Выход нового релиза «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» (редакция 2.5, версия 2.5.13.5) больший интерес представляет для пользователей, которые только собираются переходить на «восьмерку» с такой родной и привычной, но уже устаревшей конфигурации «1С:Зарплата и Кадры 7.7». Реализованный в новом релизе перенос данных из типовой конфигурации «Зарплата+Кадры» в программу «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» снимает многие проблемы «переходного» периода для пользователя и программиста. Своим опытом сегодня поделятся с вами пионеры перехода на «восьмерку» по новой методике — главный бухгалтер московской ремонтно-строительной фирмы «Иллеон-строй» Галина Гаврилова и специалисты ИТ-холдинга «1-й Архитектор бизнеса».

ООО «Иллеон-Строй» (г. Москва) - компания, занимающаяся ремонтом и отделкой помещений, имеющая свой оптовый магазин электроинструмента, строительных и отделочных материалов. «Иллеон-Строй» работает на рынке с 2000 года, осуществляет комплексный ремонт всех типов помещений (квартир, офисов, коттеджей, загородных домов) и в настоящее время является одним из лидеров своего сегмента рынка в Москве. В качестве экспертов по ремонту сотрудники «Иллеон-Строй» принимали участие в съемках телепередачи «Доброе утро» для «Первого» канала.

В феврале 2009 года руководство «Иллеон-Строй» поставило задачу по осуществлению перехода с программы «1С:Зарплата и Кадры 7.7» на «1С:Зарплату и Управление персоналом 8» перед своим давним партнером по автоматизации — ИТ-холдингом «1-й Архитектор бизнеса».

Численность коллектива ООО «Иллеон-строй» в момент перевода системы учета предприятия на программу версии 8 составляла 54 человека. Все взаимоотношения с сотрудниками в компании осуществляются в строгом соответствии с трудовым законодательством РФ. С января 2001 года расчет заработной платы и кадровый учет ведется в системе «1С:Зарплата и Кадры 7.7». В информационную базу в течение отчетного периода вносится много кадровых изменений. Оплата труда осуществляется по штатному расписанию в соответствии с установленным окладом и действующей системой дополнительных начислений и удержаний.

Сразу оговоримся, что, несмотря на очевидные преимущества программы «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» по сравнению с «1С:Зарплатой и Кадрами 7.7» и желание внедрить у себя эту программу, главный бухгалтер компании «Иллеон-Строй» не сразу решилась на такой переход.

Опасения пользователя понятны любому, кто хоть раз посещал бухгалтерские форумы: из уст в уста передаются предания о выматывающем «ручном» приведении базы в порядок после ее конвертации и выгрузки из «1С:Зарплаты и Кадров 7.7».

«Старый» метод в деле или Испытания переносом

В феврале, когда была поставлена задача перевода «Иллеон-Строй» с «зарплатной» программы версии 7.7 на «1С:Зарплату и Управление персоналом 8», новый механизм переноса данных еще находился в разработке и изучался специалистами «1АБ» с тестовым релизом (он был представлен профессиональному «1С»-сообществу как раз в феврале). Таким образом, перевод клиента на программу «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» осуществлялся нами по прежней методике.

Данные для расчета зарплаты переносились для «Иллеон-Строй» за 2008 год, кадровые документы — за все время работы в «1С:Зарплате и Кадрах 7.7». Сам процесс подготовки, конвертации и выгрузки базы проблем не вызвал, а вот при загрузке данных мы столкнулись с многочисленными ошибками. Конвертер выдал примерно три страницы формата А4 с перечислением ошибок, которые необходимо было устранить.

Часть этих ошибок удалось определить: кадровые документы, оформленные на одного и того же сотрудника в один день; несколько документов с неуникальными номерами; изменение оклада у сотрудника не кадровым документом, а непосредственно в справочнике «Сотрудники». Также из-за разницы в методологии ведения учета в разных версиях программ семейства «1С:Предприятие» не провелся ряд документов. Например, в программе «1С:Зарплата и кадры 7.7» на сотрудника был оформлен невыход по невыясненной причине, затем на этот период был введен больничный — «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» такую схему принять не может.

Отдельные документы не провелись, потому что несколько сотрудников в 2008 году из «Иллеон-Строй» уволились. Данные по этим сотрудникам не перенеслись в новую информационную базу, а записи по ним в документах сохранились. Также, поскольку не перенеслись произвольные начисления и удержания, необходимо было внести их вручную и заново настроить расчет среднего заработка и другие зависимые расчеты. Кроме того, часть ошибок «с лету» определить так и не удалось. Встал вопрос о проведении дополнительных работ, что могло вылиться в дополнительные затраты для клиента.

