+7 (495) 660-18-12

Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» автоматизировали управление финансами в МЭСИ

mesi_m.jpgМосковский государственный Университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ), основанный 13 августа 1932 года, является одним из ведущих вузов России с богатым опытом подготовки высококвалифицированных специалистов в области экономики, статистики, информационных технологий, менеджмента и маркетинга для России и других стран.

В составе университета действуют 5 учебных корпусов и 6 учебных институтов — компьютерных технологий, экономики и статистики, права, менеджмента, непрерывного образования, дополнительного и бизнес-образования. Университет имеет самую большую базу электронных курсов в России, каждый из которых соответствует международным стандартам. МЭСИ базируется на системе управления знаниями, информационно-коммуникационных технологиях, российских государственных образовательных и международных стандартах ISO, IMS и решениях Болонского процесса.

Не секрет, что эффективность работы современного образовательного учреждения, такого как МЭСИ, в значительной мере определяется качеством и оперативностью их информационного обеспечения. Во многих структурах вуза сведения, получаемые руководством для контроля и принятия решений, базируются на двух видах отчетности:
  • налоговая и финансовая отчетность, наличие которой требуется от всех образовательных учреждений в соответствии с законодательством;
  • внутренняя отчетность или аналитические отчеты – этот вид не определяется законодательно, и образовательные учреждения обладают полной свободой по ведению внутренней отчетности.

Зачастую в системе внутренней отчетности возникает ситуация, при которой руководители получают отчеты о работе своих отделов, в которых сведения обычно обладают рядом недостатков: не структурированы и не представлены в удобном для восприятия виде, не полны и противоречивы, не позволяют прослеживать происхождение представленных в них данных до первоисточника, предоставляемые разными подразделениями данные по одним и тем же опросам могут вступать в противоречие и существенно отличаться друг от друга, достоверность приводимых в отчетах данных сложно или невозможно проверить; сроки представления отчетности зачастую не соблюдаются (запаздывание представляемой отчетной информации).

Очевидно, что обладающая такими недостатками информационная система представляет собой неустойчивую основу для принятия оперативных и стратегических решений. В этой связи, перед руководством МЭСИ встала задача – создание системы управления финансами, отвечающей требованиям целостности и тотальности учета ключевых процессов вуза по участкам бухгалтерского, налогового, кадрового и оперативного учета.

Развертывание автоматизированной системы было решено осуществлять на базе «1С:Предприятие 8». Реализация проекта была доверена компании «1С-Архитектор бизнеса», которая занимает первое место в рейтинге «1С» среди Центров компетенции по бюджетному учету, а также обладает большим опытом успешно завершенных проектов и наличием сертификатов соответствия стандартам качества.

После предварительного анализа текущей информационной системы университета, специалисты «1С-Архитектора бизнеса» совместно с проректором по экономике и финансам Панкратовой Татьяной Александровной выявили приоритетные направления автоматизации. Основной задачей была разработка и создание системы автоматизированного управления финансами, подсистем учета ресурсов и консолидированного учета, подсистемы планирования, контроля и анализа ресурсов, которые позволили бы:
  • организовать отчетность в соответствии с действующим законодательством по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях;
  • оперативно отслеживать текущие изменения методологии учета;
  • снизить трудоемкость учета, исключить счетные ошибки;
  • повысить качество учета и отчетности, сделать учет «прозрачным»;
  • оперативно получать достоверную бухгалтерскую информацию за любой период времени;
  • оперативно получать информацию в разрезе источников финансирования, целевых программ (подпрограмм);
  • оперативно контролировать соблюдение финансовой дисциплины;
  • оперативно контролировать состояние расчетов с юридическими и физическими лицами, наличие денежных средств и материальных ценностей;
  • оперативно контролировать исполнение сметы доходов и расходов;
  • формировать достоверную бухгалтерскую отчетность в короткие сроки.

Комплексная автоматизация финансового учета вуза позволила ликвидировать нарушения в ведении бухгалтерского учета, а также осуществлять контроль и сохранность государственной собственности.

