Все об авизо

Авизо – важный инструмент в деловом документообороте, обеспечивающий прозрачность и законность финансовых операций. Этот документ подтверждает выполнение обязательств, фиксирует изменения в расчетах и служит надежным доказательством в бухгалтерии и судебной практике. Но как упростить и автоматизировать процессы, связанные с оформлением и учетом авизо? В этой статье мы разберем, что такое авизо, как оно используется, каких видов бывает.

Вы узнаете:

• Что обозначает авизо?
• В каких случаях выставляется авизо предприятием
• Порядок выставления авизо
• Разновидности авизо
• Оформление авизо
• Авизо по ОС
• Авизо по расчетам
• Авизо по МПЗ
• Авизо по прочим операциям
• В каких случаях выставляется авизо в банковской сфере?
• Форма документа авизо

Что обозначает авизо?

В переводе с итальянского avviso означает уведомление. Понятие используется в документообороте, чтобы обозначить официальное извещение в письменной или электронной форме. Его задача – проинформировать лицо о проведении мероприятий: денежном переводе, отгрузке товара, учете векселей, приеме инкассового поручения и др.

Авизо – официальный документ, используемый юридическими лицами для подтверждения при исполнении операций. Термин применяется в бухгалтерии, банковской сфере и коммерческой деятельности.

В контексте бухучета термин «авизо» – уведомление о различных несоответствиях или измененный статус движения денежных средств, активов, имущества. Бумага должна содержать информацию о поправках в законодательной базе относительно заполнения бухгалтерских документов.

Помимо этого, через авизо выполняется передача данных, касающихся:

• остаточной суммы на счете;
• кредитовых и дебетовых проводок;
• открытия аккредитива и др.

Термин авизо не урегулирован законодательством Российской Федерации как отдельная категория. Его правовая значимость в том, что документ официально подтверждает проведение финансовых операций, формирует правовые последствия для сторон и используется как свидетельство в судебной практике.

В каких случаях выставляется авизо предприятием

Авизо предполагает использование следующих вариантов взаимодействия:

• Между двумя разными контрагентами

  Сделка купли-продажи подразумевает, что стороны-участники обязаны информировать друг друга при помощи авизо обо всех шагах при выполнении договоренностей. Продавец извещает покупателя, что готова товарная партия к отправке.

  Клиент пересылает обратное авизо, где сообщает о переводе денежных средств со своего счета для платы за полученные услуги либо продукцию. При участии в транзакциях нескольких контрагентов происходит оформление прямого авизо бухгалтерией одного бизнес-партнера. Если нужно, запрашивается ответное извещение. Бумага готовится второй стороной в оговоренный срок и служит подтверждением успешного завершения сделки, обоюдного удовлетворения.

• Между отделами одной компании

  В указанном контексте документ формируется на основе бухгалтерской справки. Филиалы, подразделения организации пользуются им для обмена данными о внутренних перемещениях.

Порядок выставления авизо

Когда передают финансовые пассивы и активы, официальное извещение об исполнении оформляется в двух экземплярах. Авизо используется как подтверждение легальности выполненной финансовой операции и хранится в бухгалтерии. Передача второго экземпляра с необходимыми печатями и подписями проводится отправителю.

Когда извещение об исполнении востребовано для внутрихозяйственных расчетов между отделами фирмы, требуется три экземпляра документа: для бухгалтерии, отправителя, головного офиса. В перспективе такое авизо применяется, чтобы внести корректировки в аналитический учет.

Разновидности авизо

Документы классифицируют в зависимости от того, кому и с какой целью направляются извещения.

Рассмотрим разновидности авизо:

• Дебетовые и кредитовые

  Дебетовое уведомление составляется продавцом, сообщает клиенту о финансовых обязательствах для погашения. К примеру, отгрузочная документация на услуги и материалы либо поручение на списание денег.

  Кредитовое извещение создается покупателем продукции, чтобы подтвердить долг перед поставщиком.

• Прямые и обратные

  Когда фирмы обсуждают объем, качество и цены услуг, товаров, речь идет о прямом либо обратном авизо.

  Второй стороне не нужно отвечать на прямые уведомления. Обратные извещения – ответная реакция: согласие или несогласие второй стороны с предъявленными требованиями. Документация часто необходима, чтобы подтвердить операции или проведение мероприятий, а также отсутствие обоюдных претензий.

