Одним из принципиальных, важных и сложных аспектов управления организацией является процесс получения актуальной и достоверной информации. Очевидно, что для принятия управленческих решений важно владеть оперативной информацией по всем составляющим бизнеса. Консолидация отчетности в управленческом процессе может отвлекать на себя более половины рабочего времени менеджера. Помимо этого, есть ряд задач, связанных с системным хранением, корректным анализом и синхронным обращением к источнику большого количества специалистов.
Определиться с выбором системы управления ресурсами предприятия (Enterprise Resource Planning, ERP) — задача не из легких. ERP-система представляет собой информационную основу для бизнес-процессов. Внедрение системы может явиться сложным процессом для организации, но в случае правильно организованного процесса внедрения это позволит компании выйти на новый уровень.
Решение о внедрении EPR-системы могут быть продиктованы разными причинами и обстоятельствами. Изначально важно понять, способна ли существующая система реализации бизнес-процессов обеспечивать бизнесу успех в перспективе и вывести компанию в число преуспевающих игроков рынка.
Некоторыми компаниями по сей день используются устаревшие системы. Эти приложения обеспечивают автоматизацию только по отдельным категориям операций, а не всему бизнес-процессу. Так же зачастую они подразумевают осуществление вручную трудозатратных операций, например повторное заведение информации в разных системах.
Помимо этого, устаревшие системы не отличаются гибкостью и адаптивностью, что становится преградой для оптимизации бизнес-процессов при новых запросах бизнеса и не позволяют сформировать адекватное представление о текущей ситуации в бизнесе.
Поставщик ERP-системы должен соответствовать общей концепции предприятия. Это значит, что он уже многократно за время своей работы решал аналогичные задачи и имеет понимание о том, как помочь компании во внедрении новых технологий. Результативность бизнеса во многом зависит от того, насколько поставщик ERP способен сопровождать бизнес и систему актуальными технологиями.
На что важно обращать внимание при выборе системы? В зависимости от типа бизнеса и конъюнктуры рынка критерии могут варьироваться. Однако, есть ключевые аспекты, которые принципиально важно учитывать:
- масштабируемость;
- управляемость;
- надежность;
- опора на стандарты.
Масштабируемость
Масштабируемость — один из ключевых критериев информационной системы, системы базы данных или программного комплекса. Особенно в том случае, если от них ожидается способность функционировать под значительной нагрузкой. Этот критерий означает способность системы, сети или процесса справляться с увеличением рабочей нагрузки (увеличивать свою производительность) при добавлении ресурсов (обычно аппаратных).
Система считается масштабируемой, если она способна дать прирост производительности при использовании дополнительных ресурсов. Коэффициент прироста производительности к приросту задействованных ресурсов должен быть максимально близким к единице. Также, под масштабируемостью может пониматься наличие возможности увеличить количество дополнительных ресурсов без существенных изменений центрального узла системы.
Система с низким коэффициентом масштабирования при росте количества привлеченных ресурсов дает лишь минимальный прирост производительности, а по достижении определенного уровня («порога») дополнительные ресурсы вообще не дают положительного эффекта.
Управляемость
Информационная система не должна отнимать слишком много ресурсов на свое обслуживание. В небольших и средних компаниях иногда недооценивают этот критерий, полагая, что он возникнет только в том случае, если речь идет о значительном числе пользователей (сотни, тысячи), но такое мнение не всегда верно. Скрытые потери предприятия от недооценки этого факта могут быть значительными. Ведь при таком подходе возникают ситуации, когда пользователи, не привыкшие к нормальному сервисному обслуживанию, пытаются решить проблему самостоятельно или обратиться к соседу с просьбой помочь. Или когда руководитель, приносящий компании солидные контракты, пытается решать технические задачи уровня исполнителя: подключение сканера, настройка доступа в Интернет.
В сравнении с этими затратами, содержание специалистов по поддержке пользователей или покупка продукта высокого качества и взаимодействие с солидным провайдером представляется намного более логичным и экономичным решением.
Надежность
Обычно этот критерий достаточно очевиден, чтобы доказывать его необходимость. Роль этого аспекта — это определение устойчивости системы к сбоям, воздействию форс-мажорных обстоятельств, в том числе стихийных бедствий. Современные технологии могут обеспечить очень высокую степень надежности систем (когда время нахождения системы в нерабочем состоянии за год может исчисляться всего лишь часами). Однако, следует понимать, что уровень надежности нужно соразмерять с возможными потерями из-за простоя. Так как каждый новый уровень надежности предполагает удорожание. И вполне реальны ситуации, когда менее надежная система более выгодна предприятию, нежели сверхустойчивое ERP-решение, обслуживание которого заметно превышает выгоду от максимальной надежности.
Чтобы определить уровень надежности системы, необходимый конкретной компании, требуется провести экспертизу с привлечением опытных специалистов по внедрению ERP-систем. В термин «надежность» так же входит защита от промышленного шпионажа (кражи информации). В данном случае применение стандартных процедур и подходов к учету пользователей, распределение доступов к системе позволяют минимизировать риски утечки информации.
Опора на стандарты
Технологии обработки и хранения информации меняются с колоссальной скоростью. Для наличия полной уверенности в правильности выбора компании необходимо не просто поменять систему, а рассмотреть все возможные варианты. Выбирать необходимо именно тот вариант, который оптимально соответствует изменениям и динамике бизнеса и деловых взаимоотношений. Какие критерии должны присутствовать у информационной системы для нужд бизнеса?
Простота обработки информации: наглядно видно, что и как делать. При этом сам порядок обработки массивов информации должен быть очень простым и эффективным.
Доступность информации. Пользователи должны иметь возможность получить постоянный и удобный доступ к необходимой информации в наглядном виде и в удобной форме.
Обеспечение обратной связи: действия пользователей должны обеспечивать необходимое изменение информации, как для них самих, так и для других пользователей, отражая происходящие процессы.
Установка приоритезации операций с информацией и обеспечение целостности массивов данных, то есть полнота, достоверность и значимость информации. Сбор сведений выполняется на необходимом и достаточном для поддержки актуальности уровне. Информация собирается и предоставляется всем заинтересованным лицам в нужном виде. Исходные данные, чтобы их было удобно использовать, должны быть предварительно подготовлены. Для этого на основе собранной первичной информации вычисляются различные сводные показатели, позволяющие представить данные в необходимых разрезах и с нужной степенью обобщения.
Информация сопоставима. То есть разные массивы данных имеют единообразные показатели для сравнения. Существует единая версия корпоративной правды: пользователи системы всегда используют единую версию информации с целью избежать несогласованности действий. В результате происходит накопление корпоративных знаний. Ведется история изменения данных, которая накапливается и может быть использована в процессе работы.
Система обязательно должна поддерживать изменения в бизнес-процессах. Необходимо иметь возможность легко изменить и расширить состав информации в процессе работы.
Управление бизнес-процессами в современной организации без внедрения и использования информационных систем является практически невыполнимой задачей. При выборе системы управления предприятием принципиально важно брать в расчет не только авторитетность разработчика продукта, составляющие платформы и функциональность решения, но и наличие провайдера и экспертов, способных реализовать это решение.
Сопровождение проектов — это задача, требующая присутствия хорошо подготовленных специалистов, которые владеют навыками системной работы.
Администратор проектного офиса ЦПТ
Михайлов Михаил