Инвентаризация 2026: как провести по новым правилам

Товары на полках и цифры в бухгалтерской отчетности — два разных мира. Раз в год их надо «примирить». Вот для этого нужна инвентаризация: вы узнаете, что было украдено, потеряно или неправильно учтено.

В статье расскажем, как правильно пересчитать все имущество компании, какие новые правила вступили в силу в 2026 году и как избежать ошибок при оформлении документов.

Вы узнаете:

• Инвентаризация: нормативная база
• Когда требуется инвентаризация
• Сроки проведения
• Новые правила проведения инвентаризации: ФСБУ 28/2023
• Как перейти на инвентаризацию по новым правилам
• Пошаговая инструкция: инвентаризация по-новому в 2025–2026 году
• Недостача и излишки: как учесть
• Пересортица
• Материально ответственные лица
• Советы по подготовке
• Частые ошибки при проведении инвентаризации
• Ответственность и штрафы
• Автоматизация процесса инвентаризации
• Вопросы и ответы

Инвентаризация: нормативная база

Инвентаризация — это не просто пересчет товаров. По закону это проверка того, совпадает ли фактическое наличие имущества, денег и долгов компании с тем, что записано в учетных документах. Согласно действующему законодательству, результаты инвентаризации должны быть отражены в счетах бухгалтерского учета.

С 1 апреля 2025 года все организации обязаны соблюдать Федеральный стандарт бухучета ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Он заменил старые методические указания Минфина от 1995 и 1998 годов. ИП, которые ведут бухучет, тоже попадают под этот стандарт, хотя ранее их освобождали от этого требования. Не касается новый стандарт только учреждений бюджетной сферы и драгоценных металлов, для них действуют свои правила.

Когда требуется инвентаризация

Закон не штрафует за отсутствие инвентаризации. Но штрафует за недостоверную отчетность. Поэтому разумнее ее проводить.

Обязательные случаи:

• Перед годовой отчетностью (начинайте с 1 октября, закончите к 31 декабря).
• При смене материально ответственного лица: кассира, кладовщика, продавца, руководителя. Нужно зафиксировать в документах, что ценности переданы.
• При продаже, сдаче в аренду или безвозмездной передаче имущества. Проверку проводят до передачи.
• При реорганизации или ликвидации компании.
• После чрезвычайного события: пожара, наводнения, кражи. Необходимо сразу оценить ущерб, перечень убытков и составить карту повреждений.
• При выявлении утраты или повреждения имущества.
• При смене более 50% материально ответственных сотрудников или руководителя.

Вторая категория: плановая инвентаризация по инициативе руководителя. Проводят ее раз в месяц, раз в квартал или раз в полугодие. Зависит от специфики бизнеса. Магазин с дорогим товаром может проверять один раз в неделю, а небольшой склад промышленных материалов — раз в квартал. Также возможна внеплановая инвентаризация при необходимости срочной проверки.

Сроки проведения

ФСБУ 28/2023 установил конкретные даты:

• Для годовой отчетности: результаты к 31 декабря.
• При смене ответственного лица: в день передачи.
• При выявлении утраты: пересчитывают сразу.
• После чрезвычайного события: как позволяет состояние помещения.
• При реорганизации: перед передаточным актом.

Исключение для запасов: если товар неходовой, скоропортящийся или его очень много, можно инвентаризировать в период минимальных остатков. Например, магазин товаров для дачи может провести инвентаризацию в конце зимы, когда товара мало. На Крайнем Севере тоже есть льгота – там запасы проверяют в период их наименьших остатков.

Новые правила проведения инвентаризации: ФСБУ 28/2023

Главное изменение – процесс и методы инвентаризации стали гибче. Раньше все было расписано четко по унифицированным формам. Теперь компания сама решает, как оформлять документы и как проводить проверку.

Что конкретно изменилось:

• Комиссия создается на усмотрение организации. Можно вообще ее не создавать, если в компании два сотрудника.
• Материально ответственное лицо может присутствовать при инвентаризации удаленно — через видеозвонок.
• Допускается использование фотографий и видеосъемки вместо физического присутствия.
• Результаты считаются действительными, если на подпись не явилось менее 20% членов комиссии. Раньше было так: если кого-то нет, результат не считается действительным.
• Компания может использовать свои формы документов, а не государственные унифицированные.
• Для дебиторской и кредиторской задолженности, резервов, оценочных обязательств теперь даны четкие инструкции по учету.
• Излишки товаров можно оценивать не только по балансовой стоимости, но и по справедливой или по аналогичным товарам.

