В небольших компаниях для расчета заработной платы обычно достаточно возможностей программы «1С:Бухгалтерия предприятия» («1С:БП»). Но если у вас средний или крупный бизнес, где применяются разные системы оплаты труда, то сложные расчеты удобнее проводить в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» («1С:ЗУП»). Если в организации используются обе программы, то часть данных вносят в «1С:ЗУП», часть – в «1С:Бухгалтерию».

Для удобства пользователей между программами рекомендуется настроить синхронизацию. Так, в «1С:ЗУП» будет рассчитываться зарплата, а уже из нее в «1С:Бухгалтерию» будут передаваться сведения о начисленной зарплате и ведомости на выплату денежных средств, а уже в «1С:БП» сформируются проводки для выплат.

Синхронизация между «1С:ЗУП» и «1С:Бухгалтерией 8.3» позволяет автоматизировать обмен бухгалтерскими и кадровыми данными. Корректно настроенный процесс обмена обеспечивает точность расчетов, своевременное отражение начислений в бухгалтерском учете, а также упрощает работу бухгалтера и кадровика.

В этой статье подробно рассмотрим, как настроить синхронизацию двух баз, какие этапы необходимо выполнить, на что обратить внимание при сопоставлении справочников и элементов, как избежать распространенных ошибок.

Вы узнаете:

• Подготовка баз к синхронизации
• Пошаговая инструкция по синхронизации «1С:ЗУП» и «1С:Бухгалтерия 8.3»
• Важные советы и типовые ошибки
• Часто задаваемые вопросы

Подготовка баз к синхронизации

Перед началом процесса требуется проверить и обновить обе программы до совместимых версий. Обычно это последние релизы «1С:Зарплата и управление персоналом» 3.1 и «1С:Бухгалтерия» 3.0. Убедитесь, что пользователь обладает правами администратора, а справочники сотрудников, организаций, начислений и оплат заполнены корректно. Это важно, так как данные из справочников непосредственно используются для выгрузки и загрузки документов при синхронизации.

Помимо этого, необходимо создать копии обеих баз. И только после этого можно будет приступать к началу настройки.

Пошаговая инструкция по синхронизации «1С:ЗУП» и «1С:Бухгалтерия 8.3»

Шаг 1. В вашей «1С:БП» выберите нужную организацию, по которой необходим обмен данными. Затем в меню «Администрирование» – «Настройки программы» (рис.1) выберите раздел «Параметры учета».

Здесь вам необходимо выбрать пункт «Настройки зарплаты» и в нем открыть раздел «Общие настройки», а затем кликнуть на «Во внешней программе» (рис.2).

Шаг 2. Далее вам потребуется указать префиксы баз данных. Это необходимо, чтобы понять, в какой программе был создан документ. Для этого в программе «1С:Бухгалтерия» зайдите в раздел «Администрирование» – «Настройки программы» – «Синхронизация данных». В этом разделе поставьте галочки возле пункта «Синхронизация данных» (рис.3).

В этом же разделе поставьте префикс информационной базы данных, например, «БП».

Шаг 3. Теперь перейдите в программу «1С:ЗУП». Зайдите в раздел «Администрирование» – «Синхронизация данных». Затем установите флажок «Синхронизация данных» и таким же образом, как вы сделали в «1С:Бухгалтерии», введите префикс для информационной базы, например, «ЗУП».

Шаг 4. Перейдите в вашу «1С:Бухгалтерию», откройте раздел «Зарплата и кадры» – «Справочники и настройки» – «Настройки зарплаты» (рис.4).

В открывшемся окне перейдите в категорию «Отражения в учете» и нажмите на ссылку «Способы учета зарплаты» (рис.5).

Для всех категорий в разделе «Способы учета зарплаты» необходимо указать название, счет и статью затрат (рис.6).

Шаг 5. В «1С:ЗУП» для этого справочника будет отображаться только раздел «Наименование». Для этого перейдите в «Настройка» – «Способы отражения зарплаты в бухучете». Здесь потребуется заполнить соответствующие способы через кнопку «Создать». Затем выберите «Наименование» и впишите «Отражение зарплаты АУП» (рис.7).

Нажмите «Записать и закрыть», таким образом у вас создастся способ отражения зарплаты в списке. Если применяются другие способы, укажите их точно таким же способом. Обращаем ваше внимание, что названия способов должны совпадать в обеих программах «1С».

Шаг 6. В «1С:ЗУП» зайдите в меню «Зарплата» – «Отражение зарплаты в бухучете». В этом разделе создаем новый документ, в котором указываем способы отражения зарплаты. Выберите месяц выплаты зарплаты (рис.8).

Затем выберите организацию и нажмите на кнопку «Заполнить». После этого таблица в разделе заполнится сведениями о выплатах. Здесь нужно указать способ отражения зарплаты (рис.9).

Здесь укажите тот способ, который недавно ввели, и по такому же принципу заполните все данные. Этот документ будет передаваться в «1С:БП», и на основании его бухгалтер сможет сформировать соответствующие проводки.

Шаг 7. Начать настойку обмена данными между «1С:ЗУП» и «1С:Бухгалтерией 8.3» можно в любой из программ. В нашем случае мы начнем с «1С:БП». Зайдите через меню «Администрирование» в раздел «Синхронизация данных» – «Настройки синхронизации данных» (рис.10).

В открывшемся окне нажмите на кнопку «Новая синхронизация данных» – пункт «Зарплата и управление персоналом редакция 3».

