+7 (495) 660-18-12
Блог архитектора бизнеса

Как грамотно организовать back-office интернет-магазина?

Автор: Светлана Гара Дата публикации: 03.08.2015

Вы заметили, что все больше предпринимателей уходят в онлайн-коммерцию? И это неудивительно, ведь такой способ организации бизнеса доступен, удобен и выгоден не только для владельцев магазина, но и для покупателей: у обеих сторон экономится время, а за счет снижения издержек – продавец может привлекать больше клиентов приятными ценами, а покупатели — делать выгодные приобретения.

Однако, у этого есть и другая сторона медали. Чем больше появляется интернет-магазинов, тем больше конкуренция среди них. И мы считаем, что один из главных способов удержания лидерства на этом рынке — автоматизация бизнес-процессов, а именно бэк-офиса (back-office), благодаря которой вам будет гораздо легче вести свой бизнес.

Что такое автоматизация бэк-офиса?

Это все, что происходит после того, как покупатель нажимает кнопку «Купить» или «Заказать» на вашем сайте. Начиная с подтверждения менеджером заказа клиента, заканчивая доставкой товара в руки получателя. Когда бэк-офис не автоматизирован, всегда есть риск человеческого фактора: ошибки с заказами, отсутствие товара на складе, задержки с отгрузкой, опоздания курьеров и прочее. Как следствие — недовольные клиенты, жалобы, негативные отзывы в сети, и, наконец, убытки интернет-магазина. Автоматизация бэк-офиса – порой единственное решение всех этих и многих других проблем.

"Программы «1С:Управление торговлей» и «1С:Управление небольшой фирмой» в связке с «1С-Битрикс» – это готовые типовые решения, которые можно сразу же начинать использовать для автоматизации онлайн-магазина"

Почему «1С»?

Существует множество решений для автоматизации бэк-офиса, однако, программы на базе «1С» обладают одним главным преимуществом – это самые популярные в России решения для ведения всех видов учета и управления бизнес-процессами. А значит, у вас не будет проблем с обменом данными между программами, вы легко найдете специалистов, которые настроят и доработают для вас необходимые отчеты, и вообще будете пожинать плоды постоянных разработок и усовершенствований программ на базе «1С». Все это в конечном итоге экономит ваши средства, время и силы. Кроме того, программы «1С:Управление торговлей» и «1С:Управление небольшой фирмой» в связке с «1С-Битрикс» – это готовые типовые решения, которые можно сразу же начинать использовать для автоматизации онлайн-магазина (ничего дополнительно не дописывая). Решения позволяют обмениваться информацией о заказах, выгружать на сайт каталоги товаров, контролировать исполнение заказов, оформлять любую документацию, вести учет товаров, услуг и работ.

Преимущества автоматизации бэк-офиса интернет-магазина с помощью «1С».

  1. Удобное управление заказами клиента – основа основ
    • Заказ с сайта ни в коем случае не потеряется. Все заказы клиентов с сайта сразу загружаются в систему. В журнале заказов менеджер легко может отследить их состояние, например, «Готов к отгрузке», «Ожидается оплата», «Выполнен» и т.д. (рис. 1)

      Рисунок 1

    • Товар сразу же будет зарезервирован под заказ. В момент загрузки с сайта товары, которые в наличии на складе, автоматически резервируются, а отсутствующие фиксируются для заказа поставщику. (рис. 2)

      Рисунок 2

    • Система поможет подобрать товар-заменитель. Если вдруг товара нет на складе, можно подобрать аналогичные товары по фильтрам (виды, свойства — ценовая группа, производитель, и т.д.). (рис. 3)
    • Рисунок 3

    • Клиент сразу будет оповещен о том, что его заказ получен. После подтверждения заказа, клиенту на электронную почту автоматически отправляется письмо (по заданному менеджером или оператором шаблону) с оповещением, что его заказ поступил в обработку.
  2. Маркетинг и управление ценами. Легко!
    • Простая настройка скидок, наценок и любых маркетинговых акций. В несколько кликов можно добавить группу товаров в действующую скидку или изменить цену на товар. Когда новый заказ попадает в систему, программа автоматически рассчитывает скидку на него и устанавливает конечную цену. Функционал системы позволяет настраивать цену по процентам, задавать формулы для цен и т.д. (рис.4)

      Рисунок 4

    • Поддержка всех видов оплат. Клиент сможет оплатить товар любым удобным для него способом – через карту на сайте или наличными курьеру. Система позволяет регистрировать поступление, расход и перемещение наличных денежных средств, печатать приходные и расходные кассовые ордера. Для безналичного расчета программа регистрирует зачисления и списания денежных средств, формирует исходящие платежные поручения, учитывает денежные средства в валюте. Также вы можете планировать продажи и вести платежный календарь.
    • Клиенты всегда будут в курсе проводимых акций и распродаж. Программа позволяет сформировать маркетинговые рассылки и оповещения по группам клиентов и оперативно отправлять на почту или по SMS. Гибкие настройки помогут установить сроки рассылки (к примеру, каждый день, каждую неделю, в день рождения клиента и т.д.) и задать другие параметры. (рис. 5)

