В процессе своего развития многие предприятия сталкиваются с необходимостью менять (реорганизовывать) свою юридическую структуру. Так, при росте бизнеса создаются новые юридические лица, образуя холдинг. А если бизнес готовится к продаже, может возникнуть обратная задача – преобразовать холдинг в одно юридическое лицо. Такие манипуляции с юридической структурой компании всегда затрагивают бухгалтерию, так как непосредственно влияют на взаимодействие компании с налоговыми органами. В результате становится необходимой модернизация существующей ИТ-системы компании. Или, как вариант, данную реорганизацию юридической структуры нужно проводить одновременно с внедрением новой автоматизированной системы управления компанией. Какой же системе автоматизации по силам выдержать это превращение, да еще таким образом, чтобы учет не слишком утяжелился?

Истоки проблемы

Начнем с того, что разберем варианты юридической структуры компании. Здесь возможны три варианта:

1. Одно юридическое лицо (организация) с одним балансом.
2. Холдинг — несколько юридических лиц (организаций); каждое со своим отдельным балансом.
3. Одно юридическое лицо (организация) с несколькими филиалами (обособленными подразделениями) с выделенными балансами.

При преобразовании холдинга в одно юридическое лицо последний вариант с разделением филиалов и балансов предпочтительнее объединения в одну организацию с одним балансом, если:

1. Филиалы территориально разнесены (то есть, находятся в различных административно-территориальных объектах, определенных в соответствии с ОКАТО), и в каждом из них оборудованы стационарные места для сотрудников.
2. Имеются внутрифирменные требования, определяющие методику ведения бухгалтерского учета в организации и взаимодействие бухгалтерских служб как организации, так и ее подразделений.

При этом необходимо добавить, что, если первое условие определяет обособленность подразделений, только соблюдение второго условия позволит вести отдельные балансы по обособленным подразделениям. Практика показывает, что отдельные балансы организация ведет в тех случаях, когда в каждом филиале работает достаточно большое количество сотрудников, и каждый филиал является отдельной структурной единицей, осуществляющей полный цикл какого-либо бизнес-процесса (например, завод, крупный склад-терминал и т.п.).

Исходя из всего вышесказанного, очевидно, что третий вариант организации юридической структуры свойственен для крупных территориально-распределенных торгово-промышленных компаний. Конечно, если говорить о системах автоматизации на базе «1С:Предприятие», наиболее оптимальной конфигурацией для подобных компаний является «1С:Управление производственным предприятием» («УПП»). Однако...

Дело в том, что в «УПП» реализованы только первые два варианта — одно юридическое лицо с единым балансом и несколько юридических лиц, для каждого из которых ведется отдельный баланс. Третий вариант (одно юридическое лицо, но несколько балансов) пока реализован только в последнем продукте «1С» — конфигурации «Бухгалтерия КОРП», которая значительно уступает «УПП» в функциональности.

Таким образом, до настоящего времени компании с филиалами с выделенными балансами могли либо отказываться от продукции фирмы «1С», чтобы использовать программные продукты других производителей (что увеличивает стоимость внедрения и поддержки АСУ в десятки раз), либо обращаться к компании-интегратору для доработки «УПП». Анализируя подобные доработки, необходимо отметить, что в основе у них лежит одна общая стереотипная установка.

Стереотипный подход или большое минное поле

Для обмена между филиалами товарно-материальными ценностями (ТМЦ), основными средствами и затратами в конфигурации создается новый объект – документ «Авизо» (либо пара «Авизо входящее» — «Авизо исходящее»), делающий при проведении соответствующие проводки через 79-й счет и движения по всем регистрам, связанным с бухгалтерским и налоговым учетом. На первый взгляд, достаточно простое и ясное решение. Однако при реализации данного подхода становится ясно, что это решение влечет значительные переделки почти всех ключевых подсистем «УПП», особенно следующих: управление затратами (расчет себестоимости), основные средства, НДС.

Данные доработки сильно изменяют конфигурацию, существенно увеличивают затраты на внедрение и весьма утяжеляют дальнейшее содержание системы. Фактически конфигурация становится уникальной, и обновляться на стандартные релизы фирмы «1С» становится невозможно. В этом случае компания вынуждена содержать свою службу поддержки либо вкладывать значительные средства в аутсорсинг.

Однако, кроме технических проблем, данное решение содержит еще и ряд концептуальных «мин».

