УПД – что это такое в бухгалтерии?

Универсальный передаточный документ (УПД) – современный вид первичного учетного документа, который объединяет в себе функции счет-фактуры, товарной накладной и акта приема-передачи. Это важный элемент в бухгалтерии.

Применение УПД упрощает взаимоотношения между компаниями, позволяет оптимизировать документооборот и снизить издержки при ведении бухгалтерского учета. Давайте подробнее рассмотрим, что такое УПД и как он используется в бухгалтерии.

Вы узнаете:

• Что такое УПД и для чего он применяется?
• История появления и актуальность УПД в 2024 году
• Что содержит УПД и как его правильно заполнить?
• Когда можно использовать УПД?
• Разновидности УПД
• УПД 1 и УПД 2: в чем отличие?
• Сходства и различия УПД и счет-фактуры
• Счет-фактура или УПД: что удобнее?
• Какие виды УПД существуют и чем можно заменить УПД?
• Что значит «статус УПД»?
• Статус УПД «1» и «2». В чем различие?
• Корректировка УПД
• Особенности использования УПД
• Поддержка работы с УПД и ЭДО в «1С»

Что такое УПД и для чего он применяется?

Универсальный передаточный документ является многофункциональным первичным учетным документом. Основная его цель – упростить оформление хозяйственных операций. УПД заменяет сразу несколько бумаг одним документом без дублирования реквизитов.

УПД появился в 2013 году с целью оптимизации документооборота. Он стал альтернативой традиционным документам. Теперь компании могут легко и удобно оформлять передачи товаров и услуг. УПД упрощает процесс и уменьшает количество необходимых бумаг.

УПД выполняет сразу несколько важных функций:

• ведение бухгалтерского учета операций по реализации товаров, работ и услуг;
• подтверждение затрат, учитываемых при расчете налога на прибыль;
• упрощение подачи налогового вычета по НДС.

УПД является одним из ключевых элементов электронного документооборота, который объединяет в себе функции нескольких документов: счет-фактура, товарная накладная и акт приема-передачи. Это упрощает процессы учета и отчетности, а также снижает риск ошибок при ведении бухучета.

Однако УПД не может полностью заменить счет-фактуру. В зависимости от выбранного статуса, УПД может использоваться или только для первичных учетных документов, или для подтверждения вычета НДС.

Ограничения на применение УПД:

• если контрагенты договорились об использовании других первичных документов;
• если организация работает на ОСН и получает авансовые платежи/предоплату (для этих случаев отдельно оформляется счет-фактура);
• если организация работает с бумажными документами.

Кроме того, УПД не может заменить перевозочные документы – транспортные накладные и экспедиторские расписки.

Таким образом, УПД – это универсальный инструмент, который позволяет оптимизировать документооборот. Однако не следует слепо его применять. Есть определенные ограничения. Важно учитывать специфику бизнес-процессов организации при выборе наиболее подходящих первичных документов.

История появления и актуальность УПД в 2024 году

Впервые форма УПД была предложена Федеральной налоговой службой РФ в 2013 году.

Согласно приказу ФНС с 2024 года вводится новый формат УПД версии 5.02. Сейчас установлен переходный период до 01.04.2025, в течение которого можно использовать оба формата (как старый формат 5.01, так и новый 5.02). Однако с 01.04.2025 обязателен переход на новый формат версии 5.02.

Основные изменения в новом формате УПД:

• появились идентификаторы для разных видов маркированных товаров;
• добавлены возможности отражения перемещения имущества внутри организации и передачи товаров на ответственное хранение;
• введен новый реквизит «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без НДС»;
• для маркированных товаров необходимо указывать сведения о ГТИН (глобальный номер товарной продукции), количестве единиц маркировки и партии маркировки.

Что содержит УПД и как его правильно заполнить?

Важно отметить, что составной частью УПД является счет-фактура. Этот первичный документ должен быть заполнен в соответствии с требованиями ФНС России.

Обязательные реквизиты УПД:

• наименование и дата составления первичного документа;
• реквизиты сторон (название, адрес, ИНН/КПП);
• наименование хозяйственной операции;
• количество и цена товара (услуги или работы);
• данные ответственных лиц, их подписи и расшифровки.

Особое внимание нужно уделить реквизиту «Статус» в верхней части УПД. От его значения зависит, как будет использоваться документ.

Кто должен подписывать УПД:

• руководитель или уполномоченное лицо;
• главный бухгалтер или уполномоченное лицо;
• лицо, отгрузившее товар или оказавшее услугу;
• лицо, получившее товар или услугу.

Печать на УПД не является обязательным элементом, но ее наличие с полным названием компании позволяет не заполнять строки 14 и 19.

Заполняя УПД, нужно следить за правильностью указанных данных. Это поможет избежать проблем при проверках.

Когда можно использовать УПД?

Это универсальный документ для разных видов деятельности. УПД можно использовать в следующих случаях:

• при продаже и покупке товаров;
• при оказании и получении услуг;
• в случае, если сделка включает и товары, и услуги.