• По задолженности

  При отказе клиента платить либо возвращать продукцию кредитовые авизо уменьшают размер дебиторки контрагентов.

• По движению

  Разные подразделения предприятия могут отправлять документ в форме бухгалтерской справки о финансовых транзакциях.

  Возможна отправка сообщений контрагентами. Договор купли-продажи предусматривает уведомление о выполнении обязательств. Поставщик извещает клиентов о подготовке товара к отгрузке. Покупатель пересылает чек об оплате услуг.

• По способу пересылки

  Документы отправляют на бумажных носителях по почте – подписанные и с проставленной печатью. При использовании электронного документооборота бланки заверяются цифровой подписью, печатью.

• Кредитовое и дебетовое авизо

  Дебетовое письмо информирует, что выполнено списание средств либо появилась задолженность. Документ используется для уведомления покупателя об отгруженном товаре с требованием оплаты.

  Дебетовое авизо бывает:

  • официальным извещением о выполненной транзакции;
  • сообщением о долгах получателя.

  Кредитовое извещение – свидетельство того, что деньги поступили либо платеж зачислен. Банк отправляет кредитовое извещение при поступлении финансовых ресурсов на счет клиента. Кредитовое авизо является фактически поручением на пополнение счета.

  Таблица основных отличий документов (табл.1).

  Параметры/Виды	Кредитовое авизо	Дебетовое авизо
  Цель (функция)	Доказательство поступления	Платежное требование
  Инициатор	Должник, банковская организация	Кредитор, поставщик
  Действие	Сокращает долговые обязательства	Повышает долги
  Итог	Кредит счета получателя	Дебет счета

  Табл.1. Основные отличия документов авизо

На заметку: дебетовое уведомление применяется в практике российских компаний довольно редко. Авизо заменяет счет-фактура. Если у сделок международный статус, использование документа обязательно.

Оформление авизо

Законодательство РФ не регламентирует, как оформлять авизо. Формат и порядок заполнения разрабатывается организацией.

В бланке должны содержаться следующие сведения:

• номер извещения и дата заполнения;
• данные о получателе и отправителе с указанием полных реквизитов;
• содержание и основания для финансовых транзакций;
• номер расчетного счета и сумма;
• перевод денежных средств либо доход от реализации.

При направлении бумаг в адрес сторонней фирмы прилагаются дополнительно мемориальные ордеры, права на активы, платежные поручения и др.

Важно! Установленная форма авизо утверждается приказом, закрепляется в учетной политике компании.

В бухучете можно сформировать документ, используя программное обеспечение. Программа «1С:Бухгалтерия 8.3» открывает возможность создавать специальную документацию по объекту передачи: МПС, ОС, расчетам, другим операциям.

Авизо по ОС

Форма по основным средствам нужна, чтобы зафиксировать перемещение денежных потоков между подразделениями внутри предприятия. Выполненные операции отображаются на субсчетах 79 счета. Он управляет расчетами между отделами, которые состоят на отдельном балансе.

Поступление средств в отдел устанавливается входящим уведомлением по ОС. При создании бланка в системной программе при указании объекта ОС данные вносятся в таблицу в автоматическом режиме. Основанием служит инвентарный номер и цена. Вносятся автоматически исправления в бухучет: передача стартовой стоимости вместе с амортизацией будет показана на счете 79.

В случае перевода денег из подразделения факт документируется входящим извещением по основным средствам, формируемом в программном продукте «1С» на основании полученного исходящего письма. В этом контексте потребуется ручное внесение данных о переданном объекте.

Авизо по расчетам

Ключевая функция уведомления по расчетам сфокусирована на перемещении дебиторки и кредиторских долгов, полученных с участием внешних компаний, между главным и обособленным подразделениями. К тому же в одном сообщении допустимо информирование об обоих типах долговых обязательств по разным соглашениям.

Уведомления по расчетам делятся на входящие/исходящие. В документах обязательно прописывается:

• вид задолженности – дебиторская или кредиторская;
• информация об отправляющей и принимающей стороне;
• суммы операций и номера договоров.

На заметку: при передаче задолженности в валюте в программном продукте делают соответствующие изменения.