Первая «мина». Для перемещений различных видов объектов из разных подсистем учета (товарно-материальные ценности, основные средства, затраты) используется один и тот же документ «Авизо». Это противоречит базовым установкам «1С», потому что в стандарте для разных подсистем учета используются различные документы: например, «Перемещение товаров», «Перемещение ОС», «Корректировка прочих затрат». Использование одного документа для разных подсистем учета значительно усложняет работу пользователей и увеличивает вероятность ошибок.

Вторая «мина». Возрастают трудозатраты (и, соответственно, количество занятых бухгалтеров) на анализ 79-го счета и его баланса между обособленными подразделениями. Возрастает и вероятность ошибок. Для каждого филиала необходимо выполнять все регламентные операции по закрытию месяца и, соответственно, переделывать их, если обнаруживается дисбаланс 79-го счета между филиалами. Общий баланс компании получается путем суммирования балансов всех подразделений, что также содержит определенную сложность для подготовки регламентированной отчетности.

Третья «мина». Возникают ограничения в работе служб закупки и продаж. Как известно, обычно продажи осуществляются от компании в целом (то есть, от юридического лица). В разбираемом нами случае каждый контрагент через договор привязывается к отдельному филиалу. В ряде случаев это условие может очень сильно осложнить работу менеджеров. Например, если одна и та же продукция производится в различных филиалах и отгружается клиенту непосредственно с этих филиалов. Либо один и тот же поставщик оказывает услуги разным филиалам. В этих случаях требуются дополнительные действия в системе, не связанные непосредственно с продажей (покупкой) и утяжеляющие бизнес-процесс.

Можно ли избежать указанных проблем? Да, если отойти от стереотипной установки. Так, предлагается следующее решение.

Инновационный подход как решение проблемы

В систему помимо филиалов (нижний уровень) в справочник «Организации» вносится сама компания (верхний уровень). Структура подразделений данной компании является объединением структур всех филиалов. Разрабатывается модуль, который все движения бухгалтерских и налоговых регистров дублирует с нижнего на верхний уровень и наоборот. Таким образом, фактически в системе при проведении первичных документов ведется баланс как всех филиалов, так и компании в целом. При этом, если первичный документ связан с перемещением из подразделения одного филиала в подразделение другого филиала, на нижнем уровне автоматически создается пара проводок с корреспонденцией через 79-й счет.

Основные преимущества подобного подхода:

1. При внедрении не затрагивается алгоритм работы исходной конфигурации. При этом не важно, является ли данная конфигурация стандартной или переработанной. Указанный модуль дублирует движения исходного документа по установленным алгоритмам, не вмешиваясь в алгоритмы формирования исходных проводок. Это позволяет, во-первых, достаточно легко обновлять конечную конфигурацию при выходе очередного релиза. Во-вторых, при необходимости модифицировать сам модуль дублирования (например, при появлении нового документа в «УПП» или изменении правил распределения затрат по филиалам) он дорабатывается без коррекции алгоритмов исходной конфигурации.
2. Ответственные пользователи системы спокойно работают со стандартными документами и не беспокоятся, затрагивает документ или нет другой филиал. Все необходимые проводки через 79-й счет генерируются автоматически. Это значительно снижает количество пользовательских ошибок и избавляет от необходимости дополнительно анализировать 79-й счет для их выявления.
3. Значительно упрощаются регламентные операции по закрытию месяца. Так, например, расчет себестоимости проводится один раз по всей компании, и в нем автоматически учитываются все перемещения ТМЦ, прошедшие за текущий месяц, в том числе и между филиалами (что является в стандартном подходе одной из серьезнейших проблем).
4. Значительно упрощается анализ баланса и иных отчетов, связанных с межфилиальными отношениями. В одном отчете (по компании в целом) можно увидеть все необходимые данные.
5. Также становится проще подготовка регламентированной отчетности — как по компании в целом, так и отдельно по каждому филиалу.

Помимо указанных преимуществ, необходимо еще отметить и гораздо меньшие трудозатраты на внедрение данного решения в конфигурацию «УПП» по сравнению со стандартным подходом, а также на дальнейшую поддержку системы, что, соответственно, значительно снижает конечные финансовые затраты.

При выборе программного комплекса для создания автоматизированной системы управления бизнесом компании необходимо учитывать целый спектр достоинств и ограничений. Описанное в данной статье решение, несомненно, является дополнительным аргументом в пользу приобретения конфигурации «1С:Управление производственным предприятием». Ведь, как мы видим, гибкость платформы «1С:Предприятие» и умение найти нужный подход помогают реализовать в этой системе практически любые нюансы управления производственным предприятием. И опытные специалисты компании «1С-Архитектор бизнеса» готовы вам это доказать!

Если вас интересуют статьи на тему автоматизации "1С" рекомендуем посетить наш Блог.