Разновидности УПД

• УПД на товары: при продаже товаров удобно использовать УПД. Он служит как накладная и подтверждает факт передачи. Например, магазин отгружает товар оптовому покупателю. УПД фиксирует эту сделку.
• УПД на услуги: когда речь идет о предоставлении услуг, УПД тоже подходит. Например, компания-заказчик оплачивает услуги дизайнера. Вместо акта выполненных работ можно использовать УПД. Это упростит документооборот.
• УПД одновременно на товары и услуги: иногда контракт включает и товары, и услуги. В этом случае УПД становится незаменимым. Он позволяет объединить все необходимые данные в одном документе. Например, компания может продавать оборудование и предоставлять на него гарантийное обслуживание.

Многофункциональность УПД дает возможность гибко подходить к оформлению сделок.

УПД 1 и УПД 2: в чем отличие?

УПД 1 и УПД 2 — это две версии универсального документа. Первые включают только товары. Вторые — товары и услуги вместе. Выбор версии зависит от особенностей конкретной сделки.

Сходства и различия УПД и счет-фактуры

Несмотря на то, что УПД и счет-фактура имеют ряд сходств, между ними есть и существенные различия.

Основные сходства:

• оба документа используются для расчетов по НДС. УПД может включать в себя счет-фактуру, и в этом случае выполняет те же функции;
• в обоих документах указываются одинаковые реквизиты продавца и покупателя, наименование, характеристики и количество товаров/услуг, цена и сумма с НДС;
• счет-фактура и УПД должны быть подписаны уполномоченными лицами продавца и покупателя.

Основные различия:

• обязательность заполнения: счет-фактура должен быть выставлен в обязательном порядке, а УПД может использоваться по желанию сторон;
• структура документов: счет-фактура имеет фиксированный формат, а УПД имеет более гибкую структуру;
• сроки хранения: счет-фактуры хранятся 4 года, а УПД как первичный документ должен храниться 5 лет.

Счет-фактура или УПД: что удобнее?

Счет-фактура и УПД решают схожие задачи. Но УПД более универсальный. Он подходит для различных видов сделок. Счет-фактура чаще используется для налогообложения. Поэтому, если необходима универсальность, стоит выбрать УПД.

Следовательно, УПД является более универсальным документом, который может использоваться вместо или вместе со счет-фактурой.

Какие виды УПД существуют и чем можно заменить УПД?

Составить УПД можно на бумаге или в электронном виде. На бумаге он заполняется в свободной форме, и не существует единого формата, который бы был законодательно утвержден. Однако заполнять поля в электронном формате документа нужно по установленным правилам.

Важно грамотно оформлять первичные документы, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов. Рекомендуется использовать готовые шаблоны и образцы, а также консультироваться со специалистами, для которых бухгалтерский учет является ведущей деятельностью.

УПД можно заменить следующими документами:

• счет-фактура
• товарная накладная ТОРГ-12
• акт выполненных работ

Эти документы содержат все обязательные реквизиты, которые присутствуют в УПД, и могут использоваться в качестве первичных учетных документов.

Что значит «статус УПД»?

Статус УПД — это важная информация о документе. Он показывает, на какой стадии находится УПД.

Существуют основные статусы:

• «Создан» — документ только подготовлен;
• «Отправлен» — УПД отправлен контрагенту;
• «Подтвержден» — контрагент принял и подтвердил документ.

Каждый статус помогает контролировать процесс обмена документами.

Статус УПД «1» и «2». В чем различие?

В УПД есть важный реквизит «Статус», от значения которого зависит, как будет использоваться этот документ. Статус УПД может принимать значения «1» или «2»:

• Статус УПД «1»: если в поле «Статус» указано значение «1», то УПД применяется одновременно в качестве счет-фактуры и первичного учетного документа. Такой УПД содержит всю необходимую информацию для учета реализации: наименование товаров/работ/услуг, их количество, цену, сумму, НДС и т.д. Он является основанием для принятия к учету приобретенных товаров, работ или услуг у покупателя.
• Статус УПД «2»: если в поле «Статус» указано значение «2», то УПД выполняет функцию только первичного документа. В этом случае в документе не нужно заполнять раздел «К платежно-расчетному документу» и данные в таблице об НДС. Статус «2» может выбрать и продавец на ОСН, если он проводит операцию, не облагаемую налогом на добавленную стоимость.

Фактический статус УПД определяется наличием в нем всех обязательных реквизитов, независимо от указанного значения статуса. Поэтому регистрации в книге покупок и книге продаж подлежит даже УПД со статусом «2», если в нем заполнены все необходимые показатели.

Корректировка УПД

Если в УПД закралась ошибка, и ее исправили, документ является исправительным – то есть новой версией уже выставленного документа. При этом его исправление будет зависеть от статуса и того, какие именно показатели в документе необходимо исправить.

Стороны могут изменить первоначальную стоимость договора в процессе его исполнения, например, из-за удорожания материалов или комплектующих. В таком случае вносить исправления непосредственно в УПД не требуется. Вместо этого следует оформить универсальный корректировочный документ (УКД).

