Как web-портал поможет транспортным компаниям и экспедиторам оптимизировать затраты

Каждое предприятие старается оптимизировать свои затраты. Как правило, это осуществляется за счет автоматизации внутренних процессов. Всем уже знакома аббревиатура СRM (Customer Relationship Management). Система позволяет выстроить качественные внутренние процессы по взаимодействию с потенциальным и действующими клиентами.

Экспедиторские и транспортные компании не исключение. Актуальная задача, которая стоит перед отраслью грузоперевозок — снижение нагрузки на менеджеров на этапе ввода заявки в систему. Для экспедиторских компаний этот процесс очень трудоемкий. Количество заявок в компаниях, которые занимаются сборными грузами, может быть внушительным, но при этом данный процесс не требует от персонала особых навыков и знаний. По опыту наших клиентов, объем заявок может доходить до 180 000 в сутки.

Одним из инструментов, который позволяет снизить нагрузку на менеджеров и оптимизировать затраты, является личный кабинет клиента или web-портал. Функционал web-портала реализован в системе «АБ:Карго» — авторской разработке специалистов «1С-Архитектора бизнеса» для транспортных и курьерских компаний. Программный продукт позволяет упростить и систематизировать весь цикл грузоперевозок, начиная с приема заказа и планирования маршрута, заканчивая отчетностью.

Благодаря web-порталу информация о заказах становится доступной для самого клиента. Модуль предоставляет возможность клиенту самостоятельно контролировать и регулировать весь процесс доставки заказов: отслеживать, редактировать, отменить или создать новый заказ, а также рассчитать предварительную стоимость доставки груза.

Клиент логистической компании может зайти в свой личный кабинет, загрузить заказы, посмотреть их статусы, почитать отчеты по доставкам, опозданиям и т.п. без привлечения сотрудников транспортной компании. Данная разработка значительно облегчает работу операторов, минимизируя количество обращений на 90%. Подробнее о возможностях и преимуществах web-портала расскажем в статье.

Вы узнаете:

• Какие преимущества дает web-портал?
• Что такое личный кабинет агента (портал SRM) и как он поможет транспортным компаниям?

Какие преимущества дает web-портал?

Личный кабинет может иметь различные функции, полезные для клиента. Перечислим основные из них:

• возможность рассчитать стоимость перевозки на тарифных условиях для конкретного клиента;
• вести в личном кабинете адресную книгу, чтобы облегчить ввод заявок;
• сделать заказ непосредственно из личного кабинета;
• ввести единичную заявку или загрузить заявки из EXCEL;
• возможность отслеживания местонахождения груза через личный кабинет в режиме онлайн;
• сделать заявку на размещение груза на складе или его комплектацию и отгрузку;
• распечатать заявку/накладную;
• получать отчеты по заказам.

Все эти операции клиент может осуществить в любой удобный момент времени через личный кабинет. Ему больше не потребуется звонить в компанию, писать письма и ждать ответа.

Какие преимущества от web-портала для транспортно-логистических компаний и экспедиторов:

• снижение нагрузки на менеджеров по приему заявок и информационному сопровождению. Переориентация менеджера на другие процессы;
• снижение зависимости клиентов от конкретного менеджера;
• повышение лояльности клиентов за счет дополнительного сервиса (личный кабинет).

Что такое личный кабинет агента (портал SRM) и как он поможет транспортным компаниям?

Помимо этого, сегодня все больше компаний начали задумываться об оптимизации процессов взаимодействия со своими поставщиками.

SRM (Supplier Relationship Management) — система управления взаимодействием с поставщиками. Это корпоративная информационная система (или ее модуль), предназначенная для автоматизации SRM-стратегии компании. В частности, для повышения уровня управления и оптимизации закупочной деятельности, улучшения обслуживания клиентов компании путем выбора и правильной работы с поставщиками, установления и улучшения бизнес-процессов и последующего анализа результатов.

