания поставщик

Будет проще, если в одном поставщике вы найдете возможность получить программное обеспечение, торговое оборудование, услуги ЦТО (центра технического обслуживания кассовых аппаратов), консультации по ведению учёта. В этом случае если в будущем, например, «зашалит» фискальный регистратор, вы застрахованы от «перевода стрелок» с ЦТО на компанию, которая устанавливала у вас кассовое программное обеспечение , или наоборот.

Если же интегратор осуществляет только часть услуг неплохо, если он может порекомендовать вам, например, компанию, профессионально занимающуюся ЛВС (локальными вычислительными сетями) или тоже ЦТО. Есть шанс, что ваши будущие поставщики не будут пенять друг на друга в случае форс-мажоров.

Обратите внимание на количество сотрудников в компании, достаточно ли их для поддержки вашего проекта, что будет, если руководитель проекта заболеет? Профессионально ли сотрудники отвечают на ваши вопросы, приводят ли примеры из уже совершенных внедрений, охотно ли дают контакты своих клиентов для рекомендаций? И, наконец, приятно ли с ними общаться?

Кстати, обязательно выберите руководителя проекта и с вашей стороны — одного человека, который может, то есть имеет полномочия, решать большинство организационных и финансовых вопросов, вплоть до того, в каком месте поместить сервер и можно ли сверлить эту стену для того чтобы проложить провода локальной сети.

Программное обеспечение

От правильного выбора программы, зависит многое: наличие важных для работы функций, количество моделей подключенного торгового оборудования, возможность работы в сети предприятий, управление производством и т.п. Однако, как выбрать подходящее по функционалу именно для вашего предприятия программное обеспечение? Так как сравнение всех продуктов на рынке выходит за рамки данной статьи (скажем прямо, объективно оно трудновыполнимо в принципе) попробуем дать несколько общих советов.

Выбирайте программный продукт, который уже давно существует на рынке — вероятнее всего, что у производителя большой опыт работы, а хорошая постоянная обратная связь от пользователей дает определенную гарантию, что большинство ошибок давно исправлено и продукт работает стабильно. Таким же положительным фактором является большое количество партнеров, осуществляющих внедрение и поддержку продукта.

Относительно функциональных возможностей программного обеспечения (ПО) необходимо сказать следующее. Конечно, ПО должно решать конкретные задачи: создать заказ поставщику, выписать приходную накладную, сделать переоценку или создать акт пересортицы. И такие функции заявлены в большинстве программных продуктов для автоматизации розницы. Мы же советуем обращать внимание на эргономику программного обеспечения.

Например, в системе «ДАЛИОН: Управление Магазином» есть удобные автоматизированные места оператора и товароведа, которые существенно упрощают обычные операции по приходу и переоценке товаров, оперативно показывают итоговые суммы на кассовых станциях, позволяют иметь на одном экране «горячие» объекты с которыми работает пользователь: документы, отчеты, обработки. Если добавить к этому возможность корректировки информации (количество, склад, наценка и пр.) сразу в нескольких строках документа, то станет понятно, что работать с таким функционалом быстрее, а значит эффективнее, чем при его отсутствии. Здесь же стоит сказать, что любой серьёзный программный продукт постоянно обновляется. Получение новых выпусков (релизов) обновленного программного обеспечения обычно является стандартной процедурой для пользователей. Важно просто не забывать обновлять свой продукт до последней версии. В этом случае вы всегда будете иметь «свежую», более функциональную версию.

Обученный персонал

Все мы догадываемся, к чему приведет появление на дороге автомобиля, водитель которого плохо обучен вождению. Конечно, автоматизация предприятия не столь опасна как автомобиль, однако необученные работе с программой сотрудники могут на порядок сократить многие экономические показатели компании.

Представьте, как может удлиниться очередь в кассу, если кассир не знает, как ввести в программу товар, штрих-код которого не читается сканером. Сколько времени потратит товаровед или бухгалтер на исправление ошибок, которые копились не одну неделю из-за того, что компания решила не обучать сотрудников работе с программой? А все это деньги и нервы.

Призываем вас не экономить на обучении! Лучше потратить время на создание новых интересных дисконтных схем, чем на исправление ошибок от неправильного ведения учета. Не говоря уже о том, что всем хочется приходить с работы домой пораньше.

Эпилог

В заключение отметим следующий важный момент: никакое программное обеспечение не сможет решить поставленные задачи, если в организации полный хаос. С помощью системы автоматизации можно ускорить и упростить выполнение уже существующих бизнес процессов. Ожидать получение отлаженной схемы работы при её изначальном отсутствии утопично. Рекомендуем в этом случае воспользоваться консалтинговыми услугами по постановке учета.

http://www.dalion.ru/publication/detail.php?ELEMENT_ID=217&BLOCK_ID=4&IBLOCK_TYPE=publisher