+7 (495) 660-18-12
Блог архитектора бизнеса

Система автоматизации для маркетолога

Автор: Анастасия Ларионова Дата публикации: 07.07.2017
Наверняка после прочтения заголовка у вас возникнет вопрос – почему статья без названия? На самом деле все просто: мы целым отделом 2 дня думали и перебирали разные варианты, но так и не сошлись, какой заголовок точнее отражает смысл. Среди вариантов были длинные: «Маркетолог в фирме-франчайзи «1С»: решаем рабочие задачи с помощью «1С» или «Личный опыт. Зачем компании нужна внутренняя «1С». И короткие: «Зачем маркетологу «1С?». И несерьезные: «Сказ о том, как маркетолог с «1С» дружил». И даже парочка неполиткорректных.

В итоге мы решили оставить статью без названия.


Немногие компании-франчайзи «1С» готовы рассказать о том, какую систему для автоматизации они используют в работе сами. Мы решили, что пора поделиться тем, как это устроено у нас. Приоткроем завесу тайны и начнем с обычного дня сотрудника отдела маркетинга. Какие инструменты маркетолог использует каждый день, чтобы трудовая жизнь была слаще?

9:00. Старт рабочего дня. Сотрудники спешат на свои рабочие места. Для начала нужно зайти в офис. Для этого в компании используется СКУД (система контроля управления доступом). Каждый сотрудник прикладывает пластиковую карточку с персональным кодом к считывателю, и вот мы без проблем попадаем в офис. Казалось бы, что тут необычного? Кое-что есть. Прикладывая карточку к датчику, данные о времени прихода сотрудника на работу тут же попадают в нашу систему. Еще на сварена первая кружка кофе, а система автоматизации уже работает!

Открываем окна, включаем компьютер – можно работать. В первую очередь запускаем «1С». Система у нас особенная, у нее даже есть свое уникальное имя – «1АБ:Фантастика» или сокращенно «АБФ».

Утро начинается не с кофе, а с проверки напоминаний. Они собираются по всем документам, которые хоть как-то касаются работы конкретного сотрудника. У маркетолога это:
  • напоминания о собраниях, планерках и встречах;
  • новые события в задачах и заявках от других отделов;
  • напоминания о днях рождения коллег;
  • сообщения о переведенном авансе или зарплате;
  • напоминания заполнить данные по созданным карточкам поставщиков; 
  • а еще информация по переданным в отделы продаж заявкам о новых клиентах (у нас этот документ называется «Интерес»). 
1.jpg

                                                                         Окно напоминаний. 
               Из соображений конфиденциальности важные корпоративные данные на скриншотах стерты.

Напоминания приходят в течение всего дня, их много. Иногда, переключаясь в браузер или в почту, можно что-то пропустить. Для того чтобы напоминания были не только информативными, но и заметными, наши специалисты доработали функционал. Напоминания теперь «всплывают» не только в «АБФ», но и прямо на рабочем столе.

Что после проверки напоминаний? Открываем список задач на текущий месяц. Они отображаются в справочнике «Цели, проекты, задачи». Как это выглядит:

2.jpg

                                                                     Цели, проекты, задачи

С первого взгляда понятно, что есть задачи, срок по которым уже вышел – они красные. Непорядок – надо срочно доделать! То же самое видит и руководитель, только по всем сотрудникам отдела. Прямо в системе можно указывать этап выполнения задачи, писать комментарии, задавать уточняющие вопросы исполнителю или автору задачи. Ну и, конечно, ставить новые задачи себе и коллегам.

9:30. Судя по списку задач, у нас планируется мероприятие для клиентов через 2 недели. Уточняем детали мероприятия, пишем текст. Далее ставим задачу копирайтеру, и уже через час мероприятие размещено на сайте. А вот и первая заявка от клиента!

Для мероприятий в системе есть отдельная процедура обработки заявок.

В первую очередь создаем мероприятие в специальном справочнике «Учет маркетинговых мероприятий». Выглядит он так:

3.jpg

                                                                            Список мероприятий

По сути это список мероприятий для клиентов. Здесь мы можем видеть только название, дату, номер в системе и тип мероприятия. Информации маловато, так что заходим внутрь документа.

В этот документ уже детально заносится информация по каждому участнику: название организации, ФИО участника, как с ним связаться, работает ли кто-то уже с этим клиентом, откуда он узнал о мероприятии, а также присутствовал ли на нем. Кроме того, система позволяет делать пометки об участниках. Например, если клиент не уверен, что сможет посетить мероприятие, и просит связаться с ним позже.

