Как «1С:Document Mаnagement» повышает качество управления рабочими процессами на примере ООО «ВолгаСтрап»

Автоматизация документооборота позволит создать эффективную среду управления и взаимодействия сотрудников. Расскажем, как нам удалось повысить качество управления рабочими процессами на примере кейса внедрения программы «1С:Document Mаnagement» у нашего клиента.

ООО «ВолгаСтрап» – ведущий производитель и поставщик решений в области упаковки и маркировки грузов. Компания реализует продукцию в России, странах СНГ, Европы, Ближнего Востока, а также в США. В России и за рубежом компания представлена 20 региональными офисами и сервисными центрами.

В связи с ростом и развитием компании возникла потребность в оптимизации работы с документами. Требовалось внедрить систему, которая позволит унифицировать процессы обработки документов, повысить эффективность мониторинга и контроля исполнения поручений. После анализа рынка существующих систем руководством было выбрано решение «1С:Document Management».

Почему был выбран «1С:Document Management»:

• интерфейс на русском и английском языках;
• унификация информационных систем с другими продуктами «1С»;
• интеграция, в том числе бесшовная, с учетными системами «1С»;
• применение единых подходов к работе с документами;
• возможность расширения и тиражирования стандартного функционала.

Проект внедрения был доверен компании «1С-Архитектор бизнеса», специалисты которой уже не первый год работают в направлении автоматизации документооборота и имеют статус «Центр компетенции по документообороту».

В рамках проекта требовалось:

• проанализировать деятельность и бизнес-процессы заказчика;
• настроить программный продукт и доработать типовой функционал в соответствии с требованиями клиента;
• разработать и настроить интеграционные механизмы;
• подготовить системно-техническую инфраструктуру;
• подготовить нормативно-справочную информацию;
• обучить ключевых пользователей основам работы с функционалом системы;
• обеспечить сопровождение программы и пользователей на этапе опытно-промышленной эксплуатации;
• подтвердить готовность информационной системы к вводу в промышленную эксплуатацию.

Не секрет, что «1С» на сегодняшний день — самая распространенная программа на территории России и стран СНГ. Помимо стандартных задач, которые решались в рамках проекта, специалисты «1С-Архитектора бизнеса» предложили решение по интеграции «1С:Document Management» с другими информационными системами на платформе «1С:Предприятие 8.3» («1С:Управление производственным предприятием», «1С:Управление торговлей + CRM»).

Интеграция с другими информационными системами на платформе «1С:Предприятие 8.3» позволила:

• исключить двойной ввод информации, ускорив бизнес-процессы и скорость работы сотрудников;
• обеспечить автоматическое формирование документов в «1С» на основе счетов и заказов из СRM;
• создавать документы на основании объектов программы «1С:УПП»;
• не проводить дополнительное обучение менеджеров по продажам работе сразу в двух системах, сократив время на их адаптацию;
• запустить процессы документооборота по объектам из «1С:УПП»;
• создать более прозрачный процесс согласования и регистрации договоров в учетной системе;
• хранить файлы в привязке к объектам из «1С:УПП».

В результате интеграции заказчик получил:

• • систему электронного документооборота, тесно связанную с функционалом других информационных систем «1С»;
• возможность хранения электронных документов любых форматов;
• средства управления процессом согласования (утверждения) документов;
• интегрированный интерфейс для работы с документами;
• доступ к структурированной информации о документе (основные реквизиты, сумма документа, строки табличной части и т.д.)
• доступ к информации о процессе утверждения документа (история и комментарии группы согласования);
• возможность отследить всю неструктурированную информацию, относящуюся к файлу (документы MS Office, сканы, изображения и т.д.)

Таким образом, интеграция систем «1С» позволила гармонично дополнить функционал решений. Подобный симбиоз улучшил качество и скорость учета за счет быстрого и удобного доступа к электронным документам.

Ключевые результаты проекта:

• специалисты «1С-Архитектора бизнеса» внедрили систему электронного документооборота (СЭД) в компании;
• заложили основы для дальнейшей автоматизации других процессов работы с документами;
• унифицировали процессы обработки документов;
• новый продукт позволил сократить сроки и повысить прозрачность процессов согласования и подписания документов;
• система обеспечивает достоверность, целостность и актуальность согласуемых и подписываемых документов, в том числе с применением ЭЦП;
• уменьшилось время и трудозатраты на поиск необходимых документов;
• повысилась эффективность мониторинга и контроля исполнения поручений, заданий и документов;
• повысилось качество исполнительской дисциплины;
• автоматизированы процессы регистрации, согласования, исполнения и контроля поручений;
• повысились производительность труда и качество управления рабочими процессами.

Подведем итоги

Цель внедрения системы электронного документооборота – это не только сокращение бумажной волокиты и автоматизация делопроизводства, но также создание эффективной и контролируемой среды управления, коммуникации и взаимодействия сотрудников.

У нашей компании есть статус «Центр компетенции по документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вы планируете автоматизировать документооборот в компании и вам требуется консультация экспертов, можете смело обратиться к нам.