Обязательное оформление ЭТрН с 1 сентября 2026 для всех участников перевозок

С 1 сентября 2026 года бумажные транспортные накладные уйдут в прошлое: все участники коммерческих грузоперевозок по РФ обязаны перейти на электронные транспортные накладные (ЭТрН). Штрафы до 1 млн руб. за нарушения, риски задержек и потерянное время — это реальность для тех, кто не подготовится. ЭТрН ускорит процессы, сэкономит миллионы на документообороте и защитит от споров. В этой статье разберем, что такое ЭТрН и как ее правильно оформлять.

Вы узнаете:

• Что такое обязательная ЭТрН
• Зачем нужны электронные транспортные накладные (ЭТрН)
• Оформление электронной транспортной накладной
• Решение проблемы «невидимости» экспедитора в транспортной накладной
• Обязательные ЭТрН с 1 сентября 2026 года
• Переход на электронные документы при перевозке алкогольной продукции
• Как обмениваться электронными транспортными накладными
• Как выглядит электронная транспортная накладная
• Когда не нужно оформлять ЭТрН
• Что нужно сделать для обмена перевозочным документом
• Контроль и мониторинг работы с ЭТрН
• Хранение и архивация ЭТрН
• Ответственность за нарушения
• Плюсы обязательной ЭТрН
• Сложности перехода на ЭТрН

Что такое обязательная ЭТрН

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — цифровой документ в электронном формате, который выполняет функции обычной транспортной накладной. Ее юридическая сила обеспечивается применением квалифицированной электронной подписи (КЭП), которая защищает документ от несанкционированных изменений.

Ключевые признаки ЭТрН:

• исключительно цифровая форма существования;
• хранение в специализированных информационных системах;
• обязательное подписание всеми участниками перевозки с использованием КЭП;
• наличие QR кода для оперативного контроля;
• структура документа строго регламентирована и утверждена нормативными актами.

С 1 сентября 2026 года ЭТрН будет обязательным документом для большинства коммерческих грузоперевозок по РФ. Это станет посылом в транспортной сфере для постепенного отказа от бумажного документооборота.

Зачем нужны электронные транспортные накладные (ЭТрН)

Ввод ЭТрН позволит решить ряд актуальных задач в логистической отрасли:

1. Оптимизация документооборота:

   • сокращение времени оформления документов с часов до минут;
   • исключение дублирования информации;
   • автоматизация рутинных операций.

2. Снижение операционных затрат:

   • экономия на бумаге, печати и курьерской доставке;
   • уменьшение трудозатрат на обработку документов;
   • минимизация расходов на хранение архивных данных.

3. Повышение прозрачности процессов:

   • отслеживание статуса документа в реальном времени;
   • мгновенный доступ к актуальной информации для всех участников;
   • четкая прозрачность цепочки ответственности.

4. Усиление юридической защищенности:

   • защита от подделки и несанкционированных изменений;
   • упрощение взаимодействия с контролирующими органами;
   • фиксация всех этапов перевозки.

5. Интеграция с учетными системами:

   • передача данных в налоговые органы;
   • формирование отчетности на основе актуальных данных;
   • автоматическая синхронизация с бухгалтерскими программами.

Оформление электронной транспортной накладной

Как и упоминалось ранее, процесс создания и обработки ЭТрН состоит из нескольких последовательных этапов и проходит по строгому регламенту:

1. Подготовка исходных данных. Необходимо собрать:

   • условия перевозки (сроки, температурный режим и т.п.).
   • условия перевозки (сроки, температурный режим и т.п.);
   • характеристики груза (наименование, вес, объем, класс опасности при наличии);
   • реквизиты всех участников (грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель);
   • параметры транспортного средства.

2. Создание документа. ЭТрН формируется в аккредитованной информационной системе:

   • выбирается шаблон документа;
   • заполняются обязательные поля (рис.1);
   • прикрепляются необходимые приложения (сертификаты, разрешения).

3. Подписание титулов. Каждый раздел подписывается уполномоченным лицом с использованием КЭП:

   • «Погрузка» — грузоотправителем;
   • «Прием груза» — перевозчиком;
   • «Выгрузка» — грузополучателем;
   • «Сдача груза» — перевозчиком.

4. Обмен документами через оператора ИС ЭПД:

   • документ передается следующему участнику;
   • система фиксирует время и факт передачи;
   • формируется уведомление о получении.

5. Завершение документооборота:

   • генерируется итоговый QR код;
   • документ архивируется в системе;
   • участники получают уведомления о закрытии перевозки.