Автоматизированная система позволила гибко настраивать необходимые виды расчетов и полностью автоматизировать процесс начисления и выплаты заработной платы. Настройка прав доступа и интерфейсов в соответствии с выполняемыми функциями на рабочих местах повысило уровень информационной безопасности системы, а использование в программе свода отчетов значительно сократило время консолидации отчетности, которая поступает из филиалов.

Также значительно сократилось количество ручного труда бухгалтера благодаря возможности автоматического распределения суммы по источникам финансирования и проектам при расчете заработной платы.

При создании подсистемы «Студенты и абитуриенты» были реализованы функции: автоматизация процессов учета абитуриентов, хранение и обработка информации по студентам в электронной базе данных, возможность формирования и построение отчетов по требуемым формам (1-ВПО, 1-СПО и т.д.).

Данные по оплате за обучение учитываются по каждому студенту, что позволяет исключить обезличенность учета денежных средств и выявить задолженность студента перед вузом или определить уплаченный аванс за оказание образовательных услуг в будущем периоде. Кроме того, подсистема «Студенты и абитуриенты» разрабатывается с целью ведения персонального ежемесячного начисления оплаты за обучение и его автоматического расчета, исходя из установленной стоимости за образовательные услуги в месяц и условий оплаты, учитывая скидки и отсрочки платежей. Таким образом, осуществляется автоматизация всей цепочки процесса начисления и оплаты за обучение персонально по каждому студенту, даже когда оплату за студента производит юридическое лицо.

С помощью системы, позволяющей персонально учитывать ежемесячную задолженность студента за обучение, имеется возможность ограничения доступа в вуз студентам, имеющим задолженность с помощью передачи данных по студентам-должникам в комплексную автоматизированную систему контроля доступа.

Разработанная структура сети обеспечила возможность полного контроля за финансово-хозяйственной деятельностью удаленных филиалов университета, а также блокировку недопустимых операций и возможность анализа деятельности филиалов в режиме онлайн.

Кроме того, в ходе реализации проекта с помощью комплексной программы стало возможно:
  • оприходование большого количества товарно-материальных ценностей на склад до их списания с помощью сканирования считывающими устройствами с унифицированной формой «счет-фактура», что снизило вероятность возникновения дублей элементов и других ошибок бухгалтерского учета;
  • внедрение с помощью аналитического программного модуля «1С» контроля финансовой службы за целевым использованием бюджетных средств между вузом и его филиалами с распределением лимитов бюджетных обязательств по принципу федерального казначейства;
  • использование системы терминального приема платежей от студентов за обучение, проживание в общежитии и т.д.;
  • переход на систему электронного документооборота в системе «Клиент-Банк» с отделением федерального казначейства;
  • введение с помощью программных продуктов учета, создание таблиц соответствия счетов, возможности усиленного контроля за ведением бухгалтерского учета (исключение проведения некорректных операций);
  • ведение кассового и фактического расхода по каждому проекту;
  • формирование справочника и персонифицированных карточек студента, которые позволяют формировать различные виды отчетов c использованием любых данных и любых фильтров, который упорядочивается по институтам, курсам обучения и другим параметрам.

Также специалисты «1С-Архитектора бизнеса» провели обучение сотрудников работе в системе и оказали необходимые консультационные услуги.

В результате реализации проекта в МЭСИ была выстроена эффективная система управления финансами, в которой охвачены все ключевые учетные процессы вуза, начиная от учета студентов и аспирантов и заканчивая составлением сводной консолидированной и регламентированной отчетности (в том числе двадцати филиалов университета).

Выполненный проект является уникальным в своем роде, проректором по экономике и финансам Панкратовой Татьяной Александровной был подготовлен отдельный доклад об автоматизации финансовой деятельности университета.

Дата публикации: 10.06.2014

Возврат к списку

У вас есть вопросы? Давайте обсудим!

Бесплатно проконсультироваться, уточнить цены и заказать решение можно у специалистов «1С-Архитектор бизнеса» по телефону или через форму обратной связи.

+7 (495) 660-18-12
Отправляя эту форму, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности и даете согласие на обработку персональных данных компанией «1С-Архитектор бизнеса».

На сайте https://www.1ab.ru/ используются cookie-файлы и другие аналогичные технологии. Если прочитав это сообщение, вы останетесь на нашем сайте, это означает, что вы не возражаете против использования этих технологий.