УКД можно использовать, если покупатель предъявил продавцу претензию по количеству, ассортименту или качеству продукции, и продавец с этим согласился. Отличие УКД от первоначального УПД заключается в том, что он должен содержать дату, когда контрагент согласился на корректировку или дату, когда получил об этом уведомление.

Основанием для корректировки первичного документа должен служить специальный документ – дополнительное соглашение к договору, протокол изменения цены и т.п.

Особенности использования УПД

Допускается ли составление УПД в иностранной валюте?

Закон определяет, что вся первичная документация на территории РФ должна заполняться в российских рублях. Но на основании законодательных актов ФНС России допускается, что счет-фактуры могут оформляться с использованием иностранной валюты, например долларов или евро. В таком случае желательно дополнить бланк строчками, где сумма будет выражаться в официальной национальной валюте. Это снимет все вопросы, а добавить придется только один параметр.

Сроки оформления универсального передаточного документа

Сроки оформления УПД зависят от условий сделки. Но обычно он составляет 5 дней с момента передачи товаров или оказания услуг. Имейте это в виду, чтобы избежать проблем.

Гражданам выдавать УПД не нужно, так как они получают кассовые чеки при оплате товаров, работ или услуг.

Необходимость использования электронного документооборота (ЭДО) для УПД:

• для маркированных товаров и товаров с прослеживаемостью;
• с 2023 года все электронные УПД должны передаваться через оператора ЭДО в ФНС

Отсутствие УПД может быть признано правонарушением. Согласно пункту 1 статьи 126 НК РФ, непредоставление документов по требованию налогового органа влечет штраф 200 рублей за каждый такой документ.

Поддержка работы с УПД и ЭДО в «1С»

Электронный документооборот — это система, позволяющая обмениваться документами в электронном формате, без необходимости бумажного документооборота.

Одним из наиболее популярных и удобных решений для организации электронного документооборота является использование сервиса «1С-ЭДО», в котором УПД является одним из ключевых элементов наряду с актами, счетами-фактурами.

«1С-ЭДО» позволяет мгновенно обмениваться юридически значимыми документами (актами, счетами-фактурами и любыми другими файлами) через Интернет. Всего в один клик из вашей программы «1С» вы можете отправить клиенту, партнеру или поставщику нужные документы. Они будут защищены квалифицированной электронной подписью, которая имеет юридическую силу.

Преимущества работы с УПД в «1С-ЭДО»:

• Автоматизация процессов: «1С-ЭДО» позволяет автоматизировать рутинные операции, связанные с обработкой документов. Вы можете настроить автоматическое формирование УПД по мере поступления и обработки заказов.
• Снижение бумажной волокиты: благодаря работе с электронными документами, компании могут существенно сократить объем бумажной документации, что положительно скажется на экологии и сократит затраты на печать и хранение документов.
• Упрощение обмена: сервис «1С-ЭДО» обеспечивает мгновенный обмен документами с контрагентами. Система автоматически направляет УПД к адресату, а также позволяет отслеживать статус отправленных и полученных документов.
• Безопасность и контроль: все операции с документами проходят через защищенные каналы связи, а доступ к данным ограничен в соответствии с установленными правами, что исключает возможность несанкционированного доступа.
• Актуальность данных: сервис ЭДО позволяет в реальном времени получать актуальные данные о состоянии расчетов и остатков, что упрощает процесс управления финансами и запасами.
• Поддержка законодательных требований: программный продукт «1С-ЭДО» регулярно обновляется, что обеспечивает соответствие УПД и других документов актуальным требованиям законодательства по ведению электронного документооборота.

Подведем итоги

Универсальный передаточный документ – это многофункциональный инструмент, который позволяет существенно сократить объем документооборота в организации. Благодаря своей универсальности, УПД может заменить сразу несколько первичных документов, таких как счет-фактура, накладная, акт приема-передачи и другие.

Переход на использование электронных УПД дает дополнительные преимущества: экономия на печати бумажных бланков, автоматизация процессов заполнения и передачи документов контрагентам и госорганам. Кроме того, электронный документооборот избавляет от необходимости хранения бумажных копий.

Несмотря на то, что использование УПД не является обязательным, закрепление его в учетной политике организации может быть полезным шагом, так как позволит значительно сократить объем бумажного документооборота. Вместе с тем, не стоит полностью отказываться от использования альтернативных первичных документов, ведь в некоторых случаях они могут быть более подходящими.

Таким образом, можно сказать, что за универсальными передаточными документами – будущее. Со временем к ним привыкнут так же, как и к новым формам и правилам заполнения документов по НДС. Главное – выбрать оптимальный вариант, исходя из специфики бизнес-процессов конкретной организации.

Надеемся, статья оказалась полезной. Если у вас остались вопросы или вы хотите оценить все преимущества работы с УПД в «1С-ЭДО», звоните! Наши специалисты с радостью вас проконсультируют и предложат подходящее решение для ваших задач.