Как перейти на инвентаризацию по новым правилам

Если в вашей компании уже проводилась инвентаризация по старым правилам, нужно внести изменения.

• Проверьте учетную политику. В ней могут остаться ссылки на отмененные приказы Минфина. Удалите их и добавьте ссылку на ФСБУ 28/2023.
• Обновите формы документов. Раньше инвентаризационные описи составляли по унифицированной форме ИНВ-3, ведомости – по ИНВ-19 и так далее. Теперь компания сама решает, какую форму использовать. Можно взять старые унифицированные формы за основу, а можно разработать свои. Главное – в документе должны быть все необходимые реквизиты.
• Уточните состав комиссии. В новом стандарте более гибкие правила. Например, теперь материально ответственное лицо может присутствовать при инвентаризации удаленно, через видеозвонок.
• Пересмотрите критерии. ФСБУ 28/2023 уточнил, что считается расхождением и как его учитывать. Например, пересортица (излишки одного товара и недостача другого одновременно) теперь рассчитывается иначе.

Подробнее о процессе перехода на новые правила вы можете узнать на интернет-ресурсах Минфина.

Пошаговая инструкция: инвентаризация по-новому в 2025–2026 году

Шаг 1. Приказ от руководителя

Раньше форму приказа утверждало государство – это была форма ИНВ-22. Теперь компания сама решает, в каком виде издавать приказ. Можно использовать старый шаблон как основу, а можно написать свой. Приказ следует утвердить у первого лица организации.

Укажите:

• Дату, номер приказа, ФИО директора.
• Цель: «Проверка остатков материальных ценностей» или «К концу отчетного периода».
• Состав комиссии с ФИО и должностями участников проверки.
• Какие подразделения проверяют.
• Даты начала и окончания.

Важно: в комиссию нельзя включать того, кто отвечает за проверяемое имущество. Кладовщик не входит в комиссию по его складу, но может присутствовать при инвентаризации.

В некоторых случаях комиссию вообще можно не создавать. Если в компании работает только директор и главный бухгалтер, они сами проводят инвентаризацию. Если только директор – он делает это в одиночку. Если нанимаете аудиторскую фирму, она может взять всю работу на себя.

Шаг 2. Подготовка (1–2 дня)

Что делает руководитель:

Определяет дату, когда будет проверка. Лучше выбрать время, когда магазин закрыт или склад не принимает товар. А также назначает ответственных, которые приведут в порядок помещение.

Что делает комиссия:

Осматривает помещение: нет ли повреждений крыши, правильная ли температура, целы ли стены. Проверяет оборудование: весы, сканеры, измерители. Берет расписку от ответственного лица, что все приходные документы сданы в бухгалтерию и хранятся в электронном виде.

Что делает бухгалтерия:

Печатает описи. Выстраивает последний приходо-расходный документ, чтобы понять, что должно быть. Отправляет старые документы в архив. Подготавливает записи в счетах для сверки.

Что делает материально ответственное лицо:

Расставляет товары удобно для подсчета: однотипные вместе, дорогие отдельно. Выкладывает ценники так, чтобы видны артикулы и штрихкоды. Отделяет товар на списание или возврат. Готовит характеристики товаров для внесения в документы.

Шаг 3. Проведение инвентаризации

Начало:

Опечатываете помещение. Никто не входит и ничего не выносит. Ответственное лицо подписывает расписку, что претензий нет.

Процесс:

Разделяете склад на зоны. Одна группа считает зону А, другая — зону Б. Заполняете описи: наименование, количество, единица (штуки, килограммы). Товар с истекшим сроком и новый товар считаете отдельно. Используйте сканеры штрихкодов или мобильное приложение. Вручную на бумаге – долго и чревато ошибками.

Документирование:

Все данные вносят в инвентаризационную опись. В ней указывают наименование товара, артикул, количество, единицу измерения (штуки, килограммы, литры и так далее). В конце описи ставят подписи все члены комиссии. Материально ответственное лицо тоже подписывает и указывает, что претензий к процессу нет. Ошибки исправляют одной чертой. Описи лучше делать в двух экземплярах.

Новое в 2025 году: теперь разрешается использовать фотографии и видео при проверке. Например, если актив находится в другом здании, можно сделать видеозвонок и показать его членам комиссии. Видеозапись приложите к документам.

Шаг 4. Сверка данных

Подписанная опись идет в бухгалтерию. Бухгалтер открывает учетную систему и сверяет по каждому товару: сколько по учету, сколько на самом деле. Составляет сличительную ведомость ИНВ-19 (или свою форму) — две колонки: по учету и по факту. Этот документ отражает большой объем данных с точными суммами.