«Новый» перенос нашел... одну ошибку

В тот момент времени уже существовал новый механизм перехода, реализованный в тестовом релизе 2.5.13.4 «1С:Зарплаты и Управления персоналом 8». Внедренцы решили проверить, как он справится с конкретным случаем, и предложили клиенту провести «экспериментальную» выгрузку в тестовом режиме. Сам процесс переноса данных отличался наглядностью и информативностью на каждом этапе — клиенту было понятно, что происходит в данный момент, без всяких дополнительных пояснений. Вплоть до успокоительного сообщения, что «операция может занять продолжительное время».

Самым приятным сюрпризом тестового переноса «по-новому» стала как для нас, так и для клиента всего одна обнаруженная ошибка. Вместо трех листов формата А4 с перечислением «шифрованных» (особенно с точки зрения бухгалтера) ошибок мы получили указание на конкретное несоответствие — «расхождение в своде начисленной зарплаты между старой и новой программой».

Еще приятнее было получить четкое описание местоположения ошибки и способа ее устранения.

Сформировав своды начислений по сотрудникам, мы легко нашли сотрудника, по которому было обнаружено расхождение в суммах, и определили неправильно перенесенные данные. А поскольку при «новом» механизме переноса данные переносятся не в виде документов по начислению заработной платы, а в виде заполнения значений необходимых регистров, мы так же легко устранили несоответствие, просто отредактировав необходимую цифру. Конечно, в случае «старого» переноса с подобной ошибкой пришлось бы разбираться гораздо дольше.

Новая база оказалась не хуже старой

Исправив ошибку, мы сравнили расчетные ведомости по месяцам – все совпало. После этого тестовый перенос данных был благополучно завершен. Как показала проверка, все дополнительные начисления и удержания, произвольные настройки действительно перенеслись в полном объеме. А значит, клиент был избавлен от необходимости вручную вносить эти начисления и удержания в программу, вновь назначать их сотрудникам, настраивать расчет среднего заработка и другие зависимые начисления.

С целью выверки базы наш клиент сделал пробное оформление в январе 2009 года больничного на одного из сотрудников — все данные оформились верно. Также главный бухгалтер «Иллеон-Строй» сформировала для проверки регламентированную отчетность за 2008 год — все данные рассчитались правильно и совпали с данными, которые были получены в прежней программе. Оценив все достоинства перехода по новой методике в тестовом режиме, главный бухгалтер ООО «Иллеон-Строй» с готовностью согласилась дождаться официального выхода рабочего релиза. Сразу же после выхода релиза 2.5.13.5 клиент был переведен на программу «1С:Зарплата и Управление персоналом 8».

Первые выводы

Подводя итоги первого «полевого» испытания нового механизма переноса данных из «1С:Зарплаты и Кадров 7.7» в «1С:Зарплату и Управление персоналом 8», хочется отметить, что в результате сокращения процессов выверки данных и исправления ошибок перенос «по-новому» занял примерно в три раза меньше времени, чем перенос «по-старому». Таким образом, переход на «восьмерку» по новой методике доказал свою экономичность, что в настоящее время особенно актуально для пользователей. Связано это не только с уменьшением трудозатрат самого клиента на проверку перенесенной базы, но и с сокращением объема работ, потребовавшихся от программиста.

Кроме того, очевидна повышенная психологическая «комфортность» нового механизма для клиента. Бухгалтер уже не нервничает при проведении длительного и непонятного для него процесса подготовки к выгрузке данных в новую базу; не отвлекается от своих основных обязанностей на совместный с программистом поиск несоответствий. После завершения выгрузки клиент видит перечень конкретных ошибок с рекомендациями по их поиску, а также в самом начале работы с новой программой избавлен от обилия ручных операций по восстановлению произвольных начислений. А поскольку данные о расчете зарплаты и учете сотрудников выгружаются при новой конвертации в большем объеме, чем при старой, времени на проверку учетных данных тратится меньше, а найденные ошибки легко исправляются с помощью документа переноса данных.

Такое существенное упрощение процедуры перехода также избавляет большинство пользователей от необходимости дожидаться начала нового года, чтобы осуществить перенос данных в новую программу. Теперь пройти через этот этап вполне безболезненно можно практически в любой не слишком напряженный момент отчетного периода.