Решение проблемы «невидимости» экспедитора в транспортной накладной

Ранее экспедиторы зачастую не указывались в бумажных накладных, что создавало правовые риски. ЭТрН полностью устраняет этот недостаток:

Как реализовано:

• экспедитор фигурирует как самостоятельный участник перевозки с четко обозначенной ролью;
• в титуле «Погрузка» предусмотрено поле «Является экспедитором»;
• в пункте 1а («Заказчик услуг по организации перевозки груза») указываются реквизиты конечного заказчика;
• при мультимодальных перевозках экспедитор координирует заполнение титулов всеми участниками цепочки.

Преимущества для экспедиторов:

• четкое определение зоны ответственности;
• юридическая защита при спорах;
• возможность подтверждения объема выполненных услуг;
• упрощенное взаимодействие с налоговыми органами.

Обязательные ЭТрН с 1 сентября 2026 года

Основные изменения:

• ЭТрН становится единственным допустимым форматом для большинства коммерческих перевозок;
• бумажный документооборот разрешен только в строго оговоренных случаях;
• вводится обязательная регистрация экспедиторов в реестре «ГосЛог».

Ключевые даты перехода:

• до 1 марта 2026 — регистрация экспедиторов в «ГосЛог»;
• до 1 мая 2026 — подача уведомления в «ГосЛог»;
• до 1 сентября 2026 — добровольное применение ЭТрН (рекомендуется для тестирования);
• с 1 сентября 2026 — обязательное применение ЭТрН.

Для перевозок алкоголя действуют особые сроки:

• до 1 марта 2026 — допускается бумажная ТН;
• с 1 марта 2026 — обязательна ЭТрН;
• до 1 марта 2027 — переходный период без штрафов.

Переход на электронные документы при перевозке алкогольной продукции

Специфика оформления:

• обязательная синхронизация с системой ЕГАИС;
• указание крепости спиртосодержащей продукции (свыше 25%);
• передача данных в Росалкогольтабакконтроль;
• подтверждение легальности происхождения товара.

Преимущества электронного формата:

• мгновенный контроль объемов перевозок;
• автоматическое выявление несоответствий;
• сокращение рисков нелегального оборота;
• упрощенная отчетность перед регуляторами.

Как обмениваться электронными транспортными накладными

Участники процесса:

• грузоотправитель;
• перевозчик;
• грузополучатель;
• оператор ИС ЭПД;
• ГИС ЭПД (Государственная информационная система электронных перевозочных документов).

Алгоритм обмена:

1. Инициация грузоотправителем:

   • создание ЭТрН в учетной системе;
   • заполнение обязательных титулов;
   • подписание «Погрузки» КЭП;
   • отправка через оператора ЭДО.

2. Обработка оператором ЭПД:

   • проверка формата и корректности данных;
   • направление в ГИС ЭПД;
   • передача перевозчику.

3. Подтверждение водителем:

   • через мобильное приложение;
   • использование ПЭП (простой электронной подписи) для фиксации приема груза.

4. Подписание перевозчиком:

   • подпись титула «Прием груза» КЭП;
   • подтверждение обязательств.

5. Завершение грузополучателем:

   • подпись «Выгрузки» КЭП;
   • фиксация приема товара.

6. Финальное действие перевозчика:

   • подпись «Сдачи груза» КЭП;
   • закрытие договора перевозки.

Технические требования:

• стабильное интернет соединение (минимум 1 Мбит/с);
• поддержка HTTPS протокола;
• резервное копирование документов;
• офлайн режим для водителей.

Как выглядит электронная транспортная накладная

ЭТрН представляет собой структурированный XML файл, содержащий:

Обязательные титулы (4 шт.):

1. «Погрузка»:

   • данные о водителе и транспортном средстве;
   • условия перевозки;
   • характеристики груза;
   • реквизиты сторон договора.

2. «Прием груза»:

   • фиксация состояния груза, тары и упаковки.

3. «Выгрузка»:

   • подтверждение приема товара и его состояния.

4. «Сдача груза»:

   • завершение процесса перевозки и документооборота.

Дополнительные титулы (при необходимости):

• изменение стоимости перевозки;
• переадресация груза в пути;
• смена водителя или транспортного средства.

Метаданные документа:

• дата и время создания;
• IP адреса участников;
• хеш суммы для защиты от изменений;
• QR код для оперативного контроля.

Визуализированная версия ЭТрН повторяет формат бумажной накладной и доступна в интерфейсе ИС ЭПД.

Когда не нужно оформлять ЭТрН

Случаи исключения:

1. Специальные категории транспорта (аварийные, медицинские, пожарные службы).
2. Отсутствие отдельного договора перевозки (например, доставка собственным транспортом без выделения услуги).
3. Внутренние перевозки между филиалами на собственном транспорте.
4. Самовывоз (покупатель забирает груз самостоятельно).
5. Перевозки для личных нужд (не связанные с коммерческой деятельностью).

Альтернативные документы для подтверждения расходов:

• договоры поставки;
• акты приема передачи;
• путевые листы;
• товарные накладные;
• внутренние распорядительные документы.

