Инвентаризация – обязательная операция при введении бухгалтерского учета товаров, готовой продукции, материалов, запасов, основных средств, обязательств, иных активов. Она регулируется Федеральным стандартом бухгалтерского учета «Инвентаризация». Иногда при инвентаризации обнаруживается пересортица товара. В статье разберем, как отразить пересортицу в учете, в документах компании и в «1С:Бухгалтерии 8.3».

Вы узнаете:

• Пересортица. Что это и почему возникает
• Инвентаризация. Когда и зачем ее проводить
• Правовое регулирование. Что такое пересортица в бухгалтерском и налоговом учете
• Отражение пересортицы в документах и учете
• Отражение пересортицы в документах и учете

Пересортица. Что это и почему возникает

В ситуации пересортицы обнаруживается, возникшее по разным причинам, от ошибки кладовщика до неверной приемки, расхождение между двумя или несколькими товарными позициями, избыток или недостаток одной из них. Причины разницы обычно просты. Это рабочая, техническая ошибка при заказе товара у поставщиков, поэтому заказывается десять красных футболок, а приходит восемь красных и две синие. В учете эта ошибка может быть исправлена, а виновных в расхождении обычно нет, если при выявлении ошибки не найдены финансовые потери, которые придется взыскивать с материально-ответственного лица.

Важно учесть: пересортица всегда возникает только между схожими по природе товарами, их можно отнести к одной группе, она может возникнуть между разными по жирности пачками кефира, но не между кефиром и сыром.

Существуют четыре основные причины возникновения пересортицы. Она появляется как на стороне поставщика, так и на стороне покупателя:

• ошибки при приемке и оприходовании товара. Действует человеческий фактор и содержимое пакетов и коробок не проверяется;
• ошибка поставщика. Отгружается не тот товар, что заказан, из-за его отсутствия на складе или небрежности;
• неправильное хранение на складе. Заказ формируется автоматически, и робот-погрузчик берет товар не той категории, что заказан, при отгрузке и доставке эта разница не выявляется;
• проблемы и недочеты при проведении инвентаризации.

Анализ подобных причин показывает, что избежать пересортицы невозможно, нужно понимать, как ее отразить в учете и зачесть.

Инвентаризация. Когда и зачем ее проводить

В конце отчетного периода, года перед подведением итогов деятельности и закрытием баланса, организации сталкиваются с необходимостью проведения инвентаризации или ревизии, которая поможет найти нехватку ТМЦ или несоответствие их количества заявленному в учете. Это касается не только торгового, но и другого бизнеса. Это обязательная операция, направленная на выявление недостач и излишков товаров.

В компаниях оптово-розничной торговли, на складах и базах инвентаризация проводится чаще, чем раз в год, при сведении баланса. Правила инвентаризации можно разработать и включить в учетную политику организации.

ФБУ указывает все случаи обязательного проведения:

• при закрытии баланса;
• при смене материально-ответственного лица;
• при порче или повреждении имущества;
• после стихийного бедствия;
• после выявления кражи или недостачи по иным причинам.

Инициативно можно осуществлять ревизию в любое время, учитывая, что она отнимет значительные временные и человеческие ресурсы организации.

Для проведения инвентаризации на предприятии или в магазине существует особый порядок. Например, на основании приказа руководителя ООО создается инвентаризационная комиссия, руководителем которой назначается сотрудник, ответственный за сохранность товарно-материальных ценностей.

Далее техническим процесс инвентаризации выглядит следующим образом:

• происходит физически пересчет всего имущества на складе, причем, каждого вида, размера и цвета;
• сверка с данными бухгалтерского и складского учета, выявление различий и неучтенных позиций;
• составление списков излишков и недостач с точной фиксацией каждой позиции, по возможности, с артикулом.

Далее на базе анализа и сравнения составляется итоговый акт, где отдельно отражаются недостачи, отдельно – пересортица. Этот документом будет основанием для внесения изменений в учет и в программу «1С», его нужно подготовить максимально точно и подробно.