      Рисунок 5

    • Отслеживайте результаты маркетинговых мероприятий. Благодаря отчетам, вы можете понимать какие группы клиентов участвовали в акциях, кто из них приобрел товары. Это позволяет оценить эффективность проведенных маркетинговых акций, были они оправданы или нет.
  3. Функционал CRM – как же без него?
    • Будьте в курсе работы и успеваемости ваших менеджеров. Система позволяет провести сравнительный анализ работы менеджеров по продажам, по прибыли, по поступлению денежных средств (рис.6). Можно отследить причины отмены заказов клиентов (например, товара не было в наличии) у отдельных менеджеров и делать соответствующие выводы.

      Рисунок 6

    • Используйте возможности воронки продаж. Благодаря воронке продаж можно оценить количество сделок и потенциальную сумму продаж. (рис.7)

      Рисунок 7

    • Отслеживайте востребованные позиции товара. Функционал системы позволяет отследить действия клиента, когда до покупки не дошло и заказ оборвался. К примеру, товара не было на складе – сделка обрывается. Значит, необходимо провести анализ товаров, выяснить которые из них заказываются клиентами чаще всего и делать резервы для этих категорий. Данная функция будет полезна в принятии управленческих решений.
  4. Управление складом. Товар – наше все!
    • Адресный склад – оптимизация складского учета. Присвоение «адреса» ячейке, где находится определенный товар, позволяет в разы экономить время, а также свести к нулю ошибки при сборке заказа. Кроме того, в системе есть возможность ведения складского учета как в количественном, так и в суммовом выражении. То есть можно видеть сколько единиц товара в наличии, сколько зарезервировано и сколько в остатке (рис. 8). Автоматизация документов товародвижения экономит время оператора и курьера, а документооборот всегда в порядке.

      Рисунок 8

    • Быстрый и точный сбор заказа для клиента. Программы «1С» позволяют работать со складским торговым оборудованием – подключать сканеры штрихкодов, благодаря которым гораздо проще находить и идентифицировать товар на складе. Это особенно актуально, когда различный товар находится в одинаковых или похожих коробках. Также благодаря штрихкодированию удобно проводить инвентаризацию.

"Важно до запуска интернет-магазина грамотно подойти к выбору решения для автоматизации бэк-офиса"

Отметим, что описанный функционал в полном объеме есть в программе «1С:Управление торговлей» версии 11.

Также интеграция сайта с «1С» на базе «1С-Битрикс» возможна в программах «1С:Управление небольшой фирмой», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Управление производственным предприятием» и «1С: ERP Управление предприятием 2.0».

Если вы уже открыли интернет-магазин и ваш сайт функционирует не на «1С-Битриксе», синхронизация с «1С» тоже возможна! Однако, в случае нетиповой интеграции специалистам придется написать с нуля модуль обмена данными с сайтом. Это долгий и трудоемкий процесс, и порой, бывает проще и дешевле перенести сайт на другую систему, чем настроить слаженно работающий обмен на старой базе. Поэтому, рекомендуем до запуска интернет-магазина грамотно подойти к выбору решения для автоматизации бэк-офиса.

Вместо заключения.

Еще один небольшой совет: если вы решили открыть интернет-магазин, уделите должное внимание и сайту. Автоматизированный бэк-офис – это только полдела. Ведь сайт – это витрина вашего магазина, именно он производит первое впечатление на клиента и помогает ему решить выберет он вас или нет. Важно уделить внимание дизайну, интуитивно понятному интерфейсу и удобству использования (юзабилити). Не дайте пользователю долго искать кнопку «Положить в корзину»/«Купить»/«Заказать» и передумать покупать у вас. Ну, а дальше – в дело вступит автоматизированный бэк-офис!

Теги
интернет-магазин, торговля, 1С управление торговлей, автоматизация

Возврат к списку

Подпишитесь на рассылку

Мы пишем только о том, что проверили на собственном опыте. Подпишитесь на обновления блога, чтобы не упускать полезные знания!

Теги
1C 1С Управление торговлей 1С управление торговлей CRM автоматизация автоматизация магазина автоматизация розницы автоматизация торговли бухгалтер бухгалтерия воронка продаж госучреждения Документооборот идеи для бизнеса интернет-магазин качество обслуживания клиентская база клиенты конверсия крупный бизнес малый бизнес маржа маржинальность Мобильная касса мобильные приложения Монитор ERP облака облачные сервисы облачные технологии план фхд бюджетного учреждения на 2017 план фхд учреждения повторные продажи повышение продаж привлечение клиентов продажи пфхд на 2017 распределение затрат расчет чистой прибыли рентабельность розница розничная торговля средний бизнес торговля увеличение прибыли Управление небольшой фирмой управление отчетностью управление финансами управленческий учет финансовая отчетность финансово-хозяйственная деятельность ЦФО