Шаг 8. Далее следуйте по этапам настройки, предложенным помощником. Для начала зайдите в раздел «Настроить параметры подключения». Система предложит варианты настройки подключения (рис.11).

Выберите первую ссылку «Подключение к другой программе на этом компьютере или по локальной сети» и нажмите «Далее».

Шаг 9. В открывшемся окне укажите, где находится база «1С:ЗУП» – папка на компьютере, в сети или на сервере (рис.12).

Укажите нужную информацию. Также заполните в этом окне параметры входа в программу – логин и пароль пользователя, который совершает обмен данными между «1С:ЗУП» и «1С:Бухгалтерией». Нажмите кнопку «Далее».

Если все данные введены корректно, вы увидите окно, в котором будет указано, что происходит настройка подключения к конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом». Проверьте в этом окне названия баз, префиксы и нажмите кнопку «Далее».

Шаг 10. Система «1С» начнет автоматический процесс сохранения настроек, и при его успешном выполнении появится сообщение, что настройки подключения этой программы успешно сохранены. По завершении этого этапа нажмите кнопку «Готово».

Шаг 11. Затем вам потребуется определить, какие данные будут отправляться в «1С:ЗУП». Для этого перейдите по следующей по списку ссылке «Настроить правила отправки и получения данных». Следуя подсказкам помощника, укажите месяц, с которого будут выгружаться данные в «1С:ЗУП». На этом этапе необходимо продумать, с какого периода данные должны передаваться, чтобы не загружать ненужные сведения.

Также пометьте, какие организации будут участвовать в обмене. После этого укажите, будут ли данные передаваться по всем сотрудникам или с детализацией по каждому. После корректного ввода данных откроется окно с результатами. В конце нажмите кнопку «Готово».

Шаг 12. Перейдите по третьей ссылке «Выполнить начальную выгрузку данных». Начнется автоматическая выгрузка данных. Это может занять некоторое время. По завершении процесса появится сообщение «Выгрузка успешно завершена». Нажмите кнопку «Готово».

По итогам действий в этом разделе все ссылки будут активными и напротив каждого появится галочка, обозначающая, что все этапы настройки пройдены. Вы завершили настройку обмена в «1С:БП», теперь потребуется перейти к настройкам для «1С:ЗУП».

Шаг 13. В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» зайдите в раздел «Администрирование» – «Синхронизация данных» – «Настройка синхронизации данных». В новом окне нажмите на кнопку «Новая синхронизация данных». Выберите ссылку «Бухгалтерия предприятия ред.3». По аналогии с «1С:Бухгалтерией» заполните все этапы настройки.

Если все данные введены корректно, по итогам заполнения трех пунктов настроек вы увидите, что появились зеленые галочки напротив каждой из трех ссылок. На этом настройки завершены, вы можете переходить к обмену данными.

Шаг 14. Перейдите в «Настройки синхронизации данных». Здесь появится строка с данными о «1С:БП» и кнопка «Синхронизировать». Нажмите на кнопку, запустится автоматический процесс синхронизации. Это займет некоторое время.

По итогам процесса появится сообщение «Синхронизация данных завершена». Аналогично в вашей «1С:Бухгалтерии» появится кнопка «Синхронизировать». Нажмите на нее и завершите настройку обмена данными между «1С:Бухгалтерией 8.3» и «1С:Зарпалтой и управлением персоналом».

Шаг 15. Убедитесь, что в «1С:БП» документ синхронизации создан. Все готово!

Проверка результатов синхронизации. После обмена откройте разделы:

• «Начисления» в «1С:ЗУП»
• «Отражения зарплаты в бухгалтерском учете» в «1С:Бухгалтерии»

Убедитесь, что:

• Все начисления сотрудников отражены корректно.
• В «1С:БП» отображаются проводки по зарплате.
• Не возникло дублирования или пропуска данных.

Важные советы и типовые ошибки

• Права пользователя: обязательно наличие необходимого уровня доступа в обеих системах.
• Версия программ: следите за обновлениями и используйте совместимые релизы.
• Сопоставление справочников: проверяйте вручную, особенно при изменениях в организациях или расчетах.
• Запрет загрузки: используйте опцию ограничения даты, чтобы избежать загрузки лишних данных.
• Обрабатывать ошибки: анализируйте логи обмена и своевременно исправляйте несоответствия.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить начальную дату обмена?

Да, в настройках синхронизации легко скорректировать начальную дату.

Что делать, если данные не загрузились полностью?

Проверьте права пользователей и корректность сопоставления справочников.

Сколько времени занимает синхронизация?

Зависит от объема данных, но обычно занимает до нескольких минут при ежедневном обновлении.

Заключение

Организованная синхронизация баз «1С:ЗУП» и «1С:Бухгалтерии 8.3» помогает избежать ручного ввода данных, минимизировать ошибки и ускорить бухгалтерский и кадровый учет. Выполняя все этапы настройки и контролируя процессы, можно достичь стабильного и прозрачного обмена данными, что повысит скорость работы всей организации.

Организованная синхронизация баз «1С:ЗУП» и «1С:Бухгалтерии 8.3» помогает избежать ручного ввода данных, минимизировать ошибки и ускорить бухгалтерский и кадровый учет. Выполняя все этапы настройки и контролируя процессы, можно достичь стабильного и прозрачного обмена данными, что повысит скорость работы всей организации.