Правовое регулирование. Что такое пересортица в бухгалтерском и налоговом учете

В бухгалтерском учете порядок отражения различия в товарных остатках подробно отражен в п. 13 ФСБУ 28/2023. В документе достаточно подробно освещен механизм действий при выявлении различий в товарах, запасах, активах. Признается пересортица таковой если различие выявлено у одного и того же сотрудника, на которого возложена материальная ответственность за ТМЦ, в одном отчетном периоде, нет расхождений по количеству товаров.

Стандарт (ФСБУ) рассматривает проблему как ошибку в учете, и эта ошибка может быть исправлена разными способами по выбору компании. Обычно организация отражает свою позицию в учетной политике. Сложность состоит в том, что товары могут относиться к одной группе, быть фактически идентичными, но стоимость их может разниться из-за разного времени приобретения. Законодатель предложил три способа, позволяющих учитывать стоимость таким образом, чтобы появилась возможность взаимозачета:

• по справедливой стоимости;
• по балансовой стоимости аналогов, если их нет, то вновь по справедливой, таким образом, позднее приобретенные товары с более высокой ценой можно приравнять по стоимости к ранее купленным;
• рыночной стоимости.

Это позволяет при проведении зачета не получать внереализационных доходов или расходов, которые придется учитывать при налогообложении.

В статьях НК РФ понятия «пересортица» найти не удастся, но закон допускает ее существование. Он рассматривает ее как совместный учет излишков по одному виду продукции и недостатков по другим. Следовательно, при выявлении расхождения придется по каждому виду товара списывать недостачи на основании акта инвентаризации и принимать на учет излишки.

В налоговом учете излишки будут относиться на внереализационные доходы (п. 20 ст. 250 НК РФ). Что касается недостач, то здесь необходимо опираться на так называемые нормы естественной убыли. Если недостача находится в этих пределах, при этом она в полной мере не компенсируется выявленными излишками, то нужно отнести их на материальные расходы. Если она превышает их, то это уже внереализационные расходы. Но в этом случае компания должна подтвердить, что отсутствуют непосредственные виновники убытка. Это должен быть документ от МВД, страховой компании, иной уполномоченной организации, которая подтвердит отсутствие вины конкретного лица. Если такого документа нет, недостача должна быть взыскана с виновного материально-ответственного лица.

Отражение пересортицы в документах и учете

Сначала выявленную проблему нужно отразить в документах. Для этого:

• составляется сличительная ведомость. Она является основным актом, на основании которого затем происходит внесение изменений в учет или списание;
• запрашиваются объяснительные от лиц, материально отвечающих за товар и его неправильное оформление;
• готовится записка от руководителя инвентаризационной комиссии с просьбой признать взаимозачет: списать недостающий товар, зачесть и оприходовать излишек;
• руководитель издает приказ о проведении зачета пересортицы.

После этого делаются необходимые проводки и вносятся изменения в базу «1С». Но, внося изменения в программы электронного бухгалтерского и складского учета, нужно понимать, что проблема может не иметь финансовых последствий, если цена перепутанного товара одинакова, если она различна, то возникает разница, которая относится или на доходы, или на расходы организации, на ее финансовые результаты.

С точки зрения налогообложения эти доходы или расходы рассматриваются в качестве внереализационных. Сумма недостачи может быть удержана с материально ответственного лица.

Пример отражения ситуации с разницей в продукции:

1. Майка женская красная – излишек, 1 штука, на 1200 рублей;
2. Майка женская синяя – недостача, 1 штука, на 1000 рублей;
3. Майка мужская красная – недостача, 1 штука, на 1200 рублей;
4. Майка мужская синяя – излишек, 1 штука, на 1300 рублей;

Приказом руководителя организации проведен зачет пересортицы между номенклатурными позициями: 1 и 3, 2 и 4. Сумма излишков учтена в доходах в бухгалтерского и налогового учета.

Отражение пересортицы в программе «1С:Бухгалтерия 8.3»

В программе «1С:Бухгалтерия 8.3» можно провести зачет пересортицы, но одновременно должны соблюдаться следующие условия:

• недостача и излишек возникли у одного материально-ответственного лица и в течение одного периода;
• количество недостающего и обнаруженного в большем объеме товара совпадает.