Где может быть расхождение:

• Излишек: товара больше. Забыли оприходовать или ошибка в документах.
• Недостача: товара меньше. Испорчен, украден, потерян или неправильно записан.
• Пересортица: один товар в излишках, другой в недостаче одновременно (например, вместо риса «Басмати» лежит рис «Кубанский»).

Что делать:

Ищете причины расхождений. Может быть, товар потерялся в документах: значит надо его найти в приходном документе и переучесть. Если товар действительно испорчен: составляется акт по форме ТОРГ-15. Если товар нужно списать как естественную (натуральную) убыль: тоже оформляют соответствующий документ.

Шаг 5. Отражение результатов инвентаризации в бухучете

Руководитель издает приказ об утверждении результатов. На его основе бухгалтер составляет и вносит проводки.

• Излишки приходуют как доход по балансу или справедливой стоимости.
• Недостачи в рамках норм естественной убыли (например, фрукты усыхают на 5%) списываются на расходы.
• Недостачи сверх норм требуют взыскания с материально ответственного лица.
• Пересортица зачитывается, если объемы совпадают и это один товар разных сортов в одном периоде.
• Просроченную задолженность тоже выявляют и корректируют в учете.

Все проводки должны быть с ссылкой на приказ об утверждении — это для проверяющих.

Недостача и излишки: как учесть

Недостача – самый частый результат. Товар портится, крошится, усыхает – это естественная убыль.

Для каждого товара есть нормы. Колбаса теряет 0,5% в месяц, фрукты – до 5%.

• Если недостача в пределах норм: списываете на себестоимость товара.
• Если больше норм: разбираетесь, почему. Украли? Неправильно приняли? Ошибка в документах? Если виновник найден, требуете возмещение убытков (обычно из зарплаты). Если виновника нет или суд отказал, недостача — убыток компании, который следует оформить и отразить в финансовых отчетах.

Излишки реже. Обычно товар нашли в углу склада, забыли оприходовать. Приходуют как доход по балансовой стоимости или цене аналогичного товара. Размер излишков определяется по расчетам, проведенным в завершении инвентаризации.

Пересортица

Одновременно излишки одного и недостача другого. Если цены одинаковые: недостающие товары погашаются излишними. Потерь и затрат нет. Если цены разные: считаете убыток или прибыль.

Пересортица учитывается, если:

• Возникла в одном периоде.
• У одного и того же материально ответственного лица.
• Это один товар разных сортов.
• Объемы совпадают.

Материально ответственные лица

С 1 сентября 2025 года приказ Минтруда № 251н уточнил перечень должностей: кассиры, продавцы, кладовщики, курьеры, руководители, администраторы. Они указываются в трудовом договоре с полной материальной ответственностью. При недостаче их могут привлечь к взысканию убытков.

Советы по подготовке

На что обратить внимание:

• Планируйте инвентаризацию на «медленный» день.
• Расставьте товары удобно для подсчета.
• Используйте сканеры штрихкодов: без них это дни работы, с ними часы.
• Уведомьте сотрудников заранее, что это обычная процедура, не проверка честности.
• Разберите результаты вместе с ответственным лицом – может, это ошибка в учете.

Как организовать склад:

• Одинаковые товары в одном месте.
• Разметьте полки и стеллажи: напишите, какие объекты там лежат.
• Ведите ассортиментную матрицу: какие товары в какой зоне.
• Заполните содержание атрибутов товара: вес, размер, бренд, категория.
• Пропишите регламент для сотрудников о приемке и расходе.

Частые ошибки при проведении инвентаризации

• Недостаточная подготовка. Не привели помещение в порядок, не проверили весы, не подготовили документы.
• Отсутствие плана. Не определили, где и когда проводить, кто в комиссии, какие участки проверять.
• Материально ответственное лицо в комиссии. Это конфликт интересов. Результаты могут быть необъективны.
• Нет независимого контроля. Если все в одной комнате знают друг друга, они могут договориться о результатах.
• Неправильное оформление документов. Помарки, исправления без подписей, отсутствие необходимых реквизитов. Такие документы легко оспорить.
• Нет фиксации спорных позиций. Если сомневаетесь в количестве, сфотографируйте или снимите видео.
• Поспешность. Спешить нельзя. Неправильный пересчет приводит к убыткам.