Практически для любой компании выбор оптимального поставщика главный, если не ключевой фактор успешной работы. Транспортно-экспедиторские компании здесь тоже не исключение.

Личный кабинет агента (портал SRM) и, в частности, функционал по предоставлению агентами ставок по заявкам (Биржа) — это еще один инструмент, который позволит не только оптимизировать работу менеджеров, но и сделать прозрачным процесс выбора исполнителя.

Дополнительную значимость и важность оптимизации процесса взаимодействия с поставщиками придает высокая конкуренция на рынке транспортно-экспедиторских услуг. Клиенты, имея большой выбор среди экспедиторов, диктуют свои условия как по уровню сервиса, так по части цен.

Задачи, которые можно решить в рамках внедрения личного кабинета агента:

• организовать взаимодействие с агентами в части предоставления информации о распределенных заявках на перевозки;
• организовать автоматическое распределение заявок на агентов в зависимости от закрепленной за ним зоны обслуживания;
• позволить агентам вносить информации о транспортных средствах и водителях в рамках рейсов, распределенных на конкретного агента;
• организовать биржу заявок, т.е. возможность для агентов предлагать свои ставки по открытым заявкам на транспортные или складские услуги;
• предоставить возможность агентам в личном кабинете вести свои тарифы для автоматического расчета ставки в корпоративной системе экспедитора на этапе планирования рейса;
• организовать инструменты прикрепления к рейсам сканов полученных от грузовладельцев документов по итогам выполнения рейсов;
• предоставить возможность агентам фиксировать события по рейсам.

Какие преимущества личный кабинет агента дает транспортно-логистическим компаниям и экспедиторам:

• снижение трудозатрат и ускорение процесса выбора исполнителя по рейсу или дополнительным услугам;
• создание более эффективного процесса выбора исполнителя за счет получения предложений от большего количества агентов. Таким образом, можно сократить до 80% времени менеджеров на данном процессе. При этом, процесс обработки предложений контролируется по срокам;
• повышение прибыльности сделок за счет выбора лучшего предложения от агентов и контроля заложенной маржинальности;
• создание более прозрачного процесса выбора исполнителя. Менеджеры фиксируют в корпоративной системе все данные, полученные с биржи, и выбирают лучшее предложение. При этом, все предложения фиксируются в системе. Дополнительно есть возможность наладить процесс автоматического расчета KPI по агенту (например, оценка агента клиентом, своевременность подачи авто, своевременность доставки) и эти показатели также могут иметь вес в общей оценке лучшего предложения (например, Цена 80%+KPI 20%);
• снижение нагрузки на менеджеров в части информационного сопровождения рейса (трекинг, получение документов по итогам выполнения рейса).

Подведем итоги

Одним из инструментов, который позволяет снизить нагрузку на менеджеров и оптимизировать затраты, является личный кабинет клиента или web-портал. Функционал web-портала реализован в системе «АБ:Карго» — авторской разработке специалистов «1С-Архитектора бизнеса» для транспортных и курьерских компаний.

Помимо этого, сегодня все больше компаний начали задумываться об оптимизации процессов взаимодействия со своими поставщиками. Личный кабинет агента (портал SRM) и, в частности, функционал по предоставлению агентами ставок по заявкам (Биржа) — это еще один инструмент, который позволит не только оптимизировать работу менеджеров, но и сделать прозрачным процесс выбора исполнителя.

Ранее подобные сервисы были доступные только крупным компания ввиду дороговизны проектов по их разработке. Но технологии развиваются, и на текущий момент сервисы стали доступны для большего круга компаний. В том числе, платформа «1С» позволяет разработать личный кабинет в виде «тонкого клиента» или расширения для конфигурации на платформе «1С:Предприятие 8.3», которую клиент или агент может интегрировать в свою корпоративную систему.

Если вас заинтересовали возможности web-портала, а также личного кабинета агента, и вы хотите узнать о них больше, обращайтесь за консультацией к специалистам нашей компании.