Авизо по МПЗ

Структурирование этого документа идентично формированию передачи и приема основных средств. Входящие и исходящие уведомления данного типа уместны, чтобы отразить передвижение товарно-материальных активов между отдельными филиалами в подменю «Склад».

Для заполнения табличной части используется информация о передаваемых материально-производственных запасах, после этого требуется оформление документа соответствующей кнопкой. Когда стоимость продукции не соответствует действительности, возможна ручная корректировка показателя. Необходимо вносить информацию со счетов-фактур, если учетная политика предприятия предполагает отладку продаж без налога на добавленную стоимость либо по нулевой процентной ставке.

При потребности в наличии бумажного варианта достаточно кликнуть «Авизо». Чтобы переместить МПЗ из обособленного представительства в головной офис, нужен ранее сформированный бланк. Проводится заполнение полей, переставляют отправителя и получателя местами.

Авизо по прочим операциям

Уведомление используется, чтобы передать прочие активы либо задолженности, суммы непроизводственных трат, финансовые расходы либо поступления. Если формируется себестоимость и реализуются готовые товары через головной офис, филиалы выполняют передачу сведений о структуре и величине затрат при помощи оформления авизо.

Напротив, при определении себестоимости, продаже услуг и продукции через отделения главный офис разделяет между ними свои расходы посредством уведомлений. Одним извещением возможна передача нескольких денежных сумм по различным проводкам. Входящие/исходящие документы, которые относятся к прочим операциям, располагаются в одноименном разделе.

Процедура обработки документации включает заполнение шапки, таблицы, куда вносится учетный счет, сумму по кредиту либо дебету, характер операции. На базе исходящего сообщения возможно создание входящего извещения.

В каких случаях выставляется авизо в банковской сфере?

Авизо востребовано в банковской практике и связано с деловой перепиской между финансовыми организациями и клиентами. Содержание и применение уведомления обуславливает их разновидности:

• Кредитовое

  Извещает клиентов о зачислении денег на счет. Подтверждает факт, что средства переведены.

• Дебетовое

  Уведомляет, что денежные средства списаны со счета корреспондентского банка либо клиента.

• Аккредитивное

  Применяется при документарных аккредитивах. Уведомляющий банк информирует бенефициара о выдаче аккредитива, условиях, обновлениях либо обнулении.

• Инкассовое

  Сообщает, что поступило поручение и требуется приступить к его выполнению.

• Вексельное

  Используется при учете и гашении векселей, предупреждает о сроках расчетов либо об акцепте.

• Межбанковское

  Востребовано в корреспондентских отношениях между банковскими учреждениями для подтверждения взаиморасчетов.

Форма документа авизо

Не существует общепринятой и утвержденной законодательно формы авизо.

Форма документа авизо в банковской сфере

Банки вырабатывают свои варианты уведомлений, удобные для ведения документооборота. Документы оповещают пользователей о кредитовых и дебетовых записях, выставлении чеков на инкассо, выплате перевода, балансе расчетного счета и других банковских операциях.

Авизо содержит обязательные элементы:

• номер извещения и дату заполнения документа;
• формат и основание для исполнения операции;
• расчетный счет и сумму.

Механизм передачи документов регулируется межбанковскими и корреспондентскими соглашениями. Таким образом выполняется переписка между организациями.

Форма документа авизо в бухгалтерии

В бухучете отсутствует унифицированный шаблон документа. Предприятия выполняют разработку авизо на свое усмотрение.

Уведомление в бухгалтерии – это специальный бланк, где указаны сведения:

• номер уведомления и счета;
• суть операции;
• дата формирования;
• перевод денежных сумм;
• доход от продаж;
• данные получателя и отправителя.

Внимание! Бухгалтер может заменить авизо платежным поручением либо другими расчетными документами.

Итоги

Авизо относится к необходимым инструментам финансового взаимодействия. Документ делает безналичные расчеты законными, надежными, прозрачными. Правильное использование авизо помогает избежать ошибок в учете, минимизировать риски и оптимизировать взаимодействие как внутри компании, так и с контрагентами.

Наша компания готова взять на себя автоматизацию всех процессов, связанных с авизо. С решениями «1С» вы получите удобный, быстрый и безопасный документооборот, который отвечает всем современным требованиям. Свяжитесь с нами и начните оптимизировать ваши бизнес-процессы уже сегодня!