Как снизить риск:

• Проводите подготовку серьезно.
• Пропишите процедуры — 90% компаний их не имеют.
• Обучите сотрудников.
• Автоматизируйте: Excel лучше листиков, система учета «1С» еще лучше.
• Используйте штрихкодирование — ручной ввод дает больше ошибок.
• Проверьте несколько позиций заново после инвентаризации.
• Ведите журнал: отслеживайте, по каким товарам часто есть расхождения.

Ответственность и штрафы

За отсутствие инвентаризации штрафа нет. Закон не наказывает компанию за то, что она не проводит проверку.

Но за недостоверную отчетность, которая получится без инвентаризации, штраф будет. По статье 120 НК РФ штрафуют за грубое нарушение правил учета.

Размеры штрафов:

• Для физических лиц (ИП) — от 2 500 до 5 000 рублей.
• Для организаций — от 5 000 до 10 000 рублей.
• Если нарушение выявит налоговая, размер штрафа может быть больше.

Также штрафуют за невнесение исправлений в учет на основе результатов инвентаризации. Если провели проверку, но не скорректировали учет, это — нарушение.

Автоматизация процесса инвентаризации

Инвентаризация занимает много времени, только если делать ее вручную. С современными технологиями эти задачи решаются быстро.

Что помогает ускорить процесс:

• Мобильные приложения для сканирования. Вместо ручного ввода — сканируете штрихкод, система автоматически отправляет и заносит данные.
• Терминалы сбора данных (ТСД). Дорого, но надежно. Разработаны специально для инвентаризации.
• RFID-метки. Микрочипы, которые считываются без видимости. Разом можно пересчитать целый ящик товара.
• Интеграция с учетной системой. Данные из сканера автоматически попадают в «1С». Система сама выявляет расхождения и формирует отчеты.

Вопросы и ответы

Зачем нужна инвентаризация?

Чтобы узнать реальное состояние имущества, выявить потери, порчу, ошибки в учете, хищения. Также это требует закон перед годовой отчетностью.

Как часто нужно проводить инвентаризацию?

Минимум раз в год перед подготовкой отчетности. Но лучше проверять чаще: раз в месяц или в квартал, чтобы удерживать расхождения на низком уровне.

Что нужно подготовить перед инвентаризацией?

Привести в порядок помещение, проверить приборы (весы, сканеры), составить описи, получить расписку от материально ответственного лица о сданных документах.

Чем инвентаризация отличается от ревизии?

Инвентаризация — это проверка имущества самой компанией. Ревизия — проверка внешних органов (налоговая, органы опеки).

Инвентаризация проверяет наличие имущества. Ревизия проверяет соблюдение закона. Инвентаризацию можно делать хоть каждый день. Ревизию проводят по запросу или периодически. По инвентаризации ведут описи и ведомости. По ревизии создается отчет с замечаниями и штрафами.

Что считают кроме товаров?

Регистрации подлежат основные средства (станки, мебель, автомобили), нематериальные активы, деньги в кассе, задолженность перед поставщиками и от клиентов, резервы, материалы для производства.

Что делать с расхождениями?

Разобраться в причинах. Если это ошибка в учете, исправить. Если товар испорчен, списать. Если недостача в рамках нормы, отнести на расходы. Если сверх нормы, потребовать возмещение от виновного.

Каковы типичные причины расхождений?

Естественная убыль (товар усыхает, крошится). Технические ошибки в учете (неправильно записали при приемке). Поврежденный товар. Воровство сотрудников. Товар потерялся в пути.

Что будет, если не проводить инвентаризацию

Закон не наказывает компанию за отсутствие инвентаризации. Но последствия будут. Данные в бухучете разойдутся с реальностью. Активы на бумаге есть, а на самом деле их нет. Отчетность будет неправдивой. Налоговики это выявят и оштрафуют.

Если произойдет хищение, у компании не будет документального подтверждения, и взыскание будет невозможно.

Просроченная задолженность не будет выявлена, и компания упустит возможность списать ее.

Имущество может деградировать без контроля. Никто не будет знать, что оно требует ремонта или замены.

Итоги

Инвентаризация – это не наказание, а инструмент управления, благодаря которому вы узнаете, что происходит в реальности, а не на бумаге.

Новые правила ФСБУ 28/2023 упростили процедуру. Больше не нужно использовать унифицированные формы, можно работать удаленно, можно применять фото и видео. Это сделало инвентаризацию более гибкой и доступной для компаний разного размера.

Новые правила ФСБУ 28/2023 упростили процедуру. Больше не нужно использовать унифицированные формы, можно работать удаленно, можно применять фото и видео. Это сделало инвентаризацию более гибкой и доступной для компаний разного размера.