Важные нюансы:

• при смешанных перевозках (внутригородские + междугородние) ЭТрН обязательна для междугородних сегментов;
• если перевозка частично попадает под исключения, но включает коммерческие этапы, ЭТрН оформляется только для коммерческой части.

Что нужно сделать для обмена перевозочным документом

Шаг 1. Получить сертификат КЭП для уполномоченных лиц

• оформить КЭП в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ);
• для сотрудников, подписывающих титулы, рекомендуется КЭП;
• для водителей допускается КЭП через мобильное приложение.

Шаг 2. Подключиться к оператору ИС ЭПД

• выбрать аккредитованного оператора из реестра ФНС;
• заключить договор на обслуживание;
• зарегистрировать организацию в системе;
• привязать КЭП к учетной записи;

Шаг 3. Техническое оснащение

Для успешного внедрения ЭТрН необходимо обеспечить соответствующую техническую базу:

Для офиса:

• компьютеры с ОС Windows 10+ или macOS 11+;
• USB токены для хранения КЭП;
• принтеры (для распечатки копий при необходимости);
• стабильное интернет соединение (от 10 Мбит/с).

Для водителей:

• смартфоны или планшеты с ОС Android 10+ или iOS 14+;
• мобильные приложения оператора ЭДО;
• внешние аккумуляторы (не менее 10 000 мАч);
• чехлы с креплением в кабине.

Для склада:

• терминалы сбора данных (ТСД) со сканерами QR кодов;
• ноутбуки с предустановленным ПО ЭДО;
• резервные устройства на случай поломок.

Шаг 4. Настройка учетных систем

Существует несколько вариантов интеграции с системами электронного документооборота:

1. API интеграция — подключение к «1С», SAP, Oracle и др. через программные интерфейсы.
2. Облачное решение оператора ЭДО — не требует доработок, работает через веб интерфейс.
3. Модуль для ERP — специализированные решения для популярных учетных систем.

Что необходимо настроить:

• автоматическое заполнение титулов из учетных записей;
• синхронизацию статусов документов;
• уведомления о подписании или отказе;
• архивирование и поиск по реквизитам.

Шаг 5. Обучение персонала

Программа обучения должна быть адаптирована под конкретные роли сотрудников:

• Водители: использование мобильного приложения, подписание ПЭП, сканирование QR кодов.
• Логисты и бухгалтеры: работа с титулами, проверка данных, взаимодействие с ГИС ЭПД.
• Складские работники: приемка и отгрузка груза, фиксация состояния товара.
• Руководители: мониторинг статусов, анализ метрик, принятие решений.

Формы обучения:

• очные тренинги (4–8 часов);
• видеоинструкции (доступ в личном кабинете);
• тестовые задания (5–10 сценариев);
• FAQ и чек листы (раздаточные материалы).

Шаг 6. Обновление договоров с контрагентами

В соглашения с партнерами необходимо включить следующие положения:

• порядок обмена ЭТрН (через какого оператора);
• сроки подписания титулов (например, «Прием груза» — в течение 1 часа после получения);
• ответственность за нарушение сроков;
• алгоритм действий при технических сбоях;
• условия перехода на резервные каналы (email, мессенджеры).

Порядок оформления:

1. Направить партнерам уведомление о переходе на ЭТрН.
2. Подготовить проект доп. соглашения.
3. Согласовать правки.
4. Подписать документы КЭП или на бумаге (до 01.09.2026).

Контроль и мониторинг работы с ЭТрН

Инструменты мониторинга:

• дашборды оператора ЭДО — визуализация статусов, сроков, ошибок;
• отчеты в учетных системах — аналитика по типам грузов, маршрутам, контрагентам;
• журнал действий — фиксация всех операций с документами;
• уведомления (SMS/email) о критических событиях (задержка подписания, отказ).

Алгоритм реагирования на инциденты:

1. Задержка подписания:

   • отправить напоминание контрагенту;
   • зафиксировать время отправки;
   • при повторной задержке — связаться по телефону.

2. Ошибка в данных:

   • создать корректировочный титул с обоснованием;
   • согласовать изменения с участниками;
   • подписать исправленный вариант.

3. Технический сбой:

   • использовать резервный канал связи (email, мессенджер);
   • сохранить скриншоты ошибок;
   • уведомить техподдержку оператора ЭДО.

4. Отказ от ЭТрН:

   • приостановить перевозку;
   • направить официальное письмо с требованием соблюдения норм;
   • при неурегулировании — рассмотреть замену контрагента.

Хранение и архивация ЭТрН

Сроки хранения:

• по законодательству РФ — не менее 5 лет с момента подписания;
• для налоговых целей — до 10 лет (при наличии споров);
• рекомендуется дублировать архивы каждые 6 месяцев.