4.jpg

                                                                Список регистраций на мероприятие

После проведения мероприятия прямо здесь заполняем: был ли участник на мероприятии, есть ли у него какая-то насущная потребность. Выбираем менеджера, который далее будет связываться с клиентом. Всего 1 кнопка – и «Интересы» разлетелись по менеджерам. В «Интересе» вся информация по клиенту и контактному лицу.

5.jpg

                                 Документ «Интерес» с информацией по зарегистрировавшемуся клиенту

Далее это уже работа менеджера – связаться с клиентом и узнать его потребности. А рабочий день маркетолога продолжается.

11:15. Поступила информация о том, что планируется выставка для школ через месяц. Надо бы назначить встречу с руководителем подразделения по работе с государственными учреждениями и руководителем отдела маркетинга, чтобы обсудить участие, возможный бюджет и прочие детали. Создаем документ «Собрание».

В первую надо выбрать удобное всем время для встречи. Но как связаться с нужным сотрудником и уточнить эту информацию? Для этого у нас есть «Справочник физических лиц». Введя фамилию сотрудника или выбрав его отдел, можно посмотреть контактную информацию, график работы, а также узнать, не находится ли человек в отпуске.

6.jpg

                                                Список сотрудников компании с контактной информацией

Добавляем в собрание участников, а также список тем для обсуждения. Никто не любит приходить на встречи неподготовленным. Прямо в «АБФ» проверяем свободность кабинетов. Переговорная будет свободна с 14:45. Бронируем и «проводим» документ.

7.jpg

                                                                          Документ «Собрание»

После создания собрания в Outlook всем выбранным лицам приходит напоминание. Самое время заняться другими задачами.

11:30. На наш отдел в «АБФ» поставили заявку на заказ визиток. Всю информацию для заказа можно увидеть прямо в заявке:

8.jpg

                                                                    Поступившая заявка на визитки

А если что-то не указано? Пишем прямо в заявке комментарий, напоминание о нем тут же придет автору заявки. Требуется разместить номер мобильного телефона? Ставим в заявке согласование с руководителем. Все пройдет автоматически – не требуется даже вставать со своего рабочего места.

12:30. Пришло напоминание. Это программист выполнил задачу по сайту, поставленную на прошлой неделе. Проверяем, да, все правильно. Ставим в задаче пометку для руководителя, чтобы можно было не проверять и сразу закрыть задачу программиста.

13:00. Время близится к обеду, но надо бы еще сделать отчет за месяц по приобретенным клиентами программным продуктам. 5 минут хватит, для этого у нас есть специальный «Отчет о продажах ПП «1С». Достаточно выбрать период, нажать 1 кнопку…и отчет готов. Проверяем, можно отправлять дальше. Пора пойти перекусить!

14:00. Проверяю почту. Из типографии прислали счет на оплату визиток. Замечательно, но у нас там новый менеджер, и стоимость визиток выглядит подозрительно высокой. Надо проверить. 3 клика (открываем список наших закупок, делаем сортировку по поставщику) и видим, что в прошлый раз цена визиток была дешевле на 2 рубля за штуку, и это при меньшем тираже. Непорядок. Пишем менеджеру письмо со смесью удивления и легкого возмущения. Пара минут — и вот у нас новый счет с приятной ценой. Так-то лучше! Отправляем счет в оплату, здесь же, в «АБФ». Добавляем в согласование руководителя подразделения. С вероятностью 99% уже завтра утром счет будет оплачен.

14:30. Пришло напоминание – через 15 минут встреча для подготовки к выставке. Собираем нужную информацию и вперед!

15:30. Продуктивное совещание, будем участвовать! Информация о договоренностях на встрече уже в «АБФ», в протоколе собрания. А по договоренностям уже созданы задачи для сотрудников. Удобно, а главное, ничего не будет забыто или перепутано.

9.jpg

                                                                 Собрание с протоколом встречи

Смотрим в список задач. На сегодня запланирован запуск акции: скидка 20% на автоматизацию склада для клиентов, которые работают с нами уже полгода и более. Заманчивое предложение, надо оповестить об этом целевую аудиторию. Как сделать это быстрее всего? Почтовая рассылка!