Например, установлено наличие 20 банок сгущенного молока при необходимых 10 и отсутствие 10 пластиковых пакетов сгущенного молока другого сорта при одинаковой стоимости. Здесь необходимо оформить следующие документы:

• предложение инвентаризационной комиссии провести взаимозачет, служебная записка;
• изданный на этом основании приказ директора.

Сначала создается документ об инвентаризации. Он формируется в «1С». Заходим в раздел «Склад», далее группа «Инвентаризация», далее «Инвентаризация товаров» (рис.1).

Далее создаем новый документ «Инвентаризация товаров». Активируем его правильное автоматическое заполнение. Выбираем функцию «Заполнить» и в выпадающем меню выбираем «Заполнить по остаткам на складе» (рис.2).

Далее предстоит провести операции замены вручную. Потребуется сделать внесение в систему точных остатков на складе. Их можно найти в сличительной ведомости. Данные вносятся в графу «Количество фактическое». Все отклонения с наименованиями по имеющейся в базе номенклатуре товаров отразятся в столбце, с соответствующим знаком, излишки с плюсом, недостачи с минусом (рис.3).

Далее необходимо подгрузить в систему документы и оформить данные о проведенной инвентаризации. В соответствующие графы вносятся сведения:

• о проведенной инвентаризации, ее причине, виде, дате, документе, на основании которого она поводилась;
• о составе инвентаризационной комиссии, программа позволит выбрать включенных в нее сотрудников. Далее нужно будет поставить отметку-флажок напротив председателя, так как именно он принимал решения о зачете.

После того, как документ сформирован, активизируется опция «провести и закрыть» (рис.4).

Затем отражается уже сама проблема, и путь решения отличается в зависимости от того, совпадает стоимость товара или отличается. Если суммы совпадают, то базе созданного документа формируется новый – «Пересортица товаров». Если продукция относится к маркируемой, чей путь прослеживается, потребуется предварительно использовать последовательно механизмы списания и нового оприходования ее в учете.

В программе «1С:Бухгалтерия», в документе, выполняется команда: «Стоимость излишков рассчитать автоматически». В этом случае программа по умолчанию считает, что цена товара является рыночной и она равна аналогом. Товар, подлежащий зачету, выбирается в окне «Сопоставление недостач и излишков», куда ранее вручную были введены все данные из акта комиссии. После нажатия «Провести», программа формирует нужные проводки (рис.5).

В налоговом учете не предусмотрено отражение пересортицы, потому компания сторнирует операции. Необходимость восстановления НДС при зачете определяет уже сама организация.

Среди разных причин недостач в компании пересортица одна из самых частых, но законодатель предложил удобный способ снизить тяжесть проблемы путем проведения взаимозачета. Правила списания просты, но, чтобы избежать лишней работы после выявления проблемы, проверок, следует настроить контроль непосредственно за приемкой товара после поставки.

Если отказать от проведения этой работы, то компания может столкнуться со сложностями. Это не только необходимость взыскивать убытки с материально-ответственного лица, компания при налоговой проверке может столкнуться необходимостью доначислять налоги за неучтенные излишки или неверно списанную недостачу. Все это негативно отразиться на финансовых результатах бизнеса в целом. Кроме того, сложно планировать торговую и производственную деятельность, если товары, материалы, готовая продукция на складе не соответствует данным учета. Это ухудшает качество управления и стратегического планирования.

Итоги

Пересортица — распространенная проблема складского учета, требующая правильного отражения в бухгалтерии для предотвращения финансовых потерь и налоговых рисков. Правильное оформление пересортицы в документах, ее взаимозачет и отображение в «1С» позволяет минимизировать влияние ошибок и сохранить точность управленческого учета. Внедрение стандартных процедур инвентаризации и контроль приемки товаров обеспечит прозрачность и безопасность учетных процессов в вашей компании.

Нужна помощь в настройке «1С:Бухгалтерии» для корректного отражения пересортицы? Наши специалисты настроят вашу «1С» для прозрачного и точного контроля товаров, помогут выявить пересортицу при инвентаризации и оформить все документы без ошибок. Снижайте трудозатраты и исключайте человеческий фактор.