Способы хранения:

1. У оператора ЭДО (основное хранилище):

   • доступ через личный кабинет;
   • поиск по реквизитам;
   • выгрузка в PDF/XML.

2. Локальный архив:

   • сервер организации;
   • зашифрованные внешние носители;
   • облачные хранилища (Яндекс.Диск, Google Drive с двухфакторной аутентификацией).

Правила доступа:

• только для уполномоченных лиц (список утверждается приказом);
• ведение журнала запросов к архиву;
• запрет на удаление документов (только по решению суда).

Ответственность за нарушения

Виды нарушений и санкции:

1. Работа без ЭТрН после 01.09.2026:

   • штраф для ИП — от 3 000 до 10 000 руб.;
   • для юрлиц — от 100 000 до 1 000 000 руб.

2. Неправильная регистрация экспедиторов в «ГосЛог»:

   • запрет на осуществление перевозок;
   • административная ответственность.

3. Подделка данных в ЭТрН:

   • уголовная ответственность по ст. 327 УК РФ;
   • аннулирование лицензии на перевозки.

4. Нарушение сроков хранения:

   • штрафы при налоговых проверках;
   • отказ в возмещении НДС.

Как избежать штрафов:

• регулярно проверять статус ЭТрН в системе;
• вести журнал исправлений и корректировок;
• сохранять подтверждения отправки документов;
• проводить внутренние аудиты каждые 3 месяца.

Плюсы обязательной ЭТрН

• Надежное хранение. Все данные — в облаке. Найти и проверить документ можно за секунды. Водителю достаточно показать QR код на смартфоне.
• Прозрачный контроль. Власти отслеживают перевозки онлайн — это сокращает нарушения и упрощает надзор. В перспективе система интегрируется с госреестрами (например, с «ГосЛог»).
• Скорость операций. Оформление и оплата занимают минуты: нет нужды ждать бумажные документы и собирать подписи.
• Снижение издержек. Отпадают расходы на бумагу, печать и доставку документов. Экономится время на поиск и архивацию.
• Оперативные расчеты. Бухгалтерия получает документы мгновенно — платежи проходят без задержек.
• Автоматизация обмена данными. Информация автоматически поступает в ФНС и Ространснадзор. Интеграция с бухгалтерскими программами упрощает расчет НДС и подтверждение расходов.

Сложности перехода на ЭТрН

• Интеграция систем. Потребуется синхронизировать ERP систему с платформой ЭДО — это трудоемкий процесс, требующий внимания.
• Подбор сервиса ЭДО. Важно выбрать платформу, которая органично впишется в бизнес процессы, а не создаст дополнительные барьеры.
• Обучение персонала. Сотрудникам нужно освоить работу с электронными подписями и новым интерфейсом. Необходимы понятные инструкции и сопровождение на старте.
• Технические риски. Для работы нужны устройства с интернет соединением. Сбои связи или недоступность сервиса парализуют оформление документов.
• Ограничение по партнерам. Работать можно только с контрагентами, подключенными к ЭДО. Придется или переводить старых партнеров на цифровую схему, или искать новых.
• Ошибки ввода. Человеческий фактор остается: можно пропустить поле или ввести неверные данные. Исправить подписанную накладную нельзя — придется создавать новую.
• Проблемы с подписанием. Если ответственный сотрудник недоступен (в отпуске, вне зоны связи), срочные отгрузки могут задерживаться.
• Непроработанные схемы. Для перевозок с участием экспедиторов пока нет четких правил работы в системе ЭТрН — остаются неоднозначные моменты.
• Правовые неопределенности. В законодательстве есть пробелы: не всегда ясно, как оформлять смешанные перевозки или учитывать региональные особенности.
• Сопротивление изменениям. Сотрудники нередко настороженно относятся к нововведениям: боятся сложного интерфейса, сомневаются в надежности системы, переживают из за потери контроля.

Заключение

Переход на ЭТрН — неизбежный этап цифровизации транспортной отрасли. Несмотря на первоначальные затраты и организационные сложности, система принесет долгосрочные выгоды:

• сокращение издержек на бумажный документооборот;
• ускорение процессов оформления перевозок;
• повышение прозрачности и юридической защищенности сделок;
• интеграцию с государственными системами контроля.

Рекомендации:

1. Начните подготовку заранее (не позднее 1 марта 2026 года).
2. Проведите аудит текущих бизнес процессов.
3. Обучите персонал и протестируйте систему на пилотных маршрутах.
4. Заключите соглашения с контрагентами до 01.09.2026.
5. Следите за обновлениями законодательства через официальные источники.

Не откладывайте переход на завтра – обратитесь в нашу компанию за профессиональной помощью уже сегодня. Закажите бесплатную консультацию специалистов «1С-Архитектора бизнеса». Поможем настроить «1C» под ЭТрН, запустить автоматизацию без сбоев к обязательному сроку 1 сентября 2026 и избежать штрафов!