В первую очередь ставим заявку с пометкой «Срочно» в наш отдел внутренней автоматизации, чтобы сформировали список почтовых адресов клиентов со следующими критериями: подписанные на рассылку, у которых есть «1С:Управление торговлей» и есть неавтоматизированный склад. Одновременно с этим пишем письмо с информацией по акции и отправляем текст копирайтеру для проверки. Скорость отправки важна, но и ошибки тут недопустимы.

Пока готовили письмо, на почту пришла выгрузка адресов. Обязательно проверяем на ошибки. Из-за того, что наша «АБФ» уже немолода и за это время в компании работало множество сотрудников, в адресах довольно часто встречаются ошибки. Мы, конечно, стараемся их исправлять и бороться с этим, но не всегда результаты сразу заметны.

16:30. Рассылка отправлена, пришли несколько заявок на участие в акции. Приятно!
Еще одна задача на сегодня: проанализировать текущих клиентов, поделить их на сегменты, исходя из установленных систем и сервисов ИТС. Задача непростая. И спрогнозировать, сколько времени потратил бы маркетолог, выполняя эту задачу «руками», без автоматизированной системы, скорее всего, невозможно.

Благодаря «АБФ» даже не нужно об этом задумываться – заявка в отдел внутренней автоматизации и вуаля! Наверняка вы задаетесь этим вопросом, почему заявка, а не специальный отчет, где бы в 2 клика все это вывелось? Такие исследования нужны нам нечасто, в этом году в первый раз. А по трудозатратам будет быстрее сделать разово выгрузку данных, чем делать полноценный отчет и настраивать права просмотра у сотрудников.

Остаток дня посвящен анализу полученных данных, это же настоящая кладезь полезной информации.

17:45. Перед уходом домой надо наполнить список задач комментариями. Что сотрудник успел сделать, а где возникли заминки и почему. Это поможет не забыть, в каком состоянии находится задача, а руководителю держать руку на пульсе и не отвлекаться на уточнения всего подряд. К тому же, если сотрудник заболеет (а это периодически происходит почти с каждым) или уйдет в отпуск, задачи будет максимально просто разбросать на других сотрудников.

Заключение

Конечно, систему «1С» внедряют в первую очередь для специалистов финансового отдела, бухгалтерии, руководителей высшего звена или для автоматизации склада. Но даже в работе маркетолога она может стать очень полезным инструментом, который сократит время на выполнение множества задач.

Система, которая работает уже много лет в нашей компании, – один из примеров того, что «1С» способна помочь почти любому сотруднику. Именно помочь, а не сделать работу более заковыристой и неповоротливой.

Хорошего вам рабочего дня! :) 

P.S. Если у вас появилась идея для названия статьи – обязательно напишите ее в комментариях!


Теги
автоматизация, маркетинг, внутренняя 1С

Возврат к списку

Подпишитесь на рассылку

Мы пишем только о том, что проверили на собственном опыте. Подпишитесь на обновления блога, чтобы не упускать полезные знания!

Отправляя эту форму, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности и даете согласие на обработку персональных данных компанией «1С-Архитектор бизнеса».
Теги
1С-Такском 1С-ЭДО 1С:БГУ 54-ФЗ CRM «1С:Документооборот» автоматизация Адизес бухгалтерия внедрение внутренняя 1С Вторая волна 54-ФЗ Выбор 1С выбор CRM госсектор государственные учреждения госучреждения документооборот ЕГАИС 3.0 ЕГАИС версия 3 Жизненный цикл организации зарплата и кадры ЗКГУ 3.1 изменения в учете 2018 ИТС качество обслуживания клиентская база конверсия консоль руководителя крупный бизнес кэш кэш 1С маржинальность маркетинг налоговый вычет Настройка 1С:БГУ новые стандарты учета облачные технологии онлайн-касса очистка кэша Переход на ЗУП 3.1 повторные продажи помарочный учет алкоголя привлечение клиентов продажи распределение затрат расчет чистой прибыли розница сервисы ИТС средний бизнес СЭД увеличение прибыли управление отчетностью управление финансами управленческий учет учет ОС финансовая отчетность ФХД фхд ЦФО шпаргалка 1С ЭДО электронный документооборот

На сайте https://www.1ab.ru/ используются cookie-файлы и другие аналогичные технологии. Если прочитав это сообщение, вы останетесь на нашем сайте, это означает, что вы не возражаете против использования этих технологий.

Да Подробнее